注文書の自動化

注文書の自動化

タイムスタンプ：21年2023月9日52:XNUMX AM
ソースノード： 2022730

概要

注文書 (PO) は、指定された価格で特定の期間内に商品またはサービスを提供するためのベンダーまたはサプライヤーへの正式な要求を表す商業文書です。 これは、取引の詳細を概説し、購入条件を設定する、購入者と販売者の間の法的な契約です。

発注書は通常、企業が合意した価格と数量で正しい商品またはサービスを確実に受け取るために使用されます。 また、注文状況、配送情報、支払いの詳細など、購入の進行状況を追跡するための紙の証跡を作成するのにも役立ちます。

注文書には通常、買い手と売り手の名前と住所、購入する商品またはサービスの説明、商品の数量と価格、および関連する配送または支払い条件などの情報が含まれます。 発注書が発行され、売り手によって受け入れられると、XNUMX つの当事者間の拘束力のある契約になります。

発注書を使用すると、企業は購買プロセスをより適切に管理し、ベンダーとの誤解や紛争を回避し、効果的に運営するために必要な商品やサービスを確実に受け取ることができます。

注文書のワークフロー

これは、完全な発注ワークフローがどのように見えるかです –

  1. 購入依頼: 購入要求は、商品またはサービスが必要なときに、組織内の個人または部門によって開始されます。 このリクエストは通常​​、標準化されたフォームまたはソフトウェア システムを通じて行われ、アイテム名、数量、必要な日付、コスト センターまたはプロジェクト コードなどの詳細が含まれます。 たとえば、従業員は仕事用に新しいラップトップを購入する必要がある場合があるため、希望するラップトップの仕様とともに購入要求を IT 部門に送信します。
  2. 注文書の作成: 購買依頼が承認されると、購買部門によって発注書が作成されます。 注文書には、要求された商品またはサービスの詳細 (品目名、数量、単価、合計費用、および納期など) が含まれています。 注文書には、名前、住所、連絡先情報など、サプライヤの詳細も含まれます。 たとえば、購買部門は、従業員が要求したラップトップの発注書を作成します。これには、ラップトップの仕様とサプライヤの詳細が含まれます。
  3. 注文書の承認: 発注書は、承認のために関連する部門長またはマネージャーに送信されます。 承認者は、要求された商品またはサービスが必要であること、価格が妥当であること、および購入を賄うのに十分な資金が予算内にあることを確認します。 発注書が承認されると、仕入先に送信されます。 たとえば、IT マネージャーはラップトップの発注書を承認し、サプライヤに送信します。
  4. 注文書発送: サプライヤーは注文書を受け取り、指定された配送先住所に商品またはサービスを発送します。 サプライヤは、購入者に配達予定日と時間を提供する場合もあります。 たとえば、ラップトップのサプライヤはラップトップを従業員の勤務先住所に発送します。
  5. 商品またはサービスの配送: 商品またはサービスは、指定された配送先住所に配送されます。 受取人は、受け取った商品またはサービスが注文書の仕様と一致していることを確認します。 たとえば、ラップトップが従業員の職場の住所に配達され、従業員は要求どおりの正しいモデルと仕様であることを確認します。
  6. 商品またはサービスの受領と検査: 受領者は、受領した商品またはサービスが良好な状態であり、指定された品質基準を満たしていることを確認するために検査します。 問題や不一致は、解決のためにサプライヤーに報告されます。 たとえば、従業員はラップトップに損傷や欠陥がないか検査し、問題があればサプライヤーに報告します。
  7. 請求書照合: 商品またはサービスが受領済みとしてマークされると、納品時または納品後に送付される請求書が、請求書照合と呼ばれるプロセスで元の注文書と照合されます。 照合は通常、請求数量と請求価格に対して行われます。 次の条件を満たす必要があります。
  • 請求書の数量が PO で注文された金額以下です。
  • 請求書の価格が PO で見積もられた価格以下です。

8.   支払処理: フラグなしで請求書の照合が成功すると、発注書/請求書に設定された条件に基づく支払い (いずれか少ない方) がベンダーまたはサプライヤーに対して行われます。 これは、元の発注書を作成し、このワークフロー全体を開始した施設によって、便利な支払い方法を使用して行われます。

注文書ワークフローの自動化を開始する方法

上記のセクションに記載されている完全な発注書ワークフローは自動化できます。 さらに調べてみましょう–

購入依頼

購入リクエストは、購入する必要がある商品またはサービスをリクエストする注文書ワークフローの最初のステップです。 注文書の自動化は、ユーザーが購入要求を電子的に作成して送信できるようにすることで、このステップに役立ちます。これにより、手作業が減り、紙ベースの要求が不要になります。

購入リクエストの自動化ソリューションを提供する企業には、次のようなものがあります。

  • Coupa ソフトウェア – Coupa は、購入、請求、および経費管理を自動化するクラウドベースの支出管理プラットフォームを提供します。 その購買要求の自動化機能により、ユーザーは要求を電子的に作成および送信し、承認プロセスを通じて進捗状況を追跡できます。 ウェブサイトへのリンク： https://www.coupa.com/
  • Procurify – Procurify は、組織が購入プロセスを合理化するのに役立つクラウドベースの調達ソフトウェアです。 その購買要求の自動化機能により、ユーザーは要求をオンラインで送信し、承認プロセスの進行状況を追跡できます。 ウェブサイトへのリンク： https://www.procurify.com/

注文書の作成

購入リクエストが承認されたら、次のステップは注文書の作成です。 注文書の自動化は、承認された購入要求と事前構成されたベンダー情報に基づいて自動で注文書を生成することにより、このステップで役立ちます。

注文書作成自動化ソリューションを提供する企業には、次のようなものがあります。

  • Precoro – Precoro は、プラットフォームの一部として発注書の自動化を提供するクラウドベースの調達ソフトウェアです。 その発注書作成機能により、ユーザーは発注書を電子的に作成および承認し、調達プロセスの進行状況を追跡できます。 ウェブサイトへのリンク： https://precoro.com/
  • Procurics – Procurics は、プラットフォームの一部として発注書の自動化を提供するクラウドベースの調達ソフトウェアです。 その発注書作成機能により、ユーザーは発注書を電子的に作成し、承認プロセスの進行状況を追跡できます。 ウェブサイトへのリンク： https://www.procurics.com/
  • Basware – Basware は、プラットフォームの一部として発注書の自動化を提供するクラウドベースの調達ソフトウェアです。 その発注書作成機能により、ユーザーは発注書を電子的に作成および承認し、調達プロセスの進行状況を追跡できます。 ウェブサイトへのリンク： https://www.basware.com/

注文書の承認

このステップでは、発注書が適切な当局によってレビューおよび承認されます。 発注書の自動化は、承認者が発注書を迅速かつ簡単に確認および承認できるようにする電子承認ワークフローを有効にすることで、このステップに役立ちます。
注文書承認の自動化ソリューションを提供する企業には、次のようなものがあります。

  • Nanonets – Nanonets は、発注書の承認やその他の調達プロセスを自動化する AI を利用したプラットフォームです。 同社のソリューションは機械学習アルゴリズムを使用して、注文書からデータを自動的に抽出し、それらを契約や予算と照合し、事前定義されたルールに基づいて注文を承認または拒否します。 Nanonets は、調達チームが購入プロセスを最適化し、ベンダーとの関係を改善できるようにする分析およびレポート ツールも提供します。 Webサイト： https://nanonets.com/
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Nanonets の発注自動化ソリューションは、あらゆる規模の企業の調達プロセスを簡素化および合理化するように設計されています。 同社のプラットフォームは、高度な機械学習アルゴリズムを使用して、データ抽出から注文のルーティングと承認まで、注文書の承認プロセス全体を自動化しています。 Nanonets のソリューションは高度に構成可能であるため、企業は特定の調達ポリシーと手順に沿ったルールとワークフローを設定できます。 このプラットフォームには、購入傾向とベンダーのパフォーマンスに関する洞察を提供する組み込みのレポートおよび分析ツールも含まれており、企業は収益を改善するデータ駆動型の意思決定を行うことができます。

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  • Coupa – Coupa は、発注書の承認を含む購入プロセス全体を自動化するクラウドベースの調達プラットフォームです。 同社のソリューションは、ERP システムやその他のビジネス アプリケーションと統合して、要求から支払いまでの調達活動を管理するための集中型プラットフォームを提供します。 Coupa の発注書承認ワークフローは高度な構成が可能で、あらゆるビジネスのニーズに合わせてカスタマイズできます。 Webサイト： https://www.coupa.com/
  • SAP Ariba – SAP Ariba は、発注書承認の自動化を含む、エンドツーエンドの調達ソリューションを提供するエンタープライズ調達プラットフォームです。 同社のソリューションは、ERP システムやその他のビジネス アプリケーションと統合され、調達から支払いまでの調達活動を管理するための集中型プラットフォームを提供します。 SAP Ariba の発注書承認ワークフローは高度な構成が可能で、あらゆるビジネスのニーズに合わせてカスタマイズできます。 Webサイト： https://www.ariba.com/

注文書発送

注文書が承認されたら、仕入先に送信する必要があります。 発注書の自動化は、電子メールまたは電子データ交換 (EDI) システムを介してベンダーに発注書を自動的に送信することにより、このステップで役立ちます。

注文書発送自動化ソリューションを提供する企業には、次のようなものがあります。

  • AvidXchange – AvidXchange は、プラットフォームの一部として発注書発送の自動化を提供する、クラウドベースの買掛金自動化ソリューションです。 彼らのソリューションは、作成から支払いまで、注文プロセス全体を自動化し、請求書処理を合理化します。 また、AvidXchange のプラットフォームは、リアルタイムのデータと分析を提供し、企業がより良い財務上の意思決定を行うのに役立ちます。 Webサイト： https://www.avidxchange.com/
  • Tipalti – Tipalti は、ソリューションの一部として自動化された発注書発送を提供するグローバルな買掛金自動化プラットフォームです。 彼らのプラットフォームは、請求書の処理や支払いの調整など、買掛金のプロセス全体を自動化します。 ティパルティのソリューションには、グローバルに事業を展開する企業向けの税務コンプライアンスと規制サポートも含まれています。 Webサイト： https://tipalti.com/
  • Procurify – Procurify はクラウドベースの調達および支出管理ソリューションであり、プラットフォームの一部として自動発注書発送を提供します。 彼らのソリューションは、要求から支払いまでの調達プロセス全体を合理化し、企業がより良い購入決定を下すのに役立つリアルタイムのデータと分析を含みます。 Procurify のプラットフォームは、サプライヤー管理と在庫追跡機能も提供します。 Webサイト： https://www.procurify.com/

注: これらの企業は、発注書ディスパッチの自動化を超える追加の機能とサービスを提供する場合があります。 ウェブサイトを確認するか、営業担当者と話をして、提供内容について詳しく知ることをお勧めします。

商品またはサービスの配送

発注書が発送されると、ベンダーは商品またはサービスを購入者に配送します。 注文書の自動化は、このステップで直接役立つことはありませんが、出荷追跡システムとの統合により、配送状況を可視化できます。

商品またはサービスの受領と検査:

このステップでは、バイヤーは商品またはサービスを受け取り、それらが合意された仕様を満たしていることを確認するためにそれらを検査します。 発注書の自動化は、受け取った商品またはサービスの電子記録を提供し、購入者がそれらを発注書と簡単に比較できるようにすることで、このステップに役立ちます。
商品またはサービスの受領および検査の自動化ソリューションを提供する企業には、次のものがあります。

  • Nanonets – Nanonets は、ソリューションの一部として自動化された商品またはサービスの受領と検査を提供する、AI を利用したドキュメント自動化プラットフォームです。 同社のプラットフォームは、コンピューター ビジョンと自然言語処理を使用してドキュメントからデータを抽出し、手動のデータ入力タスクを自動化します。 Nanonets のソリューションは、発注書の自動化など、特定のユース ケースに合わせてカスタマイズできます。 Webサイト： https://nanonets.com/

AIによる目視検査について知っておくべきことすべて

人工知能は現在、製造業界に進出しており、より速く、より安価で、より優れた自動化を提供しています。 この記事の目的は、自動化された視覚的評価と、ディープ ラーニング アプローチがどのように時間と労力を大幅に節約できるかについて簡単に理解することです。

  • BirchStreet – BirchStreet は、プラットフォームの一部として自動化された商品またはサービスの受領と検査を提供する、クラウドベースの調達および支出管理ソリューションです。 彼らのソリューションは、要求から支払いまでの調達プロセス全体を合理化し、企業がより良い購入決定を下すのに役立つリアルタイムのデータと分析を含みます。 BirchStreet のプラットフォームは、サプライヤー管理と在庫追跡機能も提供します。 Webサイト： https://www.birchstreet.net/
  • Coupa – Coupa は、自動化された商品またはサービスの受領と検査のワークフローを提供するビジネス支出管理プラットフォームです。 彼らのプラットフォームは、調達、請求、および経費管理を合理化し、企業が支出を管理するのに役立ちます。 Coupa のソリューションには、企業が調達プロセスを最適化するのに役立つ AI を活用した洞察が含まれています。 Webサイト： https://www.coupa.com/

注: これらの企業は、商品またはサービスの受領と検査の自動化を超える追加の機能とサービスを提供する場合があります。 ウェブサイトを確認するか、営業担当者と話をして、提供内容について詳しく知ることをお勧めします。

請求書照合

請求書照合の自動化は、発注書自動化の最も重要な部分です。

このステップでは、バイヤーは、ベンダーから受け取った請求書を発注書および商品またはサービスの領収書と照合します。 発注書の自動化は、照合プロセスを自動化することでこのステップに役立ちます。これにより、手作業が減り、エラーがなくなります。

請求書照合自動化ソリューションを提供する企業には、次のようなものがあります。

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  • Nanonets – Nanonets は、ソリューションの一部として Invoice Matching を自動化する AI を利用したドキュメント自動化プラットフォームです。 同社のプラットフォームは、コンピュータ ビジョンと自然言語処理を使用して請求書と発注書からデータを抽出し、照合プロセスを自動化して正確さと速度を確保しています。 たとえば、Nanonets のソリューションは、請求書とそれに対応する発注書および領収書を自動的に照合し、さらに検討するために不一致にフラグを立てることができます。 これにより、企業は買掛金プロセスを合理化し、エラーや手作業を減らし、財務の可視性を向上させることができます。 Webサイト： https://nanonets.com/
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  • Tipalti – Tipalti は、ソリューションの一部として自動化された請求書照合を提供するグローバルな買掛金自動化プラットフォームです。 彼らのプラットフォームは、請求書の処理や支払いの調整など、買掛金のプロセス全体を自動化します。 ティパルティのソリューションには、グローバルに事業を展開する企業向けの税務コンプライアンスと規制サポートも含まれています。 Webサイト： https://tipalti.com/
  • Procurify – Procurify はクラウドベースの調達および支出管理ソリューションであり、プラットフォームの一部として自動化された請求書照合を提供します。 彼らのソリューションは、要求から支払いまでの調達プロセス全体を合理化し、企業がより良い購入決定を下すのに役立つリアルタイムのデータと分析を含みます。 Procurify のプラットフォームは、サプライヤー管理と在庫追跡機能も提供します。 Webサイト： https://www.procurify.com/

支払処理

最後のステップで、バイヤーはベンダーへの支払いを処理します。 注文書の自動化は、支払いプロセスを自動化することでこのステップに役立ちます。これにより、手作業が減り、エラーがなくなります。 プロセスを自動化するために、請求書照合および承認後の自動支払いワークフローが設定されています。
支払い処理の自動化ソリューションを提供する企業には、次のようなものがあります。

  • Flow by Nanonets: Flow by Nanonets は、発注書の作成から支払いのための請求書の承認まで、調達プロセス全体を合理化する発注書自動化ソフトウェアです。 Flow by Nanonets は、PayPal、Stripe、Braintree などの支払いゲートウェイと統合することで支払い処理を自動化し、迅速かつ簡単な支払い処理を可能にします。 このソフトウェアは、ユーザーが支払い状況を追跡し、支払い履歴を表示できる直感的なインターフェイスも提供します。 Flow by Nanonets は、機械学習アルゴリズムを使用して請求書からデータを取得し、手作業によるデータ入力の必要性を減らし、エラーを減らします。 さらに、Flow by Nanonets は、ユーザーが特定のビジネス ニーズに合わせてシステムを構成できるようにするカスタマイズ可能なワークフローを提供します。 ウェブサイトへのリンク： https://www.nanonets.com/flow/
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  • Coupa: Coupa は、請求から支払いまでの購入プロセス全体を自動化するクラウドベースの調達ソフトウェアです。 Coupa は、支払いゲートウェイおよび ERP システムと統合することで支払い処理を自動化し、シームレスな支払い処理を可能にします。 このソフトウェアは、ユーザーが支出パターンを洞察し、コスト削減の領域を特定できる支出分析およびレポート ツールも提供します。 さらに、Coupa は、ユーザーがサプライヤーを管理し、サプライヤーのパフォーマンスを追跡できるようにするサプライヤー管理ツールを提供します。 ウェブサイトへのリンク： https://www.coupa.com/
  • Procurify: Procurify は、発注書の作成から支払請求書の承認まで、調達プロセス全体を合理化するクラウドベースの調達ソフトウェアです。 Procurify は、支払いゲートウェイおよび ERP システムと統合することで支払い処理を自動化し、迅速かつ簡単な支払い処理を可能にします。 このソフトウェアは、ユーザーが支出パターンを洞察し、コスト削減の領域を特定できるようにする予算追跡および支出分析ツールも提供します。 さらに、Procurify は、ユーザーがサプライヤーを管理し、サプライヤーのパフォーマンスを追跡できるようにするサプライヤー管理ツールを提供します。 ウェブサイトへのリンク： https://www.procurify.com/

発注自動化のためのナノネット

Nanonets OCR (光学式文字認識) を使用して、発注ワークフローの多くの側面を自動化できます。 Nanonets OCR が発注書の自動化に役立ついくつかの特定の領域を以下に示します。

  • データ抽出: Nanonets は、ベンダー情報、請求書番号、品目、配送先住所などの注文書からデータを抽出するのに役立ちます。
  • 文書分類: Nanonets は、標準の注文書、緊急注文、一括注文などの種類に基づいて注文書を分類するのに役立ちます。
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  • 検証: ナノネットは、ベンダー情報や請求金額の検証など、発注書から抽出されたデータの正確性を検証するのに役立ちます。
  • 承認経路: ナノネットは、事前定義されたビジネス ルールに基づいて、適切な承認者への発注書のルーティングを自動化するのに役立ちます。
  • 例外処理: ナノネットは、不足している情報や通常とは異なる注文書などの例外を特定してフラグを立てるのに役立ち、手動で確認することができます。
  • 発注書の照合: ナノネットは、注文書と請求書または受領書類を照合するのに役立ち、正確性を確保してエラーを減らします。
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  • 自動通信: ナノネットは、承認者へのリマインダーの送信や注文ステータスの更新のベンダーへの通知など、発注プロセスに関与するさまざまな関係者間の通信を自動化するのに役立ちます。
  • 支払い手続き： Flow by Nanonets は、請求書照合後の支払い処理を自動化できます。 手動または自動の条件付きルールを設定して、ファイルを承認し、選択した支払い方法で支払いを開始できます。
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  • 発注書の追跡: Nanonets は、調達プロセス全体で注文書のステータスを追跡するのに役立ち、注文の進行状況をリアルタイムで可視化します。
  • 契約コンプライアンス: ナノネットは、発注書が価格設定や配送条件などの契約上の義務に準拠していることを確認するのに役立ちます。
  • 監査証跡: Nanonets は、プロセス全体で行われたすべての関連情報と変更を記録して、各注文書の監査証跡を作成するのに役立ちます。

これらは、ナノネットが発注書の自動化に役立つ多くの方法のほんの一例です。 高度な機械学習機能を備えた Nanonets は、発注ワークフローのさまざまな側面を自動化し、あらゆる規模の企業の時間を節約し、エラーを減らすことができます。

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注文書自動化の利点

注文書の自動化は、効率、正確性の向上、コスト削減、サプライヤーとの関係の改善など、組織に多くのメリットをもたらします。 実世界でのこれらの利点の例を次に示します。

  1. 精度の向上: 発注プロセスを自動化することで、組織は手作業によるデータ入力や通信ミスによるエラーを減らすことができます。 たとえば、サプライヤが自動発注書を受け取った場合、注文書を読み間違えたり、重要な詳細を見逃したりする可能性が低くなります。
  2. コスト削減: 発注書の自動化により、組織は注文の処理に必要な時間とリソースを削減してコストを削減できます。 たとえば、自動化されたシステムにより、手動の事務処理や電話の必要性が減り、人員配置やその他のコストの面で時間とお金を節約できます。
  3. サプライヤーとの関係の改善: 自動発注システムは、組織とそのサプライヤー間のコミュニケーションとコラボレーションを改善するのに役立ちます。 たとえば、サプライヤーは注文をより迅速かつ簡単に受け取ることができ、組織は注文と配送をより効果的に追跡できるため、サプライヤーとの関係を強化することができます。
  4. 効率の向上: 自動発注システムにより、発注から請求、支払いまでの調達プロセス全体を合理化できます。 たとえば、注文が行われると、システムは請求書を自動的に生成できるため、時間を節約し、エラーのリスクを減らすことができます。
  5. より良い在庫管理: 自動発注システムは、注文と配送をリアルタイムで追跡することにより、組織が在庫をより適切に管理するのに役立ちます。 たとえば、注文が遅れた場合、システムは潜在的な在庫不足を組織に警告し、在庫切れを回避するための措置を講じることができます。

全体として、発注書の自動化は、組織が時間とお金を節約し、精度を向上させ、サプライヤーとの関係を強化するのに役立ちます。これらはすべて、収益にプラスの影響を与える可能性があります。

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