연락처 관리에 대해 알아야 할 모든 것

데이터베이스에는 아마도 수천 개의 연락처가 있을 것입니다. 추적해야 할 모든 연락처가 있으므로 방대한 연락처 네트워크를 관리하는 데 있어 얻을 수 있는 모든 도움이 필요합니다.

그렇다면 연락처 관리는 기업에 정확히 무엇을 의미할까요?

연락처 관리는 공급업체, 고객, 리드, 파트너, 구독자 등을 포함하여 조직 네트워크에 있는 개인 및 기업의 연락처 데이터를 기록하고 이들과의 상호 작용을 관리하는 프로세스입니다.

이 연락처 데이터에는 이름, 이메일 주소, 전화번호, 회사 이름, 직위 등과 같은 정보가 포함될 수 있습니다. CONTACT 저 사람. 그러나 여기에는 고객 여정에서 개인의 단계, 구독 상태, 관심사, 인구 통계 등과 같은 정보가 포함될 수도 있습니다.

연락처 관리는 연락처 정보를 파일에 보관하는 것만큼 간단하지 않습니다. – 이 모든 데이터가 제대로 활용될 수 있도록 적절하게 구성되어 있는지 확인해야 합니다. 연락처 데이터를 적절하게 관리하려면 다음과 같은 중요한 모범 사례가 많이 필요합니다.

• 데이터 입력 및 유지 관리에 대한 전사 표준 도입
• 정기적인 데이터 정리 수행
• 연락처 데이터를 저장하고 관리하는 데 가장 적합한 앱 선택
• CRM과 같은 하나의 도구로 연락처 데이터를 중앙 집중화
• 데이터를 분류하여 잠재고객의 각 하위 집합에 가장 시의적절하고 관련성이 높은 메시지를 보냅니다.
• 귀하에게 중요한 데이터만 수집할 수 있도록 데이터 수집 방법을 최적화하고 해당 수집은 개인 정보 보호 규정에 따라 수행됩니다.
• 고품질 데이터를 바탕으로 최선의 결정을 내릴 수 있는 보고 워크플로 만들기
• 연락처 데이터 동기화 모든 주요 애플리케이션 간 양방향

많은 일처럼 들릴 수도 있지만 그만한 가치가 있습니다. 매우 효율적인 연락처 데이터베이스는 귀하와 귀하의 팀의 삶을 훨씬 더 쉽게 만들어 줄 뿐만 아니라 통합되고 원활한 고객 경험을 제공할 수 있는 역량도 제공합니다.

고객을 알고 싶다면 고품질 데이터를 수집하고 저장하는 것이 절대적으로 중요합니다. 고객의 요구 사항, 관심사 및 기록을 이해하면 개인화되고 관련성 높은 서비스를 제공할 수 있으며, 개인화는 고객 유지 및 만족도를 높이는 비결입니다.

그렇다면 동급 최고의 연락처 관리 전략을 구현하고 보상을 받을 수 있는 방법은 무엇일까요? 조직의 연락처 관리에 대한 몇 가지 팁과 요령을 읽어보세요.

연락처 데이터베이스 구성

무엇보다 먼저 기존 연락처 데이터베이스를 구성하는 것이 필수적인 첫 번째 단계입니다. 수년에 걸쳐 오래되었거나 더 이상 유효하지 않은 데이터뿐만 아니라 GDPR과 같은 개인 정보 보호 규정으로 인해 보관할 수 없는 중복된 데이터나 데이터도 많이 수집했을 가능성이 높습니다.

이 데이터는 데이터베이스를 복잡하게 만드는 것 외에는 아무것도 하지 않습니다. 따라서 새롭고 향상된 연락처 관리 전략을 구현하기 전에 이미 가지고 있는 연락처를 주의 깊게 살펴보고 다음 단계를 수행하십시오.

1. 데이터를 백업하십시오.

귀하의 비즈니스는 강력한 고객 데이터를 기반으로 구축되었으며, 이 데이터를 잃어버리면 안 됩니다. 연락처를 정리하려면 많은 수정과 삭제 작업을 해야 하므로 실수가 발생할 수 있습니다.

그렇기 때문에 시작하기 전에 데이터를 백업하는 것이 가장 좋습니다. 대부분의 CRM 및 연락처 관리 도구를 사용하면 데이터를 백업할 수 있지만 그렇지 않은 경우 이 데이터를 CSV 파일로 내보내고 이 파일을 데스크톱에 저장해 보세요. 최소한 편집 과정이 잘못되면 이 파일로 돌아가서 다시 시작할 수 있습니다.

2. 현재 진행 중인 모든 통합 또는 동기화를 일시 중지하세요.

도구 간에 연락처 데이터를 동기화하기 위한 통합 유형이 이미 마련되어 있는 경우 데이터 정리를 시작하기 전에 이를 일시 중지해야 합니다. 이렇게 하면 연락처를 정리하는 동안 연락처 관리 도구로 들어오는 데이터가 수신되지 않습니다.

아직 통합이 이루어지지 않은 경우 최상의 동기화 결과를 얻을 수 있도록 데이터베이스를 준비할 때까지 구현을 미루세요. 이 단계는 나중에 프로세스에서 다루겠습니다. 이 가이드.

3. 중복된 항목을 제거하세요.

너의 CRM 또는 연락처 관리 도구에 이미 중복 항목을 찾아 병합하는 옵션이 있을 수도 있습니다. 그렇다면 이 기능을 사용하여 데이터베이스에 있을 수 있는 중복 항목을 제거하세요.

이는 도구마다 다르게 작동하므로 가장 좋은 방법은 CRM의 지식 기반을 확인하여 도구가 중복 항목을 감지하고 병합하는 방법을 찾는 것입니다. 소프트웨어에 이 옵션이 없으면 다음과 같은 중복 제거 도구를 사용할 수도 있습니다. 중복 제거.

4. 오래되었거나 잘못된 데이터를 삭제합니다.

여기에는 계속해서 반송되는 이메일, 잘못된 형식의 전화번호, 불완전한 주소 등이 포함됩니다. 또한 자격이 없는 리드에 대한 연락처 데이터와 같이 비즈니스에 더 이상 필요하지 않은 연락처일 수도 있습니다.

아직 대용량 데이터베이스가 없다면 연락처를 수동으로 살펴보고 싶을 수도 있지만 이를 자동으로 수행할 수 있는 방법이 있습니다. 예를 들어, Experian 데이터 품질 연락처 데이터를 대량으로 확인할 수 있는 강력한 데이터 확인 프로그램이 있습니다.

5. 연락처를 수동으로 검색합니다.

중복 항목을 병합하고 귀중한 데이터를 제거하면 데이터베이스의 모양이 꽤 좋아질 것입니다. 하지만 절대적으로 최고 수준이 되려면 가는 빗으로 다듬어야 합니다.

이 단계에는 확실히 시간이 좀 걸리겠지만, 전사적 데이터 입력 표준을 구현하고 데이터 품질을 보장하기 위해 노력한다면 이 작업은 한 번만 수행하면 됩니다.

데이터베이스가 적절하게 구성되고 연락처가 모두 유효하고 일관되며 최신 정보에 첨부되어 있으면 최상의 연락처 관리 전략을 구축할 수 있는 견고한 기반을 갖게 됩니다.

다음으로 중요한 단계는 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 연락처 관리 소프트웨어를 선택하는 것입니다.

최고의 연락처 관리 소프트웨어 선택

귀하의 비즈니스에 이미 만족스러운 CRM 시스템이나 연락처 관리 도구가 있는 경우 이 단계를 건너뛸 수 있습니다. 그러나 현재 응용 프로그램이 적합하지 않거나 아직 적합한 도구를 찾지 못했거나 연락처가 곳곳에 저장되어 있는 경우 올바른 연락처 관리 소프트웨어를 선택하는 것이 잠재적으로 가장 중요한 일입니다. 적절한 데이터 관리.

중앙 연락처 데이터베이스 및 정보 소스 역할을 할 앱을 선택해야 합니다. 개인사업자나 프리랜서의 경우 Google 주소록이나 Outlook과 같은 간단한 도구가 잘 작동합니다.

그러나 소규모 기업부터 대기업에 이르기까지 모든 기업의 경우 CRM(고객 관계 관리) 도구를 중앙 연락처 데이터베이스로 선택하는 것이 좋습니다.

CRM 시스템은 잠재 고객 및 고객 데이터를 한 곳에 저장하고 여러 채널(예: 전화, 이메일, 음성 메일, 회의, 실시간 채팅 등)을 통해 고객과의 상호 작용을 모니터링하는 등 체계적인 연락처 관리를 위한 뛰어난 기능을 제공합니다. , 파이프라인을 통해 고객의 여정과 이동을 추적합니다.

적합한 CRM을 선택하는 방법

모든 형태와 규모의 기업에 적합한 다양한 CRM이 있습니다. 이상적인 도구를 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다.

• 귀하의 비즈니스 규모는 얼마입니까? 일부 CRM은 다음과 같이 성장하려는 기업을 위해 만들어졌습니다. 허브스팟 CRM, 다른 것들은 대기업에 더 적합합니다.

• 향후 몇 년 동안 귀하의 비즈니스를 어떻게 확장하고 싶습니까? 이는 귀하의 비즈니스의 현재 규모뿐만 아니라 귀하가 원하는 성장 방법에 관한 것입니다. 귀하와 함께 확장할 수 있고 귀하의 비즈니스가 성장함에 따라 몇 년 후에 적합하지 않은 시스템을 선택하십시오.

• CRM에 대한 예산은 얼마입니까? 좋은 CRM은 예산에 적합하며 필요하지 않은 기능에 대해 비용을 지불하지 않아도 됩니다.

• 비즈니스의 다른 도구와 어떻게 통합됩니까? 최고의 SaaS 스택이 함께 작동합니다., 모든 애플리케이션 간에 데이터가 흐르게 됩니다. 그렇기 때문에 다음이 중요합니다. CRM과 나머지 비즈니스 도구 간에 연락처 데이터를 양방향으로 동기화하세요. 언제 어디서나 정확하고 최신 정보를 얻을 수 있습니다. CRM이 이메일 서비스 제공업체, 회계 도구, VoIP 제공업체, 고객 지원 소프트웨어 및 연락처 데이터를 저장하는 기타 도구와 통합될 수 있는지 확인하세요.

• CRM 도구에서 어떤 기능을 원하시나요? 각 CRM이 제공하는 기능의 범위는 매우 다양할 수 있습니다. 현재와 ​​미래에 비즈니스에 필요한 기능에 대해 생각해 보십시오. 여기에는 판매 프로세스에 대한 시각적 개요, 고객 여정 개요, 마케팅 자동화, 보고 및 분석, 일정 및 일정 기능, 회사 및 연락처 통찰력이 포함될 수 있습니다.

이제 막 CRM을 시작했고 실제 상황을 조금 테스트하고 싶은 사람들을 위해 CRM이 제공하는 다양한 기능을 모두 시험해 볼 수 있는 무료 평가판 기간을 제공하는 많은 도구가 있습니다. 귀하의 비즈니스에 어떤 종류의 기능이 필요한지 아직 확실하지 않은 경우, 이 평가판 기간을 알아보는 것도 좋은 방법입니다.

자신에게 가장 적합한 CRM 도구를 찾는 가장 좋은 방법은 다음과 같은 소프트웨어 리뷰 웹사이트를 방문하는 것입니다. G2 과 Capterra 그리고 사용자 리뷰를 확인해보세요. 이러한 웹사이트에서는 시장 부문(중소기업, 중견기업, 기업 등), 언어, 가격 옵션, 사용 가능한 기능을 기준으로 선택 사항을 필터링할 수 있습니다. 이는 이미 검색을 시작하고 옵션 범위를 좁히기에 좋은 장소가 될 것입니다.

최고의 CRM 제공업체

시장에서 널리 사용되는 CRM 애플리케이션은 다음과 같습니다.

• 허브스팟 CRM: 이 영원히 무료로 제공되는 CRM은 예산이 제한되어 있고 사용 및 배포가 매우 쉬운 도구를 원하는 기업에 적합한 선택입니다. CRM에 유료 허브를 추가하면 영업, 마케팅 및 고객 서비스 팀이 액세스할 수 있는 다양한 추가 기능이 있습니다.

• 파이프: Pipedrive는 소규모 기업과 영업팀에 초점을 맞춘 예산 친화적이고 사용하기 쉬운 CRM 도구입니다.

• 세일즈 포스: Salesforce는 다양한 기능과 가능성의 세계를 제공하지만 가격은 더 높은 강력한 도구입니다. 빠르게 성장하는 기업이나 대규모 기업에는 좋은 옵션이지만 소규모 기업에는 너무 복잡하고 비용이 많이 들 수 있습니다.

• 재빠른: 이는 사용하기 쉽고 빠른 설정을 제공하는 소규모 기업을 위한 또 다른 예산 친화적인 솔루션입니다.

CRM 시스템을 구현하면 CRM을 비즈니스의 중앙 연락처 데이터베이스이자 기술 스택의 핵심으로 만들어 연락처를 관리하는 것이 훨씬 쉬워집니다. 중앙 집중식 연락처 데이터베이스를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.

• 하나의 앱에서 주요 연락처와 인사이트를 찾아보세요
• 로그인 세부 정보나 사용할 필요가 없는 다양한 도구에 대한 교육을 받을 필요 없이 모든 팀이 쉽게 데이터를 찾을 수 있도록 하세요.
• 부서 간 정보 사일로 제거

데이터 입력 및 연락처 관리 프로세스

데이터 처리 방법을 간소화하려면 데이터 입력 및 관리에 대한 전사적 표준을 도입하는 것이 중요합니다.

데이터의 품질과 관리를 담당할 팀이나 개인을 지정할 수 있습니다. 그들은 데이터베이스에 입력되는 모든 항목이 회사 정책 및 전략에 따라 코드에 맞게 작성되었는지 확인해야 합니다.

예를 들어, 연락처 기록이 생성될 때 필요한 모든 정보 필드가 채워졌는지, 새 연락처가 생성되기 전에 중복 항목이 없는지, 조직의 다른 모든 사람이 규칙을 따르고 있는지, 모든 데이터가 기록되었는지 확인할 수 있습니다. 일관된 형식으로 입력되었습니다.

회사에서 한 사람이나 팀이 데이터 관리를 담당하는 것이 불가능하다면 모든 팀원에게 데이터를 올바르게 입력하고 업데이트하는 위치와 방법을 교육해야 합니다. 데이터 관리와 관련하여 팀에 가르쳐야 할 몇 가지 중요한 사항은 다음과 같습니다.

• 어떤 앱에 새 데이터를 입력해야 하나요?
• 연락처 기록을 업데이트하는 시기 및 방법
• 레코드를 생성하거나 업데이트할 때 채워야 할 정보 필드
• 연락처를 만들기 전에 이미 존재하는지 확인하는 방법
• 도구 간 연락처 데이터 흐름 방식

물론 이는 조직마다 다르며 회사에서 구현하는 특정 프로세스에 따라 달라집니다. 또한 기술 스택의 도구에 따라 달라집니다.

모든 신입 사원이 비즈니스에서 데이터를 처리하는 방법을 빠르게 배울 수 있도록 이러한 프로세스를 문서화하는 것도 마찬가지로 중요합니다. 또한 데이터 관리 담당자가 퇴사하는 경우 후임자가 문서를 확인하여 쉽게 업무를 진행할 수 있습니다.

데이터 입력 및 관리를 위한 전사적 프로토콜을 도입하면 시스템에서 품질이 낮거나 오래되었거나 중복되는 데이터의 양을 크게 줄일 수 있으며 연락처 관리가 훨씬 쉬워집니다.

귀중한 연락처 데이터 수집

이제 연락처 데이터를 구성하는 방법에 대한 좋은 아이디어를 얻었습니다. 하지만 처음에 이 데이터를 어떻게 가져오나요?

고객 데이터를 수집하는 채널과 도구를 최적화하는 것은 연락처 관리 전략을 유지하는 데 필수적입니다. 그렇지 않으면 모든 것을 정리한 후에도 잘못된 데이터가 유입되어 데이터베이스를 다시 엉망으로 만들 수 있습니다.

실행 가능한 통찰력을 제공하는 고품질 데이터로 데이터베이스를 구축하려면 데이터 수집 방법을 체계적으로 파악하는 것이 중요합니다. 이를 올바르게 수행하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 데이터를 수집하는 채널을 분석하고 최적화합니다.

가장 먼저 해야 할 일: 데이터를 수집하기 위해 현재 보유하고 있는 모든 채널의 목록을 만드는 것부터 시작하세요. 여기에는 소셜 미디어, 고객 설문조사, 랜딩 페이지, 웹사이트 양식, 가입 양식, 이메일, 모바일 앱 등이 포함될 수 있습니다.

그런 다음 각각을 개별적으로 살펴보고 어떻게 최적화할 수 있는지 생각해 보세요. 예를 들어 랜딩 페이지에 불필요한 정보 필드가 가득한 양식이 있는 경우 양식에서 이러한 항목을 제거하고 실제로 필요한 데이터만 수집하세요. 유효한 형식의 이메일 주소와 올바른 자릿수가 포함된 전화번호만 허용하는 등 이러한 형식의 데이터 형식을 표준화할 수도 있습니다.

이 모든 데이터가 올바른 위치에 있는지 확인하려면 이러한 채널에서 수집된 정보가 올바른 앱으로 흘러가고 있는지, 그리고 이러한 앱이 적절한 태그와 라벨을 사용하여 CRM에 올바르게 연결되어 있는지 다시 확인하세요. 각 연락처.

마지막으로, 데이터 보호법을 완전히 준수하여 모든 사람으로부터 명시적인 허가를 받고 있는지 확인하십시오. 구독자가 자신의 데이터를 저장하고 제품 업데이트 및 마케팅 커뮤니케이션을 포함한 다양한 종류의 이메일을 보낼 수 있도록 명시적인 권한을 부여할 수 있는 옵트인을 구현해야 합니다. Mailchimp 또는 SendGrid와 같은 모든 주요 이메일 마케팅 플랫폼은 데이터 보호 규정을 완벽하게 준수합니다.

이는 귀하가 법을 준수하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 실제로 귀하의 의견을 듣고 싶어하는 사람들과 고품질의 연락처 목록을 구축하는 데도 도움이 됩니다. 신뢰, 보안, 개인 정보 보호는 처음부터 연락처 관리 전략의 핵심 요소여야 합니다.

2. 데이터와 교환하여 가치를 제공합니다.

가능한 한 많은 귀중한 정보를 수집하려면 고객이 필요한 데이터를 제공하고 싶어하는 기회를 만들어야 합니다. 이를 수행하는 가장 좋은 방법 중 하나는 정보를 제공하는 대가로 무료로 다운로드 가능한 콘텐츠를 제공하는 것입니다. 여기에는 전자책, 백서, 체크리스트, 템플릿, 가이드, 제안 및 할인까지 포함될 수 있습니다.

예를 들어, 무료로 다운로드할 수 있는 이 콘텐츠는 별도의 랜딩 페이지, 웹사이트 팝업, 이메일 설문조사 등을 통해 제공될 수 있습니다.

3. 이 정보가 올바른 도구에 전달되는지 확인하십시오.

신규 가입자가 이메일 마케팅 도구로 바로 이동하는 경우 이 도구를 CRM과 실시간으로 동기화하면 이러한 새 연락처가 CRM에 리드로 즉시 표시됩니다. 그러면 이 정보를 통해 리드 육성 캠페인을 시작하고 리드에서 고객으로의 전환을 극대화할 수 있습니다.

또한, 새로운 리드를 많이 직접 만나는 사업장이라면 휴대폰에 리드의 연락처 정보를 입력할 가능성이 높습니다. 휴대폰의 주소록을 CRM과 동기화하면 이 새 연락처가 전체 팀에 즉시 표시됩니다.

연락처 데이터 통합

이제 우리는 연락처 관리의 성배에 이르렀습니다. 데이터 통합.

연락처 관리 전략을 통해 최상의 결과를 얻으려면 여러 앱의 데이터를 서로 격리할 수 없습니다. 이러한 모든 앱은 다양한 방식으로 연락처 데이터를 수집하므로 이를 통합하지 않으면 개별적으로 관리하는 데 많은 시간이 걸리는 다양한 데이터베이스가 생길 수 있습니다.

이를 통합하고 CRM을 비즈니스의 중앙 집중식 연락처 데이터베이스로 유지하면 연락처 관리가 기하급수적으로 쉬워집니다. 자동 연락처 동기화 비즈니스 앱과 장치 간에 모든 연락처를 최신 상태로 정확하고 풍부하게 유지합니다.

앱을 동기화하면 비즈니스의 모든 팀이 중요한 데이터에 쉽게 액세스할 수 있게 됩니다. 이렇게 하면 직원들은 지루하고 반복적인 수동 프로세스에 시간을 낭비하는 대신 전략적 작업에 집중하고 생산성을 유지할 수 있는 더 나은 위치에 있게 되며, 잘못된 데이터로 인해 다시는 진행이 방해받지 않게 됩니다.

연락처 데이터베이스를 동기화 상태로 유지하는 가장 좋은 방법

이전에 CSV 파일을 가져오고 내보내 데이터베이스를 동기화 상태로 유지하려고 시도했다면 이것이 얼마나 좌절스럽고 시간 소모적인 일인지 아실 것입니다.

성장하는 비즈니스에서는 이 방법을 사용하면 연락처가 빨리 구식이 될 뿐만 아니라 앱 전체에서 연락처가 중복될 가능성이 높아집니다. 이 작업을 지속적으로 수행하는 데 엄청난 시간이 걸리고 훨씬 더 자주 정리하게 된다는 점은 말할 것도 없습니다.

연락처를 앱 간에 통합된 상태로 유지하기 위해 CSV 파일을 사용하는 대신 자동화된 양방향 동기화 방법. 연락처 동기화를 전문으로 하는 도구를 사용하면 연락처가 데이터베이스 간에 양방향으로 실시간으로 흐르도록 할 수 있습니다. 따라서 연락처 데이터를 변경하거나 업데이트할 때마다 해당 변경 사항이 다른 앱에도 반영됩니다. 이는 동기화가 설정되기 전에 생성된 데이터에도 적용됩니다.

이 솔루션은 또한 완전히 자동화되어 있습니다. 즉, 한 번 설정한 후에는 아무것도 할 필요 없이 동기화가 유지됩니다. 연락처 관리 전략 퍼즐의 마지막 부분인 도구 동기화를 통해 연락처를 최신 상태로 정확하고 안전하게 유지할 수 있으며, 설정을 위해 손가락 하나 까딱할 필요가 없습니다.

출처: https://blog.hubspot.com/marketing/ultimate-guide-to-contact-management