구매 주문 자동화

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개요

구매 주문서(PO)는 특정 기간 내에 지정된 가격으로 상품 또는 서비스를 제공하기 위해 공급업체 또는 공급업체에 대한 공식적인 요청을 나타내는 상업 문서입니다. 거래의 세부 사항을 설명하고 구매 조건을 설정하는 구매자와 판매자 간의 법적 계약입니다.

구매 주문은 일반적으로 합의된 가격과 수량으로 올바른 상품이나 서비스를 받는지 확인하기 위해 기업에서 사용합니다. 또한 주문 상태, 배송 정보 및 지불 세부 정보를 포함하여 구매 진행 상황을 추적하기 위한 종이 추적을 설정하는 데 도움이 됩니다.

구매 주문서에는 일반적으로 구매자와 판매자의 이름과 주소, 구매하는 상품이나 서비스에 대한 설명, 품목의 수량과 가격, 관련 배송 또는 지불 조건과 같은 정보가 포함됩니다. 구매 주문서가 발행되고 판매자가 수락하면 두 당사자 간의 구속력 있는 계약이 됩니다.

구매 주문을 사용하면 기업이 구매 프로세스를 더 잘 관리하고 공급업체와의 오해나 분쟁을 피하고 효과적으로 운영하는 데 필요한 상품이나 서비스를 받을 수 있도록 도울 수 있습니다.

구매 주문 워크플로우

전체 구매 주문서 워크플로우는 다음과 같습니다.

구매 요청: 구매요청은 상품이나 서비스가 필요할 때 조직의 개인이나 부서에서 시작합니다. 이 요청은 일반적으로 표준화된 양식 또는 소프트웨어 시스템을 통해 이루어지며 항목 이름, 수량, 요청 날짜, 비용 센터 또는 프로젝트 코드와 같은 세부 정보가 포함됩니다. 예를 들어 직원이 업무용 새 노트북을 구매해야 할 수 있으므로 원하는 노트북의 사양과 함께 IT 부서에 구매 요청을 제출합니다.
구매 주문 생성: 구매요청이 승인되면 구매부서에서 구매오더를 생성합니다. 구매 주문서에는 항목 이름, 수량, 단가, 총 비용 및 배송 날짜를 포함하여 요청한 상품 또는 서비스의 세부 정보가 포함됩니다. 구매 주문서에는 이름, 주소 및 연락처 정보와 같은 공급자의 세부 정보도 포함됩니다. 예를 들어, 구매 부서는 직원이 요청한 노트북에 대한 구매 주문서를 생성합니다. 여기에는 노트북 사양과 공급업체의 세부 정보가 포함됩니다.
구매 주문 승인: 구매 오더는 승인을 위해 해당 부서장 또는 관리자에게 전송됩니다. 승인자는 요청된 상품 또는 서비스가 필요한지, 가격이 합리적인지, 예산에 구매를 충당하기에 충분한 자금이 있는지 확인합니다. 구매 오더가 승인되면 공급자에게 전송됩니다. 예를 들어, IT 관리자는 랩톱의 구매 주문을 승인하고 공급자에게 보냅니다.
구매 주문 발송: 공급자가 구매 주문서를 접수하고 지정된 배송 주소로 상품 또는 서비스를 발송합니다. 공급업체는 구매자에게 예상 배송 날짜와 시간을 제공할 수도 있습니다. 예를 들어 노트북 공급업체는 직원의 직장 주소로 노트북을 발송합니다.
상품 또는 서비스 배송: 상품 또는 서비스가 지정된 배송지 주소로 배송됩니다. 수령인은 수령한 상품 또는 서비스가 구매 주문 사양과 일치하는지 확인합니다. 예를 들어 노트북은 직원의 직장 주소로 배송되고 직원은 요청한 대로 올바른 모델 및 사양인지 확인합니다.
물품 또는 용역의 수령 및 검사: 수취인은 수령한 상품 또는 서비스가 양호한 상태이고 지정된 품질 기준을 충족하는지 검사합니다. 모든 문제 또는 불일치는 해결을 위해 공급자에게 보고됩니다. 예를 들어, 직원은 노트북에 손상이나 결함이 있는지 검사하고 공급업체에 모든 문제를 보고합니다.
송장 매칭: 상품 또는 서비스가 수신된 것으로 표시되면 배송과 함께 또는 배송 후에 오는 송장을 송장 일치라고 하는 프로세스를 통해 원래 구매 주문서와 일치시킵니다. 일치는 일반적으로 청구 수량과 송장 가격에 대해 이루어집니다. 다음 조건을 충족해야 합니다.

송장 수량이 PO의 주문량보다 작거나 같습니다.
송장 가격이 PO에 표시된 가격보다 작거나 같습니다.

8. 지불 처리: 플래그 없이 인보이스 매칭이 성공하면 구매 오더/인보이스에 설정된 조건에 따라(둘 중 더 적은 금액) 결제가 벤더 또는 공급자에게 이루어집니다. 이는 편의 지불 방법을 사용하여 원래 구매 주문을 생성하고 이 전체 워크플로를 시작한 시설에서 수행합니다.

구매 주문서 워크플로 자동화를 시작하는 방법

위 섹션에 나열된 전체 구매 주문 워크플로를 자동화할 수 있습니다. 더 자세히 알아보겠습니다 –

구매 요청

구매 요청은 구매해야 하는 상품이나 서비스를 요청하는 구매 주문 워크플로의 첫 번째 단계입니다. 구매 주문 자동화는 사용자가 전자적으로 구매 요청을 생성하고 제출할 수 있도록 하여 수동 작업을 줄이고 종이 기반 요청의 필요성을 제거함으로써 이 단계에서 도움이 될 수 있습니다.

구매 요청 자동화 솔루션을 제공하는 기업은 다음과 같습니다.

Coupa 소프트웨어 – Coupa는 구매, 송장 발행 및 경비 관리를 자동화하는 클라우드 기반 지출 관리 플랫폼을 제공합니다. 구매 요청 자동화 기능을 통해 사용자는 전자적으로 요청을 생성 및 제출하고 승인 프로세스를 통해 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 웹 사이트 링크: https://www.coupa.com/
Procurify – Procurify는 조직이 구매 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 조달 소프트웨어입니다. 구매 요청 자동화 기능을 통해 사용자는 온라인으로 요청을 제출하고 승인 프로세스를 통해 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 웹 사이트 링크: https://www.procurify.com/

구매 주문 생성

구매 요청이 승인되면 다음 단계는 구매 오더를 생성하는 것입니다. 구매 주문 자동화는 승인된 구매 요청 및 사전 구성된 공급업체 정보를 기반으로 구매 주문을 자동으로 생성하여 이 단계에서 도움이 될 수 있습니다.

구매 주문 생성 자동화 솔루션을 제공하는 기업은 다음과 같습니다.

Precoro – Precoro는 플랫폼의 일부로 구매 주문 자동화를 제공하는 클라우드 기반 조달 소프트웨어입니다. 구매 주문 생성 기능을 통해 사용자는 구매 주문을 전자적으로 생성 및 승인하고 조달 프로세스를 통해 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 웹 사이트 링크: https://precoro.com/
Procurics – Procurics는 플랫폼의 일부로 구매 주문 자동화를 제공하는 클라우드 기반 조달 소프트웨어입니다. 구매 주문 생성 기능을 통해 사용자는 구매 주문을 전자적으로 생성하고 승인 프로세스를 통해 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 웹 사이트 링크: https://www.procurics.com/
Basware – Basware는 플랫폼의 일부로 구매 주문 자동화를 제공하는 클라우드 기반 조달 소프트웨어입니다. 구매 주문 생성 기능을 통해 사용자는 구매 주문을 전자적으로 생성 및 승인하고 조달 프로세스를 통해 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 웹 사이트 링크: https://www.basware.com/

구매 주문 승인

이 단계에서는 해당 기관에서 구매 주문서를 검토하고 승인합니다. 구매 주문 자동화는 승인자가 구매 주문을 빠르고 쉽게 검토하고 승인할 수 있도록 하는 전자 승인 워크플로를 활성화하여 이 단계에서 도움이 될 수 있습니다.
구매 주문 승인 자동화 솔루션을 제공하는 기업은 다음과 같습니다.

Nanonets – Nanonets는 구매 주문 승인 및 기타 조달 프로세스를 자동화하는 AI 기반 플랫폼입니다. 이 솔루션은 기계 학습 알고리즘을 사용하여 구매 주문서에서 데이터를 자동으로 추출하고 계약 및 예산과 일치시키고 미리 정의된 규칙에 따라 주문을 승인하거나 거부합니다. Nanonets는 또한 조달 팀이 구매 프로세스를 최적화하고 공급업체 관계를 개선할 수 있도록 분석 및 보고 도구를 제공합니다. 웹사이트: https://nanonets.com/

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Nanonets의 구매 주문 자동화 솔루션은 모든 규모의 기업을 위한 조달 프로세스를 단순화하고 합리화하도록 설계되었습니다. 그들의 플랫폼은 고급 기계 학습 알고리즘을 사용하여 데이터 추출에서 주문 라우팅 및 승인에 이르는 전체 구매 주문 승인 프로세스를 자동화합니다. Nanonets의 솔루션은 구성 가능성이 높기 때문에 기업은 특정 조달 정책 및 절차에 맞는 규칙과 워크플로우를 설정할 수 있습니다. 또한 이 플랫폼에는 구매 추세 및 공급업체 실적에 대한 통찰력을 제공하는 내장 보고 및 분석 도구가 포함되어 있어 기업이 수익을 개선하는 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

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Coupa – Coupa는 구매 주문 승인을 포함한 전체 구매 프로세스를 자동화하는 클라우드 기반 조달 플랫폼입니다. 그들의 솔루션은 ERP 시스템 및 기타 비즈니스 애플리케이션과 통합되어 요청에서 지불까지 조달 활동을 관리하기 위한 중앙 집중식 플랫폼을 제공합니다. Coupa의 구매 주문 승인 워크플로우는 고도로 구성 가능하며 모든 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 사용자 정의할 수 있습니다. 웹사이트: https://www.coupa.com/
SAP Ariba – SAP Ariba는 구매 주문 승인 자동화를 포함하여 종단 간 조달 솔루션을 제공하는 엔터프라이즈 조달 플랫폼입니다. 그들의 솔루션은 ERP 시스템 및 기타 비즈니스 애플리케이션과 통합되어 소싱에서 지불까지 조달 활동을 관리하기 위한 중앙 집중식 플랫폼을 제공합니다. SAP Ariba의 구매 주문 승인 워크플로는 구성이 매우 용이하며 모든 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 사용자 정의할 수 있습니다. 웹사이트: https://www.ariba.com/

구매 주문 발송

구매 주문서가 승인되면 공급업체에 보내야 합니다. 구매 주문 자동화는 이메일 또는 전자 데이터 교환(EDI) 시스템을 통해 공급업체에 구매 주문을 자동으로 전송하여 이 단계에서 도움이 될 수 있습니다.

구매 주문 발송 자동화 솔루션을 제공하는 기업은 다음과 같습니다.

AvidXchange – AvidXchange는 플랫폼의 일부로 구매 주문 발송 자동화를 제공하는 클라우드 기반 미지급금 자동화 솔루션입니다. 그들의 솔루션은 생성에서 결제까지 전체 구매 주문 프로세스를 자동화하고 송장 처리를 간소화합니다. AvidXchange의 플랫폼은 또한 실시간 데이터 및 분석을 제공하여 기업이 더 나은 재무 결정을 내릴 수 있도록 돕습니다. 웹사이트: https://www.avidxchange.com/
Tipalti – Tipalti는 솔루션의 일부로 자동화된 구매 주문 발송을 제공하는 글로벌 미지급금 자동화 플랫폼입니다. 그들의 플랫폼은 인보이스 처리 및 지불 조정을 포함하여 전체 지불 계정 프로세스를 자동화합니다. Tipalti의 솔루션에는 전 세계적으로 운영되는 기업을 위한 세금 준수 및 규제 지원도 포함됩니다. 웹사이트: https://tipalti.com/
Procurify – Procurify는 플랫폼의 일부로 자동 구매 주문 발송을 제공하는 클라우드 기반 조달 및 지출 관리 솔루션입니다. 그들의 솔루션은 요청에서 지불까지 전체 조달 프로세스를 간소화하고 기업이 더 나은 구매 결정을 내릴 수 있도록 실시간 데이터 및 분석을 포함합니다. Procurify의 플랫폼은 공급업체 관리 및 재고 추적 기능도 제공합니다. 웹사이트: https://www.procurify.com/

참고: 이러한 비즈니스는 구매 주문 배송 자동화 이외의 추가 기능과 서비스를 제공할 수 있습니다. 웹 사이트를 검토하거나 영업 담당자에게 문의하여 제품에 대해 자세히 알아보는 것이 좋습니다.

상품 또는 서비스 배송

구매 주문서가 발송되면 판매자는 상품이나 서비스를 구매자에게 전달합니다. 구매 주문 자동화는 이 단계에서 직접적인 도움이 될 수 없지만 배송 추적 시스템과의 통합을 통해 배송 상태에 대한 가시성을 제공할 수 있습니다.

상품 또는 서비스 수령 및 검사:

이 단계에서 구매자는 상품 또는 서비스를 수령하고 합의된 사양을 충족하는지 확인하기 위해 검사합니다. 구매 주문 자동화는 수령한 상품 또는 서비스에 대한 전자 기록을 제공하고 구매자가 구매 주문과 쉽게 비교할 수 있도록 함으로써 이 단계에서 도움이 될 수 있습니다.
상품 또는 서비스 수령 및 검사 자동화 솔루션을 제공하는 기업은 다음과 같습니다.

Nanonets – Nanonets는 자동화된 상품 또는 서비스 수령 및 검사를 솔루션의 일부로 제공하는 AI 기반 문서 자동화 플랫폼입니다. 그들의 플랫폼은 컴퓨터 비전과 자연어 처리를 사용하여 문서에서 데이터를 추출하고 수동 데이터 입력 작업을 자동화합니다. Nanonets의 솔루션은 구매 주문 자동화를 포함한 특정 사용 사례에 맞게 사용자 정의할 수 있습니다. 웹사이트: https://nanonets.com/

BirchStreet – BirchStreet는 자동화된 상품 또는 서비스 수령 및 검사를 플랫폼의 일부로 제공하는 클라우드 기반 조달 및 지출 관리 솔루션입니다. 그들의 솔루션은 요청에서 지불까지 전체 조달 프로세스를 간소화하고 기업이 더 나은 구매 결정을 내릴 수 있도록 실시간 데이터 및 분석을 포함합니다. BirchStreet의 플랫폼은 공급업체 관리 및 재고 추적 기능도 제공합니다. 웹사이트: https://www.birchstreet.net/
Coupa – Coupa는 자동화된 상품 또는 서비스 수령 및 검사 워크플로를 제공하는 비즈니스 지출 관리 플랫폼입니다. 그들의 플랫폼은 조달, 송장 발행 및 경비 관리를 간소화하고 기업이 지출을 통제할 수 있도록 도와줍니다. Coupa의 솔루션에는 기업이 조달 프로세스를 최적화하는 데 도움이 되는 AI 기반 통찰력이 포함되어 있습니다. 웹사이트: https://www.coupa.com/

참고: 이러한 비즈니스는 상품 또는 서비스 수령 및 검사 자동화 이외의 추가 기능과 서비스를 제공할 수 있습니다. 웹 사이트를 검토하거나 영업 담당자에게 문의하여 제품에 대해 자세히 알아보는 것이 좋습니다.

송장 매칭

송장 일치 자동화는 구매 주문 자동화의 가장 중요한 부분입니다.

이 단계에서 구매자는 공급업체로부터 받은 송장을 구매 주문서 및 상품 또는 서비스 수령과 대조합니다. 구매 주문 자동화는 일치 프로세스를 자동화하여 수작업을 줄이고 오류를 제거함으로써 이 단계에서 도움이 될 수 있습니다.

송장 매칭 자동화 솔루션을 제공하는 기업은 다음과 같습니다.

[포함 된 콘텐츠]

Nanonets – Nanonets는 솔루션의 일부로 인보이스 매칭을 자동화하는 AI 기반 문서 자동화 플랫폼입니다. 그들의 플랫폼은 컴퓨터 비전과 자연어 처리를 사용하여 송장 및 구매 주문서에서 데이터를 추출하고 매칭 프로세스를 자동화하여 정확성과 속도를 보장합니다. 예를 들어 Nanonets의 솔루션은 송장을 해당 구매 주문 및 영수증과 자동으로 일치시키고 추가 검토를 위해 불일치를 표시할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 지불 계정 프로세스를 간소화하고 오류 및 수작업을 줄이며 재무 가시성을 향상할 수 있습니다. 웹사이트: https://nanonets.com/

[포함 된 콘텐츠]

Tipalti – Tipalti는 솔루션의 일부로 자동화된 인보이스 매칭을 제공하는 글로벌 지급 자동화 플랫폼입니다. 그들의 플랫폼은 인보이스 처리 및 지불 조정을 포함하여 전체 지불 계정 프로세스를 자동화합니다. Tipalti의 솔루션에는 전 세계적으로 운영되는 기업을 위한 세금 준수 및 규제 지원도 포함됩니다. 웹사이트: https://tipalti.com/
Procurify – Procurify는 플랫폼의 일부로 자동화된 인보이스 매칭을 제공하는 클라우드 기반 조달 및 지출 관리 솔루션입니다. 그들의 솔루션은 요청에서 지불까지 전체 조달 프로세스를 간소화하고 기업이 더 나은 구매 결정을 내릴 수 있도록 실시간 데이터 및 분석을 포함합니다. Procurify의 플랫폼은 공급업체 관리 및 재고 추적 기능도 제공합니다. 웹사이트: https://www.procurify.com/

지불 처리

마지막 단계에서 구매자는 공급업체에 대한 결제를 처리합니다. 구매 주문 자동화는 결제 프로세스를 자동화하여 수작업을 줄이고 오류를 제거함으로써 이 단계에서 도움이 될 수 있습니다. 송장 일치 및 승인 후 자동 결제 워크플로가 설정되어 프로세스를 자동화합니다.
결제 처리 자동화 솔루션을 제공하는 기업은 다음과 같습니다.

Flow by Nanonets: Flow by Nanonets는 구매 주문 생성에서 결제 송장 승인까지 전체 조달 프로세스를 간소화하는 구매 주문 자동화 소프트웨어입니다. Flow by Nanonets는 PayPal, Stripe 및 Braintree와 같은 결제 게이트웨이와 통합하여 결제 처리를 자동화하여 빠르고 쉬운 결제 처리를 가능하게 합니다. 또한 이 소프트웨어는 사용자가 결제 상태를 추적하고 결제 내역을 볼 수 있는 직관적인 인터페이스를 제공합니다. Flow by Nanonets는 기계 학습 알고리즘을 사용하여 송장에서 데이터를 캡처하여 수동 데이터 입력의 필요성을 줄이고 오류를 줄입니다. 또한 Flow by Nanonets는 사용자가 특정 비즈니스 요구 사항에 맞게 시스템을 구성할 수 있는 사용자 지정 가능한 워크플로를 제공합니다. 웹 사이트 링크: https://www.nanonets.com/flow/

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Coupa: Coupa는 요청에서 결제까지 전체 구매 프로세스를 자동화하는 클라우드 기반 조달 소프트웨어입니다. Coupa는 지불 게이트웨이 및 ERP 시스템과 통합하여 지불 처리를 자동화하여 원활한 지불 처리를 가능하게 합니다. 이 소프트웨어는 또한 사용자가 지출 패턴에 대한 통찰력을 얻고 비용 절감 영역을 식별할 수 있는 지출 분석 및 보고 도구를 제공합니다. 또한 Coupa는 사용자가 공급업체를 관리하고 공급업체 성과를 추적할 수 있는 공급업체 관리 도구를 제공합니다. 웹 사이트 링크: https://www.coupa.com/
Procurify: Procurify는 구매 주문서 작성부터 결제 송장 승인까지 전체 조달 프로세스를 간소화하는 클라우드 기반 조달 소프트웨어입니다. Procurify는 지불 게이트웨이 및 ERP 시스템과 통합하여 지불 처리를 자동화하여 빠르고 쉬운 지불 처리를 가능하게 합니다. 이 소프트웨어는 또한 사용자가 지출 패턴에 대한 통찰력을 얻고 비용 절감 영역을 식별할 수 있는 예산 추적 및 지출 분석 도구를 제공합니다. 또한 Procurify는 사용자가 공급업체를 관리하고 공급업체 성과를 추적할 수 있는 공급업체 관리 도구를 제공합니다. 웹 사이트 링크: https://www.procurify.com/