Mensen zijn vatbaar voor fouten. In het bedrijfsleven zijn fouten gemaakt door handmatige processen moeilijk te beheersen, waardoor bedrijven van elke omvang kwetsbaar zijn voor fraude. Crediteurenfraude (AP) is een groeiende zorg, met meer dan 80% van de organisaties eraan ten prooi zijn gevallen. Zelfs reuzen zoals Google en Facebook zijn het slachtoffer geworden van AP-fraude en hebben meer dan $ 100 miljoen verloren.
Het hebben van een soepel en effectief crediteurenproces is van cruciaal belang voor het opbouwen van sterke leveranciersrelaties, het verhogen van de winst, het besparen van tijd en het beperken van fraude. Overschakelen van een handmatig naar een geautomatiseerd AP-proces kan helpen om op tijd en aan de juiste leveranciers te betalen. Met automatisering van de workflow van de crediteurenadministratie kan een bedrijf betalingsachterstanden, frauduleuze betalingen voorkomen en vertragingen in de verwerking wegwerken die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsresultaten.
Inhoudsopgave
Handmatige AP-workflow versus AP-workflowautomatisering
Wat is een werkstroom
Een workflow is de opeenvolging van stappen die worden genomen om een โโtaak van begin tot eind te voltooien. In een workflowproces voor crediteuren begint de reeks wanneer de factuur wordt ontvangen en eindigt deze wanneer de betaling is gedaan.
Handmatige AP-workflow
In een handmatige AP-workflow ontvangt de boekhoudafdeling facturen, die in het systeem worden getypt en met de hand worden afgeleverd bij de tekenbevoegdheid ter goedkeuring. Zodra het is goedgekeurd, wordt een cheque uitgeschreven en wordt de betaling naar leveranciers gestuurd. In een handmatige AP-workflow treden fouten op in alle stadia, van onjuiste gegevensinvoer tot goedkeuringen die op het bureau van de ondertekenaar blijven steken.
Accounts Payable workflow automatisering
Met behulp van optische tekenherkenning (OCR) worden gegevens van de papieren factuur vastgelegd en in de velden van een digitale factuur geplaatst. De AP-automatiseringssoftware controleert of alle ingevoerde gegevens overeenkomen met inkooporders en kassabonnen, waardoor de kans op fraude en fouten wordt geรซlimineerd. Als er een fout wordt gevonden, wordt deze gemarkeerd en doorgestuurd naar de relevante persoon voor correctie/verificatie. Zodra de factuur is goedgekeurd, wordt deze doorgestuurd naar het enterprise resource planning (ERP) of boekhoudsysteem van het bedrijf, waarna de betaling elektronisch wordt gedaan of een cheque wordt verzonden.
Oplossingen voor workflowautomatisering van de crediteurenadministratie zijn vaak cloudgebaseerd. Medewerkers hebben toegang tot het gecentraliseerde systeem en kunnen de informatie bekijken om erachter te komen in welk stadium het factuurproces zich bevindt.
Boekhoudingsafdelingen hoeven niet langer achter goedkeuringen aan te jagen en de kans dat facturen op iemands bureau blijven steken, wordt geรซlimineerd, wat tijd bespaart. Knelpunten in de workflow kunnen eenvoudig worden vermeden. Factuurmatching zorgt ervoor dat fouten en frauduleus gedrag kunnen worden gesignaleerd/verminderd met automatisering van de crediteurenadministratie.
Vergelijking van handmatige AP versus geautomatiseerde AP-workflow
Facturen
Handmatige AP-workflow โ Boekhoudteams kunnen het overweldigend vinden met honderden papieren facturen die moeten worden gecontroleerd en ingevoerd in het systeem, waardoor er ruimte is voor fouten.
Geautomatiseerde AP-workflow โ Papieren facturen worden eenvoudig geconverteerd met behulp van OCR-technologie, die het boekhoudteam gemakkelijk kan zoeken en vinden.
fouten
Handmatige AP-workflow โ Fouten in gegevensinvoer of matching resulteren in verkeerde betalingen en frauduleuze betalingen.
Geautomatiseerde AP-workflow โ Facturen worden automatisch gekoppeld aan inkooporders en kassabonnen en eventuele afwijkingen worden elektronisch doorgestuurd naar de betrokken afdeling of persoon om te controleren en te corrigeren.
Communicatie
Handmatige AP-workflow โ Boekhoudteams moeten ondertekenaars achtervolgen voor goedkeuring. Dit kan ertoe leiden dat papieren facturen zoekraken of vast komen te zitten onder een stapel papierwerk
Geautomatiseerde AP-workflow โ Factuurgoedkeuringen worden automatisch naar relevante afdelingen gestuurd. Herinneringen kunnen ook worden verzonden als er vertragingen zijn of als er verduidelijking nodig is.
Financiรซle fraude
Handmatige AP-workflow โ Menselijke fouten zijn waarschijnlijker bij het invoeren van gegevens en het matchen van facturen. Fraudeurs kunnen informatie van papieren facturen stelen en een bedrijf meerdere keren factureren.
Geautomatiseerde AP-workflow โ Kan trends detecteren op basis van geschiedenis en dubbele facturen detecteren. De namen van leveranciers, accountgegevens, enz. worden gecontroleerd en geverifieerd voordat de betaling wordt verwerkt.
Voordelen van automatisering van de crediteurenstroom
1. Voorkom financiรซle fraude โ AP of leveranciersfraude in bedrijven is een toenemende zorg die bedrijven van elke omvang treft. In een handmatige workflow voor crediteuren vindt fraude plaats wanneer bijvoorbeeld leverancier X een factuur stuurt, maar leverancier X niet bestaat en de betaling wordt uitgevoerd zonder verificatie, waardoor het geld voor altijd verloren gaat. Frauduleuze betalingen kunnen ook plaatsvinden vanwege:
- Verkeerde gegevensinvoer
- Valse facturering
- Frauduleuze controles
Met automatisering van de crediteurenstroom kan fraude echter worden voorkomen door:
- 3-voudige afstemming van inkooporders en verkoopbonnen op facturen met behulp van OCR
- Geautomatiseerde factuurgoedkeuringen
- Audittrail voor het boekhoudteam en de auditors om te volgen
2. Vermijd te veel betalen โ In een handmatige AP-workflow kunnen gemakkelijk fouten optreden bij het controleren op dubbele facturen, gegevensinvoer, leveranciersverificatie en leverancierswijzigingen. Met automatisering van de workflow van de crediteurenadministratie kan het gecentraliseerde geautomatiseerde systeem deze veelvoorkomende fouten elimineren. Dit maakt het voor de boekhouding gemakkelijk om verkeerde/te hoge betalingen te voorkomen en de cashflow te behouden die nodig is voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
3. Verbeterd auditproces โ met een handmatig workflowproces voor de crediteurenadministratie kunnen audits weken of maanden duren, waarbij het boekhoudteam eindeloos veel papierwerk doorloopt. Met een geautomatiseerd AP-systeem worden alle gegevens die nodig zijn voor het auditproces op รฉรฉn plek georganiseerd en opgeslagen, waardoor audits eenvoudiger worden en tijd wordt bespaard.
4. Tijdige betalingen โ Menselijke fouten kunnen niet worden vermeden met een traditioneel workflowproces voor crediteurenadministratie. Gemiste facturen leiden tot gemiste of te late betalingen met boetes, die van invloed kunnen zijn op de winst en de relaties met leveranciers. Door over te stappen op een geautomatiseerd proces kunnen fouten worden geminimaliseerd met een gecentraliseerd systeem dat ervoor zorgt dat facturen worden gematcht, geverifieerd en goedgekeurd voordat tijdige betalingen worden gedaan.
5. Verhoog de winstgevendheid โ Met een geautomatiseerd AP-workflowsysteem kunnen bedrijven op tijd betalen en boetes vermijden. Wanneer betalingen op tijd worden gedaan, kan dit de relatie met leveranciers verbeteren door een positieve relatie op te bouwen. Dit kan resulteren in mogelijke kortingen op toekomstige bestellingen, wat het bedrijf direct geld bespaart. Bovendien kunnen met de OCR-technologie frauduleuze betalingen worden voorkomen, waardoor inkomsten precies daar worden gebruikt waar ze nodig zijn: om de kerndoelstellingen van het bedrijf te verbeteren en de winst te verhogen.
6. Gecentraliseerd AP-proces โ Met AP-automatisering kan factuurinformatie worden opgeslagen in een centrale database. Dit zorgt ervoor dat facturen, inkooporders, goedkeuringen en betalingsinformatie eenvoudig kunnen worden verwerkt. Boekhoudingsteams hoeven niet langer naar al het papierwerk met betrekking tot een enkele bestelling te zoeken, omdat het gemakkelijk kan worden gevonden in de gecentraliseerde database, waardoor tijd wordt bespaard. Bovendien maakt een gecentraliseerd systeem het voor iedereen binnen het bedrijf gemakkelijk om de status van een factuur/betaling te controleren.
7. Geautomatiseerde factuurgoedkeuringen โ Voordat een aankoop kan worden gedaan, is mogelijk de handtekening/goedkeuring van hoger personeel/managers vereist. Een geautomatiseerd AP-systeem kan worden aangepast om ervoor te zorgen dat facturen digitaal naar de juiste afdeling worden geleid op basis van de ingevoerde informatie. Dit voorkomt dat het boekhoudteam achter de tekenbevoegdheid aan moet voor goedkeuringen, vermindert papierwerk, bespaart tijd en verkleint het risico dat goedkeuringen verloren gaan in stapels papierwerk.
8. Geen gegevensinvoer nodig โ Het extraheren van gegevens uit facturen kan een vervelende taak zijn. Afgedrukte, gemailde of gefaxte facturen zijn er in alle formaten. Afhankelijk van het aantal leveranciers en facturen kan dit erg tijdrovend zijn, wat kan leiden tot fouten bij het invoeren van gegevens. Door het proces te automatiseren met behulp van OCR, kan de software de vereiste gegevens extraheren en in tabellen stoppen, ongeacht het formaat waarin ze worden verzonden. Dit elimineert menselijke fouten en dure/inefficiรซnte handmatige arbeid, bespaart tijd en versnelt de betalingsverwerking.
9. Verbeter het moreel van werknemers โ Een gecentraliseerd geautomatiseerd systeem maakt tijd vrij, waardoor de boekhoudafdeling van een bedrijf zijn vaardigheden beter kan benutten en ontwikkelen. In tegenstelling tot een handmatige AP-workflow, waarbij werknemers eindeloze uren moeten besteden aan het opsporen van verschillende soorten papierwerk, het controleren van gegevens en het verifiรซren van bestellingen/facturen van elke afdeling.
10. Verbeter de zakelijke kredietscore โ Te late betalingen aan leveranciers leiden tot meer dan alleen boetes. De betalingsgeschiedenis kan van invloed zijn op de kredietscore van een bedrijf. Het hebben van een goede kredietwaardigheid helpt bij het afsluiten van een zakelijke lening, het aanvragen van een zakelijke creditcard en zelfs bij het vinden van een nieuwe leverancier. Kredietbeoordelingen zijn van invloed op financieringsmogelijkheden en kunnen ook van invloed zijn op het in aanmerking komen voor lage rentetarieven op zakelijke leningen.
Hoe de crediteuren-workflow te automatiseren?
Bij elke wijziging kunt u het beste kijken naar het huidige proces en de probleemgebieden en de verwachtingen voor het nieuwe geautomatiseerde systeem bepalen. De volgende stappen kunnen helpen bij het maximaliseren van de voordelen van een geautomatiseerd AP-proces.
Evalueren van lopende rekeningen te betalen proces
Voordat u overstapt op een geautomatiseerd systeem, is het het beste om het huidige proces te evalueren om te bepalen op welke gebieden het bedrijf geld verliest, tijd kan besparen en fouten kan elimineren. Is bijvoorbeeld een menselijke fout bij het matchen van facturen aan inkooporders het meest problematische probleem? Zodra de fouten van het huidige systeem zijn vastgesteld, is het gemakkelijker om een โโop maat gemaakt geautomatiseerd AP-workflowproces op te zetten dat het meest effectief is om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen.
Praat met medewerkers
Overschakelen van een handmatig naar een geautomatiseerd AP-proces kan aanvankelijk moeilijk zijn en kan op weerstand stuiten. Om de overgang soepeler te laten verlopen, kunt u daarom het beste met de medewerkers praten die het systeem gaan gebruiken. Ontdek welke processen tijdrovend zijn, problemen veroorzaken en geld kosten. Vraag medewerkers ook wat ze verwachten van de nieuwe geautomatiseerde AP-workflow. De due diligence die in de beginfase is uitgevoerd, zal de overgang gemakkelijker maken om te adopteren en effectief te worden gebruikt door het accounting / financiรซle / AP-team.
Verwachtingen van nieuwe AP-workflow
Om de beste geautomatiseerde crediteurenoplossing te kiezen, is het identificeren van doelstellingen cruciaal. Is het nieuwe systeem vooral nodig om de huidige workflows te verbeteren, kosten te verlagen, tijd te besparen, fouten te elimineren of fraude op te sporen?
Kies de beste software voor het bedrijf
Na het huidige AP-proces te hebben onderzocht en te hebben bepaald op welke gebieden de meeste verbetering nodig is, wordt het kiezen van de juiste software eenvoudiger. Als het handmatig controleren van facturen naar inkooporders of kassabonnen bijvoorbeeld een gebied is dat de meeste fouten en dus geld veroorzaakt, is het kiezen van een software die uitblinkt in het matchen van factuurgegevens de juiste keuze.
Elimineer het gebruik van papier
Door over te stappen van papieren naar elektronische facturen kunnen frauduleuze betalingen, fouten en vertragingen worden verminderd/vermijden. Als ordergoedkeuringen bijvoorbeeld een gebied zijn waar vaak knelpunten optreden, kan het nieuwe geautomatiseerde AP-systeem worden ontworpen om facturen automatisch naar de juiste persoon/afdeling te routeren. Op deze manier kan het worden goedgekeurd zodra het is ingediend. Bovendien kan elke betrokken persoon gemakkelijk toegang krijgen tot het gecentraliseerde systeem om erachter te komen in welk stadium de aankoop zich bevindt. Als de goedkeuring bijvoorbeeld is goedgekeurd, goederen/diensten zijn besteld, factuur is betaald, enz.
Door het papierverbruik te verminderen, gaan facturen niet verloren of blijven ze op iemands bureau hangen.
Conclusie
Het uitoefenen van de juiste hoeveelheid controle in het bedrijfsleven kan de groei en winst beรฏnvloeden. Door workflowautomatisering van de crediteurenadministratie toe te passen, kunnen bedrijven gemakkelijk facturen, betalingen, goedkeuringen, enz. volgen vanuit een gecentraliseerd systeem. Dit biedt een niveau van controle dat papieren facturen niet kunnen, wat betekent dat de geldstroom gemakkelijk kan worden gecontroleerd, bestedingspatronen kunnen worden geanalyseerd en overtollige uitgaven kunnen worden verminderd, waardoor de winst toeneemt.
Bron: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- toegang
- Account
- Accounting
- Alles
- GEBIED
- controleren
- autoriteit
- geautomatiseerde
- Automatisering
- BEST
- Gebouw
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- Contant geld
- cash flow
- Veroorzaken
- kansen
- verandering
- tekenherkenning
- jacht
- controleren
- Controles
- Gemeen
- Communicatie
- Bedrijven
- afstand
- Kosten
- Credits
- creditkaart
- Actueel
- gegevens
- Database
- vertragingen
- ontwikkelen
- digitaal
- ijver
- effectief
- medewerkers
- eindigt
- Enterprise
- etc
- Velden
- financieel
- stroom
- formaat
- bedrog
- financiering
- toekomst
- goed
- Kopen Google Reviews
- Groeiend
- geschiedenis
- HTTPS
- Honderden
- Impact
- Laat uw omzet
- info
- informatie
- belang
- Rentetarieven
- IT
- Arbeid
- leiden
- Niveau
- lening
- Leningen
- maken
- miljoen
- geld
- maanden
- namen
- OCR
- Operations
- Kansen
- optische tekenherkenning
- bestellen
- orders
- Papier
- betaling
- verwerking van betalingen
- betalingen
- planning
- Plugged
- winst
- inkomsten
- Tarieven
- waarderingen
- verminderen
- Relaties
- hulpbron
- Resultaten
- inkomsten
- beoordelen
- Risico
- weg
- verkoop
- besparing
- Ontdek
- reeks
- vaardigheden
- Software
- Oplossingen
- besteden
- Uitgaven
- Stadium
- begin
- Status
- ingediend
- system
- Technologie
- niet de tijd of
- spoor
- Tracking
- Trends
- vendors
- Verificatie
- Bekijk
- Kwetsbaar
- WIE
- binnen
- workflow
- workflow automatisering
- X