Ben je een beetje nieuwsgierig of gefascineerd door waarschuwingsbrieven van concurrenten?

Posted by Matthew Walker on 14 juli 2021

Wist u dat u inspectieobservaties van concurrenten kunt downloaden om erachter te komen welke kwaliteitsproblemen waarschijnlijk tot waarschuwingsbrieven zullen leiden?

Niet lang geleden publiceerde de FDA hun Inspectie-observatiegegevenssets. Het zijn Excel-spreadsheets van de gevreesde 483 inspectiewaarnemingen en waarschuwingsbrieven die de FDA uitgeeft na inspectie van fabrikanten. Er is een spreadsheet voor elk van de volgende onderwerpgebieden en we zullen de observaties van 'Apparaten' bekijken. Een post-mortem data-analyse of speculatieve data-autopsie zo u wilt... Wat kunnen we leren bij het onderzoeken van een FDA-inspectieobservatie?

• Biologics
• Drugs
• systemen
• Menselijk weefsel voor transplantatie
• Radiologische gezondheid
• Onderdelen 1240 en 1250
• Voedingsmiddelen (inclusief voedingssupplementen)
• Diergeneeskunde
• Bioresearch-monitoring
• Speciale vereisten
• Totaal aantal keuringen en 483's

Dit zijn door de FDA geschreven non-conformiteiten met de Code of Federal Regulations, dus er zullen geen statistieken zijn voor ISO 13485:2016 of Verordening (EU) 2017/745. Er zullen veel bevindingen zijn onder de 'QSR' of 21 CFR 820. Het goede nieuws is, in tegenstelling tot een ISO-norm, dat de Code of Federal Regulations gratis voor het publiek online beschikbaar is. Het is geen pay-to-play-game en we kunnen de volledige tekst van de vereiste delen zonder enige copyrightlicentieovereenkomst te schenden. 

De top 10 gebieden voor inspectieobservaties en waarschuwingsbrieven zijn: 

1. CAPA-procedures
2. Klachtenprocedures
3. Rapportage van medische hulpmiddelen
4. Aankoopcontroles
5. Niet-conform product
6. Proces validatie
7. Kwaliteitscontroles
8. Documentatie van CAPA-acties en resultaten
9. Trainingen
10. Masterrecord apparaat

Corrigerende en preventieve maatregelen zijn de meest voorkomende reden voor waarschuwingsbrieven

De winnende kwaliteitssysteemvereiste die resulteerde in de meeste 483 inspectiewaarnemingen en waarschuwingsbrieven was voor corrigerende en preventieve maatregelen onder 21 CFR 820.100(a). Deze bevinding wordt vermeld wanneer een fabrikant er niet in slaagt een CAPA-procedure vast te stellen of de procedure ontoereikend is. Deze bevinding werd 165 keer aangehaald. Bovendien waren CAPA-activiteiten of hun resultaten niet gedocumenteerd of waren ze in totaal 32 keer niet adequaat gedocumenteerd onder 21 CFR 820.100 (b). Dit geeft ons een totaal van 197 waarnemingen voor het CAPA-proces.

Corrigerende en preventieve acties zijn ofwel het oplossen van een geïdentificeerd probleem en ervoor zorgen dat het niet opnieuw gebeurt, ofwel het voorkomen van een potentieel probleem. Het is zowel de reactieve als de proactieve reactie op kwaliteitsproblemen en productafwijkingen. De tekst van de eis is:

"§820.100 Corrigerende en preventieve maatregelen.
(a) Elke fabrikant dient procedures vast te stellen en bij te houden voor het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen. De procedures omvatten eisen voor:
(1) Analyseren van processen, werkactiviteiten, concessies, kwaliteitsauditrapporten, kwaliteitsdossiers, servicedossiers, klachten, geretourneerde producten en andere bronnen van kwaliteitsgegevens om bestaande en mogelijke oorzaken van niet-conforme producten of andere kwaliteitsproblemen te identificeren. Waar nodig wordt een passende statistische methode gebruikt om terugkerende kwaliteitsproblemen op te sporen;
(2) Onderzoek naar de oorzaak van afwijkingen met betrekking tot product, processen en het kwaliteitssysteem;
(3) het identificeren van de actie(s) die nodig zijn om te corrigeren en herhaling van niet-conforme product- en andere kwaliteitsproblemen te voorkomen;
(4) het verifiëren of valideren van de corrigerende en preventieve actie om ervoor te zorgen dat een dergelijke actie effectief is en geen nadelige invloed heeft op het voltooide hulpmiddel;
(5) Implementeren en vastleggen van wijzigingen in methoden en procedures die nodig zijn om geconstateerde kwaliteitsproblemen te corrigeren en te voorkomen;
(6) ervoor zorgen dat informatie met betrekking tot kwaliteitsproblemen of niet-conforme producten wordt verspreid onder degenen die rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor het waarborgen van de kwaliteit van een dergelijk product of het voorkomen van dergelijke problemen; en
(7) Het indienen van relevante informatie over geïdentificeerde kwaliteitsproblemen, evenals corrigerende en preventieve maatregelen, voor beoordeling door het management.
(b) Alle activiteiten die vereist zijn onder deze sectie, en hun resultaten, moeten worden gedocumenteerd."

We kunnen zien dat onder sectie (a) de vereiste is dat er een gevestigde en onderhouden procescontrole is met een numerieke lijst van vereiste inputs en outputs van dat proces. De procesbesturing is eenvoudig, gebruik een procedure. Je moet een procedure opstellen en die moet je onderhouden. Dat is een deel van de eerste 165 waarnemingen.

Het tweede deel is dat de procedure 'adequaat' moet zijn. Dat betekent dat bullets (1)-(7) binnen die procedure geadresseerd moeten worden. Nummer (2) is bijvoorbeeld "Onderzoek naar de oorzaak van afwijkingen met betrekking tot product, processen en het kwaliteitssysteem;". Dit betekent dat de procedure niet alleen moet uitleggen dat uw kwaliteitssysteem dat onderzoek zal doen, maar ook wie het zal doen en hoe zij het zullen doen. 

“De oorzaak van afwijkingen moet worden onderzocht”, is mogelijk geen adequate procesbeheersing. Ja, het ging in op de noodzaak van een evaluatie van de oorzaak, maar doet het dat ook adequaat? 

"De RA/QA-manager zal een personeelslid invullen of aanwijzen om de oorzaakbeoordeling van corrigerende maatregelen te voltooien met behulp van methoden zoals een '5-waarom-analyse' door sectie 2 van het CAPA-rapportformulier in te vullen." Deze formulering komt veel dichter bij wat nodig is in een procedure. Het legt uit wie wat doet, hoe ze het ongeveer zouden kunnen doen, waar die activiteit wordt gedocumenteerd en identificeert het record dat de activiteit produceert.

Dat brengt ons bij de extra 32 bevindingen waarbij de activiteiten en hun resultaten ofwel niet gedocumenteerd waren of zo slecht werden uitgevoerd. Daarom is het identificeren van de input (Root Cause Analysis) en de output (paragraaf 2. van het CAPA-rapport) belangrijk. Hiermee kunt u, de inspecteur of een auditor, van de procedure tot aan de registratie herleiden dat onderdeel van het proces produceert om conformiteit aan te tonen. 

Zoals het eeuwenoude gezegde luidt: "Als het niet gedocumenteerd is, is het niet gebeurd". Uit dat dossier moet blijken dat je inderdaad een oorzaakanalyse hebt gedaan (de activiteit) en wat de conclusie van die analyse was (de resultaten van die activiteit). Dit soort records is zo essentieel voor uw kwaliteitssysteem dat er een heel proces is gewijd aan de controle van records. Ik zal je een hint geven, het is Subpart-M van de QSR. 

Dit is ook een geweldige manier om te laten zien hoe de processen hand in hand gaan en CAPA is verbonden met documentbeheer, recordbeheer en uw kwaliteitssysteemrecord. Uw systeemprocessen zullen op deze manier voortdurend naar elkaar teruglopen. CAPA's zijn bijvoorbeeld een vereiste input in uw Management Review-proces, dus als u geen CAPA-procedure heeft, voert u geen adequate managementreviews uit. 

Een opmerking over andere systemen

Als uw kwaliteitssysteem ook voldoet aan ISO 13485:2016, zijn corrigerende maatregelen en preventieve maatregelen afzonderlijke items onder afzonderlijke subclausules. Corrigerende maatregelen staan ​​in 8.5.2., en preventieve maatregelen staan ​​in 8.5.3. Dit betekent dat als je een volwassen kwaliteitssysteem hebt dat nog nooit een preventieve actie heeft ondergaan, je CA misschien in orde is, maar de PA van dat proces kan ontoereikend zijn.

Een industriestandaard voor CAPA's is het toepassen van een op risico's gebaseerde benadering, en we hebben een hele webinar gewijd aan het onderwerp! Hoe een op risico gebaseerd CAPA-proces te creëren?

Klachten zijn de tweede meest voorkomende reden voor waarschuwingsbrieven

De zilveren medaille gaat naar klachten. Net als CAPA is het grootste probleem geen of ontoereikende procedures voor klachtenafhandeling. Deze specifieke bevinding werd 139 keer genoemd (algemene klachtenbehandeling heeft meer, maar dit specifieke probleem werd het meest genoemd). Niet om te klinken als een gebroken record, maar nogmaals, klachtenbehandeling is een specifiek proces dat een 'vastgestelde en onderhouden procedure' vereist.

Als een procedure moet het bestaan, het moet worden onderhouden, en elk proces heeft vereisten voor input en output die moeten worden geschetst. Klachtenafhandeling is een beetje anders in de QSR omdat er geen subgedeelte 'klacht' is. Klachten vallen onder subdeel M-records, met name 21 CFR 820.198 klachtenbestanden. 

Ter vergelijking: Klachten in overeenstemming met ISO 13485:2016 staan ​​onder Meetanalyse en -verbetering, met name subartikel 8.2.2. Klachten behandeling. Het zit ingeklemd tussen feedback en rapportage aan regelgevende instanties. Dat moest met opzet zijn gedaan omdat die processen inherent met elkaar verweven zijn en hun input en output rechtstreeks in elkaar overvloeien:

"§820.198 Klachtendossiers.
(a) Elke fabrikant houdt klachtendossiers bij. Elke fabrikant dient procedures vast te stellen en bij te houden voor het ontvangen, beoordelen en evalueren van klachten door een formeel aangewezen eenheid. Dergelijke procedures zorgen ervoor dat:
(1) Alle klachten worden uniform en tijdig afgehandeld;
(2) Mondelinge klachten worden bij ontvangst gedocumenteerd; en
(3) Klachten worden beoordeeld om te bepalen of de klacht een gebeurtenis is die moet worden gemeld aan de FDA op grond van deel 803 van dit hoofdstuk, Melding van medische hulpmiddelen."

Deze subsectie van 'Records' is misschien minder intuïtief dan wat we zagen onder CA/PA. We zien dat we klachtendossiers moeten bijhouden. We hebben ook een procedure nodig die de ontvangst, beoordeling en evaluatie van klachten omvat. Dan moeten we een formeel aangewezen klachtenbehandelingseenheid aanwijzen om dat allemaal te doen. 

Verder moeten we ervoor zorgen dat klachten uniform en efficiënt worden afgehandeld. Het zou een cookie cutter-proces moeten zijn met een bekende tijdlijn. Elke klacht doorloopt dezelfde beoordeling en evaluatie binnen een bepaalde periode. Als het zes maanden duurt om een ​​klacht te beoordelen, is dat zeker geen 'tijdige manier'. 

Niet elke klacht wordt u per aangetekende post toegestuurd met 'Klacht' bovenaan in het groot BOLD brieven. Soms vertellen mensen u gewoon mondeling over een klacht en moet uw proces bepalen hoe deze verbale communicatie wordt aangepakt. Anders wordt uw FDA-inspectiewaarneming geschreven en loopt u het risico waarschuwingsbrieven te ontvangen.

Dit roept natuurlijk de vraag op, wat is een klacht? Hoe weet ik of ik er een heb ontvangen? Gelukkig geeft 21 CFR 820.3 ons definities, waaronder wat een klacht precies is "(B) Klacht betekent elke schriftelijke, elektronische of mondelinge communicatie waarin wordt beweerd dat er tekortkomingen zijn met betrekking tot de identiteit, kwaliteit, duurzaamheid, betrouwbaarheid, veiligheid, effectiviteit of prestaties van een apparaat nadat het is vrijgegeven voor distributie.'.

Er is geen quiz aan het einde van dit, maar ik wil je waarschuwen dat dit waarschijnlijk op de test zal zijn. Elke keer dat je zo'n vraag stelt en de verordening geeft er een definitie voor, dan is het een goed idee om die definitie in je procedure op te nemen. Dit is een manier om ervoor te zorgen dat er uniformiteit is in het begrip van een procedure. Als u een klacht mist omdat u niet wist dat het een klacht was, is uw proces niet effectief. Uiteindelijk zal een auditor de tekortkomingen in het proces oppikken, een bevinding documenteren en u zult een CAPA uitvoeren om het te verhelpen.   

Elke klacht moet worden beoordeeld, maar niet elke klacht hoeft te worden onderzocht. Dit was een veel minder aangehaalde kwestie (5). U mag beslissen dat een onderzoek niet nodig is. Als u dat echter doet, moet u bijhouden waarom u dat besluit en de persoon die verantwoordelijk is voor dat besluit noemen. 

Dat is geen carte' blanche om onderzoeken zomaar af te schrijven wanneer je maar wilt. Er zijn een aantal dingen die een onderzoek vereisen en er is geen geaccepteerde reden om er geen uit te voeren. Een voorbeeld is wanneer er een mogelijke storing van een apparaat is, de etikettering of verpakking voldoet aan een van hun specificaties. Die moeten zonder uitzondering worden onderzocht. Wat uw systeem echter wel mag doen, is dat als u al een onderzoek heeft gedaan en u soortgelijke klachten heeft ontvangen, het niet nodig is hetzelfde onderzoek voor elke klacht te herhalen. 

Een belangrijk concept van klachtenbehandeling is dat u uw klachten moet beoordelen zodra u ze ontvangt. Er zijn bepaalde soorten klachten die aan de FDA moeten worden gemeld. Meer informatie is te vinden onder 21 CFR 803, niet onder de 820 die we hebben onderzocht. Deze speciale klachten moeten duidelijk gescheiden zijn van uw normale gewone klachten. Deze klachten behoeven specifiek een vaststelling van; 

• Of het apparaat niet aan de specificaties voldeed;
• Of het apparaat werd gebruikt voor behandeling of diagnose; en
• De eventuele relatie tussen het apparaat en het gemelde incident of bijwerking.

Afgezien van die speciale te melden klachten, hebben alle onderzoeken bepaalde vereiste resultaten. Door elke klacht op een uniforme herhaalbare manier te behandelen, kan dit worden teruggebracht tot een formulier. Het creëren van een specifiek klachtenformulier zorgt ervoor dat alle vereiste informatie is gedocumenteerd. Elk verslag van een onderzoek door uw formeel aangewezen klachtenbehandelingseenheid moet worden opgenomen;

• De naam van het apparaat;
• De datum waarop de klacht is ontvangen;
• Elke unieke apparaatidentificatie (UDI) of universele productcode (UPC), en alle andere gebruikte apparaatidentificatie(s) en controlenummer(s);
• de naam, het adres en het telefoonnummer van de klager;
• de aard en details van de klacht;
• De data en resultaten van het onderzoek;
• Eventueel genomen corrigerende maatregelen; en
• Elk antwoord aan de klager.

Sommige bedrijven en bedrijven verspreiden zich over de hele wereld en hebben overal veel sites. Niet elke fabrikant is beperkt tot het binnen één gebouw houden van al hun activiteiten. Er zijn momenten waarop de formeel aangewezen klachtenbehandelingseenheid zich ergens anders bevindt dan waar de productie plaatsvindt. Dat is acceptabel zolang de communicatie tussen de twee redelijkerwijs acceptabel is. De fabrikant heeft inzage nodig in de administratie van de uitgevoerde klachtenonderzoeken. Net zoals alles moet worden gedocumenteerd, moet al die documentatie ook produceerbaar zijn. Zo niet, dan zal uw inspecteur FDA 483 inpsectiewaarnemingen en waarschuwingsbrieven opstellen.  

Als de klachtenafhandelingseenheid zich buiten de Verenigde Staten bevindt, moeten de gegevens in de Verenigde Staten toegankelijk zijn vanaf de plaats waar de gegevens van de fabrikant gewoonlijk worden bewaard of bij de oorspronkelijke distributeur. 

Klachtenafhandeling en waakzaamheidsrapportage zijn onderwerpen die we vaak als klittenband aan elkaar plakken. We vinden ze zo met elkaar verbonden dat we een gecombineerde Webinar voor klachtenafhandeling en waakzaamheid.

Melding van medische hulpmiddelen is de derde meest voorkomende reden voor waarschuwingsbrieven

De ontvanger van de bronzen medaille laat een daling zien in het aantal FDA-inspectiewaarnemingen. In totaal zijn er 68 geschreven voor het fiscale jaar 2020, en deze bevindingen zullen hoogstwaarschijnlijk leiden tot waarschuwingsbrieven omdat deze incidenten ernstig letsel en overlijden kunnen veroorzaken. We vertragen, maar dit is nog steeds een onderwerp dat bijna elke week een FDA-inspectieobservatie krijgt.

Maar nogmaals, een deel van het probleem is geen of slechte procedures om dit proces te beheersen. Niet te verwarren met de (EU) MDR, aangezien we als branche zo dol zijn op acroniemen, wordt naar Medical Device Reporting verwezen in de kwaliteitssysteemvereisten van 21 CFR 820. We hebben hierboven een kijkje genomen in Klachtenafhandeling. Wat dit uniek maakt, is dat MDR daadwerkelijk voorkomt in 21 CFR 803 Medical Device Reporting. Wat het nog specialer maakt, is dat Part 803 verder is onderverdeeld in subdelen. 

We zullen kijken naar subdeel E, dat zijn de rapportagevereisten voor fabrikanten. Het melden van medische hulpmiddelen is een proces en heeft als zodanig een procedure nodig om het te controleren en die procedure moet worden gehandhaafd. 

Enkele belangrijke punten om vast te leggen zijn dat er rapportagetijdlijnen zijn die worden gemeten in kalenderdagen vanaf het moment dat u zich bewust wordt van informatie die redelijkerwijs suggereert dat een van uw apparaten;

"(1) Kan een dood of ernstig letsel hebben veroorzaakt of daartoe hebben bijgedragen, of
(2) Er is een storing opgetreden en dit apparaat of een soortgelijk apparaat dat u op de markt brengt, zou waarschijnlijk de dood of ernstig letsel veroorzaken of ertoe bijdragen als de storing zich opnieuw zou voordoen. '

Er zijn enkele cruciale afhaalrestaurants. Ten eerste begint de klok kalenderdagen te tikken, geen werkdagen, en vakanties tellen mee. Je kunt niet wachten om te melden dat je apparaat iemand heeft vermoord omdat het rond de feestdagen en in een paar weekenden is. 

Ten tweede, is dat de rapportagetermijnen variëren, over het algemeen tussen 5 en 30 kalenderdagen. Dat betekent dat het belangrijk is om te weten wat de specifieke tijdlijn is voor het type melding dat u doet en wat de bevoegde autoriteit vereist voor een tijdlijn. De FDA kan verschillen van Health Canada, die op zijn beurt kan verschillen van de EU, enz. 

Ten derde is de drempel waaraan moet worden voldaan, wat 'redelijkerwijs bekend' zou zijn, en dat is een enigszins dubbelzinnige vereiste die voor interpretatie vatbaar is.

Ze helpen dit te verduidelijken met,

"(I) Alle informatie die u kunt verkrijgen door contact op te nemen met een gebruikersfaciliteit, importeur of andere initiële melder;
(Ii) Alle informatie in uw bezit; of
(Iii) Alle informatie die u kunt verkrijgen door analyse, testen of andere evaluatie van het apparaat."

De eerste twee zijn meestal geen probleem, maar degene die minder aandacht krijgt, is een diepere analyse, test of evaluatie van het apparaat. Hier is due diligence vereist om er zeker van te zijn dat u de informatie die u 'redelijkerwijs bekend' zou moeten zijn ook daadwerkelijk kent. 

De last van onderzoek en het bepalen van de oorzaak wordt vierkant op de schouders van de fabrikanten gelegd en dat is een proces dat enige tijd in beslag kan nemen. Wat gebeurt er als de rapportagetijd snel nadert, maar uw onderzoek niet is afgerond voordat de klok om is? Het korte antwoord is om het toch te melden.

Het langere antwoord is om te melden welke informatie u wel heeft met een uitleg waarom het rapport niet alle vereiste informatie bevat. Leg vervolgens uit wat u hebt gedaan om alle informatie te verkrijgen en dien later een aanvullend of vervolgrapport in om de lacunes op te vullen. Alleen het gereed hebben van een deelrapportage is geen excuus om de rapportagedeadline te missen. Het is echter het perfecte excuus om een ​​FDA-inspectie of waarschuwingsbrieven te krijgen.

Bron: https://medicaldeviceacademy.com/warning-letters/