Hoe PDF online naar Google Spreadsheets te converteren

In dit artikel vindt u verschillende methoden om PDF naar Google Spreadsheets te converteren.

Ook leer je hoe Nanonets dat kan automatiseer de volledige workflow van het converteren van PDF naar Google Spreadsheets online.

Plan een demo

Voordat we kijken hoe we PDF naar Google Spreadsheets kunnen converteren, laten we eens kijken waarom het belangrijk is om dit te doen.

Waarom PDF's converteren naar Google Spreadsheets?

Volgens deze Google-blog post van de officiële Google-blogpagina, gebruiken meer dan 5 miljoen bedrijven hun G Suite-oplossing. Tegelijkertijd is een groot aantal bedrijven ook Google Spreadsheets-integraties gaan gebruiken om taken te automatiseren.

[Ingesloten inhoud]

Laten we eens kijken naar een typische use-case. Uw Accounts Payable-team ontvangt een factuur, in het standaard PDF-formaat. Iemand gaat handmatig door de factuur en toetst de vereiste informatie in een Google Spreadsheets-document in voordat hij deze doorstuurt naar de sectie Financiën. De sectie Financiën betaalt uw leverancier en maakt een boeking in het grootboek van het bedrijf.

Behalve dat dit een langdurig proces is, is dit foutgevoelig en zou het veel logischer zijn om het eenvoudigweg te automatiseren.

Nu de noodzaak voor het converteren van PDF's naar een Google-bladformulier duidelijk is, gaan we eens kijken hoe PDF-documenten zijn gestructureerd en wat de uitdagingen zijn bij het ontleden ervan.

---

Wil je converteren PDF bestanden Google Spreadsheets ? Uitchecken Nanonets ' gratis  PDF naar CSV-converter. Of ontdek hoe het moet automatiseer uw volledige workflow van PDF naar Google Spreadsheets met Nanonets.

Plan een demo

---

Uitdagingen bij het ontleden van een PDF-document

Het draagbare documentformaat was een bestandsformaat dat oorspronkelijk door Adobe werd ontwikkeld en later werd uitgebracht als een open standaard. Het is sindsdien op grote schaal toegepast omdat het agnostisch is voor het onderliggende besturingssysteem.

Dus waarom is het zo uitdagend om een ​​PDF te ontleden en de inhoud naar een ander formaat te converteren? De volgende afbeeldingen spreken meer dan duizend woorden en zullen het punt naar huis brengen.

De bovenstaande afbeelding toont de schermafbeelding van een PDF-document dat wordt geopend met een PDF-reader. Laten we proberen hetzelfde PDF-document te openen met een teksteditor.

De bovenstaande afbeeldingen maken duidelijk dat wanneer informatie in een PDF wordt opgeslagen, de oorspronkelijke structuur volledig verloren gaat. Dit komt omdat het PDF-formaat eenvoudigweg bestaat uit instructies voor het afdrukken/tekenen van een reeks tekens op een pagina.

Als u denkt dat tekstextractie moeilijk is, is het extraheren van de gegevens in tabellen nog uitdagender vanwege de sterk uiteenlopende tabelformaten die worden gebruikt.

Hopelijk bent u ervan overtuigd dat het converteren van een PDF-document naar een Google Spreadsheets-formulier geen sinecure is. Het volgende gedeelte gaat over de aanpak die de meeste moderne PDF-parsers gebruiken om informatie uit een PDF-document te herkennen/parseren.

De moderne benadering van het ontleden van PDF-documenten

De meeste moderne PDF-parsers maken gebruik van de hieronder beschreven stroom om ongestructureerde gegevens uit PDF-documenten te ontleden.

Laten we kort elke stap van het proces bekijken:

1. Voorbewerking of gegevensopschoning:

Hoe beter uw PDF eruitziet, hoe gemakkelijker het zal zijn voor uw Machine Learning-model om te extraheren of gegevens vastleggen ervan. Als het PDF-document bijvoorbeeld is gescand, bevat het ongetwijfeld scanartefacten die de prestaties van de converter kunnen beïnvloeden.

Ruisverwijdering met behulp van geschikte filters, binarisatie, scheefheidcorrectie enz. zijn enkele van de meest voorkomende voorbewerkingsstappen. De volgende Nanonets-post Nanonetten Tesseract Post bevat enkele geweldige voorbeelden van hoe documenten eerder kunnen worden voorbewerkt Optical Character Recognition(OCR) wordt erop uitgevoerd.

Dit is waar de meeste magie plaatsvindt. Gegevensextractie wordt meestal uitgevoerd door een Machine Learning (ML) -model. De meeste ML-modellen die worden gebruikt voor gegevensextractie uit PDF's bevatten een combinatie van optische tekenherkenningstools, tekst- en patroonherkenningstools enz.

Voor het doel van dit bericht kunnen we het model behandelen als een zwarte doos die uw PDF-document als invoer neemt en de geparseerde informatie uitspuugt. Omdat het ML in de kern gebruikt, kan het ook worden omgeschoold met aangepaste gegevens die passen bij de gebruikssituatie van uw bedrijf.

3. Nabewerking:

In deze stap worden de geëxtraheerde gegevens geconverteerd naar het vereiste formaat zoals CSV, XML, JSON enz. Ook worden er extra door de gebruiker gedefinieerde regels toegevoegd bovenop de voorspellingen van AI. Dit kan regels zijn voor het formatteren van de uitvoer, extra beperkingen op informatie die wordt geëxtraheerd, enz.

In de volgende sectie wordt gekeken naar enkele statistieken die we zouden kunnen gebruiken om de prestaties van een PDF-parser te meten.

---

Wil je converteren PDF bestanden Google Spreadsheets ? Uitchecken Nanonets ' gratis  PDF naar CSV-converter. Ontdek hoe u uw volledige workflow van PDF naar Google Spreadsheets kunt automatiseren met Nanonets.

Plan een demo

---

Metrieken om de prestaties van een PDF-converter te meten

Aangezien de meeste PDF-converters zullen worden gebruikt voor factuurverwerking of gerelateerde taken, is de nauwkeurigheid en snelheid van het extraheren van tabellen uit een PDF-document een kritische factor bij het beoordelen van de prestaties van de PDF-converter.

2. Meertalige mogelijkheden:

De meeste grote bedrijven ontvangen facturen in een aantal verschillende talen. De PDF-parser moet ofwel meertalige parsering ondersteunen, ofwel een optie bieden waarmee gebruikers het model kunnen trainen met behulp van aangepaste gegevens.

3. Integratie met boekhoudsoftware:

De ideale PDF-converter zou een plug-and-play-module moeten zijn die eenvoudig aan uw bestaande kan worden toegevoegd documentworkflow. Het zou integratie met populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks, Xero, Wave enz. moeten ondersteunen.

4. Eenvoudig en intuïtief:

De tool zal hoogstwaarschijnlijk worden bediend door niet-technische gebruikers. Het zou voordelig zijn als het met minimale technische kennis kan worden bediend.

Verschillende methoden voor het converteren van pdf's naar Google Spreadsheets

1. Google Docs gebruiken om PDF naar Google Spreadsheets te converteren

Google Drive heeft ingebouwde mogelijkheden om tabellen en tekst in eenvoudige PDF-documenten te herkennen. U hoeft alleen maar:

1. Upload uw pdf-bestand naar Google Drive

2. Klik op "Openen met Google Docs"

3. Kopieer de gewenste gegevens en plak ze in Google Spreadsheets

Hoewel dat goed lijkt te werken, laten we iets praktischers proberen. Overweeg deze eenvoudige factuur.

Dit openen met behulp van de Google docs-applicatie geeft het volgende resultaat.

Het is duidelijk dat naarmate de complexiteit van het document toeneemt, we moeten vertrouwen op meer geavanceerde tools voor het herkennen van gegevens.

2. Online tools gebruiken:

Verschillende online tools, zoals PDF-tabellenextractor, Online2PDF enz., kunnen rechtstreeks worden geïntegreerd met Google Drive en bieden kant-en-klare mogelijkheden om PDF-documenten naar Google Spreadsheets te converteren.

Toen deze tools echter werden getest met behulp van de bovenstaande voorbeeldfactuur-pdf, werden de tabellen in de meeste gevallen niet gedetecteerd.

---

Wil je converteren PDF bestanden Google Spreadsheets ? Uitchecken Nanonets ' gratis  PDF naar CSV-converter. Ontdek hoe u uw volledige workflow van PDF naar Google Spreadsheets kunt automatiseren met Nanonets, zoals hieronder weergegeven.

Plan een demo

---

Het conversieproces van PDF naar Google Spreadsheets automatiseren

We kunnen het proces van het ontleden van de PDF en het extraheren van de gegevens in een Google Spreadsheets-formulier volledig automatiseren met behulp van de volgende tools.

1. Webhooks gebruiken:

Webhooks zijn op maat gedefinieerde HTTP-verzoeken. Ze worden meestal geactiveerd bij een gebeurtenis, dwz wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, stuurt de toepassing informatie naar een vooraf gedefinieerde URL.

Hoe kunt u dit gebruiken om uw workflow te automatiseren? Laten we eens kijken naar de typische use case van factuurverwerking. U ontvangt een aantal facturen van uw leveranciers en voert deze in uw PDF naar Google Spreadsheets-converter die zich in de cloud bevindt. Hoe weet u wanneer het model klaar is met het verwerken van de documenten?

In plaats van handmatig te controleren of de conversie is voltooid, kunt u eenvoudig een webhook gebruiken die u waarschuwt wanneer de gegevens in de PDF zijn geëxtraheerd naar een Google Spreadsheets-document.

2. API's gebruiken

API staat voor Application Programming Interface. Met behulp van de juiste API-aanroepen kan het converteren van PDF-documenten naar Google Spreadsheets net zo eenvoudig blijken te zijn als het schrijven van de volgende regels code:

#Feed the PDF documents into the PDF to Google sheets converter
Success_code, unique_id = NanonetsAPI.uploaddata(PDF_documents)

Als uw bedrijf de integratie met Webhooks al heeft ingesteld, ontvangt u een melding wanneer uw PDF-documenten succesvol zijn geconverteerd. U kunt vervolgens het Google Spreadsheets-formulier downloaden met behulp van de onderstaande API.

#Download Google Sheets forms
Google_sheets_data = NanonetsAPI.downloaddata(unqiue_id)

PDF naar Google Spreadsheets met Nanonets

De Nanonets PDF-parser maakt het parseren en converteren eenvoudig en nauwkeurig. De PDF-parser werd gebruikt om een ​​voorbeeldfactuur te ontleden. Dit gedeelte demonstreert het gebruiksgemak en de nauwkeurigheid van de tool. In plaats van te praten over hoe geweldig het is, illustreren de volgende afbeeldingen treffend het punt.

De onderstaande afbeelding is een screenshot van de voorbeeldfactuur die is ingevoerd in de Nanonets PDF-parser.

Navigeer eenvoudig naar de Nanonets-website en upload de factuur. De conversie duurt slechts een paar seconden, waarna de geparseerde gegevens in verschillende formaten kunnen worden gedownload, zoals: CSV, XLSX enz. (bekijk Nanonets' PDF naar CSV-converter)

De volgende afbeelding toont een screenshot van het CSV-bestand dat de geparseerde gegevens uit het PDF-document bevat.

Ten slotte, om het CSV-bestand naar een google sheets-formulier te converteren, is het gewoon een kwestie van het XLSX/CSV-bestand uploaden naar uw google drive. Deze stap kan geautomatiseerd worden door gebruik te maken van Google Drive API's.

De volgende paragraaf laat zien hoe een eenvoudige pijplijn kan worden gemaakt door gebruik te maken van de Nanonets PDF-parser.

---

Wilt u informatie uit PDF-documenten extraheren en deze converteren/toevoegen aan een Google Spreadsheets-document? Bekijk Nanonetten™ om de export van alle informatie uit elk PDF-document naar Google Spreadsheets te automatiseren!

Plan een demo

---

Een eenvoudige pijplijn maken

1. Upload automatisch uw PDF-documenten met behulp van de Nanonets API

Met de Nanonets API kunt u automatisch uw documenten uploaden die moeten worden geparseerd. Het volgende codefragment laat zien hoe dit kan worden gedaan met python.

2. Gebruik webhooks-integratie om een ​​melding te ontvangen na voltooiing van het parseren

Webhooks kunnen worden geconfigureerd om u automatisch op de hoogte te stellen zodra de documenten zijn geparseerd.

3. Bekijk en upload naar Google Spreadsheets

Download en bekijk de CSV-bestanden om er zeker van te zijn dat alles in orde is en upload de gegevens naar Google Spreadsheets met behulp van de Google Drive API.

De Nanonets-rand

Hier zijn enkele kenmerken van de Nanonets PDF Parser die het de ideale tool voor uw bedrijf maken.

1. Externe integraties:

Het nanonets-model is eenvoudig te integreren met MySql, Quickbooks, Salesforce etc. Hierdoor blijft uw huidige workflow ongestoord en kan de nanonetconverter eenvoudig als extra module worden ingeplugd.

2. Hoge nauwkeurigheid en lage verwerkingstijden:

De Nanonets PDF-parsertool heeft een nauwkeurigheid van meer dan 95%, wat veel hoger is in vergelijking met zijn concurrenten.

3. Coole nabewerkingsfuncties:

Stel dat uw database is geïntegreerd met het nanonets-model. Het model vult automatisch enkele velden in (met gegevens uit uw database) op basis van de gegevens die uit het document zijn gehaald. Bijvoorbeeld:

Zoals te zien is in de afbeelding, wordt het veld Registered_ID automatisch ingevuld (door een database-lookup) op basis van de Invoice_ID die uit de PDF wordt gehaald.

4. Eenvoudige en intuïtieve interface

Hoewel deze functie wordt onderschat, vond ik de gebruikersinterface en UX perfect. Het hele proces van aanmelden, uploaden van het document en het ontleden van de gegevens duurde minder dan 5 minuten. Dat is bijna gelijk aan de tijd die mijn laptop nodig heeft om op te starten!

5. Enorm klantenbestand

Als je nog twijfels hebt over het gebruik van Nanonets voor het automatiseren van je workflow, kijk dan eens naar enkele van de bedrijven die hun diensten gebruiken.

• Deloitte
• Sherwin Williams
• DoorDash
• P & G

---

Wilt u informatie uit PDF-documenten extraheren en deze converteren/toevoegen aan een Google Spreadsheets-document? Bekijk Nanonetten™ om de export van alle informatie uit elk PDF-document naar Google Spreadsheets te automatiseren!

Plan een demo

---

Conclusie

In dit bericht hebben we bekeken hoe u uw workflow kunt automatiseren door een PDF naar Google Spreadsheets-converter te gebruiken. Aanvankelijk leerden we over de noodzaak om PDF-documenten naar Google Spreadsheets te converteren, gevolgd door de uitdagingen waarmee we tijdens dit proces te maken kregen. Vervolgens hebben we ons verdiept in de benaderingen van moderne parsers voor het ontleden van PDF-documenten en hebben we ook enkele van de gebruikelijke benaderingen geïmplementeerd. Ook leerden we hoe we de conversie volledig kunnen automatiseren met behulp van externe integraties zoals webhooks en API's. Ten slotte gebruikten we de Nanonets-tool voor het ontleden van een voorbeeldfactuur, het extraheren van de gegevens in een Google Spreadsheets-formulier en verkenden we ook enkele van de coole nabewerkingsfuncties.

Heb je het Nanonets-model een kans gegeven? Zo ja, laat dan hieronder een opmerking achter over uw ervaring met de tool. Zo niet, ga je gang en probeer het uit. Het zou zomaar je dag kunnen maken!