Een aangepaste sortering maken wanneer een normale sortering niet werkt in Excel

Sorteren is eenvoudig in Excel; je klikt letterlijk op een optie en Excel doet de rest. Af en toe, als Excel niet zeker weet hoeveel kolommen er in de sortering moeten worden opgenomen, wordt dit gevraagd, maar verder is sorteren een van de eenvoudigste taken die u in Excel uitvoert. Ik heb het over stijgende en dalende soorten, die niet altijd voldoende zullen zijn. Wat als u bijvoorbeeld wilt sorteren op de dagen van de week: maandag, dinsdag, woensdag, enzovoort? Een simpele sortering zal de klus niet klaren. Daarom bevat Excel een aangepaste sorteerfunctie. U kunt een unieke sorteervolgorde maken, zoals de dagen van de week. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een aangepaste sortering kunt maken wanneer u een onregelmatige sorteervolgorde heeft.

ZIEN: 83 Excel-tips die elke gebruiker zou moeten beheersen (TechRepubliek)

ik gebruik Microsoft 365 bureaublad op een Windows 10 64-bits systeem, maar u kunt eerdere versies gebruiken. Excel Online voert een bestaande aangepaste sortering uit, maar u kunt deze niet online maken. Voor uw gemak kan dat download de demonstratie .xlsx en .xls bestanden. Dit artikel gaat ervan uit dat je over basisvaardigheden in Excel beschikt, maar zelfs een beginner zou de instructies naar succes moeten kunnen volgen.

Sorteren op termen in Excel

Een aangepaste sortering is er een die u definieert. U moet T-shirts bijvoorbeeld sorteren op small, medium, large en extra large. Of u kunt de temperaturen sorteren op koud, warm en heet. Een gewone sortering kan dit soort eisen niet aan. In dit geval noem ik deze sorteerelementen 'termen'. Gelukkig kunt u met behulp van de sorteerfunctie eenvoudig een aangepaste sortering definiëren die termen verwerkt.

Er zijn twee manieren om een ​​aangepaste sortering te starten:

• Klik op het tabblad Start op Sorteren in de groep Bewerken en klik op Aangepaste sortering.
• Klik op het tabblad Gegevens op Sorteren in de groep Sorteren en filteren.

Laten we nu een gekunsteld voorbeeld nemen - ik doe dit omdat het zo uniek is, en velen van jullie zullen eigenaardige sorteervereisten hebben die voor niemand anders dan voor jou logisch zijn. Figuur A toont een eenvoudige dataset van regio's. U kunt alfabetisch sorteren, zowel oplopend als aflopend. Maar laten we in plaats daarvan aannemen dat u een specifieke sorteervolgorde wilt: Zuidwest, Centraal, Noordwest. Zowel een oplopende als een aflopende sortering werkt niet. Zuidwest, Centraal en Noordwest zijn het soort termen.

Figuur A

Laten we een aangepaste sortering op regio's maken.

” data-tegoed>

Ga als volgt te werk om deze sortering te maken:

1. Klik ergens in de dataset.
2. Klik op het tabblad Gegevens en klik vervolgens op Sorteren in de groep Sorteren en filteren. (Deze route vereist één klik minder dan het tabblad Home.)
3. Kies in het resulterende dialoogvenster Regio in de vervolgkeuzelijst Sorteren op, omdat u wilt sorteren op regiowaarden.
4. Laat Sorteren Aan met Celwaarden, de standaardwaarde.
5. Kies Aangepaste sortering in de vervolgkeuzelijst Volgorde, waarmee een nieuw dialoogvenster wordt geopend waarin u de aangepaste sortering (lijst) kunt maken.
6. Voer in het besturingselement Lijstvermeldingen in Zuidwest, Centraal, Noordwest—de sorteertermen in de volgorde waarin u ze wilt sorteren (Figuur A).
7. Klik op Toevoegen om de nieuwe lijst naar het besturingselement Aangepaste lijsten aan de linkerkant te verplaatsen (Figuur B).
8. Klik op OK om terug te keren naar het dialoogvenster Sorteren, waarin nu de nieuwe lijst wordt weergegeven in het besturingselement Volgorde (Figuur C).
9. Klik op OK om de dataset te sorteren.

Figuur B

Voeg de nieuwe lijst met sorteertermen toe.

” data-tegoed>

Figuur C

De nieuwe lijst is nu de instelling Order.

” data-tegoed>

Zoals je kunt zien in Figuur D, wordt de dataset nu gesorteerd op de aangepaste lijst. Southwest sorteert eerst, gevolgd door Central en dan Northwest. Aangepaste sorteringen zijn niet altijd logisch, maar het is geweldig om te weten hoe dit werkt. 

Figuur D

De dataset wordt gesorteerd op de aangepaste lijst.

” data-tegoed>

Om de sortering opnieuw te gebruiken, klikt u op Sorteren en kiest u Aangepaste sortering in de vervolgkeuzelijst Volgorde. Kies de lijst in het besturingselement Aangepaste lijsten en klik op OK.

U vraagt ​​zich misschien af ​​of een dataset meer dan één aangepaste sortering kan hebben. Ja het kan. Laten we een tweede aangepaste sortering maken die sorteert op de personeelswaarden in de volgende volgorde: Rosa, June, James, Martha, Luke, Mark. Om dit te doen, herhaalt u de bovenstaande instructies tot stap 3 en kiest u Personeel in de vervolgkeuzelijst Sorteren op. Voer bij stap 6 in Rosa, juni, James, Martha, Luke, Mark, zoals getoond in Figuur E. Klik op Toevoegen en klik vervolgens tweemaal op OK. Figuur F toont de resultaten. U kunt zoveel aangepaste sorteringen toevoegen als u nodig heeft.

Figuur E

Voer een aangepaste sortering uit op personeel.

” data-tegoed>

Figuur F

Deze keer sorteert de aangepaste sortering op personeel.

” data-tegoed>

Toegegeven, de voorbeelden zijn een beetje gekunsteld en slaan misschien nergens op, tenzij u de persoon bent die wordt gevraagd om records op deze manier te sorteren. Als u dan weet hoe u deze functie moet gebruiken, ziet u er geweldig uit!

Blijf kijken

Excel ondersteunt een tweede aangepaste ondersteuning: sorteren op meerdere kolommen. In een toekomstig artikel zal ik je laten zien hoe je dezelfde functie kunt gebruiken om op meerdere kolommen te sorteren. 

Zie ook