Hoe u op een zinvolle (en duurzame) manier op de bedrijfskosten kunt besparen

Heruitgegeven door Plato

volgers: 0

Pas op voor kleine uitgaven. Een klein lek zal een groot schip doen zinken.

- Benjamin Franklin

Het strategisch beheer van uitgaven is essentieel voor het financiële succes van bedrijven. Het bereiken van duurzaam uitgavenbeheer kan echter een uitdaging zijn vanwege verschillende interne en externe factoren. Interne factoren zijn onder meer stijgende operationele kosten, de behoefte aan omnichannel-mogelijkheden, een hoog personeelsverloop, hevige concurrentie en verouderde processen. Externe factoren zijn onder meer wereldwijde crises zoals COVID, economische neergang zoals de financiële crisis van 2007-08, inflatie en politieke instabiliteit zoals het conflict tussen Rusland en Oekraïne.

Om deze obstakels te overwinnen, hebben bedrijven een allesomvattende strategie voor kostenbesparing nodig die gericht is op verschillende bedrijfsgebieden, zoals defecten, inefficiënties, overcapaciteit, inactieve tijd en overproductie. Er zijn gedurende de hele economische cyclus mogelijkheden om kosten te besparen, van de vroege stadia tot de uitfaseringsperiode.

Inzicht in duurzame kostenreductie

In een McKinsey driemaandelijkse enquête, bleek dat 79 procent van de bedrijven kostenbesparende maatregelen heeft genomen als reactie op de wereldwijde economische crisis van 2008-09. Slechts 53 procent van de leidinggevenden was echter van mening dat deze kostenbesparingen hun bedrijf effectief hadden geholpen de storm te doorstaan.

Duurzaamheid is vaak een ongrijpbaar doel op het gebied van kostenbesparingen. Hoewel de meeste kostenbesparende initiatieven tijdelijke financiële verlichting kunnen bieden, stellen ze alleen het onvermijdelijke uit en belemmeren ze het vermogen van een bedrijf om te concurreren in een evoluerende markt. In een volatiele macro-economische omgeving nemen bedrijven vaak agressieve kostenbesparende maatregelen om financiële risico's te beperken. Dit werd duidelijk tijdens de financiële crisis van 2008-2009, zoals blijkt uit het onderzoek van McKinsey hierboven.

Strategieën voor duurzame kostenreductie moeten rekening houden met de unieke behoeften van elke markt en elk bedrijf, om nog maar te zwijgen van het economische klimaat van het land en de wereld. Er is geen pasklare oplossing voor kostengerelateerde uitdagingen. Het identificeren van de belangrijkste kostenfactoren en het nauwkeurig kwantificeren van hun impact is een complexe onderneming. De snelheid en het gemak van het doorvoeren van veranderingen kan onzeker blijven, en de identificatie en eliminatie van verspilling vormen verdere uitdagingen.

De voordelen op lange termijn van duurzame kostenverlaging ten opzichte van kortetermijnoplossingen

Prioriteit geven aan langetermijnstrategieën en het vermijden van snelle oplossingen voor kostenverlaging levert verschillende voordelen op voor bedrijven. Door duurzame benaderingen te omarmen, kunnen bedrijven zich positioneren voor blijvend succes en veerkracht in een dynamische markt. Hier zijn enkele belangrijke voordelen van duurzame kostenbesparingen:

Financiële veerkracht opbouwen: Strategieën die prioriteit geven aan efficiëntieverbeteringen, procesoptimalisatie en afvalverwijdering kunnen financiële veerkracht opbouwen. Door zich op deze gebieden te richten, kunnen bedrijven de algehele productiviteit verbeteren, hun activiteiten stroomlijnen en een concurrentievoordeel behalen. Deze aanpak stelt bedrijven in staat zich aan te passen en te gedijen ondanks financiële fluctuaties die lokaal of wereldwijd worden gegenereerd.
Verbeterde winstgevendheid: In plaats van alleen te focussen op kostenbesparingen, leggen duurzame benaderingen de nadruk op het maximaliseren van waardecreatie en het optimaliseren van de toewijzing van middelen. Door verspilling te identificeren en te elimineren, de operationele efficiëntie te verbeteren en te investeren in innovatie, kunnen bedrijven een hoger rendement genereren en nieuwe inkomstenstromen ontsluiten.
Operationele efficiëntie en flexibiliteit: Door de implementatie van managementtechnieken zoals lean-methodologieën, automatisering en continue verbeteringspraktijken, bereiken bedrijven meer flexibiliteit, aanpassingsvermogen en reactievermogen op marktveranderingen.
Moreel en behoud van werknemers: Door kortetermijnoplossingen te vermijden die resulteren in ontslagen of buitensporige werkdruk, kunnen bedrijven het moreel, de motivatie en de loyaliteit van hun werknemers behouden. Dit zorgt voor een positieve werkomgeving, verhoogt de productiviteit en vermindert het verloop. Langdurig behoud van werknemers bespaart niet alleen wervings- en opleidingskosten, maar voedt ook de institutionele kennis en expertise, die van onschatbare waarde zijn voor duurzame groei en innovatie.
Klanttevredenheid en -behoud: Door zich te concentreren op waardecreatie en klantgerichte praktijken, kunnen bedrijven de klanttevredenheid en het klantbehoud vergroten. Tevreden klanten zullen eerder loyale merkadvocaten worden en positieve mond-tot-mondreclame genereren, wat bijdraagt aan de bedrijfsgroei en winstgevendheid op de lange termijn. Er moet aan worden herinnerd dat verkopen aan een bestaande klant een slagingspercentage heeft van 60-70%, terwijl verkopen aan een nieuwe klant een aanzienlijk lager slagingspercentage heeft van 5-20%.
Verantwoordelijkheid voor het milieu: Door processen te optimaliseren, afval te verminderen en milieuvriendelijke werkwijzen toe te passen, kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk minimaliseren en bijdragen aan milieubehoud. Dit toont niet alleen maatschappelijk verantwoord ondernemen aan, maar kan ook milieubewuste klanten en partners aantrekken.

Zes stappen om duurzame kostenbesparingen te realiseren

Een aanzienlijk aantal kosteninitiatieven mislukt vanwege hun te ambitieuze karakter, het ontbreken van een duidelijke strategie en onvoldoende buy-in door het leiderschap. Gartner meldt dat ongeveer 43% van de kostenbesparende initiatieven hun beoogde doelstellingen niet bereiken.

Er zijn zes kostenbesparende benaderingen, namelijk aanpassing, combinatie, eliminatie, optimalisatie, vervanging en herbestemming, die elk verschillende methoden gebruiken om organisaties te helpen de kosten aanzienlijk te verlagen. Om echter voordelen te halen uit elke of alle gekozen benaderingen, zijn de volgende stappen noodzakelijk.

Stel doelen en doelstellingen voor kostenreductie vast: Het is essentieel om duidelijke en meetbare doelstellingen vast te stellen die aansluiten bij de financiële doelstellingen van de organisatie. Door Key Performance Indicators (KPI's) in het proces op te nemen, krijgen organisaties meer duidelijkheid over de doelen en doelstellingen van hun kostenbesparende inspanningen. Het is echter belangrijk om rekening te houden met de mogelijke slip van maximaal 20% bij de uitvoering van het plan bij het stellen van doelen voor een nauwkeurigere doelinstelling. Volgens Gartner, realiseert minder dan de helft (43%) van de leiders daadwerkelijk het beoogde besparingsniveau in het eerste jaar van kostenreductie, voornamelijk als gevolg van onrealistische doelen.
Identificeer kostenfactoren en geef prioriteit aan verbeterpunten: Diagnostiek voor snelle waardecreatie speelt een cruciale rol bij het identificeren van de kostendrijvers in de onderneming. Dit diagnostisch proces biedt een gestructureerd raamwerk voor het evalueren van kosten naast factoren als prijsstelling, werkkapitaal, kapitaalallocatie, belastingoptimalisatie en overwegingen op het gebied van milieu, maatschappij en governance (ESG). Door gebruik te maken van de inzichten uit de waardecreatiediagnose kunnen bedrijven weloverwogen keuzes maken om hun middelen te optimaliseren en de algehele prestaties te verbeteren.
Analyseer huidige processen en identificeer inefficiënties: Het belangrijkste doel is om de huidige bedrijfsprocessen en workflows te evalueren, met als doel inefficiënties en verspillingen te identificeren, zoals overmatig handmatig werk, overbodige taken, knelpunten en onnodige complexiteit. Managementtechnieken zoals Lean Sigma-programma's kunnen verspillende activiteiten en inefficiënties voorkomen. Door bijvoorbeeld het Lean Six Sigma-programma te implementeren, heeft GE met succes inefficiënties geëlimineerd, wat resulteerde in een substantiële kostenbesparing van $ 2 miljard in 2008.
Ontwikkelen en implementeren van kostenbesparende initiatieven: Er zijn tal van initiatieven en processen die zijn ontworpen om de operationele efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen, en een krachtige aanpak die deze voordelen kan opleveren, is design thinking. Door design thinking-principes toe te passen, kunnen organisaties niet alleen kostenbesparende mogelijkheden ontdekken, maar ook de snelheid verhogen en betere oplossingen ontwerpen. Door zijn mensgerichte en iteratieve probleemoplossende aanpak helpt design thinking bij het identificeren en elimineren van inefficiënties, het stroomlijnen van processen en het stimuleren van innovatie, wat uiteindelijk leidt tot kostenbesparingen. Bijvoorbeeld een onderzoek van Forrester tentoongesteld hoe de implementatie van ontwerpdenken, gecombineerd met strategische prioritering, resulteerde in een opmerkelijke winststijging van $ 18.6 miljoen over een periode van drie jaar voor bedrijven.
Bewaak en meet de voortgang in de richting van kostenreductiedoelstellingen: Wat wordt gemeten, wordt gedaan. Het is cruciaal om te erkennen dat kostenreductie een continu proces is dat continue verbetering vereist. KPI's moeten periodiek worden beoordeeld, hetzij op een maandelijkse, driemaandelijkse of andere vooraf gedefinieerde rapportagefrequentie. Monitoring zorgt voor een duidelijk inzicht in prestatietrends, het identificeren van gebieden met onder- of overprestaties en het bepalen van de factoren die bijdragen aan deze veranderingen. Het is verstandig om u voor te bereiden op het onverwachte door hogere doelstellingen voor kostenreductie vast te stellen als buffer tegen mogelijke tegenslagen.
Betrek medewerkers en stimuleer een kostenbewuste cultuur: Werknemers in organisaties geven vaak prioriteit aan acties die zijn afgestemd op winstmaximalisatie, maar er kunnen conflicten ontstaan met hun persoonlijke waarden. Om deze kloof te overbruggen, moeten duurzame kostenbesparingen worden geïntegreerd in functieomschrijvingen, opleiding en beloning (formele dimensie), moeten kostenbesparende inspanningen worden beloond en tegelijkertijd worden afgestemd op de verwachtingen (psychologische dimensie), en moet worden gezorgd voor consistentie tussen bedrijfswaarden en -praktijken (sociale dimensie). naar Gallup meta-analyse, toonden business units met de hoogste scores voor medewerkersbetrokkenheid een toename van 21 procent in winstgevendheid in vergelijking met die met de laagste scores. Bovendien scoorden bedrijven met zeer betrokken medewerkers 17 procent hoger op het gebied van productiviteit. Een andere langetermijnstudie toonde aan dat bedrijven met een sterke bedrijfscultuur en een focus op waardering van medewerkers een indrukwekkende omzetgroei van 68.2 procent behaalden.

Strategieën voor kostenreductie

Om effectieve kostenreductie te bereiken, kunnen bedrijven verschillende strategieën toepassen. De nadruk leggen op strategisch denken en waardecreatie op de lange termijn is cruciaal. Het managen van niet-kernactiviteiten en het overwegen van uitbestedingsopties waar nodig kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Het uitvoeren van rigoureuze kosten-batenanalyses voordat kostenbesparende maatregelen worden geïmplementeerd, zorgt voor een geïnformeerde besluitvorming en maximaliseert de effectiviteit van kostenbesparende inspanningen.

Het bevorderen van cross-functionele samenwerking en het benutten van collectieve intelligentie kan ook bijdragen aan kostenverlaging. Door samenwerking tussen verschillende afdelingen aan te moedigen en gebruik te maken van de diverse expertise binnen de organisatie, kunnen bedrijven innovatieve kostenbesparende mogelijkheden identificeren. Het balanceren van kostenreductie met klantwaarde en het handhaven van kwaliteitsnormen is van vitaal belang om klanttevredenheid en -behoud te garanderen.

Door het voorraadbeheer te stroomlijnen en de voorraadniveaus te optimaliseren, worden de voorraadkosten geminimaliseerd en worden onnodige voorraadkosten voorkomen. Onderhandelen over betere leverancierscontracten en het verkennen van alternatieve leveranciers kan resulteren in gunstige prijsvoorwaarden en verbeterde kostenefficiëntie. Het implementeren van energiebesparende initiatieven en het verlagen van de kosten voor nutsvoorzieningen ondersteunt niet alleen kostenbesparende inspanningen, maar sluit ook aan bij doelstellingen voor ecologische duurzaamheid.

Het maximaliseren van de productiviteit van werknemers en het verbeteren van de arbeidsplanning kan leiden tot meer efficiëntie en lagere arbeidskosten. Ten slotte kan strategisch gebruik van technologie zoals automatisering en digitalisering processen stroomlijnen en handmatige taken elimineren, en leiden tot kosten-prestatievoordelen.

Het gebruik van technologie bij duurzame kostenbesparingen

In de snelle zakelijke omgeving van vandaag is het gebruik van technologische hulpmiddelen onmisbaar geworden voor bedrijven om hun concurrentievermogen te behouden en succes te behalen. Door gebruik te maken van technologie kunnen bedrijven hun activiteiten verbeteren, de efficiëntie verbeteren en uiteindelijk de kosten verlagen.

Op een basisniveau kunnen digitale hulpmiddelen een efficiëntere en gemakkelijkere communicatie binnen bedrijven mogelijk maken. Collaboratieve tools, instant messaging-platforms en oplossingen voor videoconferenties maken naadloze communicatie en het delen van informatie tussen teams en afdelingen mogelijk. Dit elimineert vertragingen, verbetert de coördinatie en verbetert de algehele productiviteit.

Digitale tools dragen bij aan het stroomlijnen van voorraden door middel van automatisering en datagestuurde inzichten. Software en systemen voor voorraadbeheer bieden realtime inzicht in voorraadniveaus, vraagpatronen en leveranciersinformatie. Dit stelt bedrijven in staat om voorraadniveaus te optimaliseren, transportkosten te verlagen, stockouts te minimaliseren en de algehele efficiëntie van de toeleveringsketen te verbeteren.

Technologie stelt bedrijven in staat om de productiviteit te maximaliseren door repetitieve en tijdrovende handmatige taken te automatiseren. Robotic Process Automation (RPA) en tools voor workflowbeheer automatiseren handmatige processen zoals gegevensinvoer, documentverwerking en factuurbeheer. Dit maakt tijd vrij voor werknemers, waardoor ze zich kunnen concentreren op activiteiten met meer toegevoegde waarde, innovatie en strategische besluitvorming.

Kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) kunnen grote datasets analyseren, patronen identificeren en voorspellende inzichten bieden. Hierdoor kunnen bedrijven anticiperen op de vraag, de toewijzing van middelen optimaliseren en gegevensgestuurde beslissingen nemen die leiden tot kostenbesparingen en operationele efficiëntie.

Cloudgebaseerde platformen voor onkostenbeheer bieden schaalbaarheid, flexibiliteit en toegankelijkheid, waardoor bedrijven onkosten naadloos kunnen beheren op verschillende locaties en afdelingen. Mobiele apps stellen werknemers in staat om bonnen vast te leggen, onkostendeclaraties in te dienen en vergoedingen onderweg bij te houden, wat het gemak en de naleving vergroot.

Over een periode van vijf jaar heeft IBM ongeveer $ 6 miljard bespaard door zijn technologiegedreven kostenoptimalisatie-inspanningen. Het bedrijf realiseerde deze besparingen door de IT-infrastructuur te rationaliseren, datacenters te consolideren en handmatige processen te automatiseren.

Het succesvolle gebruik van technologie omvat het gebruik van verschillende technologieën, zoals IoT, AI, blockchain, 5G en edge computing, die bedrijven helpen processen te optimaliseren, kosten te besparen en de efficiëntie te verbeteren.

Digitale tools zoals Nanonetten kan bedrijven helpen volledige controle over hun uitgaven te krijgen door gebruik te maken van het op AI gebaseerde data-extractieplatform. Met de mogelijkheid om facturen en betalingsinformatie uit verschillende bronnen, zoals e-mails, pdf's en gescande documenten, automatisch te synchroniseren, elimineert Nanonets de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer. Dit zorgt ervoor dat bedrijven snel belangrijke informatie kunnen extraheren, verschillen kunnen identificeren en verspillende uitgaven kunnen voorkomen. Nanonets biedt ook goedkeuringsworkflows, dubbele waarschuwingen en tools voor fraudedetectie om de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en onjuiste uitgaven te elimineren. Bovendien vergemakkelijkt het platform efficiënte betalings- en afstemmingsprocessen, waardoor nauwkeurige en tijdige transacties worden gegarandeerd. Door gebruik te maken van digitale tools zoals Nanonets, kunnen bedrijven kostenbeheer stroomlijnen, kostenbesparingen van ten minste 5% realiseren en financiële controle behouden.

Conclusie

Een duurzame benadering van het verlagen van zakelijke uitgaven omvat een veelzijdige strategie die verschillende sleutelelementen omvat. Door gebruik te maken van marktinzichten kunnen bedrijven weloverwogen en gegevensgestuurde beslissingen nemen die aansluiten bij hun financiële doelstellingen. Het bevorderen van open en effectieve communicatie met interne belanghebbenden zorgt ervoor dat kostenbesparende maatregelen naadloos worden geïmplementeerd in de hele organisatie. Zorgvuldig leveranciers- en voorraadbeheer spelen een cruciale rol bij het optimaliseren van inkoopprocessen, het verminderen van afval en het beheersen van kosten. Flexibiliteit is essentieel voor organisaties op het digitale transformatietraject om te gedijen in een snel veranderend zakelijk landschap. Het waarmaken van de verwachtingen van de organisatie met een robuuste digitale mentaliteit en innovatieve benaderingen is cruciaal voor succes in de huidige omgeving. Ten slotte legt het afdwingen van uitgebreide controles en governancemaatregelen een sterke basis voor financiële verantwoording en risicobeheer.

Wanneer deze elementen worden gecombineerd, kunnen bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen realiseren met behoud van operationele stabiliteit, wat uiteindelijk de weg vrijmaakt voor financiële duurzaamheid en succes op de lange termijn.