De 10 sleutels tot een succesvolle bestuursvergadering: hoe u ze geweldig kunt maken en niet iets waar iedereen tegenop ziet van Ajay Agarwal, Bain Capital Partner

De 10 sleutels tot een succesvolle bestuursvergadering: hoe u ze geweldig kunt maken en niet iets waar iedereen tegenop ziet van Ajay Agarwal, Bain Capital Partner

In de loop van mijn venture-carrière heb ik deelgenomen aan honderden bestuursvergaderingen voor start- en serie A-bedrijven, groeibedrijven en openbare bedrijven. Helaas kan de kwaliteit van deze vergaderingen enorm variëren, waarbij oprichters vaak klagen dat de vergaderingen een enorme tijdverspilling zijn die geen overeenkomstige waarde opleveren. Als ze goed worden geleid, kunnen bestuursvergaderingen een enorme impact hebben en bedrijven helpen cruciale beslissingen te nemen bij het in kaart brengen van hun groeiplannen. Ik pretendeer niet alle antwoorden te hebben voor het leiden van de perfecte bestuursvergadering, maar ik heb zeker deelgenomen aan een aantal werkelijk verbazingwekkende – en werkelijk pijnlijke – vergaderingen, dus ik hoop dat iets van wat ik heb geleerd nuttig zal zijn voor oprichters.

Hier zijn 10 tips voor de beste manieren om een ​​succesvolle bestuursvergadering te garanderen.

Wees duidelijk over de doelstellingen: Zoals bij de meeste vergaderingen, zorg ervoor dat u weet waarom deze plaatsvindt en wees duidelijk over wat u uit elke bestuursvergadering wilt halen. Is er een belangrijke strategische kwestie waarover u het bestuur wilt laten meedenken? Ben je op zoek naar de feedback van het bestuur over een specifieke functie of leidinggevende? Wat die doelstellingen ook zijn, leg ze van tevoren vast, communiceer ze aan het bestuur en zorg ervoor dat je aan het einde van de vergadering hebt ingecheckt om te zien of die doelstellingen zijn bereikt. 

Stuur een pre-read:  Vermijd de dodenmars met glijbaan! De slechtste bestuursvergaderingen zijn de vergaderingen die bestaan ​​uit een kogel-voor-kogel reanimatie van honderden dia's. In plaats daarvan gebruiken de best geleide vergaderingen de volgende aanpak: 

• Stuur bestuursmateriaal 48-72 uur voor de vergadering
• Gebruik een samenwerkingsplatform voor het delen van het materiaal, zoals Google-documenten of Notion, zodat bestuursleden vragen en opmerkingen in-line in het deck kunnen plaatsen.
• Laat leidinggevenden vragen in-line beantwoorden voorafgaand aan de bestuursvergadering.

 Door dit te doen, is 90% van de inhoud van de update behandeld en kunt u de agenda richten op meer strategische onderwerpen.

Start de vergadering op tijd en eindig op tijd: De meeste bestuursvergaderingen beginnen laat en eindigen laat; laat dat de jouwe niet overkomen. Als dit patroon eenmaal is ingesteld, wordt het probleem alleen maar erger omdat de deelnemers verwachten dat de vergadering waarschijnlijk niet op tijd zal beginnen. Andy Byrne, mede-oprichter en CEO van Clari, begint zijn bestuursvergaderingen letterlijk stipt op het allerlaatste uur en het is niet leuk om om 9:05 in te bellen en te zien dat jij de enige bent die te laat is! Zorg ervoor dat je de vergadering ook op tijd beëindigt. Als het laat wordt, haken mensen af ​​en wordt de discussie gehaast. Plan een vervolggesprek voor onderwerpen die niet in de toegewezen tijd kunnen worden behandeld.

Besteed de eerste 30 minuten aan een State of the Union: Beginnen met het grote geheel helpt bij het kaderen van de komende gedetailleerde discussie. Het is geweldig om elke bestuursvergadering te beginnen met de oprichter (zonder het uitvoerend team) en een overzicht te geven van de huidige stand van zaken van het bedrijf. Dit moet kwalitatief zijn (geen dia's) en een totaalbeeld geven van hoe de dingen gaan.  

Plan een of twee diepgaande onderwerpen in: Dit is idealiter waar de bestuursvergadering over gaat. Deze diepgaande onderwerpen kunnen functioneel van aard zijn, zoals het verdiepen in de productroadmap of het verkoopaanwervingsplan. Ze kunnen ook meer strategisch zijn, zoals een discussie over het overwegen om een ​​nieuw bedrijf aan te gaan, prijzen te wijzigen of een nieuwe GTM-motie toe te voegen. De bestuursvergadering van november/december zou zeker een diepe duik moeten bevatten in het operationele plan voor het volgende fiscale jaar. Diepteduiken stimuleren de groep om deel te nemen aan interactieve discussies en probleemoplossing en zijn meestal het meest waardevolle onderdeel van een bestuursvergadering. 

Heb de juiste lengte en frequentie: Zooms van vier uur zijn een vorm van wrede en ongebruikelijke straf! Plan een bestuursvergadering die niet langer duurt dan drie uur voor particuliere bedrijven. (Publieke bedrijven hebben helaas langere vergaderingen nodig.) Hier volgen enkele richtlijnen voor particuliere bedrijven: 

• Een uur, om de andere maand voor zaadbedrijven of bedrijven die pre-product market fit zijn
• Twee uur, 6-8 keer per jaar voor Serie A-bedrijven
• Drie uur, 4 keer per jaar voor Serie B-bedrijven en daarbuiten

 Voor de bedrijven met driemaandelijkse vergaderingen is het gebruikelijk om tussen de driemaandelijkse vergaderingen een bestuursgesprek van een uur te houden.

Betrek uw senior team bij het grootste deel van de vergadering:  Teamleden die actief deelnemen aan bestuursvergaderingen zijn meer betrokken bij de uitvoering van het plan en de strategie. Een van de verkoopargumenten van deelname aan een startup boven een groot bedrijf is het extra eigendom en de impact die leidinggevenden voelen, en daarom is het logisch om hen op te nemen. Uw leidinggevenden een plaats aan tafel geven, geeft hen energie en verbetert de betrokkenheid van de organisatie bij belangrijke beslissingen. Door je board te laten vergaderen en te communiceren met het senior leiderschap, kan het board je ook helpen advies te geven over je team- en organisatiestructuur.  

Houd een besloten sessie: Dit zou niet optioneel moeten zijn. Maak er een gewoonte van om aan het einde van elke bestuursvergadering tijd te reserveren voor een besloten sessie, zodat uw bestuur openhartige feedback kan geven. Enkele van de beste en meest impactvolle discussies die ik tijdens een bestuursvergadering heb meegemaakt, waren tijdens de besloten sessie.

Kies voor de juiste mix van virtueel en persoonlijk: Elk heeft zijn voordelen! In de loop van de pandemie zijn we allemaal de voordelen van volledig virtuele vergaderingen gaan waarderen: ze zijn efficiënter en in veel gevallen meer bevorderlijk voor interactieve discussies omdat het zoomscherm het speelveld egaliseert in tegenstelling tot de overvolle vergaderruimte of lange bordtafel. Ook de persoonlijke ontmoetingen zijn belangrijk. Het is geweldig om op kantoor te zijn, het bredere team te ontmoeten en wat sociale tijd te hebben met het bestuur en het managementteam. De sleutel is het vinden van de juiste balans voor uw bestuur, wat voor de meeste van onze bedrijven één of twee persoonlijke vergaderingen is, terwijl de rest virtueel wordt gehouden.

Veel plezier! Bedrijven bouwen is moeilijk, maar het is ook wat we allemaal graag doen. Bestuursvergaderingen zijn absoluut een gelegenheid om de moeilijke gesprekken te voeren, dieper in te gaan op de vlezige kwesties, directe feedback te geven en problemen samen te herhalen - dit zijn de kenmerken van een geweldige bestuursdiscussie. Breng de diepgaande gesprekken in evenwicht met humor en een ontspannen verstandhouding - dit komt door de juiste toon te zetten en door het vertrouwen dat jij en je bestuur in de loop van de tijd ontwikkelen. Niets geeft meer voldoening dan de opstartreis en hetzelfde zou ook het geval moeten zijn voor bestuursvergaderingen!

...

En voor een geweldige terugblik op Ajay in het bestuur van Sendgrid, met CEO Sameer Dholakia, bekijk deze geweldige sessie:

En een gerelateerd bericht hier:

Bron: https://www.saastr.com/the-10-keys-to-a-successful-board-meeting-how-to-make-them-great-and-not-something-everyone-dreads-from- ajay-agarwal-bain-capital-partner/