De handleiding voor marketeers voor het in kaart brengen van processen

Stel je voor dat je een taart moet bakken voor de verjaardag van een vriend. Je bent niet bepaald een deskundige bakker, dus je gaat online op zoek naar een eenvoudig te volgen recept waarmee je dessert de ster van het feest kan worden.

Het water loopt je in de mond terwijl je door foto na foto bladert van heerlijk uitziende taarten. Uiteindelijk kies je voor een prachtige foto van Strawberry Shortcake en duik je in het recept. Er staat een lijst met ingrediënten en vervolgens een instructieregel die zegt: "Bak cake."

Verward scroll je verwoed naar beneden op zoek naar meer begeleiding. Omdat er geen beschikbaar is, verspil je uiteindelijk ingrediënten als je je beslag opnieuw moet mixen en het bakken duurt een eeuwigheid omdat je moet stoppen en eerdere stappen moet herhalen of helemaal opnieuw moet beginnen omdat je iets verkeerd hebt gedaan.

Je taart is een totale mislukking en je komt op weg naar het feest langs een bakkerij.

Misschien heb je nog nooit een taart hoeven bakken, maar ongetwijfeld heb je op je werk opdrachten gekregen waardoor je zou willen dat je op een bakkerij kon vertrouwen.

De enige informatie die je krijgt is een einddoel en je hebt moeite om aan de verwachtingen van je baas te voldoen, omdat je geen idee hebt hoe je de taak die hij je heeft opgedragen moet voltooien.

Het gebeurt meer dan u denkt, en als u manager bent, kunt u zich er zelfs schuldig aan maken dat u dit uw werknemers aandoet.

Wanneer dit gebeurt, worden projecten niet op tijd of niet goed uitgevoerd, raken medewerkers gefrustreerd en neemt de medewerkerstevredenheid af, en met gemiste deadlines of helemaal geen eindproduct zullen klanten ergens anders heen gaan om in hun behoeften te voorzien.

Was er maar een manier om dit soort problemen te voorkomen.

Je raadt waarschijnlijk al dat dat zo is. Het heet business process mapping, en u gaat leren hoe dit uw bedrijf kan helpen redden.

In kaart brengen van bedrijfsprocessen

Wat is procesmapping?

Het creëren van een proces is het opsplitsen van een project in een reeks taken en activiteiten die uiteindelijk het gewenste eindresultaat zullen opleveren. Process mapping is een strategie waarbij u een visuele weergave van dit proces creëert, die gemakkelijk te volgen is en kan worden gecommuniceerd naar iedereen die bij het project betrokken is.

Terugkomend op ons taartvoorbeeld: een proces bestaat uit de stappen die u nemen vanaf het verzamelen en meten van uw ingrediënten, helemaal tot het laten staan ​​van de taart in de oven voor een voorgeschreven tijdsduur, en alles daartussenin. Je transformeert inputs (ingrediënten en stappen) naar outputs (heerlijke taart).

Wanneer u het proces op papier of op een computer vastlegt, kunt u inefficiënties, knelpunten en de uitdagingen zien waarmee uw team of uw klanten mogelijk worden geconfronteerd. Gewapend met deze informatie kunt u uw proces aanpassen om deze problemen te corrigeren en een goed geoliede machine te creëren.

De voordelen van procesmapping

Ongeacht de branche die u vertegenwoordigt, het product of de dienst dat u aanbiedt, of de afdeling waarin u werkt, procesmapping kan u helpen de efficiëntie, medewerkers- en klanttevredenheid en uw bedrijfsresultaten te verbeteren. Hier zijn slechts enkele voordelen van het integreren van procesmapping in uw organisatie:

1. Identificeer overtolligheden.

Als je een product maakt, kunnen er materialen worden verspild als medewerkers activiteiten moeten herhalen voordat ze deze goed uitvoeren. Of u nu een product of een dienst aanbiedt, de tijd van uw medewerkers is waardevol en u moet ervoor zorgen dat u die tijd niet verspilt. Daartoe…

2. Verbeter de efficiëntie van medewerkers.

Er wordt beweerd dat tussen de 15% en 20% van de tijd van werknemers wordt verspild als gevolg van overlap in taken, het niet begrijpen van rollen en verantwoordelijkheden, het opnieuw uitvoeren van taken die verkeerd zijn uitgevoerd en het niet hebben van een volledige set instructies voordat ze met hun activiteit beginnen.

Wanneer u duidelijk elke stap vermeldt die betrokken is bij het creëren van een resultaat, en wie die stap zal voltooien, zal de efficiëntie van uw medewerkers verbeteren, evenals uw bedrijfscultuur.

3. Verhoog de medewerkerstevredenheid.

De meeste mensen houden er niet van om in de war te zijn. Medewerkers willen precies weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn en hoe ze die taken moeten uitvoeren. Met deze informatie zijn werknemers gelukkiger, zullen ze minder snel op zoek gaan naar een nieuwe baan en zullen ze elkaar en uw klanten eerder aardig behandelen.

4. Zorg voor gelukkigere klanten.

Als klanten hun product of dienst op tijd ontvangen, geleverd door medewerkers die tevreden zijn over hun werk en enthousiast zijn om hen te helpen, zijn klanten gelukkiger. Ze komen dan terug als klant en vertellen hun vrienden dat ze ook met u zaken moeten doen.

Waarom zou ik als marketeer proces mapping gebruiken?

Als marketeer vraagt ​​u zich misschien af ​​hoe u processen in kaart kunt brengen voor uw projecten en verantwoordelijkheden.

Net als bij het maken van een product heb je bepaalde stappen die je moet volgen om je einddoel te bereiken: leads aantrekken en deze omzetten in klanten. Je realiseert je misschien niet eens dat je het de hele tijd al hebt gedaan.

Creëert u bijvoorbeeld willekeurige inhoud en beelden voordat u weet wie ze te zien krijgt? Hopelijk niet. Sluit jij je ogen en wijs je een marketingroute aan zonder te onderzoeken waar jouw ideale klant tijd doorbrengt? Als u dat doet, ziet u waarschijnlijk niet veel ROI.

Nee, u moet een reeks stappen ondernemen om de juiste kansen te identificeren om potentiële klanten te bereiken en vervolgens met hen te praten. Nu gaan we dat proces afronden, zodat het kan worden verbeterd, getest, gecommuniceerd en gerepliceerd.

Hoe zet ik als marketeer proces mapping in?

De eerste stap bij het proces van mapping is het bepalen van het gewenste resultaat. Uw proces kan er enigszins anders uitzien, afhankelijk van uw doelstellingen en de specifieke kenmerken van uw bedrijf, maar hier zijn zeven stappen die u kunt gebruiken om uzelf en uw team door een marketingproceskaart te leiden:

bron

1. Doe je onderzoek.

Onderzoek aan wie u uw marketingactiviteiten wilt richten, waar u ze kunt vinden en wanneer ze daar zullen zijn.

2. Segmenteer je publiek.

Verdeel uw doelgroep in groepen klanten of potentiële klanten met vergelijkbare kenmerken. Dit zal u helpen uw specifieke boodschap te perfectioneren.

3. Richt u op het best passende segment.

Identificeer wie nodig heeft wat u wilt en wie de mogelijkheid heeft om het te kopen.

4. Positioneer uzelf apart van de concurrentie.

Wat maakt jou anders? Dit heet een een unieke verkoop voorstel en helpt u bij het opstellen van uw marketingboodschap.

5. Bepaal wat je gaat aanbieden.

Bepaal vervolgens hoeveel het gaat kosten, waar het zal worden gedistribueerd en hoe u het bij uw publiek gaat promoten.

6. Implementeer uw proces.

Dit is waar u uw strategieën in praktijk brengt. Dit kan marketingautomatisering omvatten.

7. Meet uw succes.

Gebruik de doelen die u heeft gesteld om te meten hoe u het doet. Hierbij kunt u denken aan bereik, zoals webverkeer en conversies, of op inkomsten gebaseerde doelen, zoals winst.

Probeer uw proces niet te veranderen totdat u precies in kaart heeft gebracht wat u nu precies doet. Zodra elke activiteit is vermeld, kunt u op zoek gaan naar manieren om deze te verbeteren. Als u een team hebt toegewezen aan het maken van processen, kunt u aan elk lid rollen en verantwoordelijkheden toewijzen.

Hulpmiddelen voor procestoewijzing

Wanneer u er klaar voor bent om met uw team te beginnen met het in kaart brengen van processen, zijn er verschillende tools die u kunt gebruiken om de klus te klaren. Sommige hiervan kunnen gratis worden gebruikt, terwijl andere een betaalde versie hebben die nuttig of noodzakelijk is om uw proceskaart te maken.

We zullen hier een paar van deze opties bekijken.

1. Lucidchart

LucidChart is professionele diagramsoftware die op elke browser of elk apparaat kan worden gebruikt.

bron

Het kan worden geïntegreerd met productiviteitsapps zoals Google Suite en Microsoft Office en stelt gebruikers in staat in realtime te chatten en commentaar te geven.

2. Google Tekeningen

Google Tekeningen is een gratis kaartsoftware waarmee u verschillende diagrammen en diagrammen met basisvormen kunt maken.

bron

Google Tekeningen is browsergebaseerd en volledig online. Het omvat gratis opslag zonder vervaldatum.

3. Edraw

Edraw is software voor het in kaart brengen van processen die lijkt op de Microsoft Office-interface. Als u bekend bent met die omgeving, kunt u gemakkelijk met deze tool navigeren.

bron

Edraw bevat een automatische lay-out voor mindmaps en stelt u in staat alles eenvoudig aan te passen.

4. Gliffy

Gliffy is geweldig voor degenen onder ons die niet bijzonder artistiek zijn. Met een verscheidenheid aan beschikbare sjablonen en thema's kunnen gebruikers zonder veel hoofdpijn professioneel ogende proceskaarten maken.

bron

Met Gliffy kunt u eenvoudig terugkeren naar een eerder opgeslagen versie van uw werk. Dit is een handige functie als u iets hebt gemist of een fout bent tegengekomen terwijl u aan het werk was.

5. Cacoo

Cacoo is de perfecte tool voor het in kaart brengen van processen die kan worden geïntegreerd met een aantal apps.

bron

Cacoo werkt uitstekend samen en stelt meerdere gebruikers in staat aan een project te werken, wijzigingen bij te houden, de status te bekijken en samen te werken om het doel te bereiken.

Afhankelijk van uw behoeften en uw budget zijn er een aantal hulpmiddelen die u kunnen helpen bij het in kaart brengen van uw processen.

Proces Mapping Voorbeelden

Houd er rekening mee dat uw proces er anders uit kan zien dan dat van de volgende marketeer. Hierdoor zal de visuele weergave die u gebruikt ook verschillen. Hier vindt u een aantal voorbeelden van process mapping. Gebruik de tool en de configuratie die het beste bij uw bedrijfsbehoeften passen.

bron

bron

Houd er bij het maken van uw proceskaarten rekening mee dat ‘goed’ soms goed genoeg is. Dit hoeft geen museumwaardig kunstwerk te zijn. Het moet gewoon een functioneel, gemakkelijk te volgen plan zijn dat iedereen kan begrijpen. Hou het simpel. Uiteindelijk moet dit voor u en uw situatie werken.

Marketing is inherent riskant. U weet nooit of het geld en de moeite die u in een campagne of advertentie steekt, resultaten zullen opleveren. Om het risico te beperken, besteedt u meer tijd aan de planningsfase voordat u overgaat tot de uitvoering.

Zodra u weet wie uw doelgroep is en hoe u ze gaat bereiken, kunt u zich concentreren op de boodschap en de specifieke strategieën die u gaat gebruiken om nieuwe leads aan te trekken en te converteren. Zonder deze stap kruis je eigenlijk je vingers en hoop je op het beste. Gelukkig heb je, als je process mapping gebruikt om het plan van je project in kaart te brengen, een grotere kans om het rendement op je investering te zien waar je op hoopte.

Bron: https://blog.hubspot.com/marketing/process-mapping