Er du litt nysgjerrig, eller fascinert av konkurransevarsler?

Postet av Matthew Walker on Juli 14, 2021

Visste du at du kan laste ned konkurrentens inspeksjonsobservasjoner for å finne ut hvilke kvalitetsproblemer som sannsynligvis vil resultere i advarselsbrev?

For ikke lenge siden publiserte FDA sine Datasett for inspeksjonelle observasjoner. De er Excel -regneark over de fryktede 483 inspeksjonsobservasjonene og advarselsbrevene som FDA utsteder etter å ha utført inspeksjon av produsenter. Det er et regneark for hvert av de følgende emneområdene, og vi vil se på observasjonene fra "Enheter". En obduksjonsdataanalyse eller obduksjon av spekulative data om du vil ... Hva kan vi lære når vi undersøker en FDA-inspeksjon?

• biologiske
• Narkotika
• Enheter
• Menneskelig vev for transplantasjon
• Radiologisk helse
• Deler 1240 og 1250
• Mat (inkluderer kosttilskudd)
• Dyremedisin
• Bioforskningsovervåking
• Spesielle krav
• Totalt antall inspeksjoner og 483s

Dette er avvik skrevet av FDA til Code of Federal Regulations, så det vil ikke være noen statistikk for ISO 13485: 2016 eller forordning (EU) 2017/745. Det vil være mange funn under 'QSR' eller 21 CFR 820. Den gode nyheten, i motsetning til en ISO -standard, er at Code of Federal Regulations er offentlig tilgjengelig online gratis. Det er ikke et pay-to-play-spill, og vi kan dele hele teksten til kravet uten å bryte opphavsrettslisensieringsavtaler. 

De 10 beste områdene for inspeksjonsobservasjoner og advarselsbrev er: 

1. CAPA -prosedyrer
2. Klageprosedyrer
3. Medisinsk utstyrsrapportering
4. Innkjøpskontroller
5. Avvikende produkt
6. Prosessvalidering
7. Kvalitetsrevisjoner
8. Dokumentasjon av CAPA -handlinger og resultater
9. Kurs
10. Enhetsmesteroppføring

Korrigerende og forebyggende tiltak er den vanligste årsaken til advarselsbrev

Det vinnende kravet til kvalitetssystem som resulterte i flest 483 inspeksjonsobservasjoner og advarselsbrev var for korrigerende og forebyggende handlinger under 21 CFR 820.100 (a). Dette funnet er oppført når en produsent ikke klarer å etablere en CAPA -prosedyre eller prosedyren er utilstrekkelig. Dette funnet ble sitert 165 ganger. I tillegg ble CAPA -aktiviteter eller deres resultater ikke dokumentert eller ikke tilstrekkelig dokumentert totalt 32 ganger under 21 CFR 820.100 (b). Dette gir oss totalt 197 observasjoner for CAPA -prosessen.

Korrigerende og forebyggende tiltak er enten å fikse et identifisert problem og sørge for at det ikke skjer igjen, eller stoppe et potensielt problem fra å skje i utgangspunktet. Det er både den reaktive og proaktive responsen på kvalitetsproblemer og produktavvik. Teksten til kravet er:

"§820.100 Korrigerende og forebyggende tiltak.
(a) Hver produsent skal etablere og vedlikeholde prosedyrer for implementering av korrigerende og forebyggende tiltak. Prosedyrene skal inneholde krav til:
(1) Analysere prosesser, arbeidsoperasjoner, konsesjoner, kvalitetsrevisjonsrapporter, kvalitetsrekorder, serviceposter, klager, returnerte produkter og andre kilder til kvalitetsdata for å identifisere eksisterende og potensielle årsaker til avvikende produkter eller andre kvalitetsproblemer. Passende statistisk metodikk skal benyttes der det er nødvendig for å påvise gjentakende kvalitetsproblemer;
(2) undersøke årsaken til avvik knyttet til produkt, prosesser og kvalitetssystem;
(3) identifisere handlingene som er nødvendige for å korrigere og forhindre gjentakelse av produkter som ikke er i samsvar med andre kvalitetsproblemer;
(4) Verifisere eller validere de korrigerende og forebyggende tiltakene for å sikre at denne handlingen er effektiv og ikke påvirker den ferdige enheten negativt;
(5) Implementere og registrere endringer i metoder og prosedyrer som trengs for å korrigere og forhindre identifiserte kvalitetsproblemer;
(6) Sikre at informasjon relatert til kvalitetsproblemer eller produkter som ikke er i samsvar, formidles til de som er direkte ansvarlige for å sikre kvaliteten på dette produktet eller forhindre slike problemer; og
(7) Legge frem relevant informasjon om identifiserte kvalitetsproblemer, samt korrigerende og forebyggende tiltak, for ledelsesgjennomgang.
(b) Alle aktiviteter som kreves i henhold til denne delen, og deres resultater, skal dokumenteres."

Vi kan se at under avsnitt (a) er kravet at det er en etablert og vedlikeholdt prosesskontroll med en numerisk liste over nødvendige input og output fra den prosessen. Prosesskontrollen er enkel, bruk en prosedyre. Du må etablere en prosedyre, og du må opprettholde den. Det er en del av de første 165 observasjonene.

Den andre delen er at prosedyren må være 'tilstrekkelig'. Det betyr at kuler (1)-(7) må adresseres innenfor denne prosedyren. For eksempel er nummer (2) "Undersøke årsaken til avvik knyttet til produkt, prosesser og kvalitetssystem;". Dette betyr at prosedyren ikke bare skal forklare at kvalitetssystemet ditt vil gjøre undersøkelsen, men hvem som skal gjøre det og hvordan de vil gjøre det. 

"Årsaken til avvik skal undersøkes", er kanskje ikke tilstrekkelig prosesskontroll. Ja, den tok for seg behovet for en årsaksevaluering, men gjør den det tilstrekkelig? 

"RA/QA-lederen vil fullføre eller tildele en medarbeider til å fullføre årsaksevalueringen av korrigerende handlinger ved å bruke metoder som en" 5-hvorfor-analyse "ved å fylle ut del 2. I CAPA-rapportskjemaet." Denne formuleringen er mye nærmere det som er nødvendig i en prosedyre. Den forklarer hvem som gjør hva, omtrent hvordan de kan gjøre det, hvor aktiviteten blir dokumentert og identifiserer posten som aktiviteten produserer.

Som bringer oss til de 32 ekstra funnene der aktivitetene og resultatene deres enten ikke ble dokumentert eller ble gjort så dårlig. Det er derfor det er viktig å identifisere inndata (rotårsaksanalyse) og utdata (seksjon 2. i CAPA -rapporten). Det lar deg, inspektøren eller en revisor spore fra prosedyren til posten som en del av prosessen produserer for å demonstrere samsvar. 

Som det gamle ordtaket sier, "hvis det ikke er dokumentert, skjedde det ikke". Denne posten skal vise at ja, du gjorde en grunnårsaksanalyse (aktiviteten) og hva konklusjonen i denne analysen var (resultatene av denne aktiviteten). Denne typen poster er så viktige for kvalitetssystemet ditt at det er en hel prosess dedikert til kontroll av poster. Jeg gir deg et hint, det er Subpart-M i QSR. 

Dette er også en flott måte å vise hvordan prosessene går hånd i hånd og CAPA henger sammen med Document Control, Record Control og Quality System Record. Systemprosessene dine vil kontinuerlig vikle seg tilbake til hverandre på denne måten. For eksempel er CAPAer en nødvendig innspill i Management Review -prosessen, så hvis du ikke har en CAPA -prosedyre, utfører du ikke tilstrekkelige ledelsesvurderinger. 

Et notat om andre systemer

Hvis kvalitetssystemet ditt også er ISO 13485: 2016-kompatibelt, er korrigerende handlinger og forebyggende handlinger separate elementer under separate underklausuler. Korrigerende tiltak er i 8.5.2., Og forebyggende tiltak er i 8.5.3. Det vil si at hvis du har et modent kvalitetssystem som aldri har hatt en forebyggende handling, kan CA -en din ha det bra, men PA for denne prosessen kan være utilstrekkelig.

En industristandard for CAPAs bruker en risikobasert tilnærming, og vi har et helt webinar dedikert til emnet! Hvordan lage en risikobasert CAPA-prosess

Klager er den nest vanligste årsaken til advarselsbrev

Sølvmedaljen går til klager. I likhet med CAPA er det største problemet ingen eller utilstrekkelige prosedyrer for håndtering av klager. Dette spesifikke funnet ble sitert 139 ganger (generell klagebehandling har mer, men dette spesifikke problemet var det mest siterte). Ikke for å høres ut som en ødelagt rekord, men igjen, klagebehandling er en spesifikk prosess som krever en "etablert og vedlikeholdt prosedyre".

Som en prosedyre må den eksistere, den må opprettholdes, og hver prosess har krav til input og output som må skisseres. Klagebehandling er litt annerledes i QSR ved at det ikke er en "klage" -del. Klager er under del M-poster, spesielt 21 CFR 820.198 klagefiler. 

For å sammenligne, er klager i henhold til ISO 13485: 2016 under Måling analyse og forbedring, spesielt underparagraf 8.2.2. Klagehåndtering. Det er klemt mellom tilbakemelding og rapportering til tilsynsmyndigheter. Det måtte ha blitt gjort med vilje fordi disse prosessene er iboende flettet sammen og deres innganger og utganger mates direkte inn i hverandre:

"§820.198 Klagefiler.
(a) Hver produsent skal opprettholde klagefiler. Hver produsent skal etablere og vedlikeholde prosedyrer for å motta, gjennomgå og evaluere klager fra en formelt utpekt enhet. Slike prosedyrer skal sikre at:
(1) Alle klager behandles på en enhetlig og rettidig måte;
(2) Muntlige klager dokumenteres ved mottak; og
(3) Klager evalueres for å avgjøre om klagen representerer en hendelse som må rapporteres til FDA i henhold til del 803 i dette kapitlet, Medical Device Reporting."

Denne underdelen av 'Rekorder' kan være mindre intuitiv enn det vi så under CA/PA. Vi kan se at vi må opprettholde klagefiler. Vi trenger også en prosedyre som dekker mottak, gjennomgang og evaluering av klager. Da må vi navngi en formelt utpekt klagehåndteringsenhet for å gjøre alt dette. 

Videre må vi sørge for at klager håndteres jevnt og effektivt. Det bør være en cookie cutter -prosess med en kjent tidslinje. Hver klage gjennomgår samme gjennomgang og evaluering innen en bestemt tidsperiode. Hvis det tar seks måneder å gjennomgå en klage, er det definitivt ikke en "rettidig måte". 

Ikke alle klager vil bli sendt til deg via sertifisert post med "klage" skrevet på toppen MODIG bokstaver. Noen ganger vil folk bare fortelle deg om en klage de har muntlig, og prosessen din må definere hvordan den skal håndtere disse verbale kommunikasjonene. Ellers vil FDA -inspeksjonsobservasjonen din bli skrevet, og du risikerer å motta advarselsbrev.

Dette stiller selvfølgelig spørsmålet, hva er en klage? Hvordan vet jeg om jeg mottok en? Heldigvis gir 21 CFR 820.3 oss definisjoner, en av dem er hva en klage egentlig er "(B) Klager betyr enhver skriftlig, elektronisk eller muntlig kommunikasjon som påstår mangler knyttet til identitet, kvalitet, holdbarhet, pålitelighet, sikkerhet, effektivitet eller ytelse til en enhet etter at den er utgitt for distribusjon.".

Det er ingen quiz på slutten av dette, men jeg vil advare deg om at dette sannsynligvis vil være på testen. Hver gang du stiller et sånt spørsmål og forordningen gir en definisjon på det, så er det en god idé å inkludere den definisjonen i prosedyren din. Dette er en måte å sikre at det er enhetlighet i forståelsen av en prosedyre. Hvis du går glipp av en klage fordi du ikke skjønte at det var en klage, er prosessen din ikke effektiv. Til slutt vil en revisor oppdage manglene i prosessen, dokumentere et funn, og du vil gjøre en CAPA for å fikse det.   

Hver klage må gjennomgås, men ikke alle klager må undersøkes. Dette var et mye mindre sitert problem (5). Du har lov til å bestemme at en undersøkelse ikke er nødvendig. Men hvis du gjør det, må du føre en oversikt over hvorfor du bestemte det og navngi personen som er ansvarlig for den avgjørelsen. 

Det er ikke carte 'blanche å bare avskrive undersøkelser når du vil. Det er noen ting som krever undersøkelse, og det er ingen akseptert begrunnelse for ikke å utføre en. Et eksempel er når det er en mulig feil på en enhet, det er merking eller emballasje for å oppfylle noen av spesifikasjonene. Disse må undersøkes uten unntak. Det systemet ditt har lov til å gjøre er imidlertid at hvis du allerede har gjort en undersøkelse og du har mottatt lignende klager, er det ikke nødvendig å gjenta den samme undersøkelsen for hver klage. 

Et viktig begrep for håndtering av klager er at du bør triage dine klager etter hvert som du mottar dem. Det er visse typer klager som må rapporteres til FDA. Mer informasjon finnes faktisk under 21 CFR 803, ikke 820 som vi har undersøkt. Disse spesielle klagene må identifiseres adskilt fra din normale drift av mølleklagene. Disse klagene trenger spesifikt en bestemmelse av; 

• Om enheten ikke oppfyller spesifikasjonene;
• Om enheten ble brukt til behandling eller diagnose; og
• Enhetens eventuelle forhold til den rapporterte hendelsen eller uønskede hendelsen.

Utenom de spesielle rapporterbare klagene har alle undersøkelser visse nødvendige resultater. Ved å behandle hver klage på en enhetlig repeterbar måte, kan dette kokes ned til et skjema. Ved å opprette et spesifikt klageskjema sørger du for at all nødvendig informasjon er dokumentert. Hver journal over en undersøkelse fra din formelt utpekte klagehåndteringsenhet må inneholde;

• Navnet på enheten;
• Datoen klagen ble mottatt;
• Enhver unik enhetsidentifikator (UDI) eller universell produktkode (UPC), og annen enhetidentifikasjon (er) og kontrollnummer (er) som brukes;
• Klagerens navn, adresse og telefonnummer;
• Klagens art og detaljer;
• Datoene og resultatene av etterforskningen;
• Eventuelle korrigerende tiltak iverksatt; og
• Ethvert svar til klageren.

Noen selskaper og selskaper sprer seg over hele verden og har mange nettsteder overalt. Ikke alle produsenter er begrenset til å inneholde all sin virksomhet i en enkelt bygning. Det er tider hvor den formelt utpekte klagehåndteringsenheten kan være et annet sted enn der produksjonen finner sted. Det er akseptabelt så lenge kommunikasjon mellom de to er rimelig akseptabel. Produsenten trenger tilgang til journalene over klageundersøkelsene som er utført. Akkurat som alt må dokumenteres, må all dokumentasjon også være produserbar. Hvis ikke, vil inspektøren din produsere FDA 483 inspeksjonsobservasjoner og advarselsbrev.  

Hvis klagehåndteringsenheten er utenfor USA, må postene være tilgjengelige i USA enten fra stedet der produsentens poster vanligvis oppbevares eller hos den første distributøren. 

Klagebehandling og årvåkenhetsrapportering er temaer som vi ofte finner sammen som borrelås. Vi finner dem så sammenhengende at vi har en kombinasjon Webinar for klagehåndtering og årvåkenhetsrapportering.

Medisinsk utstyrsrapportering er den tredje vanligste årsaken til advarselsbrev

Mottakeren av bronsemedaljen viser en nedgang i antallet FDA -inspeksjonsobservasjoner. Totalt 68 ble skrevet for regnskapsåret 2020, og disse funnene har stor sannsynlighet for å resultere i advarselsbrev fordi disse hendelsene kan innebære alvorlige skader og død. Vi sakker farten, men dette er fortsatt et tema som får en FDA -inspeksjonsobservasjon nesten hver uke.

Men igjen er en del av problemet ingen eller dårlige prosedyrer for å kontrollere denne prosessen. For ikke å forveksle med (EU) MDR siden vi som en bransje er så glad i akronymer, refererer Medical Device Reporting til kravene til kvalitetssystem 21 CFR 820. Vi tok en titt ovenfor i Complaint Handling. Det som gjør dette unikt er at MDR faktisk lever i 21 CFR 803 Medical Device Reporting. Det som gjør det enda mer spesielt er at del 803 videre er delt inn i underdeler. 

Vi vil ta en titt på deldel E som er rapporteringskravene til produsenter. Medisinsk utstyrsrapportering er en prosess og trenger som sådan en prosedyre for å kontrollere den, og den prosedyren må opprettholdes. 

Noen viktige punkter å fange er at det er rapporteringstider som måles i kalenderdager fra du blir oppmerksom på informasjon som rimelig tyder på at en av enhetene dine;

"(1) Kan ha forårsaket eller bidratt til død eller alvorlig skade eller
(2) Har funksjonsfeil og denne enheten eller lignende enhet som du markedsfører vil sannsynligvis forårsake eller bidra til død eller alvorlig skade hvis feilen skulle gjenta seg».

Det er noen viktige takeaways. Først begynner klokken å tikke ned kalenderdager, ikke arbeidsdager og høytider. Du kan ikke holde ut å rapportere at enheten din drepte noen fordi det er rundt ferien og over noen få helger. 

For det andre er at tidslinjene for rapportering varierer, vanligvis mellom 5 og 30 kalenderdager. Det betyr at det er viktig å vite den spesifikke tidslinjen for typen rapport du lager og hva myndigheten som har jurisdiksjon krever for en tidslinje. FDA kan avvike fra Health Canada, som igjen kan avvike fra EU, etc. 

Tredje er at baren for å møte er det som ville være "rimelig kjent", og det er litt av et tvetydig krav som er åpent for tolkning.

De hjelper til med å avklare dette med,

"(I) All informasjon du kan få ved å kontakte et brukeranlegg, en importør eller en annen første reporter;
(Ii) All informasjon i din besittelse; eller
(Iii) All informasjon du kan få ved analyse, testing eller annen evaluering av enheten."

De to første er vanligvis ikke et problem, men det som har en tendens til å få mindre oppmerksomhet er dypere analyse, testing eller evaluering av enheten. Det er nødvendig med due diligence her for å sikre at du faktisk kjenner informasjonen som burde være "rimelig kjent" for deg. 

Byrden for etterforskning og årsaksbestemmelse er plassert rett på produsentens skuldre, og det er en prosess som kan ta litt tid. Hva skjer når rapporteringen nærmer seg med stormskritt, men etterforskningen din ikke vil være ferdig før klokken går ut? Det korte svaret er å rapportere det uansett.

Det lengre svaret er å rapportere hvilken informasjon du har med en forklaring på hvorfor rapporten ikke har all nødvendig informasjon. Forklar deretter hva du gjorde for å prøve å få all informasjonen, og legg inn en tilleggs- eller oppfølgingsrapport senere for å fylle ut hullene. Bare å ha en delvis rapport klar er ikke en unnskyldning for å gå glipp av rapporteringsfristen. Det er imidlertid den perfekte unnskyldningen for å få et FDA -inspeksjonsobservasjons- eller advarselsbrev.

Kilde: https://medicaldeviceacademy.com/warning-letters/