Alt du trenger å vite om kontaktadministrasjon

Publisert av Platon

Følgere: 0

Du har sannsynligvis tusenvis på tusenvis av kontakter i databasen din. Med alle disse kontaktene å holde styr på, trenger du all hjelpen du kan få når det kommer til å administrere ditt enorme kontaktnettverk.

Men hva betyr kontaktadministrasjon for bedrifter, egentlig?

Kontaktadministrasjon er prosessen med å registrere kontaktdata for enkeltpersoner og bedrifter i organisasjonens nettverk – inkludert leverandører, kunder, potensielle kunder, partnere, abonnenter og mer – og administrere interaksjonene dine med dem.

Disse kontaktdataene kan inkludere informasjon som navn, e-postadresser, telefonnumre, firmanavn, stillingsbetegnelser osv. Alt du måtte trenge. kontakt den personen. Men det kan også inkludere informasjon som en persons stadium i kundereisen med deg, deres abonnementsstatus, interesser, demografi, listen fortsetter.

Kontaktadministrasjon er ikke så enkelt som å holde kontaktinformasjon på fil. – Du må sørge for at alle disse dataene er ordentlig organisert slik at du kan utnytte dem fullt ut. Å administrere kontaktdataene dine på riktig måte innebærer mange viktige beste fremgangsmåter, for eksempel:

Introduserer bedriftsomfattende standarder for dataregistrering og vedlikehold
Utføre regelmessige dataoppryddinger
Velge de beste appene for å lagre og administrere kontaktdataene dine
Sentralisere kontaktdataene dine i ett verktøy, for eksempel CRM
Segmentering av dataene dine for å sende de mest aktuelle og relevante meldingene til hvert undersett av publikummet ditt
Optimalisering av måtene du samler inn data på for å sikre at du bare samler inn data som betyr noe for deg – og at innsamlingen skjer i henhold til personvernforskrifter
Opprette rapporteringsarbeidsflyter for å ta de beste beslutningene basert på data av høy kvalitet
Synkroniserer kontaktdataene dine to veier mellom alle nøkkelapplikasjoner

Det høres kanskje ut som mye arbeid, men det lønner seg. En svært effektiv kontaktdatabase vil ikke bare gjøre livet mye enklere for deg og teamet ditt, men vil også gi deg integrerte og sømløse kundeopplevelser.

Innsamling og lagring av data av høy kvalitet er helt avgjørende hvis du vil kjenne kundene dine. Ved å forstå deres behov, interesser og historie sammen med deg, kan du tilby en personlig og relevant tjeneste – og personalisering er den hemmelige sausen for bedre kundebevaring og -tilfredshet.

Så hvordan kan du implementere en best-in-class kontakthåndteringsstrategi og høste fruktene? Les videre for noen tips og triks for å administrere kontakter i organisasjonen din.

Organisere kontaktdatabasen din

Før noe annet er organisering av din eksisterende kontaktdatabase et viktig første skritt. Det er sannsynlig at du i løpet av årene har samlet inn data som er utdaterte eller ikke lenger gyldige, samt mange duplikater eller data som du ikke skal beholde på grunn av personvernforskrifter som GDPR.

Disse dataene gjør ikke annet enn å rote databasen din. Så før du implementerer en ny og forbedret kontaktadministrasjonsstrategi, start med å se nøye på kontaktene du allerede har og gå gjennom følgende trinn:

1. Sikkerhetskopier dataene dine.

Bedriften din er bygget på styrken til kundedataene dine, og det siste du trenger er å miste disse dataene. For å organisere kontaktene dine, må du gjøre mye redigering og sletting, og dette betyr at feil kan skje.

Derfor er det best å sikkerhetskopiere dataene dine før du setter i gang. De fleste CRM-er og kontaktadministrasjonsverktøy lar deg sikkerhetskopiere dataene dine, men hvis din ikke gjør det, prøv å eksportere disse dataene i en CSV-fil og lagre denne filen på skrivebordet. I det minste, hvis redigeringsprosessen går galt, vil du kunne gå tilbake til denne filen og starte på nytt.

2. Sett alle aktive integrasjoner eller synkroniseringer på pause.

Hvis du allerede har en type integrasjon på plass for å synkronisere kontaktdata mellom verktøy, sørg for å sette dette på pause før du begynner å rydde opp i dataene dine. Dette sikrer at du ikke mottar innkommende data til kontaktadministrasjonsverktøyet ditt mens du prøver å organisere det.

Hvis du ikke har en integrasjon på plass ennå, må du vente med å implementere denne til etter at du har forberedt databasen din for å sikre at du får de beste resultatene fra synkroniseringen – vi kommer til dette punktet i prosessen senere i denne veiledningen.

3. Fjern duplikater.

Din CRM eller kontaktadministrasjonsverktøyet kan allerede ha et alternativ for å finne og slå sammen duplikater. I så fall, bruk denne funksjonen til å fjerne eventuelle duplikater du måtte ha i databasen.

Dette fungerer forskjellig for hvert verktøy, så det beste du kan gjøre er å sjekke CRMs kunnskapsbase for å finne ut hvordan verktøyet oppdager og slår sammen duplikater. Hvis programvaren din ikke har dette alternativet, kan du også bruke et de-duplikatorverktøy som f.eks Deduppely.

4. Slett utdaterte eller uriktige data.

Dette inkluderer e-poster som stadig hopper tilbake, telefonnumre med ugyldige formater, ufullstendige adresser osv. Det kan også være kontakter du vet at bedriften din ikke trenger lenger, for eksempel kontaktdata for ukvalifiserte potensielle kunder.

Hvis du ikke har en stor database ennå, kan det være lurt å gå gjennom kontaktene dine manuelt, men det finnes måter å gjøre dette automatisk på. For eksempel, Experian datakvalitet har noen kraftige datavalideringsprogrammer som lar deg bekrefte kontaktdata i bulk.

5. Skann kontaktene dine manuelt.

Når du har slått sammen duplikatene dine og blitt kvitt uvurderlige data, vil databasen din være i ganske god form. Men for at det skal være helt topp, må du gå over det med en fintannet kam.

Dette trinnet vil selvsagt ta litt tid, men hvis du implementerer bedriftsomfattende standarder for dataregistrering og forplikter deg til kvalitetsdata, trenger du bare å gjøre dette én gang.

Når databasen din er ordentlig organisert og alle kontaktene dine har gyldig, konsistent og oppdatert informasjon knyttet til seg, vil du ha et solid grunnlag for å bygge den beste strategien for kontaktadministrasjon.

Neste opp, et viktig skritt: å velge den beste kontaktadministrasjonsprogramvaren for virksomheten din.

Velge den beste programvaren for kontaktadministrasjon

Hvis bedriften din allerede har et CRM-system eller et kontaktadministrasjonsverktøy du er fornøyd med, kan du hoppe over dette trinnet. Men hvis din nåværende applikasjon ikke klipper det for deg, du ikke har funnet det riktige verktøyet ennå, eller kontaktene dine er lagret overalt, er å velge riktig programvare for kontaktadministrasjon potensielt det viktigste du kan gjøre for riktig databehandling.

Du må velge en app for å fungere som din sentrale kontaktdatabase og kilde til sannhet. For soloprenører eller frilansere vil et enkelt verktøy som Google Kontakter eller Outlook fungere helt fint.

Men for alt fra svært små bedrifter til store bedrifter, anbefales det på det sterkeste at du velger et CRM-verktøy som din sentrale kontaktdatabase.

CRM-systemer tilbyr flotte funksjoner for organisert kontaktadministrasjon, inkludert (men ikke begrenset til) lagring av prospekt- og kundedata på ett sted, overvåking av interaksjoner med kunder på tvers av flere kanaler (som telefon, e-post, talemeldinger, møter, live chat, etc.) , og sporing av kunders reiser og bevegelse gjennom rørledningene dine.

Hvordan velge riktig CRM

Det finnes en mengde CRM-er der ute som passer bedrifter i alle former og størrelser. Her er noen ting du bør ta i betraktning når du velger ditt ideelle verktøy:

Hva er størrelsen på bedriften din? Noen CRM-er er laget for bedrifter som ønsker å vokse, f.eks Hub Spot CRM, mens andre passer bedre for større selskaper.
Hvordan vil du skalere virksomheten din i løpet av de neste årene? Det handler ikke bare om den nåværende størrelsen på virksomheten din, men også om hvordan du ønsker å vokse. Pass på at du velger et system som skalerer med deg og som ikke passer dårlig noen år etter hvert som virksomheten din vokser.
Hva er budsjettet du har for en CRM? En god CRM passer godt inn i budsjettet ditt, og du vil ikke ende opp med å betale for funksjoner du ikke trenger.
Hvordan integreres det med bedriftens andre verktøy? De beste SaaS-stablene fungerer sammen, med data som flyter mellom alle applikasjoner. Derfor er det avgjørende å synkroniser kontaktdataene dine på to måter mellom CRM og resten av forretningsverktøyene dine å alltid ha nøyaktig og oppdatert informasjon overalt. Sørg for at CRM-en din kan integreres med verktøy som e-postleverandøren din, regnskapsverktøy, VoIP-leverandør, kundestøtteprogramvare og andre verktøy som lagrer kontaktdata.
Hvilke funksjoner vil du ha fra CRM-verktøyet ditt? Utvalget av funksjoner hver CRM tilbyr kan variere mye. Tenk på funksjonene virksomheten din trenger, nå og i fremtiden – dette kan inkludere en visuell oversikt over salgsprosessen din, oversikter over kundereiser, automatisering av markedsføring, rapportering og analyser, kalender- og planleggingsfunksjoner, bedrifts- og kontaktinnsikt.

For de som nettopp har begynt med CRM og ønsker å teste vannet litt, er det mange verktøy som tilbyr en gratis prøveperiode hvor du kan eksperimentere med alle de forskjellige funksjonene og funksjonaliteten en CRM har å tilby. Hvis du ennå ikke er sikker på nøyaktig hva slags funksjoner virksomheten din trenger, er denne prøveperioden også en fin måte å finne ut av det.

Et gyldent tips for å finne det beste CRM-verktøyet for deg er å besøke nettsteder for programvarevurderinger som f.eks G2 og Capterra og sjekk ut brukeranmeldelser. På disse nettstedene kan du filtrere valgene dine basert på markedssegment (små bedrifter, mellomstore bedrifter, bedrifter osv.), språk, prisalternativer og tilgjengelige funksjoner. Det vil allerede være et flott sted å starte søket og for å begrense alternativene dine.

Beste CRM-leverandører

Noen populære CRM-applikasjoner på markedet inkluderer:

Hub Spot CRM: Denne gratis-for alltid CRM er et godt valg for bedrifter med et begrenset budsjett og som ønsker et verktøy som er ekstremt enkelt å bruke og distribuere. Det er et bredt spekter av ekstra funksjoner du kan få tilgang til for salgs-, markedsførings- og kundeserviceteam ved å legge til betalte Hubs til CRM.
Pipedrive: Pipedrive er et budsjettvennlig og brukervennlig CRM-verktøy som fokuserer på små bedrifter og salgsteam.
Salesforce: Salesforce er et kraftverktøy som tilbyr et stort utvalg funksjoner og en verden av muligheter, men til en høyere pris. Det er et godt alternativ for raskt voksende eller store virksomheter, men kan være for komplekst og kostbart for mindre virksomheter.
Nimble: Dette er nok en budsjettvennlig løsning for mindre bedrifter som tilbyr stor brukervennlighet og et raskt oppsett.

Når du har implementert et CRM-system, vil det være så mye enklere å administrere kontaktene dine ved å gjøre CRM til den sentrale kontaktdatabasen for virksomheten din og hjertet av teknologistabelen din. Ved å ha en sentralisert kontaktdatabase kan du:

Finn nøkkelkontakter og innsikt i én app
Gjør det enkelt for alle team å finne data, uten å måtte ha påloggingsdetaljer og opplæring for mange verktøy de ikke trenger å bruke
Eliminer informasjonssiloer mellom avdelinger

Prosesser for dataregistrering og kontaktadministrasjon

For å effektivisere hvordan du håndterer dataene dine, er det viktig å introdusere bedriftsomfattende standarder for dataregistrering og -administrasjon.

Det kan være lurt å tildele ett team eller en person som skal være ansvarlig for kvaliteten og administrasjonen av dataene dine. De må sørge for at alt som kommer inn i databasen din er opp til kode i henhold til selskapets retningslinjer og strategi.

De kan for eksempel sjekke at alle nødvendige informasjonsfelt er fylt ut når en kontaktpost opprettes, at det ikke er noen duplikater før en ny kontakt opprettes, at alle andre i organisasjonen følger reglene, og at alle data er lagt inn med konsistente formater.

Hvis det ikke er mulig for din bedrift å ha én person eller et team som er ansvarlig for datahåndtering, sørg for å lære opp alle teammedlemmer om hvor og hvordan de skal legge inn og oppdatere data på riktig måte. Noen viktige ting å lære teamet ditt når det gjelder databehandling inkluderer:

I hvilken app skal de legge inn nye data
Når og hvordan du oppdaterer kontaktposter
Hvilke informasjonsfelt som skal fylles ut når du oppretter eller oppdaterer en post
Hvordan sjekke om en kontakt allerede eksisterer før du oppretter den
Hvordan kontaktdata flyter mellom verktøy

Dette er selvfølgelig forskjellig for hver organisasjon og vil avhenge av de spesifikke prosessene din bedrift implementerer. Det vil også avhenge av verktøyene i teknologistabelen din.

Det er like viktig å dokumentere disse prosessene, slik at alle nyansatte raskt kan lære å håndtere data i virksomheten din. I tillegg, hvis en person som er ansvarlig for datahåndtering forlater selskapet, kan etterfølgeren enkelt komme opp i fart ved å sjekke dokumentasjon.

Ved å introdusere bedriftsomfattende protokoller for dataregistrering og -administrasjon, kan du redusere mengden av lavkvalitets, utdaterte eller dupliserte data i systemet ditt betydelig – og det vil bli uendelig mye enklere å administrere kontaktene dine.

Innsamling av verdifulle kontaktdata

Nå har du en god idé om hvordan du organiserer kontaktdataene du har – men hvordan får du tak i disse dataene i utgangspunktet?

Optimalisering av kanalene og verktøyene som du samler kundedata gjennom er avgjørende for å opprettholde kontaktadministrasjonsstrategien din – ellers, etter å ha ryddet opp i alt, kan du få en tilstrømning av dårlige data som kommer til deg og roter til databasene dine på nytt.

For å bygge databasen din med kvalitetsdata som fører til praktisk innsikt, er det viktig å være systematisk med hvordan du samler inn data. For å få dette riktig, sørg for å følge disse trinnene:

1. Analyser og optimer kanalene du samler inn data gjennom.

Første ting først: Begynn med å lage en liste over alle kanalene du for øyeblikket har på plass for å samle data. Dette kan for eksempel inkludere sosiale medier, kundeundersøkelser, landingssider, nettsideskjemaer, registreringsskjemaer, e-poster og mobilapper.

Se deretter på hver av dem individuelt og tenk på hvordan du kan optimalisere dem. Hvis du for eksempel har et skjema på en landingsside full av unødvendige informasjonsfelt, fjern disse fra skjemaet, og samle kun inn data du faktisk trenger. Det kan også være lurt å standardisere dataformater i disse skjemaene, for eksempel ved å bare tillate e-postadresser med et gyldig format og telefonnumre med riktig mengde sifre.

For å sikre at alle disse dataene havner på rett sted, dobbeltsjekk at informasjonen som samles inn av disse kanalene strømmer inn i de riktige appene, og at disse appene i sin tur er riktig koblet til CRM-en din med de riktige tagger og etiketter for hver kontakt.

Sist, men absolutt ikke minst, sørg for at du innhenter eksplisitt tillatelse fra alle i full overensstemmelse med databeskyttelseslovene. Du må implementere en opt-in som lar abonnenter gi eksplisitt tillatelse til å lagre dataene deres og sende dem forskjellige typer e-poster, inkludert produktoppdateringer og markedskommunikasjon. Alle de store e-postmarkedsføringsplattformene – for eksempel Mailchimp eller SendGrid – tilbyr full overholdelse av databeskyttelsesbestemmelser.

Ikke bare vil dette bidra til å sikre at du overholder loven, men det vil også hjelpe deg med å bygge en kontaktliste av høy kvalitet med folk som faktisk ønsker å høre fra deg. Tillit, sikkerhet og personvern bør være integrert i kontaktadministrasjonsstrategien din fra starten av.

2. Tilby verdi i bytte mot data.

Hvis du ønsker å samle så mye verdifull informasjon som mulig, må du skape muligheter der kundene dine ønsker å gi deg den dataen du trenger. En av de beste måtene å gjøre dette på er å gi dem gratis nedlastbart innhold i bytte for informasjonen deres. Dette kan inkludere e-bøker, hvitebøker, sjekklister, maler, guider og til og med tilbud og rabatter.

Dette gratis nedlastbare innholdet kan for eksempel tilbys på en egen landingsside, et popup-vindu på et nettsted eller en e-postundersøkelse.

3. Sørg for at denne informasjonen går til de riktige verktøyene.

Hvis de nye abonnentene dine går rett inn i e-postmarkedsføringsverktøyet, vil synkronisering av dette verktøyet i sanntid med CRM-en din sikre at disse nye kontaktene vises umiddelbart i CRM-en som potensielle kunder. Denne informasjonen vil deretter gjøre deg i stand til å starte en kampanje for potensielle kunder og maksimere konverteringer fra potensielle kunder til kunder.

Dessuten, hvis du er i en bedrift der du møter mange nye kundeemner personlig, vil du sannsynligvis legge inn kontaktinformasjonen deres på telefonen din. Ved å synkronisere telefonens adressebok med CRM, er denne nye kontakten umiddelbart synlig for hele teamet ditt.

Integrering av kontaktdataene dine

Nå har vi kommet til kontaktadministrasjonens hellige gral: integrere dataene dine.

For at strategien din for kontaktadministrasjon skal gi de beste resultatene, kan ikke dataene i de forskjellige appene dine isoleres fra hverandre. Alle disse appene samler inn kontaktdata på forskjellige måter, så uten å integrere dem kan du ende opp med mange forskjellige databaser som tar mye tid å administrere separat.

Ved å integrere dem og beholde CRM som den sentraliserte kontaktdatabasen for virksomheten din, blir kontaktadministrasjon eksponentielt enklere. Automatisk kontaktsynkronisering holder alle kontaktene dine oppdatert, nøyaktig og beriket mellom bedriftsappene og enhetene dine.

Ved å synkronisere appene dine gir du alle team i virksomheten din enkel tilgang til kritiske data. På den måten vil ansatte være bedre posisjonert til å fokusere på strategiske oppgaver og være produktive i stedet for å bruke tiden sin på kjedelige og repeterende manuelle prosesser – og dårlige data vil aldri kvele fremgangen din igjen.

Den beste måten å holde kontaktdatabasene dine synkronisert

Hvis du tidligere har prøvd å holde databasene synkroniserte ved å importere og eksportere CSV-filer, vet du hvor frustrerende og tidkrevende det er.

I en virksomhet i vekst blir kontaktene dine raskt utdaterte med denne metoden, i tillegg til å øke sannsynligheten for å duplisere kontakter på tvers av apper – for ikke å nevne at det tar enormt mye tid å gjøre dette konstant og resulterer i mye hyppigere oppryddinger.

I stedet for å bruke CSV-filer for å prøve å holde kontaktene dine integrert mellom apper, prøv en automatisert, toveis synkroniseringsmetode. Et verktøy som spesialiserer seg på kontaktsynkronisering kan holde kontaktene dine flytende mellom databasene dine på to måter og i sanntid. Så hver gang du endrer eller oppdaterer kontaktdata, gjenspeiles denne endringen også i de andre appene dine. Dette gjelder også data som ble opprettet før synkroniseringen ble satt opp.

Denne løsningen er også helautomatisert, noe som betyr at etter å ha satt den opp én gang, holdes synkroniseringen oppe uten at du trenger å gjøre noe. Som den siste brikken i puslespillet i kontaktadministrasjonsstrategien din, vil synkronisering av verktøyene dine sørge for at kontaktene dine holdes oppdatert, nøyaktig og sikker – og uten at du trenger å løfte en finger utover oppsettet.