Slik administrerer du kunnskap bedre ved å bruke versjonskontroll og utkast

Publisert av Platon

Følgere: 0

De fleste bedrifter vet at de ansatte bruker for mye tid på å lete etter den riktige informasjonen eller svaret på tvers av forskjellige kilder. Noen av dem forstår imidlertid ikke helt omfanget av problemet, og selv mange av dem som gjør det, vet ikke helt hvordan de skal utløse endring.

De fleste virksomheter, hvis de ikke ble grunnlagt nylig, har tonnevis av eldre data, noen av dem lagret i utdaterte formater og vanskelig tilgjengelige for kunder og ansatte å se.

Den økende bevisstheten om problemet har imidlertid begynt å reise spørsmål blant ledelsen. Bruker riktig kunnskapsstyringsverktøy vil helt sikkert gjøre informasjon mer tilgjengelig for både kunder og ansatte, forbedre de ansattes generelle ytelse og kutte kostnader.

Hos Inbenta har vi hjulpet bedrifter sentralisere deres kunnskap og kunnskap og forenkle informasjonshåndtering og oppdateringer i over et tiår. Selv etter alle disse årene fortsetter vi å analysere kundeforespørsler og smertepunkter for å forbedre løsningen vår og betjene dem bedre.

Bruke versjonskontroll i kunnskapsbaser

Kunnskapsbaser tjener et stort antall formål og brukere. De kan brukes både internt eller på kundevendte nettsider, for å:

Behold ansatte informert om selskapets interne retningslinjer
Gjør produktinstruksjoner eller informasjon tilgjengelig
Svar Ofte stilte spørsmål og tilbakevendende kundestøtteemner
Veilede brukere under onboarding-prosesser
Og en lang osv.

Kunnskap er imidlertid aldri statisk. Alt er transformert, endret eller endret over tid. Det betyr ikke nødvendigvis at vi ønsker å bli kvitt den gamle informasjonen.

Historisk kunnskap kan bidra til å forhindre feil og feil, og hjelpe virksomheter med å holde oversikt over hvordan ting har utviklet seg.

La oss si at konsernsjefen jobber med å oppdatere selskapets policy. Ved å holde styr på de forskjellige versjonene av selskapets policy vil han kunne se hvilken versjon som var i kraft på et bestemt tidspunkt.

Og hva om en støttespesialist er ute etter å optimalisere FAQ-innhold for å svare på kundenes mest vanlige forespørsler? Vel, å ha tilgang til forskjellige versjoner vil tillate den spesialisten å identifisere om de nye versjonene gir bedre resultater, og overvåke endringene for å se om de har en innvirkning på antallet innkommende kontakter.

For å kunne betjene disse brukstilfellene bedre, Inbentas AI-drevne kunnskapsbase har en kraftig versjonsverktøy som lar deg se hva som er endret i de forskjellige versjonene og til og med tilbakestille dem i tilfelle uønskede, irrelevante eller dårlige endringer.

Vi kan til og med oppdage endringer i innholdets URL for å sikre at vi lagrer dem alle og at vi alltid kan returnere det riktige innholdet.

Ingen forandring vil noen gang gå ubemerket hen under Kunnskapens øyne!

Oppdag også: Alt du trenger å vite om Inbentas kunnskapsmodul

Utnytte et verktøy for alle hender: Arbeid med kunnskapsutkast

Som vi har sett, er kunnskap utsatt for oppdateringer, modifikasjoner og optimalisering.

Dette er imidlertid sjelden arbeidet til en enkelt ansatt. Å dele kunnskap internt og involvere relevante interessenter for å ta del i kunnskapsskaping i selskapet hjelper deg å sikre at ingenting går tapt på veien.

Det høres flott ut, ikke sant? Likevel krever det et verktøy for alle hender som fremmer samarbeid og enkelt hjelper ansatte med å bygge videre på og endre eksisterende innhold uten å slette nøkkelinformasjon ved et uhell eller overskrive andres arbeid.

Det er akkurat her Inbenta Knowledge-utkast kommer inn. Ved å bruke denne funksjonaliteten kan team jobbe med ulike versjoner av et innhold uten å risikere å tråkke hverandre på tærne.

Bruke innholdsstatus for å hjelpe til med å organisere teamarbeid

Å jobbe med utkast er allerede et skritt i riktig retning, men hvordan vet du om innholdet er under arbeid, klart til bruk eller rett og slett avvist?

I en tid hvor smidig ledelse er i ferd med å bli en stift, følte vi at Knowledge trengte en funksjon for å holde styr på et prosjekt for både ledere og ansatte.

Derfor bestemte vi oss på Inbenta for å implementere forskjellige statusetiketter slik at brukere kan definere på hvilket trinn innholdet er.

Dette hjelper teamene med å bli klare for innholdsutgivelser, gir høyere synlighet av ytelse og teaminnsats, og fungerer som et visuelt hint om fremgang.

E-bok nedlasting: Hvordan bygge en effektiv kunnskapsbase

AI, det hemmelige elementet for å forbedre ytelsen til KB

Hvis du er ny på AI-drevne kunnskapsbaser, kan du bli overrasket over hvor mye det kan påvirke noe så enkelt som en kunnskapsbase eller et hjelpesenter.

Har du noen gang lurt på hvorfor du stadig mottar tonnevis av forespørsler om et emne når det allerede er en artikkel på hjelpesiden din som dekker hvordan du løser det? Vel, selvfølgelig kan det være at artikkelen er vanskelig å finne, men hvorfor er det det?

Hvordan hjelper du kundene med å finne det riktige svaret eller det riktige innholdet? Bruker du en søkelinje for å la dem finne dem? Hvilken teknologi driver søkefeltet?

Inbenta Knowledge er bygget på robust Natural Language Processing teknologi, noe som betyr at uansett hvilke søkeord kundene bruker, hvis det er et svar i databasen din, vil de finne det på et blunk.

Ved å låse opp den virkelige betydningen bak hvert enkelt søk, peker Knowledge dine kunder eller ansatte i riktig retning, uten å måtte starte gjentatte variantsøk og hindre dem i å kontakte support.