Hvordan utrydde skygge-IT og maksimere SaaS-investeringer

Økende avhengighet av SaaS har åpnet døren til skygge-IT: SaaS-applikasjoner kjøpt av individuelle ansatte uten kunnskap om eller godkjenning fra organisasjonens IT-avdeling.

Mens skygge IT kan være en mulighet for innovasjon, hvis det ikke blir adressert, kan det føre til risikoer som dupliserte abonnementer, bortkastede IT-utgifter, manglende overholdelse og større risiko for datainnbrudd.

Ved å utnytte SaaS-administrasjonen og ta noen skritt, kan bedrifter administrere skygge-IT mer effektivt, få et konkurransefortrinn, redusere unødvendige kostnader og styrke en distribuert arbeidsstyrke.

For å unngå de negative konsekvensene forbundet med skygge-IT, må du gi IT-teamene innsyn i hele organisasjonens SaaS-portefølje. Når IT har oversikt over alle applikasjoner som er i bruk og hvordan de brukes, er de posisjonert for å optimalisere investeringene. Maksimer SaaS-investeringene dine med disse tipsene:

Oppdag alle SaaS-applikasjoner og utgifter

Noen organisasjoner bruker en regnearkbasert tilnærming til å administrere sine SaaS-applikasjoner. Andre henvender seg til nettleserplugins, enkeltpåloggingsverktøy og sikkerhetsmeglere for skytilgang. Men disse oppdagelsesprosessene kan være tidkrevende og involvere å sette sammen SaaS-beholdninger fra forskjellige kilder, noe som ofte resulterer i poster som er utdaterte før de i det hele tatt er fullført.

Selv det mest detaljerte, ofte oppdaterte regnearket er ikke alltid den mest effektive måten å administrere SaaS på, spesielt når du tenker på at organisasjoner klarer over 650 SaaS-applikasjoner i gjennomsnitt, og de undervurderer antall SaaS-applikasjoner i deres økosystem med to til tre ganger. Hvis du ikke vet at en SaaS-applikasjon eksisterer, hvordan kan du administrere og budsjettere for den?

For å optimalisere SaaS-porteføljen din, må du begynne med å få fullstendig synlighet. Verktøy som SaaS-administrasjonsplattformer med maskinlæringsfunksjoner som oppdager SaaS-kjøp muliggjør kontinuerlig oppdagelse av programvare. Disse løsningene kan også integreres med økonomistyringssystemene dine for å oppdage kjøp.

Det er avgjørende at denne strategien skjer i sanntid, slik at du har et bilde av det tekniske økosystemet ditt som alltid er komplett, nøyaktig og oppdatert.

Optimaliser og juster lisenser og funksjoner

Har du så mange aktive brukere som du sto for, eller kan du nedgradere planen din? Kanskje gikk en ansatt, men kontoene deres ble aldri deaktivert. I praksis trenger du kanskje ikke alle premiumfunksjonene eller setene du har betalt for, noe som betyr at det kan være muligheter for å redusere SaaS-forbruket ditt.

Kilde: https://techcrunch.com/2021/10/26/how-to-root-out-shadow-it-and-maximize-saas-investments/