Ponieważ firma często współpracuje z zewnętrznymi dostawcami, procesy dokumentowania i zatwierdzania zakupów stają się koniecznością, aby utrzymać współpracę i zapewnić płynny proces łańcucha dostaw.
Często firmy polegają na zamówieniu zakupu (PO) i jego zatwierdzeniu w celu organizowania transakcji biznesowych, utrzymywania dobrej komunikacji wewnętrznej i silnych relacji z dostawcami.
Co to jest zatwierdzanie zamówienia?
Zatwierdzenia zamówień zakupu odnoszą się do całego procesu rozpoczynającego się od momentu utworzenia zamówienia zakupu do zatwierdzenia, aż do momentu jego zaakceptowania przez dostawcę. Tylko prawidłowe zamówienie, które zostało zatwierdzone wewnętrznie, a także zaakceptowane przez sprzedawcę, jest określane jako prawnie wiążąca umowa zarówno dla kupującego, jak i dostawcy.
Zamówienia są integralną częścią a proces zamówień i może pomóc organizacji w usprawnieniu przepływów pracy i skutecznym spełnieniu jej potrzeb biznesowych. Zatwierdzenia PO zapewniają, że potrzeby biznesowe są realizowane na czas, utrzymywane są dobre relacje z dostawcami, a inne procesy, takie jak dopasowanie faktur & przetwarzanie faktury można łatwo zintegrować w celu zwiększenia wydajności biznesowej.
Przepływ pracy zatwierdzania PO
Zatwierdzenia PO mogą przebiegać różnie w zależności od wielkości organizacji. Chociaż szczegóły mogą się różnić, ogólny proces zatwierdzania zamówienia obejmuje szereg kroków, które pozostają podobne w różnych organizacjach. Proces przebiega zwykle w następujący sposób:
1. Identyfikacja wymagań i zgłaszanie próśb – Podstawa procesu zatwierdzania zamówienia zakupu rozpoczyna się od wymagania dotyczącego produktu lub usługi. Po zidentyfikowaniu potrzeby odpowiedni dział składa wniosek o udzielenie zamówienia do dział Zakupów.
2. Przejrzyj prośby o zakup i wybierz dostawców – Dział zakupów rozpatruje zgłoszoną prośbę pod kątem zasadności i rozpoczyna proces identyfikacji odpowiednich dostawców. Wyboru Dostawcy można dokonać poprzez wysłanie zapytania ofertowego (RFP).
3. Autoryzacja zakupu – Ten krok może obejmować jeden lub więcej poziomów autoryzacji w zależności od wielkości żądań zakupu. Podczas gdy zamówienia na małe zakupy mogą być autoryzowane przez kierownika ds. zakupów, zamówienia na drogie zakupy muszą być weryfikowane pod kątem budżetów i mogą wymagać zatwierdzenia PO przez kierownictwo wyższego szczebla. Wnioski mogą zostać nawet odrzucone, jeśli nie zostaną uznane za konieczne, nie mieszczą się w granicach budżetu lub nie zawierają odpowiednich informacji.
4. Przygotowanie zamówienia – Gdy tylko żądanie zakupu zostanie zatwierdzone, zamówienie jest przygotowywane przez dział zakupów. Zamówienie może zawierać szczegółowe informacje, w tym informacje o kupującym i dostawcy, numer zamówienia, specyfikacje produktu, warunki dostawy i informacje o płatności. Gdy zamówienie zakupu jest kompletne i gotowe, jest wysyłane do dostawcy w celu akceptacji.
5. Ocena Zamówienia przez Dostawcę – Sprzedawca po otrzymaniu zamówienia zakupu sprawdza zaległe należności, jeśli jest istniejącym nabywcą. W przypadku nowych klientów przeprowadzana jest szczegółowa kontrola zdolności płatniczej kupującego.
6. Potwierdzenie Zamówienia przez Dostawcę – Jeśli informacje PO są poprawne, dostawca zatwierdza je poprzez podpisanie dokumentu. Zamówienie staje się wówczas ważne i jest uważane za umowę prawną między kupującym a sprzedającym.
Chcesz zautomatyzować ręczne procesy AP? Zarezerwuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.
Różnorodne korzyści procesu zatwierdzania PO
Sprawny i szybki proces zatwierdzania PO może ułatwić zakup i zapewnić wiele korzyści:
1. Oszczędność kosztów – Przepływ pracy zatwierdzania PO może ograniczyć niepotrzebne wydatki firmy. Uzyskanie zgody na zakup wiąże się z obowiązkowym sprawdzeniem, czy produkt jest już dostępny w magazynie lub czy jest on rzeczywiście potrzebny. Pomaga to uniknąć niepotrzebnych wydatków lub kosztów, a także zrozumieć, gdzie wydawane są pieniądze.
2. Lepsza efektywność operacyjna – Właściwy i uregulowany proces zatwierdzania zakupów przynosi mniej frustracji, nieefektywności i skutkuje krótszym czasem zatwierdzania PO, co pozwala szybko zakończyć proces zaopatrzenia.
3. Lepsza widoczność – Zatwierdzenie PO umożliwia wgląd w kategorię wydatków firmy. Organizacje, które polegają na zakupach kartą kredytową i fakturach dostawców, są informowane o wydatkach dopiero po pojawieniu się wyciągu lub faktury. Z drugiej strony zatwierdzenie PO gwarantuje, że interesariusze są świadomi zadeklarowanych wydatków, aby lepiej planować i wykonywać budżety.
4. Efektywna współpraca – PO to dokument prawny, który w razie potrzeby może dostarczać informacji między działami wewnętrznymi oraz dostawcami. Zatwierdzone zamówienie przechodzi skrupulatny proces, który zapewnia brak konfliktów. Ponieważ wszyscy mają jasność co do wymagań i warunków, skutkuje to lepszą odpowiedzialnością i efektywną współpracą między firmą a dostawcami.
5. Ułatwia łatwe audyty – Posiadanie regulowanych zatwierdzeń PO dla zamówień zakupu może być dobrodziejstwem podczas audytu. Gdy każdy zakup przechodzi przez proces zatwierdzania PO, zespół ds. rozliczeń może łatwo dopasować faktury do odpowiednich zamówień i zindeksować je. Ułatwia to właściwą dokumentację i ułatwia przeprowadzanie audytów w przedsiębiorstwach.
6. Dokładna prognoza i świadome podejmowanie decyzji – Gdy istnieje ustalony proces zatwierdzania zamówień zakupu, prognozowanie i podejmowanie decyzji staje się bardzo łatwe. Interesariusze dokładnie wiedzą, gdzie firma musi wydać, jakie rodzaje zakupów wymagają częstego przydzielania budżetu i mogą podejmować świadome decyzje w celu poprawy efektywności biznesowej.
Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.
Automatyzacja procesu zatwierdzania PO
Podobnie jak wiele procesów biznesowych, przepływ pracy zatwierdzania PO można łatwo zautomatyzować, aby był bardziej efektywny.
Ale jaka jest potrzeba automatyzacji i jak bardzo jest korzystna?
Potrzeba automatyzacji
Cyfrowe procesy PO są znacznie szybsze i bezbłędne, dlatego wiele firm wybiera automatyzację procesu zatwierdzania zamówień.
Ręczne zatwierdzanie PO wiąże się z niekończącymi się formalnościami, jest powolne, podatne na błędy ludzkie i opóźnienia, co skutkuje zwiększonymi kosztami operacyjnymi. Czas przetwarzania zatwierdzenia może być dłuższy, co prowadzi do nieefektywności w organizacji.
Ponadto, ponieważ firmy rozwijają się dzięki obecności na całym świecie, trudno jest wyegzekwować ręczne procesy zatwierdzania PO, ponieważ wiąże się to z dużą ilością dokumentacji i komunikacją tam i z powrotem.
Automatyzacja pomaga w optymalizacji procesów zatwierdzania PO dla całej organizacji i niesie ze sobą wiele korzyści.
Zalety automatyzacji
Pojawienie się rozwiązań cyfrowych i nowoczesnych technologii ułatwiło automatyzację kluczowych procesów procesów biznesowych. Zautomatyzowane systemy zamówień sprawiają, że zatwierdzanie PO jest łatwiejsze, szybsze i bardziej opłacalne dla organizacji.
Kilka konkretnych zalet automatyzacji procesu zatwierdzania PO to:
- Oszczędność czasu — Ręczne procesy zatwierdzania PO wiążą się za każdym razem z dużą ilością dokumentów. Zautomatyzowane systemy oferują centralną lokalizację do przechowywania wszystkich istotnych danych, które są dostępne dla każdego zaangażowanego w proces zatwierdzania. Odsyłacze i zatwierdzenia zajmują mniej czasu, zapewniając większą wydajność biznesową niż wcześniej.
- Zmniejsza liczbę błędów — pracochłonne procesy wykonywane ręcznie są podatne na błędy ludzkie. Rozwiązania cyfrowe mogą korzystać z gotowych szablonów lub niestandardowych formularzy, które mogą rejestrować niezbędne dane przy zminimalizowanej ingerencji człowieka.
- Procesy bezpapierowe — zautomatyzowane rozwiązania wykorzystujące dokumenty cyfrowe zmniejszają potrzebę ręcznej pracy papierkowej. Wraz z dostępnością danych cyfrowych drukowanie dokumentów ma mniejszy priorytet. Zgłoszone prośby o zakup można odesłać w celu wprowadzenia zmian, można włączyć powiadomienia dla różnych poziomów zatwierdzenia, a ostateczne zatwierdzenia można przesyłać bez potrzeby używania papieru.
- Dopasowywanie gotowych faktur — zatwierdzenia zamówień zakupu mogą wymagać kontroli zgodności, które obejmują dopasowywanie faktur. Ponieważ dostęp do wszystkich powiązanych dokumentów można uzyskać za pośrednictwem cyfrowej bazy danych, łatwo jest przeprowadzić niezbędną kontrolę i zapobiec indywidualnym wydatkom i oszustwo dostawcy.
- Scentralizowane dane — automatyzacja oparta na chmurze umożliwia wewnętrzne udostępnianie danych globalnie w różnych lokalizacjach. Również kierownictwo może w każdej chwili uzyskać dostęp do danych w różnych strefach czasowych w celu natychmiastowego zatwierdzenia, co ułatwia lepszą współpracę bez opóźnień.
Zarezerwuj tę 30-minutową prezentację na żywo, aby była to ostatnia okazja do ręcznego wprowadzania danych z faktur lub paragonów do oprogramowania ERP.
Wyzwania w automatyzacji
Chociaż zautomatyzowane procesy mogą ułatwić zatwierdzanie PO, nie są one pozbawione wyzwań. Nowo zautomatyzowane procesy zatwierdzania PO mogą mieć usterki i początkowo nie działać prawidłowo. Przyjmowanie opinii i dopracowywanie ulepszeń może być korzystne.
Typowe wyzwania związane z automatyzacją można przezwyciężyć poprzez:
- Upraszczając – Próba zautomatyzowania wszystkich procesów może po prostu stać się panem systemu. Zacznij od prostych kroków, a gdy wszyscy zrozumieją działający model, stopniowo przechodź do pełnej automatyzacji.
- Inwestowanie w szkolenia – Zapewnienie szkoleń pracownikom obsługującym procesy zatwierdzania PO jest niezbędne do zagwarantowania ich skuteczności. Zaangażuj wszystkich interesariuszy, aby zrozumieć wdrażany system, aby uniknąć chaosu i zapewnić płynny przebieg procesu zatwierdzania PO.
- Segregacja poziomów zatwierdzania — nie wszystkie zakupy wymagają zatwierdzenia na poziomie kierownika. Uprawnienia można ustawić dla małych zatwierdzeń PO na poziomie wykonawczym i kosztownych zakupów na poziomie kierowniczym.
- Robienie miejsca na wyjątki – Niezależnie od tego, jak proces może być zdigitalizowany, mądrze jest uwzględnić wyjątki. Obsługa wyjątków musi być udokumentowana i scentralizowana do wykorzystania w przyszłości.
- Utrzymanie właściwej dokumentacji – Audyty będą miały miejsce niezależnie od tego, czy procesy zatwierdzania PO są ręczne, czy automatyczne. Przechowywanie właściwych i istotnych dokumentów w jednym miejscu może sprawić, że audyty staną się dziecinnie proste.
- Przeglądanie procesów – To, że jest zautomatyzowane, nie oznacza, że można je wdrożyć i zapomnieć. Częste przeglądanie procesów może pomóc w terminowym dostosowaniu w celu zwiększenia wydajności.
Wnioski
Procesy zatwierdzania PO mogą zwiększyć wydajność biznesową poprzez usprawnienie przepływów pracy. Cyfrowe rozwiązania oferują wyraźną przewagę nad procesami ręcznymi i mogą usprawnić oraz sprawić, że proces zaopatrzenia będzie łatwy i skuteczny. Automatyzacja jest potrzebą chwili i może wynieść organizacje z doskonałymi relacjami z dostawcami na lepszy rozwój biznesowy i zrównoważony rozwój.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- Platoblockchain. Web3 Inteligencja Metaverse. Wzmocniona wiedza. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/purchase-order-approval-process/
- a
- O nas
- o tym
- akceptacja
- dostęp
- dostęp
- dostępny
- odpowiedzialność
- Konta
- Rachunki płatne
- dokładny
- w poprzek
- Korekty
- Zalety
- nadejście
- przed
- Wszystkie kategorie
- przydział
- pozwala
- już
- ilość
- i
- ktoś
- zatwierdzenie
- zatwierdzony
- oszacowanie
- audytu
- kontrole
- autoryzacja
- zautomatyzować
- zautomatyzowane
- automatyzacja
- Automatyzacja
- dostępność
- dostępny
- z powrotem
- podstawa
- bo
- stają się
- staje się
- zanim
- jest
- korzystny
- Korzyści
- Ulepsz Swój
- pomiędzy
- wiążący
- książka
- Bringing
- Przynosi
- budżet
- Budżety
- biznes
- procesów biznesowych
- biznes
- Pojemność
- zdobyć
- karta
- Kategoria
- centralny
- scentralizowane
- wyzwania
- Zmiany
- Chaos
- Wykrywanie urządzeń szpiegujących
- Dodaj
- jasny
- współpraca
- zobowiązany
- Komunikacja
- Firmy
- sukcesy firma
- Firma
- kompletny
- spełnienie
- zaniepokojony
- konkluzja
- za
- konsumować
- umowa
- Koszty:
- Koszty:
- stworzony
- kredyt
- Karta kredytowa
- istotny
- Klientów
- dane
- udostępnianie danych
- Baza danych
- decyzja
- Podejmowanie decyzji
- Decyzje
- opóźnienia
- dostawa
- Demo
- Departament
- Działy
- W zależności
- szczegółowe
- detale
- różne
- trudny
- cyfrowy
- dokumenty cyfrowe
- digitalizacji
- dokument
- dokumentacja
- dokumenty
- podczas
- każdy
- łatwiej
- z łatwością
- krawędź
- Efektywne
- faktycznie
- skuteczność
- efektywność
- wydajny
- ELEWACJA
- pracowników
- włączony
- Umożliwia
- koniec końców
- Nieskończony
- wzmocnione
- zapewnić
- zapewnia
- Cały
- ERP
- Oprogramowanie ERP
- błąd
- Błędy
- ustanowiony
- Eter (ETH)
- Parzyste
- EVER
- wszyscy
- dokładnie
- wyjątek
- wykonać
- wykonawczy
- Przede wszystkim system został opracowany
- Rozszerzać
- wydatki
- ułatwia
- ułatwienie
- FAST
- szybciej
- informacja zwrotna
- kilka
- finał
- następujący sposób
- Prognoza
- formularze
- częsty
- często
- od
- pełny
- przyszłość
- Ogólne
- otrzymać
- miejsce
- dany
- Globalne
- globalna obecność
- Globalnie
- Goes
- dobry
- stopniowo
- Wzrost
- gwarancja
- Prowadzenie
- zdarzyć
- mający
- pomoc
- pomaga
- gospodarz
- W jaki sposób
- Jednak
- HTTPS
- człowiek
- zidentyfikowane
- identyfikacja
- wdrożenia
- realizowane
- podnieść
- ulepszenia
- in
- zawierać
- Włącznie z
- Zwiększać
- wzrosła
- wskaźnik
- Informacja
- poinformowany
- początkowo
- integralny
- zintegrowany
- wewnętrzny
- inwentarz
- przetwarzanie faktury
- angażować
- zaangażowany
- IT
- Klawisz
- Wiedzieć
- Brak
- Nazwisko
- prowadzący
- Regulamin
- pomniejszy
- poziomy
- Limity
- relacja na żywo
- lokalizacja
- lokalizacji
- dłużej
- Partia
- zrobiony
- utrzymać
- robić
- WYKONUJE
- Dokonywanie
- i konserwacjami
- kierownik
- kierowniczy
- obowiązkowe
- podręcznik
- ręcznie
- wiele
- Mecz
- dopasowywanie
- politycznie niezależny
- Poznaj nasz
- może
- model
- Nowoczesne technologie
- pieniądze
- jeszcze
- niezbędny
- Potrzebować
- wymagania
- Nowości
- Powiadomienia
- numer
- oferta
- ONE
- operacyjny
- optymalizacji
- zamówienie
- Zlecenia
- organizacja
- organizacji
- Inne
- wybitny
- Przezwyciężać
- Papier
- Papierkowa robota
- część
- płatność
- doskonały
- wykonać
- uprawnienia
- wybierać
- Miejsce
- krok po kroku
- plato
- Analiza danych Platona
- PlatoDane
- PO
- przygotowany
- obecność
- zapobiec
- priorytet
- wygląda tak
- procesów
- przetwarzanie
- Produkt
- rentowny
- właściwy
- prawidłowo
- wniosek
- zapewniać
- że
- zakup
- zamówienie zakupu
- zakupy
- szybko
- podnosi
- wychowywanie
- gotowy
- wpływy
- zmniejszyć
- referencje
- regulowane
- związane z
- związek
- Relacje
- pozostawać
- zażądać
- wywołań
- wymagać
- wymagany
- wymaganie
- wymagania
- osób
- ograniczać
- dalsze
- Efekt
- przeglądu
- recenzowanie
- Recenzje
- oszczędność
- sekund
- wybór
- senior
- Serie
- usługa
- zestaw
- dzielenie
- Targi
- podpisywanie
- podobny
- Prosty
- ponieważ
- pojedynczy
- Rozmiar
- powolny
- mały
- Tworzenie
- Rozwiązania
- Wkrótce
- Typ przestrzeni
- specyficzny
- Specyfikacje
- wydać
- Spędzanie
- spędził
- interesariusze
- początek
- rozpocznie
- Zestawienie sprzedaży
- Ewolucja krok po kroku
- Cel
- sklep
- opływowy
- usprawnienie
- silny
- składane
- taki
- dostawcy
- Zrównoważony rozwój
- system
- systemy
- Brać
- biorąc
- zespół
- Technologia
- Szablony
- REGULAMIN
- Połączenia
- innych firm
- Przez
- czas
- czasy
- do
- także
- bezdotykowa
- Trening
- transakcje
- zrozumieć
- rozumie
- posługiwać się
- zazwyczaj
- sprzedawca
- sprzedawców
- zweryfikowana
- widoczność
- Co
- Co to jest
- czy
- który
- Podczas
- będzie
- MĄDRY
- w ciągu
- bez
- Praca
- workflow
- przepływów pracy
- pracujący
- Twój
- zefirnet
- Strefy