Przewodnik marketera po mapowaniu procesów

Wyobraź sobie, że masz za zadanie upiec tort na urodziny przyjaciela. Nie jesteś ekspertem w dziedzinie piekarzy, więc wskakuj do Internetu i szukaj łatwego do wykonania przepisu, który pomoże Twojemu deserowi stać się gwiazdą przyjęcia.

Łza ci cieknie, gdy przeglądasz zdjęcie za zdjęciem przepysznie wyglądających ciast. Na koniec decydujesz się na wspaniałe zdjęcie ciasta truskawkowego i zagłębiasz się w przepis. Zawiera listę składników, a następnie jedną linię instrukcji, która brzmi: „Upiecz ciasto”.

Zdezorientowany gorączkowo przewijasz w dół, szukając dalszych wskazówek. Jeśli nie są dostępne, marnujesz składniki, gdy musisz ponownie wymieszać ciasto, a pieczenie zajmuje wieczność, ponieważ musisz zatrzymać się i powtórzyć wcześniejsze kroki lub zacząć od zera, ponieważ zrobiłeś coś złego.

Twoje ciasto to całkowita porażka i w drodze na imprezę wpadasz do piekarni.

Być może nigdy nie musiałeś piec ciasta, ale bez wątpienia dostawałeś w pracy zadania, które sprawiły, że zapragnąłeś polegać na piekarni.

Jedyne informacje, które otrzymujesz, to cel końcowy, a Ty masz trudności ze spełnieniem oczekiwań szefa, ponieważ nie masz pojęcia, jak wykonać powierzone ci zadanie.

Zdarza się częściej, niż myślisz, a jeśli jesteś menedżerem, możesz nawet być winny tego, że robisz to swoim pracownikom.

Kiedy tak się dzieje, projekty nie są realizowane na czas lub nie są wykonywane prawidłowo, pracownicy są sfrustrowani, a ich zadowolenie jest niskie, a w przypadku niedotrzymania terminów lub braku gotowego produktu klienci pójdą gdzie indziej, aby zaspokoić swoje potrzeby.

Gdyby tylko istniał sposób na uniknięcie tego typu problemów.

Pewnie się domyślacie, że tak. Nazywa się to mapowaniem procesów biznesowych i dowiesz się, jak może to pomóc uratować Twoją firmę.

Mapowanie procesów biznesowych

Co to jest mapowanie procesów?

Tworzenie procesu polega na podzieleniu projektu na serię zadań i działań, które ostatecznie doprowadzą do pożądanego rezultatu końcowego. Mapowanie procesu to strategia, dzięki której tworzysz wizualną reprezentację tego procesu, która jest łatwa do zrozumienia i może być zakomunikowana wszystkim zaangażowanym w projekt.

Wracając do naszego przykładu ciasta, proces to etapy, które prowadzą od zebrania i odmierzenia składników, aż do pozostawienia ciasta w piekarniku na określony czas i wszystko pomiędzy. Przekształcasz dane wejściowe (składniki i kroki) w dane wyjściowe (pyszne ciasto).

Kiedy sprowadzisz proces na papierze lub na komputerze, będziesz w stanie dostrzec nieefektywności, wąskie gardła i wyzwania, przed którymi może stanąć Twój zespół lub klienci. Uzbrojeni w te informacje, możesz ulepszyć swój proces, aby rozwiązać te problemy i stworzyć dobrze naoliwioną maszynę.

Korzyści z mapowania procesów

Bez względu na branżę, którą reprezentujesz, produkt lub usługę, którą oferujesz lub dział, w którym pracujesz, mapowanie procesów może pomóc Ci poprawić wydajność, zadowolenie pracowników i klientów, a także zyski. Oto tylko kilka korzyści płynących z wdrożenia mapowania procesów w Twojej organizacji:

1. Zidentyfikuj zwolnienia.

Jeśli tworzysz produkt, materiały mogą zostać zmarnowane, jeśli pracownicy będą musieli powtarzać czynności, zanim wykonają je dobrze. Niezależnie od tego, czy oferujesz produkt, czy usługę, czas Twoich pracowników jest cenny i należy uważać, aby go nie marnować. Do tego końca…

2. Popraw efektywność pracowników.

Stwierdzono, że od 15% do 20% czasu pracowników jest marnowane z powodu nakładania się stanowisk pracy, niezrozumienia ról i obowiązków, powtarzania źle wykonanych zadań oraz braku pełnego zestawu instrukcji przed rozpoczęciem pracy.

Kiedy jasno określisz każdy etap tworzenia wyniku i kto go ukończy, wydajność pracowników wzrośnie, podobnie jak kultura Twojej firmy.

3. Zwiększ satysfakcję pracowników.

Większość ludzi nie lubi być zdezorientowana. Pracownicy chcą wiedzieć dokładnie, za co są odpowiedzialni i jak wykonać te zadania. Dzięki tym informacjom pracownicy są szczęśliwsi, rzadziej szukają nowej pracy i są bardziej skłonni do miłego traktowania siebie i swoich klientów.

4. Dbaj o szczęśliwszych klientów.

Kiedy klienci otrzymują produkt lub usługę na czas, dostarczoną przez pracowników, którzy są zadowoleni ze swojej pracy i chętni do pomocy, klienci są szczęśliwsi. Następnie wracają jako klienci i mówią swoim znajomym, aby również robili z Tobą interesy.

Dlaczego jako marketer powinienem używać mapowania procesów?

Jako marketer możesz zastanawiać się, jak wykonać mapowanie procesów dla swoich projektów i obowiązków.

Podobnie jak w przypadku wytwarzania produktu, musisz wykonać pewne kroki, aby osiągnąć swój cel końcowy: przyciągnięcie potencjalnych klientów i przekształcenie ich w klientów. Być może nawet nie zdajesz sobie sprawy, że robiłeś to przez cały czas.

Czy na przykład tworzysz losowe treści i elementy wizualne, zanim dowiesz się, kto je zobaczy? Mam nadzieję, że nie. Zamykasz oczy i wskazujesz ścieżkę marketingową, nie zastanawiając się, gdzie spędza czas Twój idealny klient? Jeśli tak, prawdopodobnie nie widzisz dużego zwrotu z inwestycji.

Nie, musisz wykonać szereg kroków, aby zidentyfikować odpowiednie możliwości dotarcia do potencjalnych klientów, a następnie porozmawiać z nimi. Teraz zamierzamy skrócić ten proces, aby można go było ulepszyć, przetestować, zakomunikować i powielić.

Jak wykorzystać mapowanie procesów jako marketer?

Pierwszym krokiem w procesie mapowania jest określenie pożądanego rezultatu. Twój proces może wyglądać nieco inaczej w zależności od celów i specyfiki Twojej firmy, ale oto siedem kroków, które możesz wykonać, aby poprowadzić siebie i swój zespół przez mapę procesu marketingowego:

Źródło

1. Wykonaj swoje badania.

Sprawdź, do kogo chcesz dotrzeć z ofertą, gdzie ich znajdziesz i kiedy się pojawią.

2. Segmentuj odbiorców.

Przydziel odbiorców do grup klientów lub potencjalnych klientów o podobnych cechach. Pomoże Ci to udoskonalić konkretny przekaz.

3. Kieruj reklamy na najlepiej dopasowany segment.

Określ, kto potrzebuje tego, czego chcesz i ma możliwość zakupu tego.

4. Wyróżnij się na tle konkurencji.

Co Cię wyróżnia? Nazywa się to unikalna propozycja sprzedaży i pomoże Ci stworzyć przekaz marketingowy.

5. Ustal, co będziesz oferować.

Następnie ustal strategię dotyczącą tego, ile to będzie kosztować, gdzie będzie dystrybuowane i jak będziesz promować je wśród odbiorców.

6. Wdrażaj swój proces.

Tutaj możesz wdrożyć swoje strategie w życie. Może to obejmować automatyzację marketingu.

7. Mierz swój sukces.

Wykorzystaj wyznaczone cele, aby mierzyć swoje wyniki. Mogą one obejmować zasięg, taki jak ruch w sieci i konwersje, lub cele oparte na przychodach, takie jak zysk.

Nie próbuj zmieniać swojego procesu, dopóki nie ustalisz dokładnie, co robisz teraz. Po uwzględnieniu wszystkich działań na liście możesz zacząć szukać sposobów na ulepszenia. Jeśli masz przypisany zespół do tworzenia procesów, możesz przypisać role i obowiązki każdemu członkowi.

Narzędzia do mapowania procesów

Kiedy będziesz gotowy do rozpoczęcia mapowania procesów ze swoim zespołem, możesz skorzystać z różnych narzędzi, aby wykonać to zadanie. Z niektórych z nich można korzystać bezpłatnie, inne mają wersję płatną, która jest pomocna lub niezbędna do stworzenia mapy procesów.

Przyjrzymy się tutaj kilku z tych opcji.

1. Przejrzysty wykres

LucidChart to profesjonalne oprogramowanie do tworzenia diagramów, którego można używać w dowolnej przeglądarce i urządzeniu.

Źródło

Można go zintegrować z aplikacjami zwiększającymi produktywność, takimi jak Google Suite i Microsoft Office, i umożliwia użytkownikom czatowanie i komentowanie w czasie rzeczywistym.

2. Rysunki Google

Google Drawings to bezpłatne oprogramowanie do mapowania, które umożliwia tworzenie różnych diagramów i wykresów o podstawowych kształtach.

Źródło

Rysunki Google działają w przeglądarce i są całkowicie dostępne online. Obejmuje bezpłatne przechowywanie bez daty wygaśnięcia.

3. Edraw

Edraw to oprogramowanie do mapowania procesów, które wygląda podobnie do interfejsu Microsoft Office. Jeśli znasz to środowisko, nawigacja po tym narzędziu będzie łatwa.

Źródło

Edraw zawiera automatyczny układ map myśli i pozwala na proste dostosowanie wszystkiego.

4. Gliffy

Gliffy jest świetne dla tych z nas, którzy nie są szczególnie artystyczni. Dzięki szerokiej gamie dostępnych szablonów i motywów użytkownicy mogą bez większego problemu tworzyć profesjonalnie wyglądające mapy procesów.

Źródło

Dzięki Gliffy możesz łatwo wrócić do wcześniej zapisanej wersji swojej pracy. Jest to przydatna funkcja, jeśli coś przeoczyłeś lub napotkałeś błąd podczas pracy.

5. Kakao

Cacoo to doskonałe narzędzie do mapowania procesów, które można zintegrować z wieloma aplikacjami.

Źródło

Cacoo umożliwia współpracę wielu użytkowników i pozwala wielu użytkownikom pracować nad projektem, śledzić zmiany, przeglądać status i współpracować, aby osiągnąć cel.

W zależności od potrzeb i budżetu dostępnych jest wiele narzędzi, które mogą pomóc w mapowaniu procesów.

Przykłady mapowania procesów

Pamiętaj, że Twój proces może wyglądać inaczej niż u kolejnego marketera. Z tego powodu używana reprezentacja wizualna również będzie się różnić. Można znaleźć wiele przykładów mapowania procesów. Skorzystaj z narzędzia i konfiguracji, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej firmy.

Źródło

Źródło

Tworząc mapy procesów, pamiętaj, że „dobre” czasami wystarczy. To nie musi być dzieło sztuki godne muzeum. Musi to być po prostu funkcjonalny, łatwy do wykonania plan, który każdy może zrozumieć. Nie komplikuj. Ostatecznie musi to zadziałać dla Ciebie i Twojej sytuacji.

Marketing jest z natury ryzykowny. Nigdy nie wiesz, czy pieniądze i wysiłek włożony w kampanię lub reklamę przyniosą rezultaty. Aby zminimalizować ryzyko, poświęć więcej czasu na fazę planowania, zanim przejdziesz do realizacji.

Kiedy już wiesz, kim są Twoi odbiorcy i jak do nich dotrzesz, możesz skoncentrować się na przekazie i konkretnych strategiach, których użyjesz, aby przyciągnąć nowych potencjalnych klientów i dokonać ich konwersji. Bez tego kroku w zasadzie trzymasz kciuki i masz nadzieję na najlepsze. Na szczęście, jeśli użyjesz mapowania procesów do ustalenia planu projektu, będziesz mieć większą szansę na oczekiwany zwrot z inwestycji.

Źródło: https://blog.hubspot.com/marketing/process-mapping