Co to jest zarządzanie wydatkami biznesowymi?

Opublikowane ponownie przez Plato

Obserwuje: 0

Nie jest tajemnicą, że firmy zawsze poszukują sposobów na zwiększenie przychodów. Jednak wielu nie dostrzega korzyści płynących z zaciskania pasa i szukania sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy. W tym miejscu wkracza zarządzanie wydatkami biznesowymi. To jak detektyw finansowy, wykrywający wszystkie podstępne sposoby wydawania pieniędzy przez firmę i poddający je głębszej analizie.

Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę ze znaczenia zarządzania wydatkami, zwłaszcza po negatywnym wpływie pandemii na wiele firm. Według Fortune Business Insights światowy rynek oprogramowania do zarządzania wydatkami biznesowymi (BSM) wzrośnie z 18.66 mld USD w 2022 r. do 39.05 mld USD do 2029 r.

Co to jest zarządzanie wydatkami biznesowymi?

Zarządzanie wydatkami biznesowymi to zmodernizowane podejście do zarządzania wydatkami firmy i relacjami z dostawcami przy użyciu oprogramowania w chmurze. W przeszłości firmy polegały na metodach ręcznych lub podstawowych narzędziach, takich jak arkusze kalkulacyjne, do obsługi swoich potrzeb związanych z wydatkami, ale BSM pojawił się jako rozwiązanie do ujednolicenia i usprawnienia tych procesów.

Dzięki zarządzaniu wydatkami biznesowymi firmy mogą konsolidować zarządzanie pozyskiwaniem, zawieraniem umów, zakupami i dostawcami, a także fakturami, wydatkami pracowników i płatnościami w jednym centralnym repozytorium. Dzięki temu firmy mogą gromadzić i analizować wszystkie dane dotyczące wydatków w jednym miejscu, umożliwiając im podejmowanie świadomych i strategicznych decyzji dotyczących wydatków.

W efekcie BSM służy jako „centrum dowodzenia” dla rejestrów dostawców i kontroli finansowej, podkreślając błędy i nieefektywności, dzięki czemu firmy mogą czerpać większą wartość ze swoich procesów finansowych i relacji z dostawcami.

Dlaczego zarządzanie wydatkami jest ważne?

Dla firm, których celem jest napędzanie wzrostu biznesowego, zarządzanie wydatkami jest jednym z głównych priorytetów. Bez jasnego zrozumienia wydatków firmy mogą ryzykować brak gotówki i poważne problemy.

Systemy zarządzania wydatkami pomagają tego uniknąć, eliminując nadmierne wydatki i redukując wydatki, co ostatecznie zwiększa zyski firmy. Przekierowując finanse na wzrost i rozwój biznesu, organizacje mogą osiągnąć swoje cele strategiczne.

Zarządzanie wydatkami jest ważne dla firm każdej wielkości i z każdej branży, ponieważ zapewnia dźwignie kontrolne i przejrzystość niezbędne do wydajnej działalności biznesowej. Dobrze zarządzane wydatki zapewniają interesariuszom bezpieczeństwo i stabilność.

Zarządzanie wydatkami a zarządzanie wydatkami

Chociaż terminy „zarządzanie wydatkami” i „zarządzanie wydatkami” są często używane zamiennie, odnoszą się one do dwóch różnych podejść do zarządzania wydatkami firmy.

Zarządzanie wydatkami koncentruje się na indywidualnych wydatkach pracowników, takich jak wydatki na podróże czy lunche biznesowe. Ten rodzaj zarządzania gwarantuje, że pracownicy otrzymują zwrot kosztów związanych z pracą zgodnie z polityką firmy. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami służy do rejestrowania, śledzenia, refundacji i audytu wydatków pracowniczych, ułatwiając firmom zarządzanie finansami na poziomie mikro.

Z drugiej strony zarządzanie wydatkami obejmuje szersze podejście do tego, jak, kiedy i dlaczego pieniądze są wydawane w firmie. Ten złożony proces obejmuje zaopatrzenie, fakturowanie, outsourcing i zarządzanie łańcuchem dostaw, zapewniając firmom pełny obraz ich wydatków. Uwzględniając różne rodzaje wydatków, takie jak zakup zapasów i sprzętu, subskrypcje oprogramowania i wynagrodzenia pracowników pełnoetatowych, zarządzanie wydatkami pozwala firmom optymalizować wydatki i maksymalizować wartość na poziomie makro.

Rodzaje wydatków biznesowych

W cyklu życia każdej firmy wydatki są nieuniknione, a wydatki mogą wahać się od regularnych i powtarzających się wydatków do sporadycznych lub responsywnych wydatków. Każdy wydatek biznesowy mieści się w jednej lub drugiej z następujących kategorii:

Wydatki operacyjne odnoszą się do bieżących wydatków ponoszonych w ramach zwykłej codziennej działalności firmy. Do tej kategorii zalicza się bezpośrednie wydatki na sprzedane towary lub usługi (COGS) oraz inne koszty sprzedaży, ogólne i administracyjne. Na przykład czynsz, konserwacja, lista płac, ubezpieczenie, reklama, marketing, surowce i amortyzacja są uważane za koszty operacyjne.
Z drugiej strony wydatki nieoperacyjne to wydatki, które nie są związane z podstawową działalnością biznesową. Do tej kategorii należą odsetki, podatki, odpisy z tytułu utraty wartości oraz straty z tytułu zbycia aktywów.
Wydatki stałe to wydatki, które nie zmieniają się wraz ze wzrostem lub spadkiem liczby sprzedanych towarów lub świadczonych usług. Wydatki te muszą być ponoszone niezależnie od działalności biznesowej i są na ogół wydatkami pośrednimi, które nie są związane z produkcją towarów lub usług. Czynsze biurowe i magazynowe, wynagrodzenia i świadczenia pracowników etatowych to przykłady wydatków stałych.
Wydatki zmienne to wydatki, które zmieniają się w zależności od tego, ile firma produkuje lub sprzedaje. Koszty te rosną wraz ze wzrostem produkcji i spadają wraz ze spadkiem produkcji. Przykłady obejmują surowce, opakowania produktów, wydatki na podróże służbowe, opłaty transakcyjne kartą kredytową i wydatki na wysyłkę. Wynagrodzenia pracowników sezonowych, w przeciwieństwie do pensji pełnoetatowych, mają tendencję do wahań, a zatem są wydatkami zmiennymi.

Dzięki BSM każda z tych kategorii może być łatwo śledzona i analizowana, umożliwiając firmom identyfikowanie sposobów ograniczania wydatków i wydajniejszego działania.

Korzyści z zarządzania wydatkami

Zarządzanie wydatkami jest ważnym aspektem prowadzenia odnoszącego sukcesy biznesu, niezależnie od wielkości czy branży. Zapewnia poziom kontroli i przejrzystości, który ma kluczowe znaczenie dla wydajnej działalności. Właściwe zarządzanie wydatkami zapewnia interesariuszom stabilność i bezpieczeństwo, a wdrożenie dobrze zarządzanego systemu przynosi wiele korzyści. Niektóre szczególne zalety obejmują:

Dokładne i scentralizowane dane finansowe są dostępne do wglądu w wydatki poprzez zarządzanie wydatkami.
Widoczność wydatków w czasie rzeczywistym to kolejna korzyść wynikająca z zarządzania wydatkami, zmniejszania wydatków indywidualnych oraz poprawy wyników finansowych i przepływów pieniężnych.
Terminowe przetwarzanie zobowiązań i należności zapewnia stabilny przepływ gotówki, zmniejszając potrzebę pożyczania pieniędzy.
Zarządzanie wydatkami pomaga identyfikować możliwości oszczędności i chroni firmy przed wyciekami środków pieniężnych i nieefektywnością procesu wydatkowania.
Jasna polityka wydatków prowadzi do zwiększenia produktywności poprzez wyeliminowanie nieefektywności i poprawę możliwości zaopatrzenia.
Zarządzanie wydatkami może usprawnić zarządzanie ryzykiem poprzez identyfikowanie słabych punktów w zakupach i procesach zakupowych, zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia ryzykownych sytuacji lub zachowań.

Wyzwania związane z zarządzaniem wydatkami

Skuteczne zarządzanie wydatkami ma kluczowe znaczenie dla firm w utrzymaniu stabilności finansowej i poprawie wyników finansowych. Z tym złożonym procesem wiążą się jednak różne wyzwania, w tym czasochłonna agregacja danych, skomplikowana kategoryzacja wydatków oraz konieczność zarządzania relacjami z podwykonawcami i dostawcami. Niewłaściwe zarządzanie wydatkami może prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji, w tym dezorganizacji operacyjnej, zwiększonych kosztów, niskiej wydajności, braku przejrzystości i złego zarządzania łańcuchem dostaw. Firmy muszą zająć się tymi problemami, aby mieć pewność, że ich system zarządzania wydatkami jest skuteczny i wydajny.

Czasochłonna agregacja danych
Organizowanie danych może być żmudne i czasochłonne
Wybór odpowiedniego oprogramowania może być wyzwaniem
Skomplikowana kategoryzacja wydatków
Wymaga głębokiego zrozumienia struktury biznesowej i specyfiki działu
Może być wyczerpujący i wymagać znacznych badań
Zarządzanie relacjami z dostawcami i dostawcami
Wymaga umiejętności analitycznych i komunikacyjnych
Trudne do podjęcia negocjacji z dostawcami i dostawcami
Zarządzanie dostawcami to ciągły proces
Negatywne konsekwencje złego zarządzania wydatkami
Dezorganizacja operacyjna
Zwiększone koszty
Słaba efektywność
Brak przejrzystości
Słabe zarządzanie łańcuchem dostaw

Podejścia do zarządzania wydatkami

Systematyczne podejście BSM do zamówień jest tym, co czyni je wartościowymi dla firm. W zależności od branży i kluczowych kompetencji firmy, mogą skorzystać na automatyzacji kilku podprocesów w ramach zakupów lub całego spektrum zakupów. Proces zakupowy BSM obejmuje różne procesy i podprocesy, w tym źródło do zapłaty, źródło do umowy, faktura do zapłaty i zamawianie do zapłaty.

Źródło płatności: Jest to cały proces zaopatrzenia, od identyfikacji i wyboru dostawców po składanie zamówień, akceptację faktur i dokonywanie płatności. S2P zapewnia przejrzystość całego procesu zakupowego, poprawia zgodność, współpracę i zaufanie między uczestnikami łańcucha dostaw oraz pomaga organizacjom uzyskać lepsze ceny.
Źródło umowy: ten proces rozpoczyna się od pozyskiwania produktów lub usług od konkurencyjnego zestawu dostawców. Wymagania biznesowe są analizowane, dokumentowane i udostępniane potencjalnym dostawcom, a od nich zbierane są oferty. Kontrakt jest przyznawany dostawcy, który najlepiej odpowiada wymaganiom firmy i przedstawia najbardziej obiecującą ofertę.
Faktura do zapłaty: Ten podproces obejmuje dokładną ocenę i opłacenie faktur, co może obejmować krytyczne kroki, takie jak dopasowywanie faktur do umów, zamówień oraz zaakceptowanych lub odrzuconych elementów dostawy oraz uzyskiwanie zatwierdzeń. Zautomatyzowanie tego procesu może zapewnić istotną wydajność zespołowi odpowiedzialnemu za księgowość firmy.
Procure to pay: ten podproces integruje dział zakupów z działem rozliczeń z dostawcami w celu zwiększenia wydajności. Obejmuje rekwizycję, zakup, przyjmowanie, płacenie i rozliczanie towarów i usług. W przeciwieństwie do S2P, nie obejmuje funkcji pozyskiwania dostawców.

Niektóre kroki, które należy wykonać w BSM to:

Identyfikacja i gromadzenie danych o wydatkach firmy, takich jak zamówienia zakupu, paragony, faktury, dane dotyczące płatności, umowy z dostawcami, zasady wydatków na poziomie działu, kategorie wydatków i istniejące narzędzia do zarządzania wydatkami.
Centralizacja, weryfikacja i klasyfikacja danych o wydatkach
Analiza danych o wydatkach Po scentralizowaniu, zweryfikowaniu i sklasyfikowaniu danych w celu zidentyfikowania rozbieżności i możliwości oszczędności kosztów lub usprawnienia procesów.
Opracowanie strategii wydatków z wykorzystaniem wiedzy zdobytej podczas analizy. Prognozowanie pozwala oszacować zwrot z inwestycji i wpływ tych inicjatyw oraz zaplanować przyszłe wydatki, zoptymalizować relacje z dostawcami i zyskać elastyczność w reagowaniu i dostosowywaniu się do zmian na rynku.

Firmy coraz częściej inwestują w różnego rodzaju oprogramowanie do zarządzania wydatkami. Według zweryfikowanych badań marketingowych rynek oprogramowania do zarządzania całkowitymi wydatkami osiągnął wartość 1.08 mld USD w 2019 r. i oczekuje się, że w latach 17.7-2020 wzrośnie o CAGR na poziomie 2027%, osiągając wartość 3.97 mld USD. Wzrost ten jest napędzany przez kilka czynników, w tym potrzebę informacji o dostawcach i rynku, analizy predykcyjne dla wewnętrznych zasad zgodności i umów zewnętrznych oraz rosnące zapotrzebowanie na technologię przetwarzania w chmurze.

Rozwiązania do zarządzania wydatkami

Istnieją różne rodzaje rozwiązań do zarządzania wydatkami, takie jak rozwiązania typu „procure-to-pay” i „source-to-pay”, rozwiązania do przetwarzania i zarządzania fakturami, rozwiązania do zarządzania podróżami i wydatkami oraz rozwiązania do zarządzania umowami. Każde rozwiązanie oferuje unikalne korzyści, takie jak automatyzacja, kontrola kosztów, zgodność i lepszy wgląd w wydatki, co pozwala firmom wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada ich potrzebom i zintegrować je z istniejącymi systemami w celu osiągnięcia większej wydajności i oszczędności.

Zautomatyzowane rozwiązania do zarządzania wydatkami stają się coraz bardziej popularne wśród firm, które chcą usprawnić procesy zakupowe i efektywniej zarządzać wydatkami. Rozwiązania te mogą obejmować platformy dostosowane do konkretnych zadań, takie jak system do skanowania i zarządzania fakturami, systemy księgowe z funkcjami zarządzania wydatkami, a także dedykowane platformy do zarządzania wydatkami typu „wszystko w jednym”.

Narzędzia do zarządzania wydatkami i oprogramowanie zaopatrzeniowe mogą zautomatyzować procesy zatwierdzania, procesy składania wniosków o zwrot kosztów i zarządzanie płatnościami.
Karty płatnicze lub wydatkowe oferują kilka zalet w porównaniu z firmowymi kartami kredytowymi, w tym możliwość ograniczenia wydatków do określonego pracownika, dostawcy lub projektu oraz śledzenie wydatków według kategorii.
Uniwersalne platformy do zarządzania wydatkami łączą wiele narzędzi, baz danych i analiz w jedno scentralizowane rozwiązanie, oferując firmom wysoki poziom elastyczności, skalowalności i możliwości zarządzania wydatkami.

Wdrażając rozwiązania do zarządzania wydatkami, ważne jest ustanowienie kompleksowej polityki wydatkowej, która dotyczy wszystkich w organizacji, oraz przeszkolenie wszystkich pracowników w zakresie identyfikowania i śledzenia wydatków. Posiadanie niezawodnego systemu raportowania z łatwymi procesami przesyłania może również zachęcać do przestrzegania przepisów i usprawniać raportowanie wydatków. Ponadto wdrożenie zautomatyzowanego systemu zarządzania wydatkami może uprościć procesy robocze, zminimalizować komunikację i papierkową robotę oraz umożliwić bardziej efektywne śledzenie wydatków i współpracę, co ostatecznie prowadzi do zwiększenia produktywności i przychodów.

Zautomatyzuj zarządzanie wydatkami biznesowymi za pomocą Nanonets

Nanonety mogą być częścią potężnego rozwiązania do zarządzania wydatkami, które pomoże Ci zaoszczędzić co najmniej 5% na wydatkach. Wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do pozyskiwania danych o wydatkach z różnych źródeł, co może zwiększyć wydajność zespołów finansowych, umożliwiając im osiągnięcie 10-krotnie większej produktywności.

Dzięki Nanonets wszystkie dane dotyczące wydatków są skonsolidowane na jednej, łatwej w obsłudze platformie. Rozwiązanie automatycznie synchronizuje faktury i informacje o płatnościach z dowolnego źródła, dzięki czemu wszystkie Twoje dane finansowe są aktualne i gotowe do przeglądu.

Jedną z kluczowych zalet Nanonets jest możliwość zapobiegania niepotrzebnym lub marnotrawnym wydatkom. Zapewnia kontrole finansowe, takie jak przepływy pracy zatwierdzania, alerty o duplikatach i wykrywanie oszustw, aby upewnić się, że nie ma niewłaściwych wydatków. Oznacza to, że firmy mogą zaoszczędzić pieniądze, unikając nieoczekiwanych lub niepotrzebnych wydatków.

Nanonets oferuje również integrację jednym kliknięciem z oprogramowaniem ERP i płatniczym, ułatwiając integrację z istniejącymi przepływami pracy. Procesy płatności i uzgadniania są usprawnione i zautomatyzowane, co pozwala skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Wnioski

Zarządzanie wydatkami ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji dążącej do optymalizacji swoich zasobów finansowych. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami biznesowymi (BSM) zapewnia widoczność wydatków w czasie rzeczywistym, pomagając organizacjom scentralizować zarządzanie przepływami pieniężnymi na jednej platformie. Pozwala członkom zespołu finansowego zalogować się i zobaczyć każdą transakcję na bieżąco, prognozować wydatki i korygować marnotrawstwo. BSM pomaga również kontrolować wydatki pracowników poprzez konsekwentne egzekwowanie zasad, ustawianie spersonalizowanych parametrów i kontroli kart kredytowych oraz wysyłanie próśb o wstępne zatwierdzenie przed dokonaniem zakupów. Ponadto oprogramowanie BSM poprawia dokładność raportowania, wykorzystując algorytmy uczenia maszynowego do organizowania i analizowania danych oraz wyciągania spostrzeżeń i powiązań, które podkreślają możliwości oszczędności kosztów. Wreszcie, BSM automatyzuje przepływy pracy, zmniejszając liczbę zadań, które pracownicy musieliby wykonywać godzinami ręcznie. Tworząc reguły dla dostawców i określonych kategorii, które automatyzują zarządzanie wydatkami, można automatycznie optymalizować wydatki. Oprogramowanie BSM pomaga menedżerom finansowym i księgowym skuteczniej zarządzać sposobem wydawania pieniędzy przez ich firmy, ostatecznie optymalizując zwrot z każdej zainwestowanej złotówki.