Um guia definitivo para rastreamento de ativos médicos

Cadeias de suprimentos são difíceis; as cadeias de suprimentos farmacêuticas são ainda mais difíceis. Mas a recente era da pandemia nos ensinou que o mais essencial é um melhor rastreamento de ativos médicos - transportar o equipamento médico certo, na hora certa, para o lugar e as pessoas certas. Nada é mais crítico do que um cilindro de oxigênio quando um paciente luta para respirar ou um monitor de paciente funcionando perfeitamente quando um paciente teve um ataque cardíaco.

A urgência do próprio requisito torna o rastreamento de ativos médicos uma das tarefas mais essenciais e desafiadoras para lidar com as cadeias de abastecimento de saúde. Vejamos como funciona o rastreamento de ativos médicos e que tipo de sistema funcionaria melhor, mesmo em uma situação de turbilhão.

Ao lidar com a segurança do paciente, o tempo é de extrema importância, ainda mais quando se trata de recursos essenciais como medicamentos, vacinas e ativos médicos como ventiladores e cilindros de oxigênio. Quando a saúde de um paciente precisa de atenção urgente, cada segundo é importante, e é aí que o rastreamento de ativos médicos entra em cena. Ajudaria se você garantisse que o equipamento certo chegasse ao seu destino a tempo para garantir a saúde do paciente e, em alguns casos, a sobrevivência.

Imagine o quanto essas coisas se tornam mais essenciais em um cenário onde há emergência em todos os lugares, escassez de equipamentos e uma contagem interminável de pacientes. Além disso, numa situação semelhante à da pandemia de COVID-19, existem até hospitais “pop-up” para gerir. Vejamos por que é importante gerenciar o rastreamento de ativos médicos, por que é tão desafiador e a solução na qual você precisa investir para ter um futuro mais seguro.

Por que o rastreamento de ativos médicos é importante?

Um sistema de rastreamento de ativos médicos bem gerenciado é vital para garantir que os hospitais recebam equipamentos externos dentro do prazo e que estejam bem organizados e disponíveis nas instalações do hospital. Há casos em que ativos móveis, como monitores de pacientes e ventiladores, ficam indisponíveis quando são mais necessários. É como perder o controle remoto da TV ou as chaves do carro, exceto que essas não são situações de risco de vida. Além disso, a perda desses equipamentos acarreta custos consideráveis ​​para substituí-los, às vezes com urgência, a um preço mais elevado. Quando os custos operacionais já estão a aumentar, tudo isto poderá afetar o ROI e, mais importante ainda, a saúde do paciente.

Ao lidar com a saúde do paciente, perder visibilidade dos equipamentos seria a última coisa que um hospital deseja. Não saber a localização correta e as informações de disponibilidade do equipamento tornaria a utilização dos ativos ainda mais difícil. Uma lista de equipamentos médicos que todo hospital precisa ter sempre pronto incluiria ventiladores, cilindros de oxigênio, concentradores, desfibriladores, macas, monitores de pacientes, luzes cirúrgicas, camas e muito mais.

O que torna o manuseio de ativos médicos desafiador?

Todos os anos, os hospitais a nível global perdem equipamentos hospitalares, como cadeiras de rodas e esterilizadores, e enfrentam a indisponibilidade de equipamentos caros que salvam vidas, como cilindros de oxigénio, concentradores e ventiladores, quando mais necessários. Os gestores de logística hospitalar enfrentam mais desafios do que apenas lidar com a distribuição de medicamentos e vacinas, sendo um dos maiores desafios a gestão de equipamentos hospitalares, especialmente em tempos como a atual pandemia.

A má gestão de ativos médicos tem sido observada como uma das causas comuns para a menor eficiência de produção na maioria das operações de saúde. Rastrear ativos não é difícil apenas quando eles estão sendo transportados para o hospital em uma remessa, mas também dentro das instalações do hospital.

Vejamos o que exatamente torna essencial ter uma solução de rastreamento de ativos médicos bem gerenciada:

1. Erro humano em métodos tradicionais de rastreamento de ativos — O rastreamento de dispositivos e equipamentos médicos por meio de processos manuais, como a manutenção de planilhas ou registros manuais, torna o sistema propenso a erros, inacessível e desnecessariamente demorado.

2. Má gestão de estoque — A maioria dos hospitais excede o estoque devido à perda potencial e à experiência anterior de falta de equipamentos. A estimativa errada de estoque devido a um sistema de rastreamento inadequado pode levar a mais problemas de gerenciamento de estoque, aumentando assim os custos.

3. Custos de substituição — A substituição do equipamento perdido ou roubado aumenta muito os custos globais, uma vez que há grandes gastos em novos equipamentos para substituir os perdidos.

4. Custo de horas-pessoa perdidas — O tempo gasto na procura de equipamentos perdidos, em última análise, contribui para a perda monetária — perda de horas de trabalho e de salários devido às horas gastas na procura de bens perdidos.

5. Impacto na experiência do paciente — A falta de equipamento significa diretamente atrasos no tratamento, redução da segurança do paciente, mais tempo de espera e uma experiência geral ruim para o paciente. Imagine um atraso em uma operação porque o paciente não pôde ser atendido a tempo por falta de equipamento!

6. Risco de vida do paciente — Em situações em que a falta de equipamento pode significar atraso no tratamento ou, pior ainda, perda de vidas, os bens hospitalares tornam-se insubstituíveis. Por exemplo, nada pode substituir a funcionalidade de um ventilador para um paciente com dificuldades para respirar. Isto é especialmente verdadeiro em situações como a de um paciente grave com COVID-19 com pulmões enfraquecidos.

Quais são as soluções disponíveis para rastrear ativos médicos?

Hoje temos sistemas de rastreamento de localização que permitem aos hospitais rastrear não apenas seus medicamentos e ativos médicos, mas também funcionários, pacientes e visitantes! Abaixo estão algumas das soluções mais comuns de rastreamento de ativos médicos:

Códigos de barras para rastreamento de ativos médicos

O método mais simples de rastrear equipamentos médicos é por meio de código de barras. É ótimo para itens médicos menores, como frascos de medicamentos e bolsas de sangue, mas não para equipamentos médicos maiores, como monitores de pacientes.

O principal problema com os códigos de barras é o esforço manual necessário para colocar os códigos de barras e digitalizá-los. O uso de códigos de barras para rastreamento de ativos também costuma fornecer dados incorretos devido à leitura manual e aos erros resultantes. Um dos problemas subestimados dos códigos de barras é o aparente desgaste que eles sofrem a cada uso.

Uma lacuna ainda maior surge quando esses códigos de barras não podem ser usados ​​em grandes equipamentos hospitalares, como desfibriladores, ventiladores ou monitores de pacientes. É impossível rastrear equipamentos médicos tão grandes usando códigos de barras, muito menos digitalizá-los.

RFID para rastreamento de ativos médicos

Etiquetas RFID (identificação por radiofrequência) podem ser usadas em itens maiores, como camas, cadeiras de rodas e monitores cardíacos. Tecnologias como etiquetas RFID ativas também ajudariam a controlar ativos médicos vitais. Os dados recebidos dessas etiquetas RFID permitem rápida identificação e levantamento dos equipamentos, garantindo que não haja atrasos em testes, procedimentos e exames.

Mas as etiquetas RFID também deixaram lacunas que criaram a necessidade de melhores soluções de rastreamento de ativos médicos.

A maior desvantagem do rastreamento de ativos médicos com RFID é a necessidade de infraestrutura pesada. Não vale a pena investir em tal sistema, pois as etiquetas RFID nem sequer fornecem visibilidade de ponta a ponta e também são caras. O segundo problema é a incapacidade de fornecer visibilidade em trânsito. O sistema RFID é bem-sucedido apenas em instalações internas.

Assim, mesmo parecendo uma solução promissora, as etiquetas RFID não eram suficientes como software abrangente de rastreamento de ativos médicos.

GPS para rastreamento de ativos médicos

No passado recente, os hospitais têm usado o Sistema de Posicionamento Global (GPS) como software de rastreamento de pacientes e ativos médicos. Os rastreadores GPS permitem que a administração do hospital controle os equipamentos, sabendo sua localização em tempo real. Também permite uma recuperação mais fácil de ativos/equipamentos em caso de extravio ou roubo.

O que faltava neste sistema era que ele só era adequado para espaços extraorganizacionais e não era capaz de obter nenhum sucesso significativo no espaço intraorganizacional. O rastreamento por GPS não era bom quando o requisito era rastrear equipamentos dentro da instalação. Além disso, forneceu apenas a localização de ativos, que podem ou não ser integrados a um sistema existente, tornando os dados menos acionáveis.

Uma solução completa de rastreamento de ativos médicos pode ajudar a preencher essas lacunas. Vamos ver como.

A solução abrangente baseada em sensores IoT

A maneira mais inteligente de superar todos os desafios e preencher as lacunas deixadas por outras soluções é usar uma solução abrangente de rastreamento de ativos médicos baseada em sensor IoT (Internet das Coisas) em tempo real. A ideia é não só ter este sistema, mas também garantir que ele seja bem implementado. Os dispositivos inteligentes ficam com o ativo desde o primeiro quilômetro, rastreando-o até chegar ao hospital. Esses dispositivos capturam a localização e as condições em tempo real, se necessário, e os dados transmitidos por meio deles podem ser verificados constantemente em um painel. Os dispositivos praticamente viajam com o ativo médico rastreando-o em tempo real, enquanto o sistema fornece dados e insights ao vivo usando inteligência baseada em sensores, tornando os dados mais acionáveis.

Essa solução fornece:

•  Dados de localização precisos — Uma solução baseada em sensor IoT pode capturar dados de localização e condição de ativos médicos em tempo real nas instalações de armazenamento e em trânsito.
• ETAs confiáveis ​​— Apenas saber a localização do ativo não é suficiente. Uma boa solução de rastreamento de ativos médicos também enviaria alertas imediatos sobre atrasos e ETAs precisos. Isso garante que não haja casos de atraso no atendimento médico imediato aos pacientes. Os ETAs são especialmente importantes quando há uma necessidade de emergência para o equipamento.
• Visibilidade ponta a ponta — Essa solução deve ser capaz de fornecer visibilidade completa do equipamento em ambientes internos e em trânsito, reduzindo a chance de perda de equipamento.
• Melhor utilização de ativos – Dados de sensores ponta a ponta em tempo real permitiriam um melhor planejamento e gerenciamento de ativos. Isto reduzirá a necessidade de excesso de estoque e as chances de indisponibilidade em momentos de necessidade urgente.
• Dados de condição, se necessário — Quando produtos sensíveis à condição — bolsas de sangue, amostras de laboratório e frascos de vacina — estão envolvidos, o monitoramento da condição ajuda a mantê-los seguros para uso pelo paciente. Os dispositivos capturam constantemente dados sobre temperatura, umidade, inclinação, choque, etc. Esses dados também ajudariam a manter registros das condições de armazenamento para referência futura e análise de dados para melhor tomada de decisões.
• Confiabilidade – Com baterias de longa duração e forte conectividade, tal sistema forneceria atualizações constantes sobre os dados de localização. Além disso, estes dados são independentes da transportadora, tornando-os mais fiáveis ​​e verificáveis.
• Insights e previsões acionáveis ​​— A solução seria capaz de se integrar ao sistema ERP (Enterprise Resource Planning) existente e fornecer insights acionáveis ​​por meio de visibilidade de ponta a ponta. O sistema combinaria dados em tempo real e ação preventiva para ajudar a reduzir perdas evitáveis ​​devido à falta de equipamentos.

Quando bem implementada, esta solução ajudaria a reduzir o tempo de espera, especialmente quando se trata de intervenções médicas de emergência que salvam vidas. Com melhor atendimento ao paciente, uso otimizado de equipamentos e aumento de produtividade, os hospitais verão melhor saúde e segurança dos pacientes.

O impacto:

Com dados de localização corretos e melhor gerenciamento de ativos, você não apenas conseguirá um melhor rastreamento de ativos médicos, mas também será capaz de tratar a saúde do paciente com mais eficiência. Registros de oferta e demanda bem mantidos ajudariam a melhorar o processo de pedido de estoque. Com menos casos de perda de equipamentos ou roubo de ativos, os hospitais seriam capazes de obter ROIs (retorno sobre o investimento) mais elevados.

Mas o ROI não é a maior preocupação da gestão de um hospital; o que é mais crítico é a saúde e segurança do paciente. Ter visibilidade total e confiável sobre os ativos médicos é necessário para cuidados de saúde melhores e mais rápidos, melhor uso do tempo da equipe hospitalar e melhor gerenciamento de ativos. Mas o mais importante é que o sistema ajudaria a reduzir o tempo de espera do paciente e garantiria uma melhor saúde geral do paciente, atingindo o objetivo final.

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• Fonte: https://blog.roambee.com/supply-chain-technology/guide-to-medical-asset-tracking