Guia de automação de pagamentos B2B

A automação de pagamentos B2B envolve tudo, desde a automação de captura e processamento de faturas até pagamentos a fornecedores e reconciliação desses pagamentos em seus livros. Ele permite que sua empresa libere recursos, reduza erros manuais e se concentre em tarefas mais estratégicas.

Um relatório de 2018 revelou que as empresas na América do Norte gastam US$ 187 bilhões anualmente no processamento de Contas a Pagar (AP), sendo que a mão de obra representa mais de 90% desses custos. E se você pudesse reduzir esses custos em 80% e aumentar a velocidade de processamento de faturas em até 10 vezes? Parece bom demais para ser verdade? 

Com o B2B certo automação de pagamento software, não é. E os benefícios não se limitam a economia de custos, precisão e eficiência – a automação de pagamentos B2B também pode melhorar o relacionamento com fornecedores, garantir a conformidade, evitar multas e penalidades e fornecer informações críticas sobre o fluxo de caixa e a saúde financeira.

A automação de pagamentos B2B é uma virada de jogo para empresas de todos os tamanhos. Neste breve guia, orientaremos você nos fundamentos da automação de pagamentos B2B e como implementar Automação AP em seu negócio.

O que é automação de pagamento B2B?

A automação de pagamentos B2B é um processo baseado em tecnologia que simplifica a forma como as empresas lidam com pagamentos a fornecedores, empreiteiros e outros parceiros de negócios.

Portanto, em vez de sua equipe inserir manualmente os dados da fatura, verificar erros, iniciar pagamentos e reconciliar esses pagamentos em seu sistema financeiro, essas tarefas são realizadas por uma solução como Nanoredes.

Este software agiliza todo o processo com o mínimo de envolvimento humano, reduzindo o tempo gasto nessas tarefas repetitivas e diminuindo significativamente a probabilidade de erros e mal-entendidos.

Como a automação de pagamentos B2B pode simplificar seu fluxo de trabalho?

Investir em uma solução de automação de pagamentos B2B é uma jogada inteligente para o seu negócio. Às vezes, é difícil acreditar no impacto transformador até que você testemunhe as mudanças em ação.

Então, vamos ver como essas soluções de automação de pagamento automatizam diferentes partes do processo de pagamento B2B.

1. Processamento de faturas

As soluções de automação de pagamentos B2B podem capturar e extrair dados de faturas e revise-os para garantir precisão e integridade. Ele extrai dados vitais como número da fatura, data, nome do fornecedor e valor devido e os combina com os pedidos de compra e contratos correspondentes.

Se houver incompatibilidade, o software sinaliza automaticamente a fatura para revisão manual. Sua equipe pode revisá-lo e encaminhá-lo de volta ao fornecedor para correção e reenvio com apenas alguns cliques.

Esse processo automatizado reduz drasticamente o tempo gasto na entrada e revisão manual de dados, levando a tempos de processamento de faturas mais rápidos.

2. Fluxos de trabalho de aprovação

Depois que a fatura for conciliada, ela será automaticamente encaminhada para o(s) aprovador(es) designado(s) para revisão e aprovação. O sistema de automação de pagamentos envia lembretes e escalonamentos para aprovações em atraso, reduzindo as chances de atrasos nos pagamentos e aumentando as chances de obter descontos por pagamento antecipado e melhores relacionamentos com parceiros.

Seus parceiros poderão acompanhar o status de suas faturas em tempo real, o que reduz o número de consultas com as quais sua equipe de AP precisa lidar. Esse nível de transparência promove a confiança e melhora suas relações comerciais.

3. Execução do pagamento

O software de automação de pagamento inicia os pagamentos com base nas faturas e condições de pagamento aprovadas. O software cria arquivos de pagamento para vários métodos de pagamento, como ACH, cartões virtuais e cheques, e os envia para o banco ou processador de pagamento.

No entanto, é importante observar que a eficácia da automação de pagamentos depende da qualidade do software e de quão bem ele está integrado aos sistemas de pagamento existentes. Como os processos variam de empresa para empresa, é crucial escolher soluções de automação que possam ser personalizadas para atender às suas necessidades específicas.

Tire Nanoredes, por exemplo. Ele pode ler faturas e pedidos de compra de várias fontes, como e-mail, documentos digitalizados, arquivos/imagens digitais e armazenamento em nuvem – permitindo que você trabalhe totalmente sem contato e combine e reconcilie despesas sem intervenção manual.

Você pode conectá-lo facilmente aos seus sistemas de contabilidade existentes, incluindo QuickBooks e Sage, para que não atrapalhe seus processos atuais.

4. Reconciliação de pagamento

Assim que os pagamentos forem executados, o software de automação irá conciliá-los. Irá cruzar os pagamentos efetuados com as faturas aprovadas, garantindo que todos os pagamentos são precisos e contabilizados.

Quaisquer discrepâncias serão sinalizadas imediatamente, permitindo que sua equipe as investigue e resolva prontamente. Os códigos GL são aplicados automaticamente, permitindo uma integração perfeita com seu sistema contábil e tornando o processo de reconciliação mais rápido e eficiente.

5. Relatórios e análises

O software de automação de pagamento B2B não apenas automatiza tarefas manuais; ele também fornece informações valiosas sobre a saúde financeira do seu negócio. Ele gera relatórios abrangentes sobre suas atividades de pagamento, apresentando tendências, identificando gargalos e destacando oportunidades de melhoria.

Essa abordagem baseada em dados ajuda você a definir previsões orçamentárias mais precisas, identificar oportunidades de economia de custos e tomar decisões estratégicas com base em dados financeiros em tempo real.

Por que você deve implementar a automação de pagamentos B2B?

Assim, ele pode agilizar seu fluxo de trabalho. Mas como isso se traduz em benefícios tangíveis para o seu negócio?

Aqui estão alguns motivos convincentes para considerar a implementação da automação de pagamento B2B:

1. Redução de custos

Um relatório recente revelou que quase 92% das empresas usam cheques para pagamentos. Com o custo médio de processamento entre $ 2.01 e $ 4, processar cada cheque manualmente pode ser muito caro para as empresas. 

O processamento automatizado de pagamentos B2B pode reduzir a necessidade de trabalho manual e processos baseados em papel, reduzindo significativamente os custos associados à impressão, envio e armazenamento de cheques em papel.

2. Precisão melhorada

O processamento manual de pagamentos está sujeito a erros, levando a custos e atrasos inesperados. Pagamentos duplicados, valores incorretos e prazos perdidos são apenas alguns exemplos das imprecisões que podem ocorrer com o processamento manual. 

A automação de pagamentos B2B pode ajudar a eliminar esses erros, automatizando tarefas como entrada de dados, correspondência de pagamentos com faturas e identificação de discrepâncias.

Em uma pesquisa recente, quase 62% das organizações citaram o aumento da eficiência como a principal prioridade na automação de pagamentos e pagamentos eletrônicos.

3. Processamento de pagamento mais rápido

Com o processamento automatizado de faturas, fluxos de trabalho de aprovação de faturas e execução de pagamentos, o tempo necessário para processar um pagamento B2B pode ser reduzido de semanas para alguns dias ou até horas.

As faturas podem ser aprovadas em qualquer local e o pagamento pode ser processado imediatamente, permitindo tempos de resposta mais rápidos e melhor fluxo de caixa.

4. Relações mais fortes com fornecedores

Atrasos nos pagamentos, disputas e outros problemas relacionados a pagamentos podem prejudicar o relacionamento com os fornecedores. A automação de pagamentos B2B ajuda as empresas a evitar esses problemas, garantindo pagamentos pontuais e registros de pagamento precisos.

Isto pode ajudar as empresas a promover relacionamentos mais fortes com os fornecedores, levando a potenciais descontos, melhores condições e maior colaboração.

5. Escalabilidade e crescimento

A automação de pagamentos B2B permite que as organizações que buscam escalar suas operações façam isso com mais eficiência. À medida que os fornecedores e as faturas se acumulam, processá-los manualmente pode ser um gargalo para o crescimento. 

O processamento automatizado de pagamentos B2B ajuda as empresas a acompanhar o volume de faturas e pagamentos, ao mesmo tempo que reduz erros e aumenta a eficiência. Isto não só permitiria às empresas planear as suas atividades sem se preocuparem com atrasos na aquisição de matérias-primas ou fornecimentos críticos, mas também se concentraria em tarefas mais estratégicas que podem impulsionar o crescimento e a rentabilidade.

6. Menos suscetível a fraudes

Ao automatizar o processamento de faturas de fornecedores, fluxos de trabalho de aprovação e execução de pagamentos, o software de automação de pagamentos pode fornecer às empresas uma visão abrangente de suas atividades de pagamento, permitindo que identifiquem quaisquer transações ou atividades incomuns.

Além disso, o software de automação de pagamentos B2B pode implementar medidas de segurança como autenticação multifatorial, controles de permissão do usuário e trilhas de auditoria, proporcionando às empresas melhor proteção contra fraudes.

7. Conformidade aprimorada

Criar trilhas de auditoria manualmente pode ser difícil, especialmente quando cada parceiro tem seu próprio processo e regras de registro. Isso geralmente leva a registros mal mantidos que podem causar problemas durante auditorias ou ao seguir regulamentos. Porém, com a automação de pagamentos, cada transação é registrada sistematicamente e pode ser facilmente rastreada.

Além disso, o software pode ser programado para cumprir diversas regulamentações internacionais, nacionais ou específicas do setor, reduzindo o risco de não conformidade. Isso simplifica as auditorias e fornece uma maneira estruturada de lidar com questões relacionadas à conformidade.

8. Melhor visibilidade e controle

Automatizar seus pagamentos B2B oferece melhor visibilidade de seus gastos. Uma visão abrangente de suas atividades de pagamento permite identificar tendências, detectar ineficiências e tomar decisões baseadas em dados. Isso pode otimizar seu fluxo de caixa, gerenciar seu orçamento com mais eficiência e planejar o crescimento futuro.

Além disso, a automação oferece maior controle sobre seus pagamentos. Você pode configurar fluxos de trabalho de aprovação, automatizar lembretes para pagamentos futuros e receber alertas sobre atividades incomuns. Isso garante que você esteja sempre informado e possa intervir quando necessário.

9. Maior produtividade dos funcionários e melhor moral

O processamento manual de pagamentos não é apenas demorado, mas também envolve tarefas tediosas, que podem drenar a produtividade e o moral de seus funcionários. A automação de pagamentos B2B pode liberar o tempo de sua equipe para se concentrar em tarefas e iniciativas mais estratégicas que podem contribuir para o crescimento de seus negócios.

Além disso, eles não terão que correr atrás de colegas seniores para aprovações de faturas, gastar horas conciliando pagamentos ou se preocupar com o extravio de documentos importantes. Reter e motivar os funcionários torna-se mais fácil quando suas habilidades e tempo são usados ​​para um trabalho significativo.

Como implementar a automação de pagamentos B2B em sua organização para impulsionar o crescimento?

Abraçar a mudança pode ser um desafio. No entanto, a integração bem-sucedida da automação de pagamentos B2B em seu negócio pode renovar as operações de seu negócio.

Essa mudança economiza tempo e dinheiro e melhora seu relacionamento com os fornecedores. Aprimore seu processo, reduza custos e promova parcerias – tudo de uma só vez.

Aqui estão algumas dicas a serem lembradas ao implementar a automação de pagamentos em sua organização:

1. Avalie seus processos de pagamento atuais

Do preenchimento de recibos à importação e consolidação de dados, descubra quais aspectos do processamento de pagamentos B2B ainda são manuais. Por exemplo, as faturas por e-mail ainda estão sendo inseridas manualmente em seu sistema de contabilidade ou as faturas de um determinado fornecedor são impressas e enviadas pelo correio para aprovação.

Identificar esses processos manuais pode ajudá-lo a determinar quais partes do seu processamento de pagamento podem ser automatizadas e que tipo de solução de automação de pagamento seria mais adequada ao seu negócio.

2. Certifique-se de que haja uma validação manual mínima necessária

Se sua equipe tiver que validar manualmente cada campo, você não estará realmente automatizando seus processos de pagamento. Isso poderia fazer com que as faturas fossem compensadas no próximo dia útil, o que resultava em atrasos indesejados nas operações.

Escolha um software de automação de pagamento B2B que pode reduzir o tempo necessário para compensar as faturas em apenas alguns segundos. Dessa forma, sua empresa pode oferecer uma experiência de fornecedor superior e confiável.

3. Crie uma base de conhecimento universalmente acessível

Criar uma base de conhecimento acessível a todos os membros relevantes da equipe pode ajudar muito a garantir a implementação bem-sucedida da automação de pagamentos. Ele deve conter informações detalhadas sobre o software de automação de pagamento B2B que você escolheu, como funciona, privilégios do usuário, roteamento de aprovação e quaisquer políticas ou procedimentos que precisam ser seguidos.

Esta base de conhecimento deve ser atualizada regularmente para refletir quaisquer alterações em seus processos de automação de pagamento para manter todos na mesma página.

4. Leve a conformidade e a segurança a sério

A automação de pagamentos B2B envolve dados financeiros confidenciais, tornando a conformidade e a segurança fundamentais. Seu software de automação de pagamentos B2B deve estar em conformidade com os regulamentos relevantes e padrões internacionais, como PCI-DSS e ISO 27001, garantindo que seus dados financeiros e os de seus parceiros estejam seguros e protegidos.

Além disso, você deve implementar medidas de segurança apropriadas, como autenticação de dois fatores, controles de permissões de usuário e trilhas de auditoria. Você também pode estabelecer uma equipe dedicada ou contratar um auditor terceirizado para monitorar a segurança e a conformidade.

5. Certifique-se de que a automação de pagamentos B2B funcione bem com seus sistemas existentes

Digamos que você já use o sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) da SAP para gerenciar seus processos de negócios. Você deve garantir que a solução de automação de pagamentos B2B escolhida possa se integrar perfeitamente aos seus sistemas atuais. Isso ajudará a agilizar seu fluxo de trabalho e evitar possíveis problemas ou interrupções em suas operações.

Se o software não se integrar bem ao seu sistema ERP, sua equipe pode ter que transferir manualmente os dados entre os sistemas, anulando o objetivo da automação. Portanto, procure uma solução que ofereça APIs ou integrações pré-criadas com software comercial popular.

6. Treine sua equipe de forma eficaz

A automação aumenta a produtividade, mas somente se sua equipe puder aplicá-la de maneira eficaz. Portanto, sua equipe deve entender quando intervir manualmente, reconhecer vários alertas, saber onde os dados estão armazenados e solucionar problemas típicos.

Isso ajudará sua equipe a implementar a automação de pagamentos com propósito. Não seria visto como uma ferramenta totalmente nova, mas sim como parte integrante do fluxo de trabalho. Sessões regulares de treinamento, webinars ou workshops podem ser organizados para familiarizar a equipe com os recursos, funções e benefícios do software.

7. Revise e atualize regularmente seus fluxos de trabalho

A automação não é uma solução do tipo definir e esquecer. Reavalie regularmente seus fluxos de trabalho automatizados para detectar possíveis problemas. Estas podem variar desde problemas práticos, como a leitura imprecisa de faturas digitalizadas pelo software, até preocupações estratégicas, como a resistência dos parceiros de canal à faturação digital.

Reúna feedback de sua equipe e das partes interessadas e métricas críticas, como taxas de erro e tempos de processamento. Use esses insights para tornar seu sistema de automação de pagamentos mais eficiente. Ajuste e aprimore seus fluxos de trabalho para alinhá-los às necessidades de negócios em evolução. Dessa forma, seu sistema permanece eficaz, atendendo às suas necessidades ao longo do tempo.

Aqui está uma lista de verificação rápida para ajudá-lo a selecionar a solução de automação de pagamentos B2B certa para sua organização:

• Ele se integra bem aos seus sistemas de contabilidade e ERP existentes – QuickBooks, Xero, SAP, Oracle, etc.?
• Ele vem com recursos de IA para extração de dados de faturas e validação automatizada, e pode aprender com entradas manuais para aumentar sua precisão ao longo do tempo?
• Ele oferece suporte a uma ampla variedade de métodos de pagamento – ACH, transferências eletrônicas, cartões de crédito, cheques, carteiras, etc.?
• Oferece recursos como descontos dinâmicos e financiamento da cadeia de suprimentos?
• Suporta pagamentos em várias moedas e transações internacionais?
• Possui medidas de segurança robustas e certificações de conformidade?
• Ele permite que você personalize os fluxos de trabalho de aprovação com base nas necessidades do seu negócio? Possui uma arquitetura escalável que pode crescer junto com o seu negócio?
• Você pode pagar aos fornecedores diretamente da plataforma sem um gateway de pagamento de terceiros?
• Possui uma interface amigável que sua equipe pode navegar e usar facilmente?
• Oferece relatórios e análises em tempo real para ajudá-lo a monitorar e otimizar seus processos de pagamento?
• Oferece automação de pagamentos recorrentes para economizar tempo e reduzir erros?
• Suporta lembretes automáticos para pagamentos pendentes e faturas vencidas?
• Permite definir permissões de usuário e hierarquias de aprovação com base em sua estrutura organizacional?
• Ele consegue ler e extrair dados de faturas em diferentes formatos, layouts e idiomas?
• Emite alertas para quaisquer discrepâncias ou possíveis fraudes detectadas no processo de pagamento?
• Fornece uma trilha de auditoria para todas as transações para garantir a transparência e ajudar na conformidade?
• Tem um custo que cabe no seu orçamento sem comprometer os recursos desejados?

Que insights específicos sobre a saúde financeira o software de automação de pagamentos B2B pode fornecer?

Imagine usar uma planilha Excel para gerenciar pagamentos. Mesmo que você esqueça o incômodo de toda a entrada manual de dados, a falta de insights em tempo real torna um desafio tomar decisões informadas rapidamente.

Com o software de automação de pagamentos B2B, você pode centralizar todos os seus dados financeiros em um só lugar e acessar relatórios e análises em tempo real. Ele lhe dará insights em tempo real sobre o seguinte:

1. Os descontos recebidos de cada fornecedor para pagamentos antecipados
2. O tempo médio necessário para processar faturas e pagamentos
3. Os pagamentos pendentes e faturas vencidas
4. O gasto total por categoria, departamento ou fornecedor
5. A previsão de fluxo de caixa para os próximos meses
6. A porcentagem de faturas que apresentam discrepâncias ou possíveis fraudes
7. O custo geral de processamento de cada fatura e pagamento
8. A otimização do capital de giro e a eficácia com que ele está sendo gerenciado
9. A eficiência dos seus fluxos de trabalho de aprovação e possíveis gargalos
10. A percentagem de pagamentos efetuados através de diferentes métodos (ACH, transferências bancárias, cartões de crédito, cheques, carteiras, etc.)
11. O número de transações internacionais e os custos associados, e o impacto das taxas de câmbio nos seus pagamentos em várias moedas
12. A utilização do orçamento e quaisquer variações entre o gasto real e o valor orçado

Esta não é uma lista exaustiva, mas um vislumbre dos insights que você pode obter com o software de automação certo. Esses insights baseados em dados podem ajudá-lo a identificar ineficiências, oportunidades de economia de custos e áreas de melhoria.

Eles podem orientar suas decisões estratégicas, ajudando você a negociar melhores condições de fornecedor, otimizar seu capital de giro e melhorar seu gerenciamento de fluxo de caixa.

Como a automação de pagamentos B2B beneficiou as empresas?

No papel, obter uma solução de automação de pagamentos B2B é algo óbvio. Mas você ainda deve estar se perguntando sobre seu impacto real nas empresas.

Aqui estão algumas histórias reais de empresas que implementaram a automação de pagamentos B2B Nanonets e experimentaram melhorias significativas:

1. A equipe de AP da Ascend Properties tornou-se 5x mais eficiente

Esta empresa de gestão de propriedades sediada no Reino Unido poupou 80% dos seus custos de processamento de faturas utilizando Nanonets. A tecnologia de OCR alimentada por IA da Nanonets permitiu-lhes automatizar a extração de dados, o roteamento de aprovação e o upload para o processo de software CRM.

[Conteúdo incorporado]

subir escalou de 2000 propriedades para 10,000 sem aumentar o tamanho da equipe de AP. Além disso, de 5 funcionários a tempo inteiro a trabalhar no processamento de faturas, conseguiram reduzi-lo para apenas um a tempo parcial, libertando os outros membros da equipa para se concentrarem em iniciativas mais estratégicas.

2. SaltPay alcançou 99% de economia de tempo no processamento de faturas

Esta empresa fintech com sede em Londres usou Nanonets para automatizar seu processo de extração e aprovação de faturas. Antes de mudar para Nanonets, a equipe da SaltPay passou um tempo significativo inserindo manualmente dados de faturas em seu sistema SAP.

[Conteúdo incorporado]

A Nanonets automatizou o processo de extração de dados, validou os dados de acordo com as condições exigidas e carregou os dados diretamente no sistema SAP. SalPay melhorou com sucesso a precisão do processamento de faturas e ampliou suas operações para atender clientes de 26 países.

3. ACM Services reduziu o processamento manual de faturas em 90%

Serviços ACM, um empreiteiro de remediação, recorreu à Nanonets para agilizar seu processo de extração de faturas. Antes de usar Nanonets, eles enfrentavam um processo manual complicado que envolvia entrada de dados demorada.

[Conteúdo incorporado]

Ao integrar Nanonets em seu fluxo de trabalho, eles automatizaram a captura de dados e a correspondência de código GL entre fornecedores, reduzindo o processamento manual de faturas em 90%. A equipe de contas a pagar conseguiu processar todas as faturas em uma fração do tempo anterior, reduzindo erros e aumentando a produtividade geral. O exportar para CSV A opção também tornou mais fácil para eles carregar dados em seu sistema de contabilidade.

Resumindo, Nanonets Solução de gerenciamento de faturas com tecnologia de IA automatiza o processamento de faturas com uma taxa de precisão superior a 90%. Nossa solução pode extrair automaticamente dados de faturas de diferentes formatos, incluindo PDFs e imagens digitalizadas, e integre-se aos seus sistemas de contabilidade existentes, como Quickbooks, Xero e SAP. 

Nanonets é compatível com GDPR e também fornece segurança de nível empresarial. É escalável, fácil de implementar e oferece fluxos de trabalho de aprovação personalizáveis ​​e análises detalhadas para ajudá-lo a otimizar seus processos de pagamento.

Considerações finais

Não importa o seu setor, a implementação da automação de pagamentos pode ajudar a otimizar seus processos de pagamento e impulsionar o crescimento dos negócios. Reduzindo os processos manuais, melhorando a eficiência e fortalecendo as relações com os fornecedores, você pode preparar sua empresa para o sucesso. 

Sempre implemente um software de automação de pagamento B2B que atenda às suas necessidades e aos seus sistemas existentes. Suas finanças e funcionários certamente agradecerão. Lembre-se, o objetivo não é apenas automatizar, mas automatizar de forma inteligente.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/b2b-payment-automation/