Como gerenciar melhor o conhecimento usando controle de versão e rascunhos

Carimbo de hora: 16 de março de 2022 11h33
Nó Fonte: 1225310

A maioria das empresas sabe que seus funcionários passam muito tempo procurando a informação certa ou a resposta em diferentes fontes. No entanto, alguns deles não compreendem totalmente a magnitude do problema, e mesmo muitos daqueles que o fazem, não sabem realmente como provocar mudanças.

A maioria das empresas, se não foi fundada recentemente, tem toneladas de dados legados, alguns deles armazenados em formatos obsoletos e de difícil acesso para clientes e funcionários. 

No entanto, a crescente conscientização sobre o assunto começou a levantar questões entre os gestores. Usando apropriado ferramentas de gestão do conhecimento certamente tornará as informações mais acessíveis para clientes e funcionários, melhorando o desempenho geral dos funcionários e reduzindo custos. 

Na Inbenta, temos ajudado as empresas centralizar o seu conhecimento e know-how e simplificar o gerenciamento de informações e atualizações por mais de uma década. Mesmo depois de todos esses anos, continuamos analisando as solicitações e os pontos problemáticos dos clientes para aprimorar nossa solução e atendê-los melhor. 

Usando o controle de versão em bases de conhecimento

As Bases de Conhecimento atendem a um grande número de propósitos e usuários. Eles podem ser usados ​​tanto internamente quanto em sites voltados para o cliente, a fim de:

No entanto, o conhecimento nunca é estático. Tudo é transformado, alterado ou alterado ao longo do tempo. Isso não significa necessariamente que queremos nos livrar dessa informação antiga. 

O conhecimento histórico pode ajudar a evitar erros e enganos e ajudar as empresas a acompanhar como as coisas estão evoluindo. 

Digamos que o CEO esteja trabalhando na atualização da política da empresa. Acompanhar as diferentes versões da política da empresa permitirá que ele veja qual versão estava em vigor em um momento específico. 

E se um especialista de suporte estiver procurando otimizar o conteúdo de perguntas frequentes para responder às solicitações mais comuns de seus clientes? Pois bem, ter acesso a diferentes versões permitirá que esse especialista identifique se as novas versões estão tendo melhor desempenho e monitore as alterações para ver se elas impactam no número de contatos recebidos.

Para melhor atender a esses casos de uso, Base de conhecimento alimentada por IA da Inbenta tem um poderosa ferramenta de versionamento que permite ver o que foi alterado nas diferentes versões e até mesmo revertê-los em caso de alterações indesejadas, irrelevantes ou de baixo desempenho. 

Podemos até detectar alterações no URL do seu conteúdo para garantir que armazenamos todos e podemos retornar sempre o conteúdo certo.

Nenhuma mudança passará despercebida aos olhos do Conhecimento!

Aproveitando uma ferramenta universal: trabalhando com rascunhos de conhecimento

Como vimos, o conhecimento está sujeito a atualizações, modificações e otimizações. 

No entanto, isso raramente é o trabalho de um único funcionário. Compartilhar conhecimento internamente e envolver as partes interessadas relevantes para participar da criação de conhecimento dentro da empresa ajuda a garantir que nada seja perdido no caminho.

Isso soa ótimo, certo? No entanto, requer uma ferramenta completa que promova a colaboração e ajude facilmente os funcionários a construir e modificar o conteúdo existente sem excluir acidentalmente qualquer informação importante ou substituir o trabalho de outra pessoa.

É exatamente aí que entram os rascunhos do Inbenta Knowledge. Usando essa funcionalidade, as equipes podem trabalhar em diferentes versões de um conteúdo sem correr o risco de pisar nos calos uns dos outros. 

Usando o status do conteúdo para ajudar a organizar os esforços da equipe

Trabalhar com rascunhos já é um passo na direção certa, mas como saber se o conteúdo é um trabalho em andamento, pronto para ser usado ou simplesmente rejeitado?

Em uma época em que o gerenciamento ágil está se tornando um item básico, sentimos que o Knowledge precisava de um recurso para ajudar a acompanhar um projeto para gerentes e funcionários. 

Por isso, na Inbenta decidimos implementar diferentes rótulos de status para que os usuários possam definir em que etapa esse conteúdo está.

Isso ajuda as equipes a se prepararem para lançamentos de conteúdo, oferece maior visibilidade do desempenho e dos esforços da equipe e serve como uma dica visual do progresso.

AI, o elemento secreto para melhorar o desempenho do seu KB

Se você é novo em bases de conhecimento com inteligência artificial, pode se surpreender com o quanto isso pode afetar algo tão simples quanto uma base de conhecimento ou uma central de ajuda.

Você já se perguntou por que continua recebendo toneladas e toneladas de solicitações sobre um tópico quando já existe um artigo em seu site de ajuda explicando como resolvê-lo? Bem, é claro, pode ser que o artigo seja difícil de encontrar, mas por que isso?

Como você está ajudando os clientes a encontrar a resposta certa ou o conteúdo certo? Você está usando uma barra de pesquisa para deixá-los encontrá-los? Qual tecnologia está alimentando essa barra de pesquisa?

O Inbenta Knowledge é construído em Tecnologia de processamento de linguagem natural, ou seja, não importa quais palavras-chave seus clientes usem, se houver uma resposta em seu banco de dados, eles a encontrarão em um piscar de olhos.

Ao desvendar o significado real por trás de cada consulta, o Knowledge direciona seus clientes ou funcionários na direção certa, sem precisar lançar consultas variantes repetidas e evitando que eles precisem entrar em contato com o suporte.

Se você quiser liberar seus agentes de consultas repetidas de baixo valor, dê uma olhada em nosso teste gratuito de 14 dias e experimente o Knowledge por si mesmo!

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