Como erradicar a Shadow IT e maximizar os investimentos em SaaS

Crescente dependência de SaaS abriu a porta para shadow IT: aplicativos SaaS comprados por funcionários individuais sem o conhecimento ou aprovação do departamento de TI de sua organização.

Embora a Shadow IT possa ser uma oportunidade para inovação, se não for abordado, pode levar a riscos como assinaturas duplicadas, desperdício de gastos com TI, falta de conformidade e maior risco de violação de dados.

Ao aproveitar o gerenciamento de SaaS e tomar algumas medidas, as empresas podem gerenciar de forma mais eficaz a shadow IT, obter vantagem competitiva, reduzir custos desnecessários e capacitar uma força de trabalho distribuída.

Para evitar as consequências negativas associadas à Shadow IT, você precisa dar às equipes de TI visibilidade de todo o portfólio de SaaS da sua organização. Depois que a TI tiver uma visão clara de todos os aplicativos em uso e como eles são usados, eles estarão posicionados para otimizar os investimentos. Maximize seus investimentos em SaaS com estas dicas:

Descubra todos os aplicativos e gastos SaaS

Algumas organizações adotam uma abordagem baseada em planilhas para gerenciar seus aplicativos SaaS. Outros recorrem a plug-ins de navegador da web, ferramentas de login único e corretores de segurança de acesso à nuvem. Mas esses processos de descoberta podem ser demorados e envolver a montagem de inventários SaaS de fontes distintas, muitas vezes resultando em registros desatualizados antes mesmo de serem concluídos.

Mesmo a planilha mais detalhada e atualizada com frequência nem sempre é a maneira mais eficaz de gerenciar SaaS, especialmente quando se considera que as organizações gerenciam mais do que 650 aplicativos SaaS em média, e subestimam o número de aplicativos SaaS em seu ecossistema em duas a três vezes. Se você não sabe que existe um aplicativo SaaS, como pode gerenciá-lo e orçamentá-lo?

Para otimizar seu portfólio SaaS, você precisa começar ganhando visibilidade completa. Ferramentas como plataformas de gerenciamento SaaS com recursos de aprendizado de máquina que detectam compras de SaaS permitem a descoberta contínua de software. Essas soluções também podem ser integradas aos seus sistemas de gestão financeira para descobrir compras.

É fundamental que essa estratégia aconteça em tempo real para que você tenha uma imagem do seu ecossistema tecnológico sempre completa, precisa e atualizada.

Otimize e redimensione licenças e recursos

Você tem tantos usuários ativos quantos contabilizava ou poderia fazer downgrade do seu plano? Talvez um funcionário tenha saído, mas suas contas nunca foram desativadas. Na prática, talvez você não precise de todos os recursos ou licenças premium pelos quais pagou, o que significa que pode haver oportunidades para reduzir seus gastos com SaaS.

Fonte: https://techcrunch.com/2021/10/26/how-to-root-out-shadow-it-and-maximize-saas-investments/