Automação de pedidos de compra

Automação de pedidos de compra

Carimbo de hora: 21 de março de 2023 9h52
Nó Fonte: 2022730

Introdução

Uma ordem de compra (PO) é um documento comercial que representa uma solicitação formal a um vendedor ou fornecedor para fornecer bens ou serviços a um preço especificado e dentro de um determinado prazo. É um acordo legal entre o comprador e o vendedor, descrevendo os detalhes da transação e estabelecendo os termos da compra.

Ordens de compra são normalmente usadas por empresas para garantir que recebam os bens ou serviços corretos no preço e quantidade acordados. Eles também ajudam a estabelecer uma trilha de papel para rastrear o andamento da compra, incluindo status do pedido, informações de entrega e detalhes de pagamento.

Ordens de compra normalmente incluem informações como o nome e endereço do comprador e do vendedor, uma descrição das mercadorias ou serviços que estão sendo adquiridos, a quantidade e o preço dos itens e qualquer prazo de entrega ou pagamento relevante. Depois que um pedido de compra é emitido e aceito pelo vendedor, ele se torna um contrato vinculativo entre as duas partes.

O uso de ordens de compra pode ajudar as empresas a gerenciar melhor seu processo de compra, evitar mal-entendidos ou disputas com fornecedores e garantir que recebam os bens ou serviços de que precisam para operar com eficiência.

O fluxo de trabalho do pedido de compra

É assim que o fluxo de trabalho completo da ordem de compra se parece –

  1. Pedido de compra: uma solicitação de compra é iniciada por um indivíduo ou departamento em uma organização quando eles precisam de bens ou serviços. Essa solicitação geralmente é feita por meio de um formulário padronizado ou sistema de software e inclui detalhes como nome do item, quantidade, data necessária e centro de custo ou código do projeto. Por exemplo, um funcionário pode precisar comprar um novo laptop para trabalhar, então ele envia uma solicitação de compra ao departamento de TI com as especificações do laptop desejado.
  2. Criação de Pedido de Compra: Uma vez que o pedido de compra é aprovado, um pedido de compra é criado pelo departamento de compras. A ordem de compra contém os detalhes dos bens ou serviços solicitados, incluindo o nome do item, quantidade, preço unitário, custo total e data de entrega. A ordem de compra também inclui os detalhes do fornecedor, como nome, endereço e informações de contato. Por exemplo, o departamento de compras cria um pedido de compra do laptop solicitado pelo funcionário, que inclui as especificações do laptop e os detalhes do fornecedor.
  3. Aprovação de pedido de compra: A ordem de compra é então enviada ao chefe de departamento ou gerente relevante para aprovação. O aprovador verifica se os bens ou serviços solicitados são necessários, o preço é razoável e se há fundos suficientes disponíveis no orçamento para cobrir a compra. Uma vez que o pedido de compra é aprovado, ele é enviado ao fornecedor. Por exemplo, o gerente de TI aprova o pedido de compra do laptop e o envia ao fornecedor.
  4. Despacho de Pedido de Compra: O fornecedor recebe o pedido de compra e despacha as mercadorias ou serviços para o endereço de entrega especificado. O fornecedor também pode fornecer uma data e hora de entrega estimadas ao comprador. Por exemplo, o fornecedor do laptop despacha o laptop para o endereço de trabalho do funcionário.
  5. Entrega de Bens ou Serviços: Os bens ou serviços são entregues no endereço de entrega especificado. O destinatário verifica se os bens ou serviços recebidos correspondem às especificações do pedido de compra. Por exemplo, o laptop é entregue no endereço do trabalho do funcionário e o funcionário verifica se é o modelo correto e as especificações solicitadas.
  6. Recebimento e Inspeção de Bens ou Serviços: O destinatário inspeciona os bens ou serviços recebidos para garantir que estejam em boas condições e atendam aos padrões de qualidade especificados. Quaisquer problemas ou discrepâncias são relatados ao fornecedor para resolução. Por exemplo, o funcionário inspeciona o laptop em busca de danos ou defeitos e relata quaisquer problemas ao fornecedor.
  7. Correspondência de fatura: Uma vez que os bens ou serviços tenham sido marcados como recebidos, a fatura que acompanha ou após a entrega é confrontada com o pedido de compra original em um processo chamado conciliação de faturas. A correspondência geralmente é feita para a quantidade faturada e o preço faturado. As seguintes condições precisam ser atendidas:
  • A quantidade da fatura é menor ou igual ao valor solicitado no pedido.
  • O preço da fatura é menor ou igual ao preço cotado na OC.

8.   para qualquer empresa: Uma vez que a correspondência de faturas seja bem-sucedida sem sinalizadores, o pagamento com base nos termos definidos no pedido de compra/fatura (o que for menor) deve ser feito ao vendedor ou fornecedor. Isso é feito pelo estabelecimento que criou o pedido de compra original e iniciou todo esse fluxo de trabalho, usando o método de pagamento de conveniência.

Como começar a automatizar o fluxo de trabalho do pedido de compra

O fluxo de trabalho completo da ordem de compra listado na seção acima pode ser automatizado. Vamos explorar mais –

Pedido de compra

A solicitação de compra é a primeira etapa no fluxo de trabalho da ordem de compra em que é feita uma solicitação de bens ou serviços que precisam ser adquiridos. A automação de pedidos de compra pode ajudar nessa etapa, permitindo que os usuários criem e enviem solicitações de compra eletronicamente, reduzindo assim o esforço manual e eliminando a necessidade de solicitações em papel.

As empresas que oferecem soluções de automação de solicitação de compra incluem:

  • Software Coupa – Coupa oferece uma plataforma de gerenciamento de gastos baseada em nuvem que automatiza o gerenciamento de compras, faturamento e despesas. Seu recurso de automação de requisição de compra permite que os usuários criem e enviem requisições eletronicamente e acompanhem seu progresso no processo de aprovação. Link do site: https://www.coupa.com/
  • Procurify – Procurify é um software de aquisição baseado em nuvem que ajuda as organizações a otimizar seu processo de compra. Seu recurso de automação de requisição de compra permite que os usuários enviem requisições on-line e acompanhem seu progresso no processo de aprovação. Link do site: https://www.procurify.com/

Criação de Pedido de Compra

Uma vez aprovado o pedido de compra, o próximo passo é criar um pedido de compra. A automação da ordem de compra pode ajudar nesta etapa, gerando automaticamente ordens de compra com base em solicitações de compra aprovadas e informações pré-configuradas do fornecedor.

As empresas que oferecem soluções de automação de criação de pedidos de compra incluem:

  • Precoro – Precoro é um software de aquisição baseado em nuvem que oferece automação de pedidos de compra como parte de sua plataforma. Seu recurso de criação de ordem de compra permite que os usuários criem e aprovem pedidos de compra eletronicamente e acompanhem seu progresso no processo de aquisição. Link do site: https://precoro.com/
  • Procurics – Procurics é um software de aquisição baseado em nuvem que fornece automação de pedidos de compra como parte de sua plataforma. Seu recurso de criação de ordem de compra permite que os usuários criem ordens de compra eletronicamente e acompanhem seu progresso no processo de aprovação. Link do site: https://www.procurics.com/
  • Basware – Basware é um software de aquisição baseado em nuvem que oferece automação de pedidos de compra como parte de sua plataforma. Seu recurso de criação de ordem de compra permite que os usuários criem e aprovem pedidos de compra eletronicamente e acompanhem seu progresso no processo de aquisição. Link do site: https://www.basware.com/

Aprovação de pedido de compra

Nesta etapa, o pedido de compra é revisado e aprovado pela autoridade competente. A automação de pedidos de compra pode ajudar nessa etapa, permitindo fluxos de trabalho de aprovação eletrônica que permitem que os aprovadores revisem e aprovem os pedidos de compra com rapidez e facilidade.
As empresas que oferecem soluções de automação de aprovação de pedidos de compra incluem:

  • Nanonets – Nanonets é uma plataforma baseada em IA que automatiza a aprovação de pedidos de compra e outros processos de aquisição. Sua solução usa algoritmos de aprendizado de máquina para extrair automaticamente dados de pedidos de compra, compará-los com contratos e orçamento e aprovar ou rejeitar pedidos com base em regras predefinidas. A Nanonets também fornece ferramentas de análise e geração de relatórios que permitem que as equipes de compras otimizem seus processos de compra e melhorem as relações com fornecedores. Local na rede Internet: https://nanonets.com/
[Conteúdo incorporado]

A solução de automação de pedidos de compra da Nanonets foi projetada para simplificar e agilizar o processo de aquisição para empresas de todos os tamanhos. Sua plataforma usa algoritmos avançados de aprendizado de máquina para automatizar todo o processo de aprovação do pedido de compra, desde a extração de dados até o encaminhamento e aprovação do pedido. A solução da Nanonets é altamente configurável, para que as empresas possam configurar regras e fluxos de trabalho que se alinhem com suas políticas e procedimentos de aquisição específicos. A plataforma também inclui relatórios integrados e ferramentas analíticas que fornecem informações sobre tendências de compra e desempenho do fornecedor, permitindo que as empresas tomem decisões baseadas em dados que melhoram seus resultados.

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  • Coupa – Coupa é uma plataforma de compras baseada em nuvem que automatiza todo o processo de compra, incluindo a aprovação do pedido de compra. Sua solução integra-se com sistemas ERP e outros aplicativos de negócios para fornecer uma plataforma centralizada para gerenciamento de atividades de aquisição, desde a requisição até o pagamento. Os fluxos de trabalho de aprovação de pedidos de compra da Coupa são altamente configuráveis ​​e podem ser personalizados para atender às necessidades de qualquer empresa. Local na rede Internet: https://www.coupa.com/
  • SAP Ariba – SAP Ariba é uma plataforma de aquisição empresarial que fornece soluções de aquisição de ponta a ponta, incluindo automação de aprovação de pedidos de compra. Sua solução integra-se com sistemas ERP e outros aplicativos de negócios para fornecer uma plataforma centralizada para gerenciamento de atividades de aquisição, desde o sourcing até o pagamento. Os fluxos de trabalho de aprovação de ordem de compra do SAP Ariba são altamente configuráveis ​​e podem ser personalizados para atender às necessidades de qualquer empresa. Local na rede Internet: https://www.ariba.com/

Despacho de Pedido de Compra

Uma vez que o pedido de compra é aprovado, ele precisa ser enviado ao fornecedor. A automação de pedidos de compra pode ajudar nessa etapa, enviando pedidos de compra automaticamente aos fornecedores por meio de e-mail ou sistemas de intercâmbio eletrônico de dados (EDI).

As empresas que oferecem soluções de automação de despacho de pedidos de compra incluem:

  • AvidXchange – AvidXchange é uma solução de automação de contas a pagar baseada em nuvem que oferece automação de envio de pedidos de compra como parte de sua plataforma. Sua solução automatiza todo o processo de pedido de compra, desde a criação até o pagamento, e agiliza o processamento de faturas. A plataforma da AvidXchange também fornece dados e análises em tempo real para ajudar as empresas a tomar melhores decisões financeiras. Local na rede Internet: https://www.avidxchange.com/
  • Tipalti – Tipalti é uma plataforma global de automação de contas a pagar que oferece despacho automatizado de pedidos de compra como parte de sua solução. Sua plataforma automatiza todo o processo de contas a pagar, incluindo processamento de faturas e reconciliação de pagamentos. A solução da Tipalti também inclui compliance fiscal e suporte regulatório para empresas que operam globalmente. Local na rede Internet: https://tipalti.com/
  • Procurify – Procurify é uma solução de gerenciamento de compras e gastos baseada em nuvem que oferece despacho automatizado de pedidos de compra como parte de sua plataforma. Sua solução simplifica todo o processo de aquisição, desde a requisição até o pagamento, e inclui dados e análises em tempo real para ajudar as empresas a tomar melhores decisões de compra. A plataforma da Procurify também fornece gerenciamento de fornecedores e recursos de rastreamento de estoque. Local na rede Internet: https://www.procurify.com/

Observação: essas empresas podem oferecer recursos e serviços adicionais além da automação do Despacho de pedidos de compra. É recomendável revisar seus sites ou falar com um representante de vendas para saber mais sobre suas ofertas.

Entrega de Bens ou Serviços

Depois que o pedido de compra é despachado, o fornecedor entrega as mercadorias ou serviços ao comprador. Embora a automação do pedido de compra não possa ajudar diretamente nessa etapa, ela pode fornecer visibilidade do status da entrega por meio da integração com sistemas de rastreamento de remessa.

Recebimento e Inspeção de Bens ou Serviços:

Nesta etapa, o comprador recebe os bens ou serviços e os inspeciona para garantir que atendam às especificações acordadas. A automação do pedido de compra pode ajudar nessa etapa, fornecendo um registro eletrônico das mercadorias ou serviços recebidos e permitindo que os compradores os comparem facilmente com o pedido de compra.
As empresas que oferecem soluções de automação de recebimento e inspeção de bens ou serviços incluem:

  • Nanonets – Nanonets é uma plataforma de automação de documentos baseada em IA que oferece recebimento e inspeção automatizados de bens ou serviços como parte de sua solução. Sua plataforma usa visão computacional e processamento de linguagem natural para extrair dados de documentos e automatiza tarefas manuais de entrada de dados. A solução da Nanonets pode ser personalizada para casos de uso específicos, incluindo automação de pedidos de compra. Local na rede Internet: https://nanonets.com/

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  • BirchStreet – BirchStreet é uma solução de gerenciamento de compras e gastos baseada em nuvem que oferece recebimento e inspeção automatizados de bens ou serviços como parte de sua plataforma. Sua solução simplifica todo o processo de aquisição, desde a requisição até o pagamento, e inclui dados e análises em tempo real para ajudar as empresas a tomar melhores decisões de compra. A plataforma da BirchStreet também fornece gerenciamento de fornecedores e recursos de rastreamento de estoque. Local na rede Internet: https://www.birchstreet.net/
  • Coupa – Coupa é uma plataforma de gerenciamento de gastos de negócios que fornece fluxos de trabalho automatizados de recebimento e inspeção de bens ou serviços. Sua plataforma simplifica o gerenciamento de compras, faturamento e despesas e ajuda as empresas a controlar seus gastos. A solução da Coupa inclui insights alimentados por IA que podem ajudar as empresas a otimizar seus processos de aquisição. Local na rede Internet: https://www.coupa.com/

Observação: essas empresas podem oferecer recursos e serviços adicionais além da automação de recebimento e inspeção de bens ou serviços. É recomendável revisar seus sites ou falar com um representante de vendas para saber mais sobre suas ofertas.

Correspondência de fatura

Automatizar a conciliação de faturas é a parte mais importante da automação do pedido de compra.

Nesta etapa, o comprador compara a fatura recebida do fornecedor com o pedido de compra e o recebimento de mercadorias ou serviços. A automação do pedido de compra pode ajudar nessa etapa, automatizando o processo de correspondência, reduzindo o esforço manual e eliminando erros.

As empresas que oferecem soluções de automação de conciliação de faturas incluem:

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  • Nanonets – Nanonets é uma plataforma de automação de documentos baseada em IA que automatiza a correspondência de faturas como parte de sua solução. Sua plataforma usa visão computacional e processamento de linguagem natural para extrair dados de faturas e ordens de compra e automatiza o processo de correspondência para garantir precisão e velocidade. Por exemplo, a solução da Nanonets pode combinar automaticamente uma fatura com seu pedido de compra e recibo correspondentes e sinalizar quaisquer discrepâncias para análise posterior. Isso ajuda as empresas a otimizar seu processo de contas a pagar, reduzir erros e esforço manual e melhorar a visibilidade financeira. Local na rede Internet: https://nanonets.com/
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  • Tipalti – Tipalti é uma plataforma global de automação de contas a pagar que oferece Correspondência de Faturas automatizada como parte de sua solução. Sua plataforma automatiza todo o processo de contas a pagar, incluindo processamento de faturas e reconciliação de pagamentos. A solução da Tipalti também inclui compliance fiscal e suporte regulatório para empresas que operam globalmente. Local na rede Internet: https://tipalti.com/
  • Procurify – Procurify é uma solução de aquisição e gerenciamento de gastos baseada em nuvem que oferece Correspondência de Faturas automatizada como parte de sua plataforma. Sua solução simplifica todo o processo de aquisição, desde a requisição até o pagamento, e inclui dados e análises em tempo real para ajudar as empresas a tomar melhores decisões de compra. A plataforma da Procurify também fornece gerenciamento de fornecedores e recursos de rastreamento de estoque. Local na rede Internet: https://www.procurify.com/

para qualquer empresa

Na etapa final, o comprador processa o pagamento ao fornecedor. A automação do pedido de compra pode ajudar nessa etapa, automatizando o processo de pagamento, reduzindo o esforço manual e eliminando erros. Um fluxo de trabalho de pagamento automático de conciliação e aprovação de faturas é configurado para automatizar o processo.
As empresas que oferecem soluções de automação de processamento de pagamentos incluem:

  • Flow by Nanonets: O Flow by Nanonets é um software de automação de pedidos de compra que agiliza todo o processo de aquisição, desde a criação de pedidos de compra até a aprovação de faturas para pagamento. O Flow by Nanonets automatiza o processamento de pagamentos integrando-se a gateways de pagamento como PayPal, Stripe e Braintree, permitindo um processamento de pagamento rápido e fácil. O software também oferece uma interface intuitiva que permite aos usuários rastrear o status do pagamento e visualizar o histórico de pagamentos. A Flow by Nanonets usa algoritmos de aprendizado de máquina para capturar dados de faturas, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e reduzindo erros. Além disso, o Flow by Nanonets oferece fluxos de trabalho personalizáveis ​​que permitem aos usuários configurar o sistema para atender às suas necessidades comerciais específicas. Link do site: https://www.nanonets.com/flow/
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  • Coupa: Coupa é um software de compras baseado em nuvem que automatiza todo o processo de compra, desde a requisição até o pagamento. A Coupa automatiza o processamento de pagamentos integrando-se a gateways de pagamento e sistemas ERP, permitindo o processamento de pagamentos contínuo. O software também oferece análise de gastos e ferramentas de relatórios que permitem aos usuários obter informações sobre seus padrões de gastos e identificar áreas para economia de custos. Além disso, a Coupa oferece ferramentas de gerenciamento de fornecedores que permitem aos usuários gerenciar seus fornecedores e acompanhar o desempenho do fornecedor. Link do site: https://www.coupa.com/
  • Procurify: O Procurify é um software de aquisição baseado em nuvem que agiliza todo o processo de aquisição, desde a criação de ordens de compra até a aprovação de faturas para pagamento. O Procurify automatiza o processamento de pagamentos integrando-se a gateways de pagamento e sistemas ERP, permitindo um processamento de pagamento rápido e fácil. O software também oferece rastreamento de orçamento e ferramentas de análise de gastos que permitem aos usuários obter informações sobre seus padrões de gastos e identificar áreas para economia de custos. Além disso, o Procurify oferece ferramentas de gerenciamento de fornecedores que permitem aos usuários gerenciar seus fornecedores e acompanhar o desempenho do fornecedor. Link do site: https://www.procurify.com/

Nanonets para automação de ordens de compra

Nanonets OCR (reconhecimento óptico de caracteres) pode ser usado para automatizar muitos aspectos do fluxo de trabalho do pedido de compra. Aqui estão algumas áreas específicas onde o Nanonets OCR pode ajudar na automação de pedidos de compra:

  • Extração de dados: Nanonets podem ajudar a extrair dados de ordens de compra, como informações de fornecedores, números de faturas, itens de linha, endereços de remessa e muito mais.
  • Classificação de documentos: Nanonets podem ajudar a classificar pedidos de compra com base em seu tipo, como pedidos de compra padrão, pedidos urgentes ou pedidos programados.
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  • Validação: Nanonets podem ajudar a validar a precisão dos dados extraídos de ordens de compra, como a verificação de informações de fornecedores ou valores de faturas.
  • Roteamento de aprovação: Nanonets podem ajudar a automatizar o encaminhamento de ordens de compra para o aprovador apropriado com base em regras de negócios predefinidas.
  • Manipulação de exceção: Nanonets podem ajudar a identificar e sinalizar exceções, como informações ausentes ou ordens de compra incomuns para revisão manual.
  • Correspondência do pedido de compra: Nanonets podem ajudar a combinar ordens de compra com faturas ou documentos de recebimento, garantindo precisão e reduzindo erros.
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  • Comunicação automatizada: Nanonets podem ajudar a automatizar a comunicação entre diferentes partes envolvidas no processo de pedido de compra, como enviar lembretes para aprovadores ou notificar fornecedores sobre atualizações de status do pedido.
  • Processo de pagamento: O Flow by Nanonets pode automatizar o processamento de pagamentos após a conciliação de faturas. Você pode configurar regras condicionais manuais ou automatizadas para aprovar arquivos para iniciar o pagamento pelo método de pagamento de sua escolha.
[Conteúdo incorporado]
  • Rastreamento de pedido de compra: Nanonets podem ajudar a rastrear o status dos pedidos de compra em todo o processo de aquisição, fornecendo visibilidade em tempo real do andamento do pedido.
  • Cumprimento do contrato: Nanonets podem ajudar a garantir que os pedidos de compra estejam em conformidade com as obrigações contratuais, como preços ou prazos de entrega.
  • Trilhas de auditoria: Nanonets podem ajudar a criar uma trilha de auditoria para cada ordem de compra, registrando todas as informações relevantes e alterações feitas ao longo do processo.

Estes são apenas alguns exemplos das muitas maneiras pelas quais os Nanonets podem ajudar na automação de pedidos de compra. Com seus recursos avançados de aprendizado de máquina, os Nanonets podem automatizar muitos aspectos diferentes do fluxo de trabalho do pedido de compra, economizando tempo e reduzindo erros para empresas de todos os tamanhos.

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Benefícios da automação de pedidos de compra

A automação de pedidos de compra oferece muitos benefícios para as organizações, incluindo maior eficiência, precisão, economia de custos e relacionamentos aprimorados com fornecedores. Aqui estão alguns exemplos desses benefícios no mundo real:

  1. Precisão aprimorada: Ao automatizar o processo de pedido de compra, as organizações podem reduzir os erros causados ​​pela entrada manual de dados ou erros de comunicação. Por exemplo, se um fornecedor receber um pedido de compra automatizado, há menos chance de interpretar mal o pedido ou perder detalhes importantes.
  2. Poupança de custos: A automação de pedidos de compra pode ajudar as organizações a economizar dinheiro, reduzindo o tempo e os recursos necessários para processar pedidos. Por exemplo, sistemas automatizados podem reduzir a necessidade de papelada manual e chamadas telefônicas, o que pode economizar tempo e dinheiro em termos de pessoal e outros custos.
  3. Melhora no relacionamento com fornecedores: Os sistemas automatizados de pedidos de compra podem ajudar a melhorar a comunicação e a colaboração entre as organizações e seus fornecedores. Por exemplo, os fornecedores podem receber pedidos com mais rapidez e facilidade, e as organizações podem rastrear pedidos e entregas com mais eficiência, o que pode ajudar a construir relacionamentos mais fortes com os fornecedores.
  4. Mais eficiência: Os sistemas automatizados de pedidos de compra podem agilizar todo o processo de aquisição, desde o pedido até o faturamento e o pagamento. Por exemplo, quando um pedido é feito, o sistema pode gerar uma fatura automaticamente, o que pode economizar tempo e reduzir o risco de erros.
  5. Melhor gerenciamento de estoque: Os sistemas automatizados de pedidos de compra podem ajudar as organizações a gerenciar melhor seu estoque rastreando pedidos e entregas em tempo real. Por exemplo, se um pedido atrasa, o sistema pode alertar a organização sobre possíveis faltas de estoque, permitindo que tomem medidas para evitar a falta de estoque.

No geral, a automação de pedidos de compra pode ajudar as organizações a economizar tempo e dinheiro, melhorar a precisão e fortalecer relacionamentos com fornecedores, o que pode ter um impacto positivo nos resultados.

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