Oamenii sunt predispuși la greșeli. În afaceri, greșelile făcute de procesele manuale sunt greu de controlat, lăsând afacerile de toate dimensiunile vulnerabile la fraude. Frauda la conturile de plătit (AP) este o preocupare tot mai mare, cu peste 80% din organizații căzut pradă lui. Chiar și giganți precum Google și Facebook au fost victimele fraudei AP, pierzând peste 100 de milioane de dolari.
A avea un proces fluid și eficient pentru conturile de plăți este esențial pentru stabilirea unor relații puternice cu furnizorii, creșterea profiturilor, economisirea timpului și reducerea fraudei Trecerea de la un proces manual la unul automat AP poate ajuta la efectuarea plăților la timp și către furnizorii corespunzători. Cu automatizarea fluxului de lucru pentru conturile plătibile, o companie poate evita plățile întârziate, plățile frauduloase și poate elimina întârzierile în procesare, care pot afecta rezultatele finale.
Cuprins
Flux de lucru manual AP vs automatizarea fluxului de lucru AP
Ce este un flux de lucru
Un flux de lucru este secvența de pași luați pentru a finaliza o sarcină de la început până la sfârșit. Într-un proces de flux de lucru pentru conturi de plătit, începerea secvenței este atunci când este primită factura și se termină când se face plata.
Flux de lucru manual AP
Într-un flux de lucru manual AP, departamentul de contabilitate primește facturi, care sunt introduse în sistem și livrate manual autorității semnatare pentru aprobare. Odată ce este aprobat, un cec este tăiat și plata este trimisă vânzătorilor. Într-un flux de lucru manual AP, șansele de erori apar în toate etapele de la introducerea incorectă a datelor până la blocarea aprobărilor pe biroul autorității semnatare.
Automatizarea fluxului de lucru pentru conturi de plătibile
Folosind recunoașterea optică a caracterelor (OCR), datele din factura pe hârtie sunt capturate și conectate în câmpurile unei facturi digitale. Software-ul de automatizare AP verifică pentru a se asigura că toate datele introduse se potrivesc cu comenzile de cumpărare și chitanțele de vânzare, eliminând astfel șansele de fraudă și greșeli. Dacă se găsește o greșeală, aceasta este semnalată și transmisă persoanei relevante pentru corectare/verificare. Odată ce factura este aprobată, aceasta este direcționată către sistemul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau sistemul de contabilitate al companiei, după care plata se face electronic sau este trimis un cec.
Soluțiile de automatizare a fluxului de lucru pentru conturile de plătit sunt adesea bazate pe cloud. Angajații pot accesa sistemul centralizat și pot vizualiza informațiile pentru a afla în ce stadiu se află procesul de facturare.
Departamentele de contabilitate nu mai trebuie să urmărească aprobări și șansele ca facturile să rămână blocate pe biroul cuiva sunt eliminate, economisind timp. Blocajele pe tot parcursul fluxului de lucru pot fi evitate cu ușurință. Potrivirea facturilor asigură că erorile și comportamentul fraudulos pot fi semnalate/reduse cu automatizarea fluxului de lucru pentru conturile plătibile.
Comparație între AP manual și fluxul de lucru automatizat AP
Facturi
Flux de lucru manual AP – Echipele de contabilitate pot considera că este copleșitor cu sute de facturi pe hârtie care trebuie verificate și introduse în sistem, lăsând loc pentru erori.
Flux de lucru automatizat AP – Facturile pe hârtie sunt convertite cu ușurință folosind tehnologia OCR, pe care echipa de contabilitate o poate căuta și găsi cu ușurință.
Erori
Flux de lucru manual AP – Erorile la introducerea datelor sau potrivirea au ca rezultat plăți greșite și plăți frauduloase.
Flux de lucru automatizat AP – Facturile sunt corelate automat cu comenzile de cumpărare și bonurile de vânzare, iar orice discrepanțe constatate sunt redirecționate electronic către departamentul sau persoana în cauză pentru a le revizui și corecta.
Comunicare
Flux de lucru manual AP – Echipele de contabilitate trebuie să alunge autoritățile de semnare pentru aprobare. Acest lucru poate duce la pierderea sau blocarea facturilor pe hârtie sub o grămadă de documente
Flux de lucru automatizat AP – Aprobarile facturilor sunt trimise automat departamentelor relevante. De asemenea, pot fi trimise mementouri dacă există întârzieri sau dacă este nevoie de clarificări.
Frauda financiară
Flux de lucru manual AP – Human errors are more likely in data entry and invoice matching. Fraudsters can steal information from paper invoices and invoice a company multiple times.
Flux de lucru automatizat AP – Poate detecta tendințele pe baza istoricului trecut și poate detecta facturile duplicate. Numele furnizorilor, informațiile despre cont etc. sunt revizuite și verificate înainte de procesarea plății.
Beneficiile automatizării fluxului de lucru pentru conturile plătibile
1. Preveniți frauda financiară – AP sau fraudă de vânzător în afaceri este o preocupare în creștere care afectează companiile de toate dimensiunile. Într-un flux de lucru manual pentru plătibile, frauda apare atunci când, de exemplu, furnizorul X trimite o factură, dar furnizorul X nu există și plata se face fără verificare, ceea ce duce la pierderea definitivă a banilor. Plățile frauduloase pot apărea și din cauza:
- Introducere greșită a datelor
- Facturare falsă
- Verificări frauduloase
Cu toate acestea, cu automatizarea fluxului de lucru pentru conturile plătibile, frauda poate fi prevenită prin:
- Potrivirea în trei direcții a comenzilor de achiziție și a bonurilor de vânzare cu facturi cu utilizarea OCR
- Aprobare automată a facturilor
- Pista de audit pentru echipa de contabilitate și auditori de urmat
2. Evitați plata în exces – Într-un flux de lucru manual AP, pot apărea cu ușurință erori în verificarea facturilor duplicate, introducerea datelor, verificarea furnizorului și modificările furnizorului. Cu toate acestea, cu automatizarea fluxului de lucru pentru conturile plătibile, sistemul automatizat centralizat poate elimina aceste erori comune. Acest lucru facilitează pentru contabilitate evitarea plăților greșite/în exces și păstrarea fluxului de numerar necesar pentru operațiunile de zi cu zi.
3. Proces de audit îmbunătățit – cu un proces manual de flux de lucru pentru plătibile, auditurile pot dura săptămâni sau luni, echipa de contabilitate trecând prin hârtii nesfârșite. Cu un sistem automatizat AP, toate datele necesare procesului de audit sunt organizate și stocate într-un singur loc, făcând auditurile mai simple și economisind timp.
4. Plăți la timp – Erorile umane nu pot fi evitate printr-un proces tradițional de flux de lucru pentru plătibile. Facturile ratate au ca rezultat plăți ratate sau întârziate cu penalități, care pot afecta profiturile și relațiile cu furnizorii. Prin trecerea la un proces automatizat, greșelile pot fi minimizate cu un sistem centralizat care asigură corelarea, verificarea și aprobarea facturilor înainte de efectuarea plăților la timp.
5. Creșteți profitabilitatea – Cu un sistem automatizat de flux de lucru AP, companiile pot efectua plăți la timp, evitând astfel penalitățile. Când plățile sunt efectuate la timp, se poate îmbunătăți relațiile cu vânzătorii prin construirea unei relații pozitive. Acest lucru poate duce la posibile reduceri la comenzile viitoare, ceea ce economisește în mod direct banii companiei. În plus, cu tehnologia OCR, plățile frauduloase pot fi, de asemenea, evitate, ceea ce duce la utilizarea veniturilor exact acolo unde este nevoie - pentru a îmbunătăți obiectivele de bază ale afacerii și pentru a crește profiturile.
6. Procesul AP centralizat – Cu automatizarea AP, informațiile despre factură pot fi stocate într-o bază de date centrală. Acest lucru va asigura că facturile, comenzile de cumpărare, aprobările și informațiile de plată pot fi ușor. Echipele de contabilitate nu mai trebuie să caute toate documentele aferente unei singure comenzi, deoarece acestea pot fi găsite cu ușurință în baza de date centralizată, economisind astfel timp. Mai mult, un sistem centralizat facilitează pentru oricine din cadrul companiei verificarea stării unei facturi/plăți.
7. Aprobarea automată a facturilor – Înainte de a putea fi efectuată o achiziție, ar putea fi necesară semnătura/aprobarea personalului superior/managerilor. Un sistem AP automat poate fi personalizat pentru a se asigura că facturile sunt direcționate către departamentul corespunzător, digital, pe baza informațiilor introduse. Acest lucru scutește echipa de contabilitate de a trebui să alunge autoritatea de semnare pentru aprobări, reduce documentele, economisește timp și reduce riscul ca aprobările să se piardă în grămezi de documente.
8. Nu este nevoie de introducerea datelor – Extragerea datelor din facturi poate fi o sarcină obositoare. Facturile tipărite, trimise prin e-mail sau prin fax pot veni în toate formatele. În funcție de numărul de furnizori și de facturi, acest lucru poate consuma foarte mult timp, ceea ce poate cauza erori la introducerea datelor. Prin automatizarea procesului folosind OCR, software-ul poate extrage datele necesare și le poate conecta în tabele, indiferent de formatul în care este trimis. Acest lucru elimină eroarea umană și munca manuală costisitoare/ineficientă, economisește timp și accelerează procesarea plăților.
9. Îmbunătățiți moralul angajaților – Un sistem automatizat centralizat eliberează timp, ceea ce permite departamentului de contabilitate al unei companii să utilizeze și să-și dezvolte mai bine abilitățile. Spre deosebire de un flux de lucru manual AP, care necesită angajații să petreacă ore nesfârșite urmărind diverse documente, verificând datele și verificând comenzile/facturile din fiecare departament.
10. Îmbunătățiți scorul de credit de afaceri – Efectuarea de plăți cu întârziere către furnizori are ca rezultat mai mult decât penalități. Istoricul plăților poate afecta scorul de credit al unei companii. A avea un rating bun de credit vă va ajuta atunci când încercați să luați un împrumut de afaceri, să solicitați un card de credit de afaceri și chiar să găsiți un nou furnizor. Evaluările de credit afectează oportunitățile de finanțare și pot afecta, de asemenea, calificarea pentru rate scăzute ale dobânzii la împrumuturile de afaceri.
Cum se automatizează fluxul de lucru pentru conturile plătibile?
Ori de câte ori faceți vreo modificare, cel mai bine este să vă uitați la procesul actual și să determinați zonele cu probleme și așteptările pentru noul sistem automatizat. Următorii pași pot ajuta la maximizarea beneficiilor unui proces automatizat AP.
Evaluați procesul contului curent de plătit
Înainte de a trece la un sistem automatizat, cel mai bine este să evaluați procesul curent pentru a determina zonele în care compania pierde bani, poate economisi timp și poate elimina erorile. De exemplu, este eroarea umană în potrivirea facturilor cu comenzile de achiziție cea mai problematică problemă? Odată ce defecțiunile sistemului actual sunt determinate, este mai ușor să configurați un proces de flux de lucru automatizat personalizat AP care este cel mai eficient în îndeplinirea nevoilor companiei.
Vorbește cu angajații
Trecerea de la un proces manual la unul automat AP poate fi dificilă inițial și poate fi întâmpinată cu rezistență. Prin urmare, pentru a face tranziția mai ușoară, cel mai bine este să discutați cu angajații care vor folosi sistemul. Aflați ce procese consumă timp, provoacă probleme și costă bani. De asemenea, întrebați angajații ce se așteaptă de la noul flux de lucru automatizat AP. Due diligence efectuate în etapele inițiale vor face tranziția mai ușor de adoptat și să fie utilizată eficient de echipa contabilă/financiară/AP.
Așteptări privind noul flux de lucru AP
Pentru a alege cea mai bună soluție automată de conturi de plăți, identificarea obiectivelor este crucială. Este noul sistem necesar mai ales pentru a îmbunătăți fluxurile de lucru actuale, a reduce costurile, a economisi timp, a elimina erorile sau a detecta frauda?
Alege cel mai bun software pentru companie
După investigarea procesului AP actual și determinarea zonelor care necesită cele mai multe îmbunătățiri, alegerea software-ului potrivit devine mai ușoară. De exemplu, dacă verificarea manuală a facturilor la comenzile de cumpărare sau a bonurilor de vânzare este un domeniu care cauzează cele mai multe erori și, prin urmare, bani, alegerea unui software care excelează în potrivirea datelor facturilor ar fi alegerea potrivită.
Eliminați utilizarea hârtiei
Prin trecerea de la facturile pe hârtie la cele electronice, plățile frauduloase, greșelile și întârzierile pot fi reduse/evitate. De exemplu, dacă aprobările comenzilor sunt un domeniu în care apar frecvent blocaje, noul sistem automat AP poate fi proiectat pentru a direcționa automat facturile către persoana/departamentul potrivit. În acest fel, poate fi aprobat imediat ce este trimis. Mai mult, fiecare persoană vizată poate accesa cu ușurință sistemul centralizat pentru a afla în ce stadiu se află achiziția. De exemplu, dacă aprobarea a fost validată, bunurile/serviciile comandate, factura plătită etc.
Prin reducerea consumului de hârtie, facturile nu se vor pierde sau nu se vor bloca pe biroul cuiva.
Concluzie
Exercitarea cantității potrivite de control în afaceri poate afecta creșterea și profiturile. Prin adoptarea automatizării fluxului de lucru pentru conturile plătibile, companiile pot urmări cu ușurință facturile, plățile, aprobările etc. dintr-un sistem centralizat. Acest lucru oferă un nivel de control pe care facturile pe hârtie nu pot fi, ceea ce înseamnă că fluxul de bani poate fi monitorizat cu ușurință, modelele de cheltuieli analizate și cheltuielile în exces pot fi reduse, crescând astfel profiturile.
Sursa: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- acces
- Cont
- Contabilitate
- TOATE
- ZONĂ
- de audit
- autoritate
- Automata
- Automatizare
- CEL MAI BUN
- Clădire
- afaceri
- întreprinderi
- Bani gheata
- fluxul de numerar
- Provoca
- șansele
- Schimbare
- recunoașterea personajelor
- vânătoare
- control
- Verificări
- Comun
- Comunicare
- Companii
- companie
- Cheltuieli
- credit
- card de credit
- Curent
- de date
- Baza de date
- întârzieri
- dezvolta
- digital
- diligență
- Eficace
- de angajați
- se încheie
- Afacere
- etc
- Domenii
- financiar
- debit
- format
- fraudă
- de finanțare
- viitor
- bine
- În creştere
- Creștere
- istorie
- HTTPS
- sute
- Impactul
- Crește
- info
- informații
- interes
- Ratele dobânzilor
- IT
- Muncii
- conduce
- Nivel
- împrumut
- Credite
- Efectuarea
- milion
- bani
- luni
- nume
- OCR
- Operațiuni
- Oportunităţi
- recunoaștere optică a caracterelor
- comandă
- comenzilor
- Hârtie
- plată
- procesarea plății
- plăți
- planificare
- astupat
- profiturile
- cumpărare
- tarife
- evaluări
- reduce
- Relaţii
- resursă
- REZULTATE
- venituri
- revizuiască
- Risc
- Traseul
- de vânzări
- economisire
- Caută
- set
- aptitudini
- Software
- soluţii
- petrece
- Cheltuire
- Etapă
- Începe
- Stare
- prezentat
- sistem
- Tehnologia
- timp
- urmări
- Urmărire
- Tendinţe
- furnizori
- Verificare
- Vizualizare
- vulnerabil
- OMS
- în
- flux de lucru
- automatizarea fluxului de lucru
- X