Cloud ERP 101: Tot ce trebuie să știți despre Cloud ERP + Ecommerce

După cum a spus o persoană înțeleaptă (și necunoscută), „Nu voi fi impresionat de tehnologie până nu voi putea descărca mâncare de pe internet”. 

Poate că asta va fi posibil într-o zi, dar trebuie să ne mulțumim să comandăm aproape orice avem nevoie online deocamdată. E-commerce, cumpărarea și vânzarea de bunuri (sau servicii) pe internet, a devenit alegerea convenabilă de cumpărături pentru milioane de oameni din întreaga lume - ceva ce majoritatea companiilor din fiecare industrie au observat și îmbrățișat rapid. 

Cu toate acestea, acele companii care nu au fost forțate să reevalueze această decizie atunci când a lovit criza COVID-19. Comerțul electronic nu mai este o propunere viitoare, ci o necesitate imediată pentru supraviețuire. 

În conformitate cu Statista, în 2020, veniturile din comerțul electronic cu amănuntul au depășit 431 de miliarde de dolari SUA. Se așteaptă ca veniturile să crească la peste 563 de miliarde de dolari SUA până în 2025. Cum pot afacerile de comerț electronic să facă față creșterii incredibile, îndeplinind în același timp așteptările clienților mai mari decât oricând? 

IDC, o firmă de premieră mondială de informații despre piață, are o nouă carte albă, Better Together: Platformele de comerț digital SaaS și ERP ajută organizațiile să depășească limitele moștenite, care declară că răspunsul este o combinație de efort de echipă și tehnologia potrivită.

În ceea ce privește efortul de echipă, analiștii IDC scriu: „Întâlnirea așteptărilor clienților este un efort de echipă și depinde de fiecare domeniu al unei organizații (de exemplu, comerț, servicii pentru clienți, resurse umane, finanțe, lanțul de aprovizionare). 

În ceea ce privește tehnologia potrivită, analiștii spun că companiile trebuie să investească într-o soluție integrată cloud ERP și comerț digital, cum ar fi cea nativă. Acumatica pentru BigCommerce Connector, dacă urmează să se maturizeze și să devină organizații la nivel de întreprindere. 

Înainte de a descoperi cum arată această soluție perfectă, să discutăm mai întâi despre ce este software-ul ERP cloud.

Ce este Cloud ERP?

Pentru a înțelege soluțiile cloud ERP, trebuie mai întâi să înțelegem cloud computing. A articol Microsoft Azure oferă o definiție clară:

„Mai simplu spus, cloud computing este furnizarea de servicii de calcul – inclusiv servere, stocare, baze de date, rețele, software, analiză și informații – prin internet („clorul”) pentru a oferi inovație mai rapidă, resurse flexibile și economii de scară . De obicei plătiți numai pentru serviciile cloud pe care le utilizați, ajutându-vă să vă reduceți costurile de operare, să vă gestionați infrastructura mai eficient și să vă scalați pe măsură ce nevoile afacerii dvs. se schimbă.”

Software ERP cloud, prin urmare, este software-as-a-service (SaaS) care permite utilizatorilor să acceseze software-ul Enterprise Resource Planning (ERP) printr-o conexiune la internet. O soluție ERP bazată pe cloud acționează ca un sistem de înregistrare pentru o organizație. Datele din sistemele financiare, de distribuție, CRM (etc.) converg în ERP în timp real. ERP acționează ca un depozit centralizat pentru toate datele companiei, integrează procesele de afaceri și oferă o „sursă unică de adevăr” pentru fiecare angajat. În plus (și important), utilizatorii pot accesa sistemul oricând, de oriunde, utilizând dispozitivul ales cu browser activat.

Ca regulă generală, dacă o afacere se bazează pe o soluție moștenită sau pe mai multe sisteme deconectate, împreunate, pentru a-și gestiona inventarul complex, depozitele multiple și cerințele financiare extinse și este frustrată de rezultatele ineficiente, care necesită multă muncă, atunci este timpul să investești într-o soluție ERP eficientă, automatizată, bazată pe cloud.

Cloud ERP vs Private Cloud ERP

Pentru a înțelege pe deplin soluțiile ERP în cloud, trebuie să înțelegem cealaltă opțiune ERP disponibilă: ERP cloud privat. Iată o privire asupra celor două opțiuni.

1. Cloud ERP. 

Am stabilit deja că opțiunile ERP în cloud le permit utilizatorilor să acceseze aplicațiile lor de afaceri care rulează pe resurse de calcul partajate prin internet. Acest acces la internet permite utilizatorilor să se integreze cu ușurință cu aplicații terțe, oferind în același timp agilitatea și scalabilitatea de care afacerile au nevoie într-o economie dinamică. Furnizorii de cloud ERP își asumă responsabilitatea pentru securitate, actualizări și upgrade-uri. În general, companiile plătesc o taxă de abonament pe baza utilizatorilor sau a resurselor utilizate (în funcție de furnizorul ERP cloud).

2. Private Cloud ERP.

Principala diferență dintre sistemele cloud ERP și sistemele cloud ERP private este locul în care se află software-ul. Software-ul este cumpărat, instalat și întreținut în unitatea proprie a întreprinderii. Departamentul IT al organizației este singurul responsabil pentru implementarea aplicațiilor software și pentru întreținerea și securitatea continuă a software-ului și hardware-ului. Costurile inițiale pentru licențe software și hardware pot fi prohibitive. Accesul de la distanță, deși este posibil, nu este de obicei o funcție integrată. În schimb, poate necesita ajutor de la o aplicație și un dispozitiv terță parte.

Provocările utilizării ERP Private Cloud

Toate opțiunile ERP au provocările lor unice, dar provocările ERP private cloud sunt ceva la care companiile, în special întreprinderile mici și mijlocii (IMM), ar trebui să acorde atenție.

De exemplu, soluții ERP private cloud poate costa uneori mai mult implementarea și întreținerea cu o cheltuială de capital mai mare în avans. Companiile sunt forțate să aibă la îndemână un personal IT cu normă întreagă. Soluțiile de cloud privat necesită adesea timpi mai lungi de implementare, necesită mai mult hardware pentru a găzdui utilizatorii suplimentari și pot lipsi accesibilitatea mobilă. 

De asemenea, soluțiile ERP private cloud sunt adesea sisteme vechi, cărora le lipsesc capabilități moderne de integrare. Rezultatul sunt echipe izolate (marketing, vânzări, finanțe și IT nu pe aceeași pagină) și clienții suferă ca urmare.

Când are sens un ERP în cloud pentru un magazin online?

Acum că înțelegem diferențele dintre diferitele soluții ERP disponibile (și provocările), este timpul să readucem comerțul electronic în imagine. 

Afacerile de comerț electronic au nevoie de o platformă de comerț electronic pentru a-și pune produsele/serviciile în fața clienților și în mâinile clienților lor. Un platforma de comerț electronic este o aplicație software care permite companiilor online să-și gestioneze site-ul web, marketingul, vânzările și operațiunile. 

Potrivit Whitepaper-ului IDC, indiferent de platforma de comerț electronic pe care o aleg companiile, aceasta trebuie să se combine perfect și nativ cu o soluție ERP - de preferință, o soluție ERP în cloud. 

„Cele mai de succes afaceri digitale sunt cele care au o strategie globală de transformare digitală și selectează sisteme ERP și comerț digital care sunt strâns integrate sau cuplate”, scriu analiștii IDC. „Important, o platformă de afaceri digitală pregătită pentru viitor folosește sisteme SaaS moderne create pentru cloud.”

O soluție ERP în cloud are întotdeauna sens comercial pentru un magazin online, iar beneficiile sistemelor ERP în cloud confirmă acest lucru.

Beneficiile utilizării Cloud ERP pentru comerțul electronic

În multe cazuri, Soluții ERP cloud poate oferi timpi de implementare mai rapizi, costuri inițiale mai mici și comunicare sincronizată în timp real cu platformele de comerț electronic. Soluții ERP în cloud cu o verticală de comerț electronic, cum ar fi acumatica Ediția Retail-Commerce, oferă companiilor numeroase alte beneficii, inclusiv:

1. Flexibilitate și adaptabilitate.

Unul dintre cei mai mari indicatori ai succesului unei afaceri este modul în care acestea se pot adapta la fluctuațiile inevitabile ale pieței. Cu soluția ERP cloud potrivită, companiile pot face personalizările necesare fără ajutorul unui personal IT complet, adaptându-și cu ușurință procesele și fluxurile de lucru din back-office, precum și aplicațiile pentru clienți, la circumstanțele în schimbare. 

În plus, fiecare comerciant operează în moduri unice. Fiecare are așteptări unice ale clienților, date unice despre produse și uneori proceduri complexe, dar necesare de procesare a comenzilor. Din nou, prin intermediul instrumentelor de configurare și fără cod, soluția ERP cloud potrivită se va adapta la fluxurile de lucru unice pe care le necesită un comerciant, mai degrabă decât să solicite comerciantului să se încadreze în software-ul ERP.

2. Securitate mai bună.

Deoarece software-ul ERP bazat pe cloud este găzduit de centre de date, cum ar fi Amazon Web Services (AWS) și Microsoft Azure, acestea au resursele pe care IMM-urile ar putea să nu le aibă pentru a oferi securitate de vârf. Beneficiile utilizării unui serviciu de găzduire în cloud includ:

• Controlul accesului fizic la echipament.
• Protectia mediului.
• Protecție împotriva dezastrelor neprevăzute.
• Instrumente de prevenire, detectare și auditare a intruziunilor în rețea.
• Întreținere regulată a sistemului.

3. Poate susține creșterea afacerii.

Când companiile cresc, se așteaptă ca soluția lor de management al afacerii să crească odată cu ele, dar acest lucru nu este întotdeauna posibil. Soluțiile vechi au dificultăți să țină pasul cu inovația tehnologică constantă pe care o vedem în fiecare zi. 

Soluțiile bazate pe cloud, pe de altă parte, primesc actualizări și upgrade-uri consecvente. Aceste îmbunătățiri permit afacerilor de comerț electronic să rămână competitive și să deschidă ușa unei creșteri continue. 

4. Compatibil cu multe unelte.

Indiferent de ceea ce vinde o afacere sau de ce serviciu oferă, aceasta trebuie să se integreze cu aplicațiile de afaceri critice, cum ar fi cele furnizate în Acumatica Marketplace. Dacă o afacere trebuie să extindă platforma Acumatica, acumatica are mai mult ca sigur un partener tehnologic care o poate ajuta să facă acest lucru. 

De exemplu, BigCommerce pentru Acumatica permite companiilor să primească și să proceseze comenzi, să gestioneze inventarul, să stabilească prețuri și să proceseze logistica de intrare, totul în Acumatica.

Etapele implementării Cloud ERP

Până acum, conectarea unei soluții ERP în cloud cu o platformă de comerț electronic pentru succesul în afaceri de comerț electronic poate suna ca o decizie înțeleaptă. Dacă da, există o câțiva pași de făcut atunci când alegeți și implementați o soluție ERP cloud. Este important de reținut că furnizorii de cloud ERP pot diferi ușor în ceea ce privește numărul și denumirea pașilor, dar rezultatul final este același: succesul comerțului electronic.

1. Cercetare. 

În primul pas, companiile de comerț electronic ar trebui să își facă timp pentru a-și cerceta opțiunile în detaliu. Compararea și contrastarea multor sisteme ERP cloud de pe piață de astăzi poate dura ceva timp, dar trecerea rapidă prin această parte a procesului ar putea duce la o alegere proastă. 

O modalitate ușoară de a cerceta și apoi de a evalua opțiuni este utilizarea unei liste de verificare, cum ar fi cea a Acumatica Lista de verificare pentru evaluarea sistemului de management al afacerilor. Ajută companiile să compare caracteristicile și beneficiile diferiților furnizori pe baza a cinci categorii: productivitate, funcționalitate, tehnologie, valoare și risc. 

Folosind această listă de verificare (sau oricare similară), verificând ce analiştii de tehnologie trebuie să spună despre diverse opțiuni ERP în cloud, iar citirea recenziilor clienților va ajuta în mare măsură companiile să găsească sistemul potrivit pentru ei.

2. Instalare.

Pasul doi este instalarea software-ului. Acest lucru necesită mai întâi asamblarea unei echipe interne care să ajute la instalare. Aceste echipe includ adesea un sponsor executiv, un lider de proiect (sau un manager de proiect), un lider tehnic și experți în materie (IMM-uri).

În cadrul acestui pas se află necesitatea de a vă defini cerințele. Pentru clienții Acumatica, cerințele sunt clasificate ca esențiale, dezirabile, nu o nevoie imediată și plăcute de a avea. Rezultatul este o listă de caracteristici și funcții care sunt accesibile și se potrivesc cu cronologia proiectului.

3. Migrația.

Migrarea datelor de la sistemul vechi la cel nou este un proces complex, dar o listă de verificare poate ajuta să fie ordonat și definit. Lista de verificare a migrației datelor Acumatica este un bun exemplu:

• Asigurați-vă că toate informațiile de contact existente ale clienților sunt corecte și actualizate
• Eliminați datele incorecte sau redundante (furnizori întrerupți, contacte nu mai cu compania)
• Eliminați datele companiei incorecte sau depășite (numere de piese vechi, produse întrerupte).
• Configurați-vă baza de date Acumatica
• Mapați datele ERP moștenite în noile câmpuri ale bazei de date Acumatica
• Transferați datele în noul sistem
• Testați noul sistem pentru a verifica că toate datele vechi au fost mutate și sunt accesibile
• Verificați că datele noi pot fi adăugate în sistem (informații despre produse noi, locația articolului din inventar, informații despre clienți noi)

4. Testare.

Înainte ca orice produs sau serviciu nou să fie pus în mâinile unui client, acesta trebuie testat și aprobat. Furnizorii de cloud ERP vor avea propriile lor metode și proceduri pentru elaborarea unui plan de testare, dar majoritatea planurilor de testare vor testa fiecare cerință din sistem. 

Testarea poate urma aceste linii directoare generale: 

• Obiectiv: scopul testului
• Cerință: cerința specifică care se testează
• Configurare: configurații de sistem necesare pentru a efectua testul
• Procedură: proces pas cu pas pentru efectuarea testului)
• Date de testare: dacă este necesar — ​​un IMM poate produce acest lucru, iar datele de testare ar trebui să reprezinte situații din lumea reală
• Rezultat așteptat: rezultatele care ar trebui să fie produse dacă sistemul funcționează conform cerințelor 
• Reușit/Eșec: determină dacă testul a avut succes
• Comentarii: observații adăugate, comportamentul sistemului și succese parțiale
• Pregătire

Antrenamentul este un pas incredibil de important. Dacă utilizatorii și administratorii de sistem nu sunt instruiți corect de la început, este posibil ca aceștia să nu se integreze pe deplin și noul sistem ERP cloud nu va fi utilizat la întregul său potențial. 

Furnizorul de cloud ERP ar trebui să ofere asistență de formare, precum și cursurile de formare și documentația necesare pentru o experiență de instruire completă.

5. Desfăşurare.

Implementarea se mai numește și „go-live”. Aceasta este ziua (sau zilele) mare, iar furnizorul cloud ERP va fi disponibil pentru a apăsa butonul de lansare. 

Prima decizie în timpul acestui pas este să decideți când să lansați live. Acest lucru se întâmplă de obicei într-o zi sau zile care vor afecta cel mai puțin afacerea. De acolo, companiile vor trebui să decidă dacă doresc să activeze noul sistem și să dezactiveze sistemul vechi simultan, dacă doresc să avanseze într-o abordare etapizată sau dacă doresc ca sistemele să funcționeze în același timp. 

Indiferent de metoda de activare aleasă, rezultatul final este o afacere care rulează pe o soluție ERP mobilă, flexibilă, în cloud... dar mai este un lucru.

6. A sustine.

După entuziasmul unei lansări de succes, există întotdeauna întrebări și asistență suplimentară, cum ar fi posibila necesitate de integrare cu aplicații terțe și personalizate. Furnizorul de cloud ERP ar trebui să fie la îndemână pe măsură ce afacerea continuă să-și perfecționeze procesele de afaceri și pentru orice nevoie de asistență continuă.

Încheierea

Afacerile de comerț electronic se confruntă cu o economie în plină expansiune și anticipează o creștere și mai mare în anii următori. Cu toate acestea, pentru a se bucura pe deplin de beneficiile unei astfel de economii, aceste afaceri trebuie să fie eficiente, flexibile și adaptabile, ceea ce este posibil atunci când adoptă soluția ERP cloud potrivită care se integrează în mod nativ cu platforma de comerț electronic potrivită.

„Deja la un nivel record, este de așteptat ca ritmul schimbării în economia globală să continue să se accelereze în următorul deceniu”, scriu analiștii IDC. „Pentru a se adapta la această schimbare și a rămâne competitivi, comercianții B2B și B2C au nevoie de aplicații moderne de front-office și back-office, care sunt strâns integrate. Astfel de aplicații strâns integrate oferă rezistență, astfel încât comercianții să se poată adapta la obstacole cu agilitate, în loc să aștepte ca sistemele lor să ajungă din urmă.”

forțele combinate ale BigCommerce și Acumatica va aduce automatizarea atât de necesară afacerilor de comerț electronic, ajutându-le să-și eficientizeze numeroasele procese de afaceri, să concureze pe o piață națională și internațională în creștere și, în cele din urmă, să reușească pe piața de astăzi.

Sursa: https://www.bigcommerce.com/blog/cloud-erp-ecommerce/