Cum să convertiți PDF în Foi de calcul Google online

În acest articol veți afla diferite metode de a converti PDF în Foi de calcul Google.

Veți învăța, de asemenea, cum poate Nanonets automatizați întregul flux de lucru al conversiei PDF în Foi de calcul Google on-line.

Programează o demonstrație

Înainte de a ne uita la cum să convertiți PDF în Foi de calcul Google, să aruncăm o privire la motivul pentru care este important să faceți acest lucru.

De ce să convertiți fișierele PDF în Foi de calcul Google?

Conform cu aceasta Blogul Google postat de pe pagina oficială de blog Google, peste 5 milioane de companii își folosesc soluția G Suite. În același timp, un număr mare de companii au început, de asemenea, să folosească integrările Google Sheets pentru a automatiza sarcinile.

[Conținutul încorporat]

Să luăm în considerare un caz de utilizare tipic. Echipa dvs. de conturi de plată primește o factură, în formatul standard PDF. Cineva parcurge manual factura și introduce informațiile necesare într-un document Google Sheets înainte de a-l redirecționa către secțiunea Finanțe. Secția Finanțe vă plătește furnizorul și face o înregistrare în registrul companiei.

Pe lângă faptul că este un proces îndelungat, acesta este predispus la erori și ar fi mult mai logic să-l automatizezi pur și simplu.

Acum că necesitatea de a converti PDF-urile într-un formular de foaie Google este clară, să aruncăm o privire la modul în care sunt structurate documentele PDF și care sunt provocările în analizarea lor.

---

Doriți să convertiți PDF fișiere la Foi de calcul Google ? Verifică Nanonets' gratuit  Convertor PDF în CSV. Sau afla cum automatizați întregul flux de lucru PDF în Foi de calcul Google cu Nanonets.

Programează o demonstrație

---

Provocări legate de analizarea unui document PDF

Formatul de document portabil a fost un format de fișier dezvoltat inițial de Adobe și a fost ulterior lansat ca standard deschis. De atunci, a fost adoptat pe scară largă, deoarece este agnostic pentru sistemul de operare de bază.

Deci, de ce este atât de dificil să analizezi un PDF și să-i convertești conținutul într-un alt format? Imaginile următoare spun o mie de cuvinte și vor conduce punctul acasă.

Imaginea de mai sus arată o captură de ecran a unui document PDF care este deschis folosind un cititor PDF. Să încercăm să deschidem același document PDF folosind un editor de text.

Imaginile de mai sus arată clar că atunci când informațiile sunt stocate într-un PDF, structura sa originală se pierde complet. Acest lucru se datorează faptului că formatul PDF constă pur și simplu în instrucțiuni despre cum să imprimați/desenați o secvență de caractere pe o pagină.

Dacă credeți că extragerea textului este dificilă, extragerea datelor prezente în tabele este și mai dificilă din cauza formatelor tabelare foarte diferite care sunt utilizate.

Sperăm că sunteți convins că convertirea unui document PDF într-un formular Google Sheets nu este o plimbare în parc. Următoarea secțiune vorbește despre abordarea adoptată de majoritatea analizoarelor PDF moderne pentru a recunoaște/parsa informațiile dintr-un document PDF.

Abordarea modernă a analizei documentelor PDF

Majoritatea analizoarelor PDF moderne folosesc fluxul descris mai jos pentru a analiza date nestructurate din documentele PDF.

Să aruncăm o privire pe scurt la fiecare pas al procesului:

1. Preprocesare sau curățare a datelor:

Cu cât arată mai bine PDF-ul, cu atât va fi mai ușor pentru modelul de învățare automată să extragă sau captarea datelor din ea. De exemplu, dacă documentul PDF a fost scanat, este obligatoriu să conțină unele artefacte de scanare care ar putea afecta performanța convertorului.

Eliminarea zgomotului prin utilizarea filtrelor adecvate, binarizarea, corectarea deformarii etc. sunt unii dintre cei mai obișnuiți pași de preprocesare. Următoarea postare Nanonets Nanonets Tesseract Post conține câteva exemple grozave despre cum documentele pot fi preprocesate înainte Recunoaștere optică a caracterelor(OCR) este rulat pe ele.

Aici se întâmplă cea mai mare parte a magiei. Extragerea datelor este de obicei realizată printr-un model de învățare automată (ML). Majoritatea modelelor ML utilizate pentru extragerea datelor din PDF-uri conțin o combinație de instrumente optice de recunoaștere a caracterelor, instrumente de recunoaștere a textului și a modelelor etc.

În scopul acestei postări, putem trata modelul ca pe o cutie neagră care ia documentul PDF ca intrare și scuipă informațiile analizate. De asemenea, deoarece folosește ML la bază, poate fi reantrenat cu date personalizate pentru a se potrivi cazului de utilizare al companiei dvs.

3. Postprocesare:

În acest pas, datele extrase sunt convertite în formatul necesar, cum ar fi CSV, XML, JSON etc. De asemenea, pe lângă predicțiile făcute de AI sunt adăugate reguli suplimentare definite de utilizator. Aceasta ar putea include reguli pentru formatarea ieșirii, constrângeri suplimentare privind informațiile care sunt extrase etc.

Următoarea secțiune analizează câteva valori pe care le-am putea folosi pentru a măsura performanța unui parser PDF.

---

Doriți să convertiți PDF fișiere la Foi de calcul Google ? Verifică Nanonets' gratuit  Convertor PDF în CSV. Aflați cum să automatizați întregul flux de lucru PDF în Foi de calcul Google cu Nanonets.

Programează o demonstrație

---

Măsuri pentru a măsura performanța unui convertor PDF

Deoarece majoritatea convertoarelor PDF vor fi utilizate pentru procesarea facturilor sau pentru sarcinile conexe, acuratețea și viteza extragerii tabelului dintr-un document PDF este un factor critic în evaluarea performanței convertorului PDF.

2. Capacitate multilingvă:

Majoritatea companiilor mari sunt obligate să primească facturi în mai multe limbi diferite. Analizorul PDF ar trebui fie să accepte analiza multilingvă din cutie, fie ar trebui să ofere o opțiune prin care utilizatorii pot antrena modelul folosind date personalizate.

3. Integrare cu software-ul de contabilitate:

Convertorul PDF ideal ar trebui să fie un modul plug and play care poate fi adăugat cu ușurință la modulul existent fluxul de lucru pentru documente. Ar trebui să accepte integrarea cu software-ul de contabilitate popular, cum ar fi QuickBooks, Xero, Wave etc.

4. Ușor și intuitiv:

Instrumentul va fi cel mai probabil operat de utilizatori non-tehnici. Ar fi avantajos dacă poate fi operat cu cunoștințe tehnice minime.

Diverse metode de conversie a PDF-urilor în Foi de calcul Google

1.Utilizarea Google Docs pentru a converti PDF în Foi de calcul Google

Google Drive are capacitatea încorporată de a recunoaște tabelele și textul din documente PDF simple. Trebuie doar să:

1. Încărcați fișierul PDF pe Google Drive

2. Faceți clic pe „Deschideți cu Google Docs”

3. Copiați datele dorite și inserați-le în Foi de calcul Google

Deși pare să funcționeze bine, hai să încercăm ceva mai practic. Luați în considerare această simplă factură.

Deschiderea acesteia folosind aplicația Google docs dă următorul rezultat.

În mod clar, pe măsură ce complexitatea documentului crește, trebuie să ne bazăm pe instrumente mai sofisticate pentru recunoașterea datelor.

2. Utilizarea instrumentelor online:

Mai multe instrumente online, cum ar fi extractorul de tabele PDF, Online2PDF etc, se integrează direct cu Google Drive și oferă posibilitatea de a converti documente PDF în Foi de calcul Google.

Cu toate acestea, atunci când aceste instrumente au fost testate folosind exemplul de factură PDF prezentat mai sus, tabelele nu au fost detectate în majoritatea cazurilor.

---

Doriți să convertiți PDF fișiere la Foi de calcul Google ? Verifică Nanonets' gratuit  Convertor PDF în CSV. Aflați cum să vă automatizați întregul flux de lucru PDF în Foi de calcul Google cu Nanonets, așa cum se arată mai jos.

Programează o demonstrație

---

Automatizarea procesului de conversie PDF în Foi de calcul Google

Putem automatiza complet procesul de analiză a PDF-ului și extragerea datelor într-un formular Google Sheets folosind următoarele instrumente.

1. Utilizarea Webhooks:

Webhook-urile sunt solicitări HTTP personalizate. Ele sunt de obicei declanșate la un eveniment, adică atunci când are loc un eveniment, aplicația trimite informații la o adresă URL predefinită.

Cum poți folosi acest lucru pentru automatizarea fluxului de lucru? Să luăm în considerare cazul de utilizare tipic al procesării facturilor. Primiți o serie de facturi de la furnizorii dvs. și le introduceți în convertorul dvs. PDF în Foi de calcul Google, care se află în cloud. De unde știi când modelul a terminat procesarea documentelor?

În loc să verificați manual dacă conversia a fost finalizată, puteți utiliza pur și simplu un webhook care vă anunță când datele din PDF au fost extrase într-un document Google Sheets.

2. Utilizarea API-urilor

API înseamnă Application Programming Interface. Folosind apelurile API corespunzătoare, conversia documentelor PDF în Foi de calcul Google s-ar putea dovedi a fi la fel de ușoară ca și scrierea următoarelor linii de cod:

#Feed the PDF documents into the PDF to Google sheets converter
Success_code, unique_id = NanonetsAPI.uploaddata(PDF_documents)

Dacă compania dumneavoastră a configurat deja integrarea cu Webhooks, veți primi o notificare când documentele dumneavoastră PDF au fost convertite cu succes. Apoi puteți descărca formularul Google Sheets folosind API-ul prezentat mai jos.

#Download Google Sheets forms
Google_sheets_data = NanonetsAPI.downloaddata(unqiue_id)

PDF în Foi de calcul Google cu Nanonets

Analizatorul PDF Nanonets face analiza și conversia ușoare și precise. Analizorul PDF a fost folosit pentru a analiza o factură eșantion. Această secțiune demonstrează ușurința de utilizare și acuratețea instrumentului. În loc să vorbim despre cât de grozav este, imaginile următoare ilustrează în mod adecvat ideea.

Imaginea de mai jos este o captură de ecran a facturii eșantion care a fost transmisă analizorului PDF Nanonets.

Pur și simplu navigați pe site-ul web Nanonets și încărcați factura. Conversia durează doar câteva secunde, după care datele analizate pot fi descărcate într-o varietate de formate, cum ar fi CSV, XLSX etc. (consultați Nanonets Convertor PDF în CSV)

Următoarea imagine arată o captură de ecran a fișierului CSV care conține datele analizate din documentul PDF.

În cele din urmă, pentru a converti fișierul CSV într-un formular Google sheets, este pur și simplu o chestiune de a încărca fișierul XLSX/CSV în Google Drive. Acest pas poate fi automatizat utilizând API-urile Google Drive.

Următoarea secțiune arată cum poate fi creată o conductă simplă utilizând analizatorul PDF Nanonets.

---

Doriți să extrageți informații din documente PDF și să le convertiți/adăugați într-un document Google Sheets? Consultați Nanonets™ pentru a automatiza exportul oricărei informații din orice document PDF în Foi de calcul Google!

Programează o demonstrație

---

Crearea unei conducte simple

1. Încărcați automat documentele PDF folosind API-ul Nanonets

API-ul Nanonets vă permite să vă încărcați automat documentele care trebuie analizate. Următorul fragment de cod arată cum se poate face acest lucru folosind python.

2. Utilizați integrarea webhook-urilor pentru a primi o notificare la finalizarea parsării

Webhook-urile pot fi configurate pentru a vă anunța automat odată ce documentele au fost analizate.

3. Examinați și încărcați în Foi de calcul Google

Descărcați și examinați fișierele CSV pentru a vă asigura că totul este în ordine și încărcați datele în Foi de calcul Google folosind API-ul Google Drive.

Marginea Nanonets

Iată câteva caracteristici ale Nanonets PDF Parser care îl fac instrumentul ideal pentru afacerea dvs.

1.Integrări externe:

Modelul nanonets poate fi integrat cu ușurință cu MySql, Quickbooks, Salesforce etc. Aceasta înseamnă că fluxul de lucru actual rămâne netulburat și convertorul nanonets poate fi pur și simplu conectat ca modul suplimentar.

2. Precizie ridicată și timpi redusi de procesare:

Instrumentul de analiză PDF Nanonets are o precizie de peste 95%, ceea ce este mult mai mare în comparație cu concurenții săi.

3. Caracteristici interesante de post-procesare:

Să presupunem că baza de date a fost integrată cu modelul nanonets. Modelul completează automat unele câmpuri (cu date din baza ta de date) pe baza datelor extrase din document. De exemplu:

După cum se arată în figură, câmpul Registered_ID este completat automat (prin căutarea bazei de date) pe baza Invoice_ID care este extras din PDF.

4. Interfață simplă și intuitivă

Deși această caracteristică este subestimată, am găsit că UI și UX sunt perfecte. Întregul proces de înscriere, de încărcare a documentului și de analizare a datelor a durat mai puțin de 5 minute. Este aproape egal cu timpul necesar laptopului meu pentru a porni!

5. Baza imensa de clienti

În cazul în care aveți încă rezerve cu privire la utilizarea Nanonets pentru automatizarea fluxului de lucru, aruncați o privire la unele dintre companiile care își folosesc serviciile.

• Deloitte
• Sherwin Williams
• DoorDash
• P&G

---

Doriți să extrageți informații din documente PDF și să le convertiți/adăugați într-un document Google Sheets? Consultați Nanonets™ pentru a automatiza exportul oricărei informații din orice document PDF în Foi de calcul Google!

Programează o demonstrație

---

Concluzie

În această postare, am analizat cum vă puteți automatiza fluxul de lucru utilizând un convertor PDF în Foi de calcul Google. Inițial, am aflat despre necesitatea conversiei documentelor PDF în Foi de calcul Google, urmată de provocările cu care se confruntă în timpul acestui proces. Ne-am scufundat apoi în abordările adoptate de analizatorii moderni pentru analizarea documentelor PDF și am implementat, de asemenea, unele dintre abordările comune. De asemenea, am învățat cum putem automatiza complet conversia folosind integrări externe, cum ar fi webhook-uri și API-uri. În cele din urmă, am folosit instrumentul Nanonets pentru a analiza un eșantion de factură, a extrage datele într-un formular Google Sheets și, de asemenea, am explorat câteva dintre caracteristicile sale interesante de post-procesare.

Ai dat o șansă modelului Nanonets? Dacă da, vă rugăm să lăsați un comentariu mai jos cu privire la experiența dvs. cu instrumentul. Dacă nu, mergeți mai departe și încercați-l. S-ar putea să-ți facă ziua!