Люди склонны к ошибкам. В бизнесе ошибки, допущенные ручными процессами, трудно контролировать, что делает предприятия любого размера уязвимыми для мошенничества. Мошенничество с кредиторской задолженностью (AP) вызывает растущую озабоченность. 80% организаций став его жертвой. Даже такие великаны, как Google и Facebook стали жертвами мошенничества с AP, потеряв более 100 миллионов долларов.
Налаженный и эффективный процесс расчетов с поставщиками имеет решающее значение для установления прочных отношений с поставщиками, увеличения прибыли, экономии времени и предотвращения мошенничества. Переход от ручного к автоматизированному процессу AP может помочь в осуществлении своевременных платежей и правильным поставщикам. Благодаря автоматизации рабочего процесса кредиторской задолженности компания может избежать просроченных платежей, мошеннических платежей и устранить задержки в обработке, которые могут повлиять на итоговые результаты.
Содержание
Ручной рабочий процесс AP против автоматизации рабочего процесса AP
Что такое рабочий процесс
Рабочий процесс — это последовательность шагов, предпринимаемых для выполнения задачи от начала до конца. В рабочем процессе расчетов с поставщиками последовательность начинается при получении счета и заканчивается при оплате.
Ручной рабочий процесс точки доступа
В ручном рабочем процессе AP бухгалтерия получает счета-фактуры, которые вводятся в систему и вручную доставляются подписывающему органу для утверждения. После одобрения чек выписывается, и платеж отправляется поставщикам. В ручном рабочем процессе AP вероятность ошибок возникает на всех этапах, от неправильного ввода данных до утверждения, застрявшего на столе подписывающего органа.
Автоматизация работы с кредиторской задолженностью
Используя оптическое распознавание символов (OCR), данные бумажного счета фиксируются и вставляются в поля цифрового счета. Программное обеспечение для автоматизации AP проверяет, чтобы все введенные данные соответствовали заказам на покупку и квитанциям о продаже, тем самым исключая вероятность мошенничества и ошибок. Если обнаружена ошибка, она помечается и передается соответствующему лицу для исправления/проверки. После утверждения счета он направляется в систему планирования ресурсов предприятия (ERP) или систему бухгалтерского учета, после чего оплата производится в электронном виде или отправляется чек.
Решения для автоматизации рабочего процесса кредиторской задолженности часто основаны на облаке. Сотрудники могут получить доступ к централизованной системе и просмотреть информацию, чтобы узнать, на каком этапе находится процесс выставления счета.
Бухгалтерии больше не нужно гнаться за утверждениями, а вероятность того, что счета-фактуры застрянут на чьем-то столе, устранена, что экономит время. Узких мест в рабочем процессе можно легко избежать. Сопоставление счетов-фактур гарантирует, что ошибки и мошеннические действия могут быть отмечены/сокращены с помощью автоматизации рабочего процесса кредиторской задолженности.
Сравнение ручного AP и автоматизированного рабочего процесса AP
Счета
Ручной рабочий процесс точки доступа – Бухгалтерия может столкнуться с огромным количеством сотен бумажных счетов, которые необходимо проверить и ввести в систему, оставляя место для ошибок.
Автоматизированный рабочий процесс точки доступа – Бумажные счета-фактуры легко конвертируются с помощью технологии оптического распознавания текста, которую команда бухгалтеров может легко найти и найти.
ошибки
Ручной рабочий процесс точки доступа – Ошибки при вводе или сопоставлении данных приводят к неправильным платежам и мошенническим платежам.
Автоматизированный рабочий процесс точки доступа – Счета-фактуры автоматически сопоставляются с заказами на покупку и товарными чеками, а любые обнаруженные несоответствия перенаправляются в электронном виде соответствующему отделу или лицу для проверки и исправления.
Связь
Ручной рабочий процесс точки доступа – Бухгалтериям приходится добиваться подписания документов для утверждения. Это может привести к тому, что бумажные счета-фактуры потеряются или застрянут под кучей документов.
Автоматизированный рабочий процесс точки доступа – Утверждения счетов автоматически отправляются в соответствующие отделы. Напоминания также могут быть отправлены, если есть задержки или если необходимы разъяснения.
Финансовое мошенничество
Ручной рабочий процесс точки доступа – Человеческие ошибки более вероятны при вводе данных и сверке счетов. Мошенники могут украсть информацию из бумажных счетов-фактур и выставить счет компании несколько раз.
Автоматизированный рабочий процесс точки доступа - Может обнаруживать тенденции на основе прошлой истории и обнаруживать дубликаты счетов-фактур. Имена поставщиков, информация об учетной записи и т. д. проверяются и проверяются перед обработкой платежа.
Преимущества автоматизации документооборота с кредиторской задолженностью
1. Предотвращение финансового мошенничества – АП или мошенничество с поставщиками в бизнесе является растущей проблемой, которая затрагивает компании всех размеров. В ручном рабочем процессе с кредиторской задолженностью мошенничество происходит, когда, например, поставщик X отправляет счет, но поставщик X не существует, и платеж производится без проверки, в результате чего деньги теряются навсегда. Мошеннические платежи также могут происходить из-за:
- Неверный ввод данных
- Ложный биллинг
- Мошеннические чеки
Однако с помощью автоматизации рабочего процесса с кредиторской задолженностью мошенничество можно предотвратить за счет:
- Трехстороннее сопоставление заказов на покупку и товарных чеков со счетами-фактурами с использованием OCR
- Автоматическое утверждение счетов
- Аудиторский след для бухгалтерской группы и аудиторов
2. Избегайте переплаты – В ручном рабочем процессе AP могут легко возникнуть ошибки при проверке дубликатов счетов-фактур, вводе данных, проверке поставщика и смене поставщика. Однако благодаря автоматизации рабочего процесса по работе с кредиторской задолженностью централизованная автоматизированная система может устранить эти распространенные ошибки. Это упрощает бухгалтерский учет, чтобы избежать неправильных/переплат и сохранить денежный поток, необходимый для повседневных операций.
3. Улучшенный процесс аудита – при ручном рабочем процессе по работе с кредиторской задолженностью аудит может занять недели или месяцы, а команда бухгалтеров занимается бесконечной бумажной работой. Благодаря автоматизированной системе AP все данные, необходимые для процесса аудита, систематизируются и хранятся в одном месте, что упрощает аудит и экономит время.
4. Своевременные платежи – Ошибок, связанных с человеческим фактором, нельзя избежать при использовании традиционного рабочего процесса с кредиторской задолженностью. Пропущенные счета-фактуры приводят к пропущенным или просроченным платежам со штрафными санкциями, что может повлиять на прибыль и отношения с поставщиками. Перейдя на автоматизированный процесс, ошибки можно свести к минимуму благодаря централизованной системе, которая обеспечивает сверку, проверку и утверждение счетов до своевременной оплаты.
5. Увеличение прибыльности – Благодаря автоматизированной системе документооборота AP предприятия могут своевременно производить платежи, избегая тем самым штрафов. Когда платежи производятся вовремя, это может улучшить отношения с поставщиками, выстраивая позитивные отношения. Это может привести к потенциальным скидкам на будущие заказы, что напрямую экономит деньги компании. Кроме того, с помощью технологии OCR также можно избежать мошеннических платежей, в результате чего доход будет использоваться именно там, где он необходим — для улучшения основных бизнес-целей и увеличения прибыли.
6. Централизованный процесс AP – Благодаря автоматизации AP информация о счетах может храниться в центральной базе данных. Это гарантирует, что счета-фактуры, заказы на покупку, утверждения и информация об оплате могут быть легко. Командам бухгалтеров больше не нужно искать все документы, относящиеся к одному заказу, поскольку их можно легко найти в централизованной базе данных, что экономит время. Более того, централизованная система позволяет любому сотруднику компании легко проверять статус счета/платежа.
7. Автоматическое утверждение счетов – Перед совершением покупки может потребоваться подпись/одобрение старшего персонала/менеджеров. Автоматизированную систему AP можно настроить таким образом, чтобы счета направлялись в соответствующий отдел в цифровом виде на основе введенной информации. Это избавляет команду бухгалтеров от необходимости гоняться за полномочиями подписи для утверждений, сокращает бумажную работу, экономит время и снижает риск того, что утверждения затеряются в куче документов.
8. Нет необходимости вводить данные – Извлечение данных из счетов-фактур может быть утомительной задачей. Распечатанные, отправленные по электронной почте или факсу счета могут быть представлены во всех форматах. В зависимости от количества поставщиков и счетов это может занять очень много времени, что может привести к ошибкам при вводе данных. Автоматизируя процесс с помощью OCR, программное обеспечение может извлекать необходимые данные и вставлять их в таблицы независимо от формата, в котором они отправляются. Это устраняет человеческие ошибки и дорогостоящий/неэффективный ручной труд, экономит время и ускоряет обработку платежей.
9. Улучшите моральный дух сотрудников – Централизованная автоматизированная система высвобождает время, что позволяет бухгалтерии предприятия лучше использовать и развивать свои навыки. В отличие от ручного рабочего процесса AP, который требует, чтобы сотрудники тратили бесконечные часы на отслеживание различных документов, проверку данных и проверку заказов/счетов из каждого отдела.
10. Улучшить кредитный рейтинг бизнеса – Несвоевременные платежи поставщикам влекут за собой не только штрафы. История платежей может повлиять на кредитный рейтинг компании. Наличие хорошего кредитного рейтинга поможет при попытке взять бизнес-кредит, подать заявку на бизнес-кредитную карту и даже найти нового поставщика. Кредитные рейтинги влияют на возможности финансирования, а также могут повлиять на право на низкие процентные ставки по бизнес-кредитам.
Как автоматизировать работу с кредиторской задолженностью?
Всякий раз, когда вносите какие-либо изменения, лучше всего смотреть на текущий процесс и определять проблемные области и ожидания от новой автоматизированной системы. Следующие шаги помогут максимально использовать преимущества автоматизированного процесса AP.
Оценить текущий процесс кредиторской задолженности
Перед переходом на автоматизированную систему лучше всего оценить текущий процесс, чтобы определить области, в которых компания теряет деньги, может сэкономить время и устранить ошибки. Например, является ли человеческая ошибка при сопоставлении счетов-фактур с заказами на поставку наиболее проблематичной проблемой? После того, как недостатки текущей системы будут определены, будет проще настроить индивидуальный автоматизированный рабочий процесс AP, который будет наиболее эффективным для удовлетворения потребностей компании.
Поговорите с сотрудниками
Переход от ручного к автоматизированному процессу AP поначалу может быть трудным и может столкнуться с сопротивлением. Поэтому, чтобы сделать переход более плавным, лучше всего поговорить с сотрудниками, которые будут использовать систему. Узнайте, какие процессы отнимают много времени, вызывают проблемы и стоят денег. Кроме того, спросите сотрудников, чего они ожидают от нового автоматизированного рабочего процесса AP. Комплексная проверка, проведенная на начальных этапах, облегчит принятие перехода и его эффективное использование командой бухгалтеров/финансистов/AP.
Ожидания от нового рабочего процесса AP
Чтобы выбрать наилучшее решение для автоматизированной работы с кредиторской задолженностью, крайне важно определить цели. Нужна ли новая система в первую очередь для улучшения текущих рабочих процессов, снижения затрат, экономии времени, устранения ошибок или обнаружения мошенничества?
Выбрать лучший софт для компании
После изучения текущего процесса AP и определения того, какие области нуждаются в наибольшем улучшении, выбор правильного программного обеспечения становится проще. Например, если ручная проверка счетов-фактур для заказов на покупку или квитанций о продаже является областью, вызывающей наибольшее количество ошибок и, следовательно, денег, выбор программного обеспечения, которое превосходно подходит для сопоставления данных счетов-фактур, был бы правильным выбором.
Исключить использование бумаги
Переходя с бумажных счетов на электронные, можно уменьшить или избежать мошеннических платежей, ошибок и задержек. Например, если утверждение заказов является областью, в которой часто возникают узкие места, новая автоматизированная система AP может быть спроектирована так, чтобы автоматически направлять счета-фактуры нужному лицу/отделу. Таким образом, он может быть одобрен, как только он будет представлен. Более того, каждый заинтересованный человек может легко получить доступ к централизованной системе, чтобы узнать, на каком этапе находится покупка. Например, если одобрение было получено, товары/услуги заказаны, счет оплачен и т. д.
Благодаря сокращению использования бумаги счета-фактуры не потеряются и не застрянут на чьем-то столе.
Заключение
Осуществление должного контроля в бизнесе может повлиять на рост и прибыль. Внедряя автоматизацию рабочего процесса с кредиторской задолженностью, компании могут легко отслеживать счета, платежи, утверждения и т. д. из централизованной системы. Это обеспечивает уровень контроля, которого нет у бумажных счетов-фактур, а это означает, что поток денег можно легко контролировать, анализировать структуру расходов и сокращать избыточные расходы, тем самым увеличивая прибыль.
Источник: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- доступ
- Учетная запись
- Бухгалтерский учет
- Все
- ПЛОЩАДЬ
- аудит
- власть
- Автоматизированный
- автоматизация
- ЛУЧШЕЕ
- Строительство
- бизнес
- бизнес
- Наличный расчёт
- денежный поток
- Вызывать
- шансы
- изменение
- распознавание символов
- погоня
- контроль
- Проверки
- Общий
- Связь
- Компании
- Компания
- Расходы
- кредит
- кредитная карта
- Текущий
- данным
- База данных
- задержки
- развивать
- Интернет
- усердие
- Эффективный
- сотрудников
- окончания поездки
- Предприятие
- и т.д
- Поля
- финансовый
- поток
- формат
- мошенничество
- финансирование
- будущее
- хорошо
- Рост
- Рост
- история
- HTTPS
- Сотни
- Влияние
- Увеличение
- info
- информация
- интерес
- Процентные ставки
- IT
- Труда
- вести
- уровень
- варианты
- Кредиты
- Создание
- миллиона
- деньги
- месяцев
- имена
- OCR
- Операционный отдел
- Возможности
- оптическое распознавание символов
- заказ
- заказы
- бумага & картон
- оплата
- Процесс оплаты
- платежи
- планирование
- Сменная
- доходы
- покупки
- Стоимость
- рейтинги
- уменьшить
- Отношения
- ресурс
- Итоги
- доходы
- обзоре
- Снижение
- дорога
- главная
- экономия
- Поиск
- набор
- навыки
- Software
- Решения
- тратить
- Расходы
- Этап
- Начало
- Статус:
- представленный
- система
- Технологии
- время
- трек
- Отслеживание
- Тенденции
- поставщики
- проверка
- Вид
- Уязвимый
- КТО
- в
- рабочий
- автоматизации технологических процессов
- X