Как разумно (и устойчиво) сократить расходы на бизнес | Блог Нанонет

Как разумно (и устойчиво) сократить расходы на бизнес | Блог Нанонет

Отметка времени: 31 мая 2023 г., 9:36
Исходный узел: 2115414

Остерегайтесь мелких расходов. Маленькая течь потопит большой корабль.

- Бенджамин Франклин

Стратегическое управление расходами жизненно важно для финансового успеха компаний. Однако достижение устойчивого управления расходами может быть затруднено из-за различных внутренних и внешних факторов. К внутренним факторам относятся растущие операционные расходы, необходимость многоканальности, высокая текучесть кадров, острая конкуренция и устаревшие процессы. К внешним факторам относятся глобальные кризисы, такие как COVID, экономические спады, такие как финансовый кризис 2007–08 годов, инфляция и политическая нестабильность, такая как российско-украинский конфликт.

Чтобы преодолеть эти препятствия, предприятиям требуется комплексная стратегия сокращения расходов, нацеленная на различные области деятельности, такие как дефекты, неэффективность, избыточные мощности, время простоя и перепроизводство. Возможности снижения затрат существуют на протяжении всего экономического цикла, от ранних стадий до периода поэтапного отказа.

Понимание устойчивого снижения затрат

В Ежеквартальный опрос McKinseyБыло обнаружено, что 79 процентов компаний приняли меры по сокращению расходов в ответ на глобальный экономический кризис 2008–09 годов. Однако только 53 % руководителей считали, что это сокращение расходов эффективно помогло их компаниям пережить бурю.

Устойчивость часто является недостижимой целью в сфере сокращения затрат. Хотя большинство инициатив по сокращению расходов могут обеспечить временное финансовое облегчение, они лишь отсрочат неизбежное и подорвут способность бизнеса конкурировать на развивающемся рынке. В нестабильной макроэкономической среде предприятия часто принимают агрессивные меры по сокращению затрат, чтобы снизить финансовые риски. Это было очевидно во время финансового кризиса 2008-2009 годов, как показано в обзоре McKinsey выше.

Стратегии устойчивого снижения затрат должны учитывать уникальные потребности каждого рынка и компании, не говоря уже об экономическом климате страны и мира. Не существует универсального решения для решения проблем, связанных с затратами. Выявление основных факторов затрат и точная количественная оценка их влияния — сложная задача. Скорость и простота внедрения изменений могут оставаться неопределенными, а выявление и устранение потерь создает дополнительные проблемы.

Долгосрочные преимущества устойчивого снижения затрат по сравнению с краткосрочными исправлениями

Приоритизация долгосрочных стратегий и отказ от быстрых решений по снижению затрат дает бизнесу несколько преимуществ. Применяя устойчивые подходы, компании могут добиться устойчивого успеха и устойчивости на динамично развивающемся рынке. Вот некоторые ключевые преимущества устойчивого сокращения затрат:

  • Повышение финансовой устойчивости: Стратегии, которые отдают приоритет повышению эффективности, оптимизации процессов и устранению потерь, могут повысить финансовую устойчивость. Ориентируясь на эти области, предприятия могут повысить общую производительность, оптимизировать операции и получить конкурентное преимущество. Такой подход позволяет компаниям адаптироваться и преуспевать в условиях финансовых колебаний, возникающих на местном или глобальном уровне.
  • Повышенная прибыльность: Вместо того, чтобы сосредоточиться исключительно на сокращении расходов, устойчивые подходы делают упор на максимальное создание ценности и оптимизацию распределения ресурсов. Выявляя и устраняя потери, повышая операционную эффективность и инвестируя в инновации, предприятия могут получать более высокую прибыль и открывать новые потоки доходов.
  • Оперативность и оперативность: Благодаря внедрению методов управления, таких как методологии бережливого производства, автоматизация и методы непрерывного совершенствования, предприятия достигают большей гибкости, приспособляемости и реагирования на изменения рынка.
  • Моральный дух и удержание сотрудников: Избегая краткосрочных исправлений, которые приводят к увольнениям или чрезмерной рабочей нагрузке, компании могут поддерживать более высокий моральный дух, мотивацию и лояльность сотрудников. Это создает благоприятную рабочую среду, повышает производительность и снижает текучесть кадров. Долгосрочное удержание сотрудников не только экономит затраты на подбор и обучение, но и способствует накоплению институциональных знаний и опыта, которые бесценны для устойчивого роста и инноваций.
  • Удовлетворенность и удержание клиентов: Сосредоточив внимание на создании ценности и ориентированных на клиента практиках, предприятия могут повысить удовлетворенность клиентов и повысить их удержание. Удовлетворенные клиенты с большей вероятностью станут лояльными сторонниками бренда и создадут положительные отзывы, способствуя долгосрочному росту бизнеса и прибыльности. Следует помнить, что продажа существующему покупателю имеет коэффициент успеха 60-70%, в то время как продажи новому клиенту имеют значительно более низкий уровень успеха 5-20%.
  • Экологическая ответственность: Оптимизируя процессы, сокращая количество отходов и внедряя экологически безопасные методы, предприятия могут минимизировать свой углеродный след и внести свой вклад в сохранение окружающей среды. Это не только демонстрирует корпоративную социальную ответственность, но также может привлечь экологически сознательных клиентов и партнеров.

Шесть шагов к достижению устойчивого снижения затрат

Значительное количество инициатив по снижению затрат терпит неудачу из-за их чрезмерно амбициозного характера, отсутствия четкой стратегии и недостаточной поддержки руководства. Гартнер отчеты что примерно 43% инициатив по сокращению расходов не достигают поставленных целей.

Существует шесть подходов к экономии, а именно: адаптация, комбинация, устранение, оптимизация, замена и перепрофилирование, каждый из которых использует различные методы, помогающие организациям значительно сократить расходы. Однако, чтобы извлечь пользу из каждого или всех принятых подходов, необходимы следующие шаги.

  1. Установите цели и задачи по снижению затрат:  Важно установить четкие и измеримые цели и задачи, которые соответствуют финансовым задачам организации. Включая ключевые показатели эффективности (KPI) в процесс, организации получают более четкое представление о целях и задачах своих усилий по сокращению затрат. Однако важно учитывать потенциальное проскальзывание до 20% в выполнении плана при постановке задач для более точной постановки целей. В соответствии с Gartner, менее половины (43%) руководителей действительно достигают запланированного уровня экономии в первый год снижения затрат, в основном из-за нереалистичных целей.
  2. Определите факторы затрат и определите приоритетные области для улучшения: Быстрая диагностика создания стоимости играет решающую роль в определении факторов затрат на предприятии. Этот диагностический процесс обеспечивает структурированную основу для оценки затрат наряду с такими факторами, как ценообразование, оборотный капитал, распределение капитала, оптимизация налогов, а также экологические, социальные и управленческие аспекты (ESG). Используя информацию, полученную в результате диагностики создания ценности, предприятия могут сделать осознанный выбор для оптимизации своих ресурсов и повышения общей производительности.
  3. Анализировать текущие процессы и выявлять неэффективности: Основная цель — оценить текущие бизнес-процессы и рабочие процессы с целью выявления неэффективности и потерь, таких как чрезмерная ручная работа, избыточные задачи, узкие места и ненужная сложность. Методы управления, такие как программы Lean Sigma, могут помочь избежать расточительной деятельности и неэффективности. Например, внедрив программу «бережливое производство + шесть сигм», GE успешно устранила неэффективность, что привело к существенной экономии средств. 2 млрд долларов США в 2008 году.
  4. Разработать и внедрить инициативы по снижению затрат: Существует множество инициатив и процессов, направленных на повышение операционной эффективности и снижение затрат, и одним из эффективных подходов, который может обеспечить эти преимущества, является дизайн-мышление. Применяя принципы дизайн-мышления, организации могут не только открывать возможности для сокращения затрат, но и повышать скорость и разрабатывать лучшие решения. Благодаря своему ориентированному на человека и итеративному подходу к решению проблем дизайн-мышление помогает выявлять и устранять неэффективность, оптимизировать процессы и стимулировать инновации, что в конечном итоге приводит к снижению затрат. Например, исследование, проведенное Forrester. продемонстрированы как внедрение дизайн-мышления в сочетании со стратегической расстановкой приоритетов привело к значительному увеличению прибыли компаний на 18.6 млн долларов за трехлетний период.
  5. Мониторинг и измерение прогресса в достижении целей по снижению затрат: Что измеряется, то и делается. Крайне важно признать, что снижение затрат — это непрерывный процесс, который требует постоянного совершенствования. KPI следует периодически пересматривать, будь то ежемесячно, ежеквартально или с другой предопределенной периодичностью отчетности. Мониторинг позволяет получить четкое представление о тенденциях производительности, определить области недостаточной или чрезмерной производительности и определить факторы, способствующие этим изменениям. Целесообразно подготовиться к неожиданностям, установив более высокие цели по снижению затрат в качестве буфера на случай возможных неудач.
  6. Вовлекайте сотрудников и развивайте культуру экономии: Сотрудники в организациях часто отдают приоритет действиям, связанным с максимизацией прибыли, но могут возникать конфликты с их личными ценностями. Для преодоления этого разрыва необходимо интегрировать устойчивое снижение затрат в должностные инструкции, обучение и компенсацию (формальный аспект), вознаграждать усилия по сокращению расходов при согласовании их с ожиданиями (психологический аспект) и обеспечивать соответствие между ценностями и практикой компании (социальный аспект). к Гэллапу мета-анализ, бизнес-подразделения с самыми высокими показателями вовлеченности сотрудников продемонстрировали увеличение прибыльности на 21 процент по сравнению с подразделениями с самыми низкими показателями. Кроме того, компании с высокой вовлеченностью персонала показали на 17% более высокую производительность. Другой долгосрочное исследование показали, что компании с сильной корпоративной культурой и вниманием к оценке сотрудников добились впечатляющего роста выручки на 68.2%.

Стратегии снижения затрат

Чтобы добиться эффективного снижения затрат, предприятия могут использовать ряд стратегий. Акцент на стратегическом мышлении и создании долгосрочной ценности имеет решающее значение. Управление непрофильными видами деятельности и рассмотрение вариантов аутсорсинга, где это уместно, могут привести к значительной экономии средств. Проведение тщательного анализа затрат и результатов перед внедрением мер по сокращению затрат обеспечивает принятие обоснованных решений и максимизирует эффективность усилий по снижению затрат.

Содействие межфункциональному сотрудничеству и использование коллективного разума также могут способствовать снижению затрат. Поощряя сотрудничество между различными отделами и используя разнообразный опыт внутри организации, предприятия могут найти инновационные возможности для снижения затрат. Баланс между снижением затрат и ценностью для клиентов и соблюдением стандартов качества жизненно важен для обеспечения удовлетворенности и удержания клиентов.

Оптимизация управления запасами и оптимизация уровня запасов помогают минимизировать затраты на хранение и избежать ненужных расходов на запасы. Переговоры о более выгодных контрактах с поставщиками и поиск альтернативных поставщиков могут привести к выгодным условиям ценообразования и повышению экономической эффективности. Реализация инициатив по энергосбережению и сокращение расходов на коммунальные услуги не только поддерживает усилия по сокращению затрат, но и соответствует целям экологической устойчивости.

Максимизация производительности труда сотрудников и улучшение планирования труда могут привести к повышению эффективности и снижению затрат на оплату труда. Наконец, стратегическое использование таких технологий, как автоматизация и цифровизация, может оптимизировать процессы и исключить выполнение ручных операций, а также привести к повышению эффективности затрат.

Использование технологий для устойчивого сокращения затрат

В сегодняшней быстро меняющейся бизнес-среде использование технологических инструментов стало незаменимым для предприятий, чтобы поддерживать конкурентоспособность и добиваться успеха. Используя технологии, предприятия могут улучшить свою деятельность, повысить эффективность и, в конечном итоге, добиться снижения затрат.

На базовом уровне цифровые инструменты могут способствовать более эффективному и простому общению внутри бизнеса. Инструменты для совместной работы, платформы для обмена мгновенными сообщениями и решения для видеоконференций обеспечивают бесперебойную связь и обмен информацией между группами и отделами. Это устраняет задержки, улучшает координацию и повышает общую производительность.

Цифровые инструменты способствуют оптимизации запасов за счет автоматизации и анализа данных. Программное обеспечение и системы управления запасами обеспечивают в режиме реального времени информацию об уровне запасов, структурах спроса и информации о поставщиках. Это позволяет компаниям оптимизировать уровни запасов, снизить расходы на хранение, свести к минимуму нехватку товаров и повысить общую эффективность цепочки поставок.

Технологии позволяют предприятиям максимизировать производительность за счет автоматизации повторяющихся и трудоемких ручных задач. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) и инструменты управления рабочими процессами автоматизируют ручные процессы, такие как ввод данных, обработка документов и управление счетами. Это высвобождает время сотрудников, позволяя им сосредоточиться на дополнительных действиях, инновациях и принятии стратегических решений.

Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (МО) могут анализировать большие наборы данных, выявлять закономерности и предоставлять прогнозные данные. Это позволяет предприятиям прогнозировать спрос, оптимизировать распределение ресурсов и принимать решения на основе данных, что приводит к экономии средств и повышению эффективности работы.

Облачные платформы управления расходами обеспечивают масштабируемость, гибкость и доступность, позволяя компаниям беспрепятственно управлять расходами в разных местах и ​​​​отделах. Мобильные приложения позволяют сотрудникам получать квитанции, подавать заявления о расходах и отслеживать возмещение на ходу, повышая удобство и соответствие требованиям.

За пятилетний период IBM сэкономила около 6 миллиардов долларов за счет своих усилий по оптимизации затрат с помощью технологий. Компания добилась такой экономии за счет рационализации своей ИТ-инфраструктуры, консолидации центров обработки данных и автоматизации ручных процессов.

Успешное использование технологий влечет за собой использование различных технологий, таких как Интернет вещей, искусственный интеллект, блокчейн, 5G и граничные вычисления, которые помогают предприятиям оптимизировать процессы, сокращать расходы и повышать эффективность.

Цифровые инструменты, такие как Нанонеты может помочь предприятиям получить полный контроль над своими расходами, используя свою платформу извлечения данных на основе искусственного интеллекта. Благодаря возможности автоматической синхронизации счетов и платежной информации из различных источников, таких как электронные письма, PDF-файлы и отсканированные документы, Nanonets устраняет необходимость ручного ввода данных. Это гарантирует, что предприятия могут быстро извлекать ключевую информацию, выявлять расхождения и предотвращать расточительные расходы. Nanonets также предлагает рабочие процессы утверждения, повторяющиеся предупреждения и инструменты обнаружения мошенничества для повышения точности данных и устранения неправильных расходов. Кроме того, платформа способствует эффективным процессам оплаты и сверки, обеспечивая точность и своевременность транзакций. Используя цифровые инструменты, такие как Nanonets, предприятия могут упростить управление расходами, добиться экономии не менее 5% и поддерживать финансовый контроль.

Навынос

Устойчивый подход к сокращению коммерческих расходов включает в себя многогранную стратегию, включающую различные ключевые элементы. Используя информацию о рынке, предприятия могут принимать обоснованные и основанные на данных решения, соответствующие их финансовым целям. Поощрение открытой и эффективной коммуникации с внутренними заинтересованными сторонами гарантирует беспрепятственное внедрение мер по снижению затрат во всей организации. Тщательное управление поставщиками и запасами играет жизненно важную роль в оптимизации процессов закупок, сокращении отходов и контроле расходов. Гибкость важна для организаций, находящихся на пути к цифровому преобразованию, чтобы преуспеть в быстро меняющемся бизнес-ландшафте. Оправдание организационных ожиданий с помощью надежного цифрового мышления и инновационных подходов имеет решающее значение для успеха в сегодняшних условиях. Наконец, применение комплексных мер контроля и управления создает прочную основу для финансовой отчетности и управления рисками.

Когда эти элементы объединены, предприятия могут добиться значительного сокращения затрат при сохранении операционной стабильности, что в конечном итоге проложит путь к долгосрочной финансовой устойчивости и успеху.

Отметка времени:

Больше от ИИ и машинное обучение