Как быстро ввести данные в Excel

Ваши обобщения, анализы, прогнозы, отчеты и т. д. хороши настолько, насколько хороши ваши данные. Важно использовать все доступные ресурсы для защиты достоверности данных, а это означает, что вы можете потратить много времени на создание почти надежного приложения. К счастью для нас, не каждая электронная таблица нуждается в такой защите, и когда это происходит, в Microsoft Excel есть автоматизированные функции, которые помогают защитить данные. В этой статье я покажу вам два быстрых и простых приема ввода данных, которые уменьшат количество опечаток так же, как и настройка, но без дополнительной работы.

ВИДЕТЬ: 69 советов по Excel для каждого пользователя (TechRepublic)

я использую Microsoft 365 на Windows 10 64-битная система, но вы можете работать и с более ранними версиями. Вы можете использовать демонстрационный загружаемый файл .xlsx или .xls или работать с собственными данными. Автозаполнение работает в онлайн-версии, но список выбора — нет. 

Как использовать автозаполнение в Excel

Термин «автозаполнение» часто встречается в списках функций — легко догадаться, что он делает, даже если вы не знакомы с ним в Excel. Эта функция активируется, как только вы вводите смежные значения в любом направлении. Даже если вы знакомы с автозаполнением, держу пари, что последнюю часть вы еще не поняли. Функция чрезвычайно универсальна. 

Вот как работает автозаполнение в Excel: когда вы вводите символ, соответствующий существующему значению в непрерывном диапазоне, эта функция отображает совпадающие значения. Пока есть некоторая двусмысленность, вам придется продолжать вводить символы. Давайте проведем пару примеров на простом листе в Рисунок A.

Рисунок A

Используйте автозаполнение со списком имен.

”Данные-кредит>

Сначала введите букву D в ячейку B8 и посмотрите, что произойдет. Как показано в Рисунок A, Автозаполнение завершает ввод на основе ранее введенных значений (значения выше B8). Запись Denise соответствует символу D, и, поскольку ни одна другая существующая запись также не соответствует букве D, автозаполнение предлагает Denise. Чтобы ввести Дениз, нажмите Enter (или Tab, если вы хотите перейти к следующему столбцу вместо перехода к следующей строке). Чтобы отклонить предложенную запись, продолжайте печатать. Нажмите Escape, чтобы удалить все, включая D, который вы ввели.

Давайте попробуем другой пример, на этот раз введите Su. Вы чего-то ждали? В этом случае автозаполнение ничего не делает, поскольку для выбора Сьюзен или Сью недостаточно символов. Если вы введете S, автозаполнение предложит Сьюзен. Если вы введете e, автозаполнение ничего не сделает.

ВИДЕТЬ: Windows 10: списки голосовых команд для распознавания речи и диктовки (бесплатный PDF) (TechRepublic)

Попробуйте ввести значение справа, слева и даже выше. Эта функция будет работать во всех четырех направлениях. 

Чтобы отключить автозаполнение, щелкните меню «Файл» и выберите «Параметры» (или «Дополнительно», если вы не видите «Параметры»). Выберите «Дополнительно» на левой панели. В разделе «Параметры редактирования» снимите флажок «Включить автозаполнение для значений ячеек», показанный на рисунке. Рисунок B. К сожалению, это также отключает Flash Fill, мощный инструмент, который вы, вероятно, захотите сохранить. Чтобы узнать больше об использовании Flash Fill, прочитайте 6 способов сэкономить время с помощью Flash Fill в Microsoft Excel.

Рисунок B

Вы можете отключить эту функцию, но при этом также отключается Flash Fill.

”Данные-кредит>

Иногда вам не захочется совпадения. Вместо этого вы захотите увидеть уникальный список. В этом случае используйте список выбора.  

Как использовать список выбора в Excel

При вводе смежных значений в один столбец вы также можете использовать список выбора — встроенную функцию, которая отображает уникальный список существующих значений. Это похоже на раскрывающийся список, но полностью автоматизировано. Единственное, что вам нужно сделать, это нажать Alt + Стрелку вниз, чтобы увидеть его. Затем выберите элемент в списке, чтобы заполнить активную ячейку. Давай попробуем! Выберите B8 и нажмите Alt + Стрелка вниз, чтобы увидеть список выбора, показанный на рисунке. Рисунок C.

Рисунок C

Отобразите список выбора столбца, нажав Alt + Стрелка вниз.

”Данные-кредит>

Если в активной ячейке есть содержимое, эта функция будет писать поверх него, если вы выберете элемент списка. Помните, что вы можете использовать Ctrl + z, чтобы отменить это действие. Вы можете отобразить список выбора над списком, но не вправо или влево, даже если в этих направлениях существует несколько значений.

Ни одна из функций не убережет вас или пользователя от выбора неправильного значения, но вы немного повысите производительность и избежите опечаток. Если вы хотите узнать больше о приемах ввода данных Excel, прочитайте Как уменьшить количество вводимых данных и опечаток в Excel. 

Также см