Автоматизация заказов на покупку

Автоматизация заказов на покупку

Исходный узел: 2022730

Введение

Заказ на поставку (PO) — это коммерческий документ, который представляет собой официальный запрос продавцу или поставщику на предоставление товаров или услуг по указанной цене и в течение определенного периода времени. Это юридическое соглашение между покупателем и продавцом, в котором излагаются детали сделки и устанавливаются условия покупки.

Заказы на покупку обычно используются предприятиями, чтобы убедиться, что они получают правильные товары или услуги по согласованной цене и в согласованном количестве. Они также помогают установить бумажный след для отслеживания хода покупки, включая статус заказа, информацию о доставке и платежные реквизиты.

Заказы на покупку обычно включают такую ​​информацию, как имя и адрес покупателя и продавца, описание приобретаемых товаров или услуг, количество и цену товаров, а также любые соответствующие условия доставки или оплаты. Как только заказ на покупку оформлен и принят продавцом, он становится обязывающим договором между двумя сторонами.

Использование заказов на покупку может помочь компаниям лучше управлять своим процессом закупок, избегать недоразумений или споров с поставщиками и гарантировать, что они получают товары или услуги, необходимые им для эффективной работы.

Рабочий процесс заказа на поставку

Вот как выглядит полный рабочий процесс заказа на покупку:

  1. Запрос о покупке: Запрос на покупку инициируется отдельным лицом или отделом организации, когда им требуются товары или услуги. Этот запрос обычно делается через стандартную форму или программную систему и включает такие детали, как наименование товара, количество, требуемая дата и центр затрат или код проекта. Например, сотруднику может понадобиться приобрести новый ноутбук для работы, поэтому он отправляет запрос на покупку в ИТ-отдел с характеристиками желаемого ноутбука.
  2. Создание заказа на покупку: после утверждения запроса на покупку отдел закупок создает заказ на покупку. Заказ на поставку содержит подробную информацию о запрошенных товарах или услугах, включая наименование товара, количество, цену за единицу, общую стоимость и дату поставки. Заказ на поставку также включает сведения о поставщике, такие как его имя, адрес и контактную информацию. Например, отдел закупок создает заказ на ноутбук, запрошенный сотрудником, который включает технические характеристики ноутбука и сведения о поставщике.
  3. Утверждение заказа на поставку: Заказ на поставку затем отправляется руководителю соответствующего отдела или менеджеру для утверждения. Утверждающий проверяет, необходимы ли запрошенные товары или услуги, разумны ли цены и достаточно ли в бюджете средств для покрытия покупки. После утверждения заказа на поставку он отправляется поставщику. Например, ИТ-менеджер утверждает заказ на покупку ноутбука и отправляет его поставщику.
  4. Отправка заказа на покупку: Поставщик получает заказ на поставку и отправляет товары или услуги по указанному адресу доставки. Поставщик также может сообщить покупателю предполагаемую дату и время доставки. Например, поставщик ноутбука отправляет ноутбук на рабочий адрес сотрудника.
  5. Доставка товаров или услуг: Товары или услуги доставляются по указанному адресу доставки. Получатель проверяет, соответствуют ли полученные товары или услуги спецификациям заказа на поставку. Например, ноутбук доставляется на рабочий адрес сотрудника, и сотрудник проверяет, что это правильная модель и технические характеристики в соответствии с запросом.
  6. Получение и проверка товаров или услуг: получатель проверяет полученные товары или услуги, чтобы убедиться, что они в хорошем состоянии и соответствуют указанным стандартам качества. О любых проблемах или несоответствиях сообщается поставщику для решения. Например, сотрудник осматривает ноутбук на наличие повреждений или дефектов и сообщает о любых проблемах поставщику.
  7. Сопоставление счета-фактуры: после того, как товары или услуги отмечены как полученные, счет-фактура, который приходит вместе с доставкой или после нее, сопоставляется с первоначальным заказом на покупку в процессе, называемом сопоставлением счетов-фактур. Соответствие обычно делается для количества, выставленного в счете, и цены счета. Необходимо выполнить следующие условия:
  • Количество в счете-фактуре меньше или равно сумме, заказанной в заказе на поставку.
  • Цена в счете-фактуре меньше или равна цене, указанной в заказе на поставку.

8.   Процесс оплаты: после успешного сопоставления счета-фактуры без каких-либо флажков платеж на основании условий, установленных в заказе на покупку / счете-фактуре (в зависимости от того, что меньше), должен быть произведен продавцу или поставщику. Это делается учреждением, которое создало первоначальный заказ на покупку и запустило весь этот рабочий процесс, используя удобный способ оплаты.

Как начать автоматизировать рабочий процесс заказа на покупку

Полный рабочий процесс заказа на поставку, указанный в разделе выше, может быть автоматизирован. Разберемся дальше —

Запрос о покупке

Запрос на покупку — это первый шаг в рабочем процессе заказа на покупку, когда делается запрос на товары или услуги, которые необходимо приобрести. Автоматизация заказов на покупку может помочь на этом этапе, позволяя пользователям создавать и отправлять запросы на покупку в электронном виде, тем самым сокращая ручную работу и устраняя необходимость в бумажных запросах.

Компании, которые предлагают решения для автоматизации запросов на покупку, включают:

  • Программное обеспечение Coupa — Coupa предлагает облачную платформу управления расходами, которая автоматизирует закупки, выставление счетов и управление расходами. Его функция автоматизации заявок на покупку позволяет пользователям создавать и отправлять заявки в электронном виде и отслеживать их ход в процессе утверждения. Ссылка на сайт: https://www.coupa.com/
  • Procurify — Procurify — это облачное программное обеспечение для закупок, которое помогает организациям оптимизировать процесс закупок. Его функция автоматизации заявок на покупку позволяет пользователям отправлять заявки онлайн и отслеживать их ход в процессе утверждения. Ссылка на сайт: https://www.procurify.com/

Создание заказа на покупку

После утверждения запроса на покупку следующим шагом является создание заказа на покупку. Автоматизация заказов на покупку может помочь на этом этапе, автоматически генерируя заказы на покупку на основе утвержденных запросов на покупку и предварительно настроенной информации о поставщике.

Компании, которые предлагают решения для автоматизации создания заказов на покупку, включают:

  • Precoro — Precoro — это облачное программное обеспечение для закупок, которое предлагает автоматизацию заказов на покупку как часть своей платформы. Его функция создания заказов на покупку позволяет пользователям создавать и утверждать заказы на покупку в электронном виде и отслеживать их ход в процессе закупок. Ссылка на сайт: https://precoro.com/
  • Procurics — Procurics — это облачное программное обеспечение для закупок, которое обеспечивает автоматизацию заказов на покупку как часть своей платформы. Его функция создания заказов на покупку позволяет пользователям создавать заказы на покупку в электронном виде и отслеживать их ход в процессе утверждения. Ссылка на сайт: https://www.procurics.com/
  • Basware — Basware — это облачное программное обеспечение для закупок, которое предлагает автоматизацию заказов на покупку как часть своей платформы. Его функция создания заказов на покупку позволяет пользователям создавать и утверждать заказы на покупку в электронном виде и отслеживать их ход в процессе закупок. Ссылка на сайт: https://www.basware.com/

Утверждение заказа на поставку

На этом этапе заказ на покупку рассматривается и утверждается соответствующим органом. Автоматизация заказов на покупку может помочь на этом этапе, включив рабочие процессы электронного утверждения, которые позволяют утверждающим лицам быстро и легко просматривать и утверждать заказы на покупку.
Компании, которые предлагают решения для автоматизации утверждения заказов на покупку, включают:

  • Nanonets. Nanonets — это платформа на базе искусственного интеллекта, которая автоматизирует утверждение заказов на покупку и другие процессы закупок. Их решение использует алгоритмы машинного обучения для автоматического извлечения данных из заказов на покупку, сопоставления их с контрактами и бюджетом, а также утверждения или отклонения заказов на основе заранее определенных правил. Nanonets также предоставляет инструменты аналитики и отчетности, которые позволяют отделам закупок оптимизировать свои процессы закупок и улучшать отношения с поставщиками. Веб-сайт: https://nanonets.com/
[Встраиваемое содержимое]

Решение Nanonets для автоматизации заказов на покупку предназначено для упрощения и оптимизации процесса закупок для предприятий любого размера. Их платформа использует передовые алгоритмы машинного обучения для автоматизации всего процесса утверждения заказа на поставку, от извлечения данных до маршрутизации и утверждения заказа. Решение Nanonets легко настраивается, поэтому предприятия могут устанавливать правила и рабочие процессы, которые соответствуют их конкретным политикам и процедурам закупок. Платформа также включает в себя встроенные инструменты отчетности и аналитики, которые дают представление о тенденциях закупок и производительности поставщиков, позволяя компаниям принимать решения на основе данных, которые улучшают их прибыль.


Хотите настроить идеальный процесс автоматизации заказов на покупку? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение PO и обработка счетов.

[Встраиваемое содержимое]


  • Coupa — Coupa — это облачная платформа для закупок, которая автоматизирует весь процесс закупок, включая утверждение заказа на поставку. Их решение интегрируется с ERP-системами и другими бизнес-приложениями, чтобы обеспечить централизованную платформу для управления закупочной деятельностью, от заявки до оплаты. Рабочие процессы утверждения заказов на покупку Coupa легко настраиваются и могут быть настроены в соответствии с потребностями любого бизнеса. Веб-сайт: https://www.coupa.com/
  • SAP Ariba — SAP Ariba — это корпоративная платформа закупок, которая предоставляет комплексные решения для закупок, включая автоматизацию утверждения заказов на покупку. Их решение интегрируется с ERP-системами и другими бизнес-приложениями, чтобы обеспечить централизованную платформу для управления закупочной деятельностью, от поиска поставщиков до оплаты. Рабочие процессы утверждения заказов на покупку в SAP Ariba легко настраиваются и могут быть настроены в соответствии с потребностями любого бизнеса. Веб-сайт: https://www.ariba.com/

Отправка заказа на покупку

После утверждения заказа на поставку его необходимо отправить поставщику. Автоматизация заказов на покупку может помочь на этом этапе, автоматически отправляя заказы на покупку поставщикам по электронной почте или через системы электронного обмена данными (EDI).

Компании, которые предлагают решения для автоматизации отправки заказов на покупку, включают:

  • AvidXchange — AvidXchange — это облачное решение для автоматизации расчетов с поставщиками, которое предлагает автоматизацию отправки заказов на покупку как часть своей платформы. Их решение автоматизирует весь процесс заказа на покупку, от создания до оплаты, и упрощает обработку счетов. Платформа AvidXchange также предоставляет данные и аналитику в режиме реального времени, чтобы помочь предприятиям принимать более эффективные финансовые решения. Веб-сайт: https://www.avidxchange.com/
  • Tipalti — Tipalti — это глобальная платформа автоматизации кредиторской задолженности, которая предлагает автоматическую отправку заказов на покупку как часть своего решения. Их платформа автоматизирует весь процесс расчета кредиторской задолженности, включая обработку счетов и сверку платежей. Решение Tipalti также включает в себя соблюдение налогового законодательства и нормативную поддержку для компаний, работающих по всему миру. Веб-сайт: https://tipalti.com/
  • Procurify — Procurify — это облачное решение для управления закупками и расходами, которое предлагает автоматическую отправку заказов на покупку как часть своей платформы. Их решение оптимизирует весь процесс закупок, от заявки до оплаты, и включает в себя данные и аналитику в режиме реального времени, чтобы помочь компаниям принимать более обоснованные решения о закупках. Платформа Procurify также предоставляет возможности управления поставщиками и отслеживания запасов. Веб-сайт: https://www.procurify.com/

Примечание. Эти компании могут предлагать дополнительные функции и услуги помимо автоматизации отправки заказов на покупку. Рекомендуется просмотреть их веб-сайты или поговорить с торговым представителем, чтобы узнать больше об их предложениях.

Доставка товаров или услуг

После отправки заказа на поставку продавец доставляет товары или услуги покупателю. Хотя автоматизация заказов на покупку не может напрямую помочь на этом этапе, она может обеспечить видимость статуса доставки за счет интеграции с системами отслеживания доставки.

Прием и проверка товаров или услуг:

На этом этапе покупатель получает товары или услуги и проверяет их, чтобы убедиться, что они соответствуют согласованным спецификациям. Автоматизация заказов на покупку может помочь на этом этапе, предоставляя электронную запись о полученных товарах или услугах и позволяя покупателям легко сравнивать их с заказом на покупку.
Предприятия, которые предлагают решения для автоматизации приема и проверки товаров или услуг, включают:

  • Nanonets — Nanonets — это платформа автоматизации документов на базе искусственного интеллекта, которая предлагает автоматическую приемку и проверку товаров или услуг как часть своего решения. Их платформа использует компьютерное зрение и обработку естественного языка для извлечения данных из документов и автоматизирует задачи ручного ввода данных. Решение Nanonets можно настроить для конкретных случаев использования, включая автоматизацию заказов на покупку. Веб-сайт: https://nanonets.com/

Все, что вам нужно знать о визуальном осмотре с искусственным интеллектом

В настоящее время искусственный интеллект проникает в обрабатывающую промышленность, обеспечивая более быструю, дешевую и эффективную автоматизацию. Эта статья призвана дать краткое представление об автоматизированной визуальной оценке и о том, как подход к глубокому обучению может сэкономить значительное время и усилия.

  • BirchStreet — BirchStreet — это облачное решение для управления закупками и расходами, которое предлагает автоматизированное получение и проверку товаров или услуг как часть своей платформы. Их решение оптимизирует весь процесс закупок, от заявки до оплаты, и включает в себя данные и аналитику в режиме реального времени, чтобы помочь компаниям принимать более обоснованные решения о закупках. Платформа BirchStreet также предоставляет возможности управления поставщиками и отслеживания запасов. Веб-сайт: https://www.birchstreet.net/
  • Coupa — Coupa — это платформа управления бизнес-расходами, которая обеспечивает автоматизированные рабочие процессы получения и проверки товаров или услуг. Их платформа упрощает закупки, выставление счетов и управление расходами, а также помогает предприятиям контролировать свои расходы. Решение Coupa включает в себя аналитику на основе искусственного интеллекта, которая может помочь компаниям оптимизировать свои процессы закупок. Веб-сайт: https://www.coupa.com/

Примечание. Эти предприятия могут предлагать дополнительные функции и услуги помимо автоматизации получения и проверки товаров или услуг. Рекомендуется просмотреть их веб-сайты или поговорить с торговым представителем, чтобы узнать больше об их предложениях.

Сопоставление счета-фактуры

Автоматизация сопоставления счетов-фактур является наиболее важной частью автоматизации заказов на покупку.

На этом этапе покупатель сопоставляет счет, полученный от поставщика, с заказом на покупку и поступлением товаров или услуг. Автоматизация заказов на покупку может помочь на этом этапе, автоматизируя процесс сопоставления, тем самым сокращая ручные усилия и устраняя ошибки.

Компании, которые предлагают решения для автоматизации сопоставления счетов, включают:


Хотите настроить идеальный процесс автоматизации заказов на покупку? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение PO и обработка счетов.

[Встраиваемое содержимое]


  • Nanonets — Nanonets — это платформа автоматизации документов на базе искусственного интеллекта, которая автоматизирует сопоставление счетов как часть своего решения. Их платформа использует компьютерное зрение и обработку естественного языка для извлечения данных из счетов-фактур и заказов на покупку, а также автоматизирует процесс сопоставления для обеспечения точности и скорости. Например, решение Nanonets может автоматически сопоставлять счет-фактуру с соответствующим заказом на покупку и квитанцией и помечать любые несоответствия для дальнейшего рассмотрения. Это помогает предприятиям оптимизировать процесс работы с кредиторской задолженностью, уменьшить количество ошибок и ручной работы, а также улучшить финансовую прозрачность. Веб-сайт: https://nanonets.com/
[Встраиваемое содержимое]
  • Tipalti — Tipalti — это глобальная платформа автоматизации кредиторской задолженности, которая предлагает автоматизированное сопоставление счетов как часть своего решения. Их платформа автоматизирует весь процесс расчета кредиторской задолженности, включая обработку счетов и сверку платежей. Решение Tipalti также включает в себя соблюдение налогового законодательства и нормативную поддержку для компаний, работающих по всему миру. Веб-сайт: https://tipalti.com/
  • Procurify — Procurify — это облачное решение для управления закупками и расходами, которое предлагает автоматическое сопоставление счетов как часть своей платформы. Их решение оптимизирует весь процесс закупок, от заявки до оплаты, и включает в себя данные и аналитику в режиме реального времени, чтобы помочь компаниям принимать более обоснованные решения о закупках. Платформа Procurify также предоставляет возможности управления поставщиками и отслеживания запасов. Веб-сайт: https://www.procurify.com/

Процесс оплаты

На последнем этапе покупатель обрабатывает платеж продавцу. Автоматизация заказов на покупку может помочь на этом этапе, автоматизировав процесс оплаты, тем самым сократив ручные усилия и устранив ошибки. Рабочий процесс автоматического платежа после сопоставления и утверждения счета настроен для автоматизации процесса.
Компании, предлагающие решения для автоматизации обработки платежей, включают:

  • Flow by Nanonets: Flow by Nanonets — это программное обеспечение для автоматизации заказов на покупку, которое оптимизирует весь процесс закупок от создания заказов на покупку до утверждения счетов для оплаты. Flow by Nanonets автоматизирует обработку платежей за счет интеграции с платежными шлюзами, такими как PayPal, Stripe и Braintree, что позволяет быстро и легко обрабатывать платежи. Программное обеспечение также предлагает интуитивно понятный интерфейс, который позволяет пользователям отслеживать статус платежей и просматривать историю платежей. Flow by Nanonets использует алгоритмы машинного обучения для сбора данных из счетов-фактур, что снижает потребность в ручном вводе данных и уменьшает количество ошибок. Кроме того, Flow by Nanonets предлагает настраиваемые рабочие процессы, которые позволяют пользователям настраивать систему в соответствии с конкретными бизнес-потребностями. Ссылка на сайт: https://www.nanonets.com/flow/
[Встраиваемое содержимое]
  • Coupa: Coupa — это облачное программное обеспечение для закупок, которое автоматизирует весь процесс закупок, от заявки до оплаты. Coupa автоматизирует обработку платежей, интегрируясь с платежными шлюзами и ERP-системами, что обеспечивает бесперебойную обработку платежей. Программное обеспечение также предлагает инструменты для анализа расходов и составления отчетов, которые позволяют пользователям получить представление о структуре своих расходов и определить области для экономии средств. Кроме того, Coupa предлагает инструменты управления поставщиками, которые позволяют пользователям управлять своими поставщиками и отслеживать их эффективность. Ссылка на сайт: https://www.coupa.com/
  • Procurify: Procurify — это облачное программное обеспечение для закупок, которое оптимизирует весь процесс закупок, от создания заказов на покупку до утверждения счетов для оплаты. Procurify автоматизирует обработку платежей путем интеграции с платежными шлюзами и системами ERP, что позволяет быстро и легко обрабатывать платежи. Программное обеспечение также предлагает инструменты отслеживания бюджета и анализа расходов, которые позволяют пользователям получить представление о структуре своих расходов и определить области для экономии средств. Кроме того, Procurify предлагает инструменты управления поставщиками, которые позволяют пользователям управлять своими поставщиками и отслеживать их эффективность. Ссылка на сайт: https://www.procurify.com/

Наносети для автоматизации заказов на покупку

Nanonets OCR (оптическое распознавание символов) можно использовать для автоматизации многих аспектов рабочего процесса заказа на покупку. Вот некоторые конкретные области, в которых Nanonets OCR может помочь с автоматизацией заказов на покупку:

  • Удаление данных: Наносети могут помочь извлечь данные из заказов на покупку, такие как информация о поставщике, номера счетов, позиции, адреса доставки и многое другое.
  • Классификация документов: Наносети могут помочь классифицировать заказы на покупку в зависимости от их типа, например стандартные заказы на покупку, срочные заказы или общие заказы.
[Встраиваемое содержимое]
  • Проверка: Наносети могут помочь проверить точность данных, извлеченных из заказов на покупку, таких как проверка информации о поставщике или суммы счета.
  • Маршрутизация утверждения: Наносети могут помочь автоматизировать маршрутизацию заказов на покупку соответствующему утверждающему лицу на основе предопределенных бизнес-правил.
  • Обработка исключений: Наносети могут помочь выявить и пометить такие исключения, как отсутствующая информация или необычные заказы на поставку для проверки вручную.
  • Сопоставление заказа на поставку: Наносети помогают сопоставлять заказы на покупку со счетами или документами, обеспечивая точность и уменьшая количество ошибок.
[Встраиваемое содержимое]
  • Автоматическая коммуникация: Наносети могут помочь автоматизировать взаимодействие между различными сторонами, участвующими в процессе заказа на покупку, например, отправку напоминаний утверждающим или уведомление поставщиков об обновлениях статуса заказа.
  • Процесс оплаты: Flow by Nanonets может автоматизировать обработку платежей после сопоставления счетов. Вы можете настроить ручные или автоматические условные правила для утверждения файлов, чтобы инициировать платеж выбранным способом оплаты.
[Встраиваемое содержимое]
  • Отслеживание заказа на покупку: Nanonets могут помочь отслеживать статус заказов на поставку на протяжении всего процесса закупок, предоставляя информацию о ходе выполнения заказа в режиме реального времени.
  • Соблюдение контракта: Наносети могут помочь обеспечить соответствие заказов на покупку договорным обязательствам, таким как цены или условия доставки.
  • Аудиторские следы: Наносети могут помочь создать контрольный журнал для каждого заказа на поставку, записывая всю соответствующую информацию и изменения, внесенные на протяжении всего процесса.

Это всего лишь несколько примеров того, как Nanonets может помочь в автоматизации заказов на покупку. Благодаря расширенным возможностям машинного обучения Nanonets может автоматизировать множество различных аспектов рабочего процесса заказа на поставку, экономя время и уменьшая количество ошибок для предприятий любого размера.


Хотите настроить идеальный процесс автоматизации заказов на покупку? Закажите 30-минутную демонстрацию в реальном времени, чтобы узнать, как Nanonets может помочь вашей команде внедрить комплексное решение PO и обработка счетов.

[Встраиваемое содержимое]


Преимущества автоматизации заказов на покупку

Автоматизация заказов на поставку дает организациям множество преимуществ, включая повышение эффективности, точности, снижение затрат и улучшение отношений с поставщиками. Вот несколько примеров этих преимуществ в реальном мире:

  1. Повышенная точность: Автоматизируя процесс заказа на поставку, организации могут уменьшить количество ошибок, вызванных ручным вводом данных или ошибками связи. Например, если поставщик получает автоматический заказ на поставку, меньше вероятность того, что он неправильно прочитает заказ или упустит важные детали.
  2. Экономия затрат: Автоматизация заказов на покупку может помочь организациям сэкономить деньги за счет сокращения времени и ресурсов, необходимых для обработки заказов. Например, автоматизированные системы могут уменьшить потребность в ручном оформлении документов и телефонных звонках, что может сэкономить время и деньги с точки зрения персонала и других расходов.
  3. Улучшение отношений с поставщиками: Автоматизированные системы заказов на покупку могут помочь улучшить связь и сотрудничество между организациями и их поставщиками. Например, поставщики могут быстрее и проще получать заказы, а организации могут более эффективно отслеживать заказы и поставки, что может помочь укрепить отношения с поставщиками.
  4. Увеличение эффективности: Автоматизированные системы заказов на покупку могут упростить весь процесс закупок, от заказа до выставления счета и оплаты. Например, при размещении заказа система может автоматически сгенерировать счет-фактуру, что может сэкономить время и снизить риск ошибок.
  5. Лучшее управление запасами: Автоматизированные системы заказов на покупку могут помочь организациям лучше управлять своими запасами, отслеживая заказы и поставки в режиме реального времени. Например, если заказ задерживается, система может предупредить организацию о потенциальной нехватке запасов, что позволит им принять меры, чтобы избежать дефицита.

В целом, автоматизация заказов на покупку может помочь организациям сэкономить время и деньги, повысить точность и укрепить отношения с поставщиками, что может оказать положительное влияние на итоговую прибыль.

Отметка времени:

Больше от ИИ и машинное обучение