10 ključev do uspešnega sestanka odbora: Ajay Agarwal, partner Bain Capital, kako jih narediti odlične in ne nekaj, česar se vsi bojijo

10 ključev do uspešnega sestanka odbora: Ajay Agarwal, partner Bain Capital, kako jih narediti odlične in ne nekaj, česar se vsi bojijo

V svoji karieri v podvigu sem sodeloval na stotinah sestankov upravnih odborov semenskih podjetij in podjetij serije A, rastočih podjetij in javnih podjetij. Na žalost se lahko kakovost teh sestankov dramatično razlikuje, pri čemer se ustanovitelji pogosto pritožujejo, da so sestanki velik ponor časa, ki ne prinašajo ustrezne vrednosti. Če so dobro vodena, so lahko sestanki upravnega odbora izjemno učinkoviti in pomagajo podjetjem pri sprejemanju ključnih odločitev pri načrtovanju njihovih načrtov rasti. Ne pretvarjam se, da imam vse odgovore o tem, kako voditi popoln sestanek upravnega odbora, vendar sem zagotovo sodeloval na nekaj res neverjetnih – in resnično bolečih –, zato upam, da bo nekaj od tega, kar sem se naučil, koristno za ustanovitelji.

Tukaj je 10 nasvetov o najboljših načinih za zagotovitev uspešnega sestanka upravnega odbora.

Bodite jasni glede ciljev: Kot pri večini sestankov se prepričajte, da veste, zakaj se ta dogaja, in jasno povejte, kaj želite doseči s posameznim sestankom odbora. Ali obstaja ključno strateško vprašanje, o katerem želite, da odbor razmišlja? Ali iščete povratne informacije upravnega odbora o določeni funkciji ali izvršnem direktorju? Ne glede na to, kakšni so ti cilji, jih določite vnaprej, jih sporočite odboru in se na koncu sestanka prepričajte, da ste se prijavili, da vidite, ali so bili ti cilji doseženi. 

Pošljite predhodno branje:  Izogibajte se smrtonosnemu pohodu! Najslabši sestanki upravnega odbora so tisti, ki so sestavljeni iz oživljanja na stotine diapozitivov. Namesto tega najboljši sestanki uporabljajo naslednji pristop: 

• Pošljite gradivo odbora 48-72 ur pred sestankom
• Uporabite platformo za sodelovanje za skupno rabo materialov, kot so Google dokumenti ali Notion, tako da lahko člani odbora vstavijo vprašanja in komentarje v vrstico v paketu.
• Vodje naj odgovarjajo na vprašanja sproti pred sejo upravnega odbora.

 S tem bo pokritih 90 % vsebine posodobitve in dnevni red lahko osredotočite na bolj strateške teme.

Začnite sestanek pravočasno in končajte pravočasno: Večina sej upravnega odbora se začne pozno in konča pozno; ne dovolite, da se to zgodi vašim. Ko je ta vzorec nastavljen, se težava samo še poslabša, saj udeleženci pričakujejo, da se sestanek verjetno ne bo začel pravočasno. Andy Byrne, soustanovitelj in izvršni direktor pri Clariju, dobesedno začne svoje sestanke upravnega odbora takoj ob koncu ure in ni zabavno klicati ob 9 in videti, da ste edini, ki zamuja! Poskrbite tudi za pravočasno končanje sestanka. Če stvari zamujajo, ljudje začnejo opuščati in razprava postane hitra. Za teme, ki jih ni mogoče obravnavati v predvidenem času, načrtujte nadaljnji sestanek.

Prvih 30 minut posvetite stanju v Uniji: Začetek s širšo sliko pomaga oblikovati prihajajočo podrobno razpravo. Odlično je, če vsako sejo upravnega odbora začnete z ustanoviteljem (brez vodstvene ekipe), ki predstavi trenutno stanje podjetja. To bi moralo biti kvalitativno (brez diapozitivov) in predstavljati široko sliko o tem, kako stvari potekajo.  

Načrtujte, da boste obravnavali eno ali dve poglobljeni temi: To je idealno bistvo sestanka upravnega odbora. Te poglobljene teme so lahko funkcionalne narave, na primer poglabljanje v načrt izdelka ali prodajni načrt zaposlovanja. Lahko so tudi bolj strateški, kot je razprava o tem, ali razmisliti o vstopu v novo podjetje, spremembi cen ali dodajanju novega gibanja GTM. Novembrsko/decembrsko srečanje upravnega odbora bi vsekakor moralo vključevati poglobljeno obravnavo operativnega načrta za naslednje proračunsko leto. Poglobljeni potopi spodbujajo skupino k sodelovanju v interaktivnih razpravah in reševanju problemov in so običajno najdragocenejši del katerega koli sestanka upravnega odbora. 

Imejte pravo dolžino in pogostost: Štiriurni Zoomi so oblika okrutnega in nenavadnega kaznovanja! Za zasebna podjetja načrtujte sestanek upravnega odbora, ki ne bo daljši od treh ur. (Javna podjetja žal zahtevajo daljše sestanke.) Tukaj je nekaj smernic za zasebna podjetja: 

• Ena ura, vsak drugi mesec za semenska podjetja ali podjetja, ki so primerna za trg pred proizvodnjo
• Dve uri, 6-8-krat na leto za podjetja serije A
• Tri ure, 4-krat na leto za podjetja serije B in več

 Za podjetja s četrtletnimi sestanki je običajno, da imajo med četrtletnimi sestanki enourne sestanke.

V večji del sestanka vključite svojo višjo ekipo:  Člani ekipe, ki aktivno sodelujejo na sestankih upravnega odbora, so bolj angažirani pri izvajanju načrta in strategije. Ena od prodajnih prednosti pridružitve startupu namesto velikemu podjetju je dodatno lastništvo in vpliv, ki ga čutijo vodje, zato je njihova vključitev smiselna. Če svojim vodstvenim delavcem zagotovite sedež za mizo, jim daje energijo in izboljša organizacijski prevzem pri ključnih odločitvah. Če se bo vaš upravni odbor sestal in komuniciral z višjim vodstvom, vam bo odbor prav tako pomagal svetovati glede vaše ekipe in strukture organizacije.  

Izvedite zaprto sejo: To ne bi smelo biti neobvezno. Navadite se blokirati čas za zaprto sejo ob koncu vsakega sestanka odbora, da bo lahko vaš odbor ponudil odkrite povratne informacije. Nekaj ​​najboljših in najodmevnejših razprav, ki sem jih doživel med sejo upravnega odbora, je bilo med zaprto sejo.

Odločite se za pravo kombinacijo virtualnega in osebnega: Vsak ima svoje prednosti! V času pandemije smo vsi začeli ceniti prednosti popolnih virtualnih sestankov: učinkovitejši so in v mnogih primerih bolj vodijo k interaktivnim razpravam, saj zaslon Zoom izenači igralne pogoje v nasprotju z natrpano konferenčno sobo ali dolga miza. Pomembna so tudi osebna srečanja. Super je biti v pisarni, spoznati širšo ekipo in preživeti nekaj časa za druženje z upravnim odborom in vodstveno ekipo. Ključno je najti pravo ravnovesje za vaš upravni odbor, kar za večino naših podjetij pomeni eno do dve sestanki osebno, preostala srečanja pa potekajo virtualno.

Have fun! Gradnja podjetij je težka, vendar to vsi radi počnemo. Sestanki upravnega odbora so vsekakor priložnost za težke pogovore, kopanje v bistvena vprašanja, zagotavljanje neposrednih povratnih informacij in skupno ponavljanje težav – to so značilnosti odlične razprave v upravnem odboru. Uravnotežite globoke pogovore s humorjem in sproščenim odnosom – to izhaja iz pravilnega tona in zaupanja, ki ga vi in ​​vaša uprava sčasoma razvijete. Nič ni bolj izpolnjujočega kot startup potovanje in enako bi moralo veljati tudi za sestanke upravnega odbora!

...

In za odličen pogled nazaj na Ajaya v upravnem odboru Sendgrid z izvršnim direktorjem Sameerjem Dholakio si oglejte to odlično sejo:

In sorodna objava tukaj:

Vir: https://www.saastr.com/the-10-keys-to-a-successful-board-meeting-how-to-make-them-great-and-not-something-everyone-dreads-from- ajay-agarwal-bain-capital-partner/