Hur man minskar företagskostnader på ett meningsfullt (och hållbart) sätt

Återutgiven av Platon

anhängare: 0

Akta dig för små utgifter. En liten läcka kommer att sänka ett stort skepp.

- Benjamin Franklin

Den strategiska hanteringen av utgifter är avgörande för företagens ekonomiska framgång. Men att uppnå en hållbar utgiftshantering kan vara utmanande på grund av olika interna och externa faktorer. Interna faktorer inkluderar stigande driftskostnader, behovet av omnikanalskapacitet, hög personalomsättning, hård konkurrens och föråldrade processer. Externa faktorer inkluderar globala kriser som covid, ekonomiska nedgångar som finanskrisen 2007-08, inflation och politisk instabilitet som konflikten mellan Ryssland och Ukraina.

För att övervinna dessa hinder kräver företag en omfattande kostnadsminskningsstrategi som riktar sig till olika verksamhetsområden, såsom defekter, ineffektivitet, överkapacitet, ledig tid och överproduktion. Möjligheter att minska kostnaden finns under hela konjunkturcykeln, från tidiga skeden till avvecklingsperioden.

Förstå hållbar kostnadsminskning

I en McKinsey kvartalsvisa undersökning, visade det sig att 79 procent av företagen genomförde kostnadssänkande åtgärder som svar på den globala ekonomiska krisen 2008-09. Men bara 53 procent av cheferna trodde att dessa kostnadsminskningar effektivt hade hjälpt deras företag att klara stormen.

Hållbarhet är ofta ett svårfångat mål när det gäller kostnadsbesparingar. Även om de flesta kostnadsbesparande initiativ kan ge tillfällig ekonomisk lättnad, skjuter de bara upp det oundvikliga och hindrar ett företags förmåga att konkurrera på en marknad i utveckling. I en flyktig makroekonomisk miljö vidtar företag ofta aggressiva kostnadsreducerande åtgärder för att mildra finansiella risker. Detta var uppenbart under finanskrisen 2008-2009, vilket framgår av McKinseys undersökning ovan.

Strategier för hållbar kostnadsminskning måste erkänna de unika behoven hos varje marknad och företag, för att inte tala om det ekonomiska klimatet i landet och världen. Det finns ingen lösning som passar alla för att hantera kostnadsrelaterade utmaningar. Att identifiera de största kostnadsdrivkrafterna och noggrant kvantifiera deras inverkan är ett komplext uppdrag. Hur snabbt och enkelt det är att genomföra förändringar kan förbli osäkra, och identifiering och eliminering av avfall innebär ytterligare utmaningar.

De långsiktiga fördelarna med hållbar kostnadsminskning jämfört med kortsiktiga fixar

Att prioritera långsiktiga strategier och undvika snabba lösningar i kostnadsreduktion ger flera fördelar för företag. Genom att anamma hållbara tillvägagångssätt kan företag positionera sig för varaktig framgång och motståndskraft på en dynamisk marknad. Här är några viktiga fördelar med hållbara kostnadsbesparingar:

Bygga finansiell motståndskraft: Strategier som prioriterar effektivitetsförbättringar, processoptimering och eliminering av avfall kan bygga ekonomisk motståndskraft. Genom att rikta in sig på dessa områden kan företag förbättra den totala produktiviteten, effektivisera verksamheten och få en konkurrensfördel. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för företag att anpassa sig och frodas över finansiella fluktuationer som genereras lokalt eller globalt.
Förbättrad lönsamhet: Istället för att enbart fokusera på kostnadsminskningar, betonar hållbara metoder att maximera värdeskapande och optimera resursallokering. Genom att identifiera och eliminera slöseri, förbättra operativ effektivitet och investera i innovation kan företag generera högre avkastning och låsa upp nya intäktsströmmar.
Driftseffektivitet och smidighet: Genom implementering av ledningstekniker såsom lean-metoder, automatisering och ständiga förbättringsmetoder, uppnår företag större smidighet, anpassningsförmåga och lyhördhet för förändringar på marknaden.
Anställds moral och retention: Genom att undvika kortsiktiga korrigeringar som resulterar i uppsägningar eller överdriven arbetsbelastning kan företag upprätthålla högre anställdas moral, motivation och lojalitet. Detta skapar en positiv arbetsmiljö, ökar produktiviteten och minskar omsättningen. Långsiktigt bibehållande av anställda sparar inte bara rekryterings- och utbildningskostnader utan främjar också institutionell kunskap och expertis, som är ovärderlig för hållbar tillväxt och innovation.
Kundnöjdhet och retention: Genom att fokusera på värdeskapande och kundcentrerade metoder kan företag öka kundnöjdheten och öka kundbehållningen. Nöjda kunder är mer benägna att bli lojala varumärkesförespråkare och generera positiva ord till mun, vilket bidrar till långsiktig affärstillväxt och lönsamhet. Man måste komma ihåg att sälja till en befintlig kund har en framgångsgrad på 60-70 %, medan försäljning till en ny kund har en betydligt lägre framgångsgrad på 5-20 %.
Miljöansvar: Genom att optimera processer, minska avfallet och använda miljövänliga metoder kan företag minimera sitt koldioxidavtryck och bidra till miljövård. Detta visar inte bara på företagens sociala ansvar utan kan också attrahera miljömedvetna kunder och partners.

Sex steg för att uppnå hållbara kostnadsminskningar

Ett betydande antal kostnadsinitiativ misslyckas på grund av deras alltför ambitiösa karaktär, avsaknaden av en tydlig strategi och otillräckliga ledarskapsköp. Gartner rapporter att cirka 43 % av kostnadsbesparingsinitiativen inte når de avsedda målen.

Det finns sex kostnadsbesparande tillvägagångssätt, nämligen anpassning, kombination, eliminering, optimering, substitution och återanvändning, var och en använder olika metoder för att hjälpa organisationer att minska kostnaderna avsevärt. För att dra nytta av var och en av de antagna tillvägagångssätten är dock följande steg nödvändiga.

Fastställ kostnadsminskningsmål och mål: Det är viktigt att fastställa tydliga och mätbara mål och mål som överensstämmer med organisationens finansiella mål. Genom att införliva Key Performance Indicators (KPI:er) i processen får organisationer bättre klarhet om målen och målen för sina kostnadsreducerande ansträngningar. Det är dock viktigt att beakta den potentiella glidningen på upp till 20% i planens genomförande när man sätter upp mål för mer exakt målsättning. Enligt Gartner, mindre än hälften (43%) av ledarna uppnår faktiskt sin avsedda nivå av besparingar under det första året av kostnadsminskning, främst på grund av orealistiska mål.
Identifiera kostnadsdrivare och prioritera områden för förbättring: Snabb diagnostik för värdeskapande spelar en avgörande roll för att identifiera kostnadsdrivarna i företaget. Denna diagnostiska process tillhandahåller ett strukturerat ramverk för att utvärdera kostnader tillsammans med faktorer som prissättning, rörelsekapital, kapitalallokering, skatteoptimering och miljömässiga, sociala och styrande (ESG) överväganden. Genom att använda insikterna från värdeskapningsdiagnostiken kan företag göra välgrundade val för att optimera sina resurser och förbättra den övergripande prestandan.
Analysera nuvarande processer och identifiera ineffektivitet: Huvudsyftet är att utvärdera nuvarande affärsprocesser och arbetsflöden, i syfte att identifiera ineffektivitet och slöseri, såsom överdrivet manuellt arbete, överflödiga uppgifter, flaskhalsar och onödig komplexitet. Ledningstekniker som Lean Sigma-program kan undvika slösaktiga aktiviteter och ineffektivitet. Genom att till exempel implementera Lean Six Sigma-programmet eliminerade GE framgångsrikt ineffektivitet, vilket resulterade i en betydande kostnadsbesparing på $ 2 miljarder i 2008.
Utveckla och implementera kostnadssänkande initiativ: Det finns många initiativ och processer utformade för att öka den operativa effektiviteten och minska kostnaderna, och ett kraftfullt tillvägagångssätt som kan ge dessa fördelar är designtänkande. Genom att anta principer för designtänkande kan organisationer inte bara upptäcka kostnadsbesparingsmöjligheter utan också öka hastigheten och designa bättre lösningar. Genom sitt människocentrerade och iterativa problemlösningssätt hjälper designtänkande att identifiera och eliminera ineffektivitet, effektivisera processer och driva innovation, vilket i slutändan leder till kostnadsminskningar. Till exempel en undersökning gjord av Forrester utställningsmonter hur implementeringen av designtänkande, i kombination med strategisk prioritering, resulterade i en anmärkningsvärd ökning på 18.6 miljoner dollar i vinst under en treårsperiod för företag.
Övervaka och mäta framsteg mot kostnadsminskningsmål: Det som mäts blir gjort. Det är viktigt att inse att kostnadsminskning är en pågående process som kräver ständiga förbättringar. KPI:er bör granskas med jämna mellanrum, oavsett om det är månadsvis, kvartalsvis eller annan fördefinierad rapporteringsfrekvens. Övervakning möjliggör en tydlig förståelse av prestandatrender, identifiera områden med underpresterande eller överpresterande, och bestämma de faktorer som bidrar till dessa förändringar. Det är klokt att förbereda sig för det oväntade genom att sätta högre kostnadsminskningsmål som en buffert mot potentiella bakslag.
Engagera anställda och främja en kostnadsmedveten kultur: Anställda i organisationer prioriterar ofta åtgärder i linje med vinstmaximering, men konflikter kan uppstå med deras personliga värderingar. För att överbrygga denna klyfta måste man integrera hållbara kostnadsminskningar i arbetsbeskrivningar, utbildning och kompensation (formell dimension), belöna kostnadssänkningsinsatser samtidigt som de anpassas till förväntningarna (psykologisk dimension) och säkerställa överensstämmelse mellan företagets värderingar och praxis (social dimension). till Gallups meta-analys, visade affärsenheter med de högsta poängen för medarbetarengagemang en 21-procentig ökning i lönsamhet jämfört med de med de lägsta poängen. Dessutom fick företag med mycket engagerad arbetskraft 17 procent högre produktivitet. Annan långsiktig studie visade att företag med stark företagskultur och fokus på medarbetaruppskattning uppnådde en imponerande intäktstillväxt på 68.2 procent.

Strategier för kostnadsminskning

För att uppnå effektiv kostnadsminskning kan företag använda en rad strategier. Att betona strategiskt tänkande och långsiktigt värdeskapande är avgörande. Att hantera icke-kärnaktiviteter och överväga outsourcingalternativ där så är lämpligt kan leda till betydande kostnadsbesparingar. Att genomföra rigorösa kostnads-nyttoanalyser innan kostnadsreducerande åtgärder genomförs säkerställer informerat beslutsfattande och maximerar effektiviteten av kostnadsbesparande ansträngningar.

Att främja tvärfunktionellt samarbete och utnyttja kollektiv intelligens kan också bidra till kostnadsminskning. Genom att uppmuntra samarbete mellan olika avdelningar och utnyttja den mångfaldiga expertisen inom organisationen kan företag identifiera innovativa kostnadsbesparingsmöjligheter. Att balansera kostnadsreduktion med kundvärde och upprätthålla kvalitetsstandarder är avgörande för att säkerställa kundnöjdhet och behålla.

Effektivisering av lagerhantering och optimering av lagernivåer hjälper till att minimera lagerkostnader och undvika onödiga lagerkostnader. Att förhandla fram bättre leverantörskontrakt och utforska alternativa leverantörer kan resultera i förmånliga prisvillkor och förbättrad kostnadseffektivitet. Genomförandet av energibesparande initiativ och sänkning av utgifterna för allmännyttiga tjänster stödjer inte bara kostnadsreducerande ansträngningar utan är också i linje med miljömässiga hållbarhetsmål.

Att maximera de anställdas produktivitet och förbättra arbetsschemaläggningen kan leda till ökad effektivitet och minskade arbetskostnader. Slutligen kan strategisk användning av teknik som automatisering och digitalisering effektivisera processer och eliminera manuella uppgifter, och leda till kostnads-prestandafördelar.

Användning av teknik för hållbara kostnadsbesparingar

I dagens snabba affärsmiljö har användningen av tekniska verktyg blivit oumbärlig för att företag ska kunna behålla konkurrenskraften och nå framgång. Genom att utnyttja tekniken kan företag förbättra sin verksamhet, förbättra effektiviteten och i slutändan driva kostnadsminskningar.

På en grundläggande nivå kan digitala verktyg underlätta effektivare och enklare kommunikation inom företag. Samarbetsverktyg, plattformar för snabbmeddelanden och videokonferenslösningar möjliggör sömlös kommunikation och informationsdelning mellan team och avdelningar. Detta eliminerar förseningar, förbättrar koordinationen och förbättrar den totala produktiviteten.

Digitala verktyg bidrar till att effektivisera lagren genom automatisering och datadrivna insikter. Programvara och system för lagerhantering ger insyn i realtid av lagernivåer, efterfrågemönster och leverantörsinformation. Detta gör det möjligt för företag att optimera lagernivåer, minska transportkostnader, minimera lager och förbättra den övergripande effektiviteten i försörjningskedjan.

Tekniken ger företag möjlighet att maximera produktiviteten genom att automatisera repetitiva och tidskrävande manuella uppgifter. Robotic Process Automation (RPA) och verktyg för hantering av arbetsflöden automatiserar manuella processer som datainmatning, dokumentbehandling och fakturahantering. Detta frigör medarbetarnas tid, vilket gör att de kan fokusera på mer värdeskapande aktiviteter, innovation och strategiskt beslutsfattande.

Artificiell intelligens (AI) och Machine Learning (ML) kan analysera stora datamängder, identifiera mönster och ge prediktiva insikter. Detta gör det möjligt för företag att förutse efterfrågan, optimera resursallokering och fatta datadrivna beslut som resulterar i kostnadsbesparingar och operativ effektivitet.

Molnbaserade kostnadshanteringsplattformar erbjuder skalbarhet, flexibilitet och tillgänglighet, vilket gör att företag kan hantera utgifter sömlöst över platser och avdelningar. Mobilappar ger anställda möjlighet att samla in kvitton, skicka in kostnadsanspråk och spåra återbetalningar på språng, vilket förbättrar bekvämligheten och efterlevnaden.

Under en femårsperiod sparade IBM cirka 6 miljarder dollar genom sina teknikdrivna kostnadsoptimeringsinsatser. Företaget uppnådde dessa besparingar genom att rationalisera sin IT-infrastruktur, konsolidera datacenter och automatisera manuella processer.

Den framgångsrika användningen av teknik innebär användning av olika teknologier, såsom IoT, AI, blockchain, 5G och edge computing, som hjälper företag att optimera processer, sänka kostnader och öka effektiviteten.

Digitala verktyg som Nanonetter kan hjälpa företag att få fullständig kontroll över sina utgifter genom att utnyttja sin AI-baserade dataextraktionsplattform. Med möjligheten att automatiskt synkronisera fakturor och betalningsinformation från olika källor, såsom e-post, PDF-filer och skannade dokument, eliminerar Nanonets behovet av manuell datainmatning. Detta säkerställer att företag snabbt kan extrahera nyckelinformation, identifiera avvikelser och förhindra slösaktiga utgifter. Nanonets erbjuder också arbetsflöden för godkännande, dubbletter av varningar och verktyg för att upptäcka bedrägerier för att förbättra datanoggrannheten och eliminera felaktiga utgifter. Dessutom underlättar plattformen effektiva betalnings- och avstämningsprocesser, vilket säkerställer korrekta och snabba transaktioner. Genom att utnyttja digitala verktyg som Nanonets kan företag effektivisera utgiftshanteringen, uppnå kostnadsbesparingar på minst 5 % och behålla finansiell kontroll.

Ta bort

Ett hållbart tillvägagångssätt för att minska verksamhetens kostnader innebär en mångfacetterad strategi som omfattar olika nyckelelement. Genom att utnyttja marknadsinsikter kan företag fatta välgrundade och datadrivna beslut som ligger i linje med deras finansiella mål. Genom att främja öppen och effektiv kommunikation med interna intressenter säkerställs att kostnadsbesparande åtgärder implementeras sömlöst i hela organisationen. Noggrann leverantörs- och lagerhantering spelar en avgörande roll för att optimera inköpsprocesser, minska avfall och kontrollera utgifter. Agility är avgörande för att organisationer på den digitala transformationsresan ska trivas i ett snabbt föränderligt affärslandskap. Att leva upp till organisationens förväntningar med ett robust digitalt tänkesätt och innovativa tillvägagångssätt är avgörande för framgång i dagens miljö. Slutligen, upprätthållande av omfattande kontroller och styrningsåtgärder skapar en stark grund för ekonomiskt ansvarstagande och riskhantering.

När dessa element kombineras kan företag uppnå betydande kostnadsminskningar samtidigt som de upprätthåller driftsstabilitet, vilket i slutändan banar väg för långsiktig ekonomisk hållbarhet och framgång.