Hur man utrotar skugg-IT och maximerar SaaS-investeringar

Ett växande beroende av SaaS har öppnat dörren till skugga IT: SaaS-applikationer köpta av enskilda anställda utan kunskap eller godkännande av deras organisations IT-avdelning.

Medan shadow IT kan vara en möjlighet till innovation, om det lämnas oadresserat kan det leda till risker som dubbletter av prenumerationer, bortkastade IT-utgifter, bristande efterlevnad och större risk för dataintrång.

Genom att dra nytta av SaaS-hantering och vidta några steg kan företag hantera skugg-IT mer effektivt, få en konkurrensfördel, minska onödiga kostnader och stärka en distribuerad arbetsstyrka.

För att undvika de negativa konsekvenserna förknippade med skugg-IT måste du ge IT-team insyn i din organisations hela SaaS-portfölj. När IT har en inblick i alla applikationer som används och hur de används, är de positionerade för att optimera investeringar. Maximera dina SaaS-investeringar med dessa tips:

Upptäck alla SaaS-applikationer och utgifter

Vissa organisationer använder ett kalkylbladsbaserat tillvägagångssätt för att hantera sina SaaS-applikationer. Andra vänder sig till webbläsarplugin, verktyg för enkel inloggning och säkerhetsmäklare för molnåtkomst. Men dessa upptäcktsprocesser kan vara tidskrävande och involvera att sammanföra SaaS-inventeringar från olika källor, vilket ofta resulterar i poster som är inaktuella innan de ens är klara.

Även det mest detaljerade, ofta uppdaterade kalkylarket är inte alltid det mest effektiva sättet att hantera SaaS, särskilt när man tänker på att organisationer hanterar över 650 SaaS-applikationer i genomsnitt, och de underskattar antalet SaaS-applikationer inom sitt ekosystem med två till tre gånger. Om du inte vet att en SaaS-applikation finns, hur kan du hantera och budgetera för den?

För att optimera din SaaS-portfölj måste du börja med att få fullständig synlighet. Verktyg som SaaS-hanteringsplattformar med maskininlärningsfunktioner som upptäcker SaaS-köp möjliggör kontinuerlig upptäckt av programvara. Dessa lösningar kan också integreras med dina ekonomisystem för att upptäcka köp.

Det är avgörande för denna strategi att ske i realtid så att du har en bild av ditt tekniska ekosystem som alltid är komplett, korrekt och uppdaterad.

Optimera och rätta storlek på licenser och funktioner

Har du så många aktiva användare som du stod för eller kan du nedgradera din plan? Kanske lämnade en anställd, men deras konton avaktiverades aldrig. I praktiken kanske du inte behöver alla premiumfunktioner eller platser du har betalat för, vilket innebär att det kan finnas möjligheter att minska dina SaaS-utgifter.

Källa: https://techcrunch.com/2021/10/26/how-to-root-out-shadow-it-and-maximize-saas-investments/