Den kompletta guiden till intressenthantering

Framgångsrika projekt har stöd från intressenter i hela organisationen. Det är därför intressenthantering är avgörande för alla initiativ.

Intressenthantering låter dig identifiera och möta ledarnas behov samtidigt som kommunikationen är öppen.

I den här artikeln får du lära dig vad intressenthantering är, varför det är viktigt och hur du skapar en hanteringsplan för intressenter.

Innehållsförteckning

Varför är intressenthantering viktigt?

Projekt misslyckas när intressenternas intressen och behov ignoreras. Detta leder till bristande inköp från nyckelintressenter, vilket kan äventyra projektets framgång.

När intressenter känner att deras behov tillgodoses är det mer sannolikt att de stödjer projektet. Å andra sidan, om deras behov inte tillgodoses kan de försöka blockera ditt initiativ. Intressenthantering hjälper till att bygga positiva relationer som håller ditt projekt igång smidigt.

En effektiv strategi för hantering av intressenter kan hjälpa dig:

• Undvik eller lös konflikter mellan intressenter.
• Säkra inköp och support från nyckelintressenter.
• Kommunicera effektivt med intressenter.
• Hantera förväntningar från intressenter.
• Övervaka intressenternas engagemang under hela projektet.

Fördelar med Stakeholder Management

Det finns många fördelar med en effektiv strategi för hantering av intressenter, inklusive:

• Förbättrad kommunikation. Genom att identifiera intressenternas intressen och behov kan du skräddarsy din kommunikation till deras specifika behov. Detta säkerställer att dina meddelanden tas emot och förstås.
• Ökat inköp. Enligt KPMG, 61 % av projekten har mycket engagerade sponsorer. När intressenter känner att deras intressen och behov övervägs är det mer sannolikt att de stödjer projektet.
• Minskade risker. Genom att engagera dig med intressenter kan du identifiera potentiella risker tidigt och vidta åtgärder för att undvika eller mildra dem. Detta kan bidra till att minska den totala risken för projektet.
• Förbättrad prestanda. En effektiv strategi för hantering av intressenter kan hjälpa dig att optimera resurser och anpassa projektaktiviteter till intressenternas intressen. Detta kan leda till förbättrad projektprestanda.

Inuti Stakeholder Management Process

Även om hantering av intressenter kan verka intuitivt för vissa, kan du börja bygga förtroende systematiskt med en mer formell färdplan.

Följande sex steg kan hjälpa dig att förstå intressenternas prioriteringar och hur du kan möta dessa behov.

1. Identifiera intressenter.

Stary genom att identifiera alla individer och grupper som kan påverka ditt projekt, både positivt och negativt. Detta inkluderar interna intressenter (som teammedlemmar) och externa intressenter (som kunder eller leverantörer).

För att identifiera dina intressenter, ställ dig själv följande frågor.

• Vem kommer att påverkas av ditt projekt?
• Vem har intresse av ditt projekt?
• Vem har makten att påverka ditt projekt?
• Vem vill att ditt projekt ska misslyckas?
• Vem vill att ditt projekt ska bli framgångsrikt?

2. Prioritera intressenter.

När du har identifierat alla dina intressenter är nästa steg prioritering. Detta kommer att hjälpa dig att fokusera din uppmärksamhet på de intressenter som är viktigast för ditt projekts framgång.

Du bör identifiera var deras förväntningar ligger, deras inflytandenivå, vilken information de vill ha från dig och hur ofta de vill ha rapportering från ditt team. Du kan använda kartläggning av intressenter för att hjälpa dig att prioritera nyckelledare.

Kör en kartläggningsövning för intressenter

Image Source

Ovanstående kartläggningsövning för intressenter ber dig att rita ledare på ett två-och-två-rutnät. Den ena axeln är märkt makt och den andra intresse.

På kraftaxeln betygsätter du varje intressent på deras förmåga att påverka projektet. På ränteaxeln betygsätter du varje intressent efter deras intresse för projektet. Detta kommer att ge dig en tydlig bild av vilka intressenter som är viktigast att engagera sig med och hur man bäst gör det.

Det finns flera olika sätt att kartlägga intressenter, inklusive:

• RACI-matris. Detta är en populär metod för kartläggning av intressenter som använder bokstäverna R (ansvarig), A (ansvarig), C (konsulterad) och I (informerad) för att betygsätta intressenter på deras nivå av engagemang i projektet.
• El/räntenät. Detta är ett enkelt sätt att kartlägga intressenter som kan användas för att prioritera engagemang. Den är också känd som Salience-modellen.
• Inflytande/påverkansmatris. Detta är en mer detaljerad metod för kartläggning av intressenter som kan användas för att bedöma varje intressents potentiella inverkan på projektet.

3. Bedöma intressenternas behov och intressen.

Nyckeln till en framgångsrik plan för hantering av intressenter är att förstå dina intressenter. Detta kommer att hjälpa dig att bedöma vad de vill ha ut av projektet och hur du bäst engagerar dig med dem.

Ställ dig själv följande frågor i detta skede.

• Förstår du deras behov, prioriteringar och problem?
• Har de makt att påverka projektet?
• Vilket ekonomiskt eller känslomässigt intresse har de av resultatet av projektet?
• Vad motiverar dem?

Genom att förstå svaren på dessa frågor kan du bättre utveckla en plan för hantering av intressenter som passar varje ledare.

4. Definiera intressenternas motiv.

När du har identifierat och bedömt dina intressenter kan du börja definiera deras motiv. Detta kommer att hjälpa dig att förstå vad de vill ha med projektet och hur du bäst engagerar dig med dem.

Det finns flera sätt du kan definiera intressentmotiv, inklusive:

• Intervjuer. Du kan intervjua intressenter för att få deras syn på projektet. Detta kan göras personligen, per telefon eller via e-post.
• Undersökningar. Du kan skicka ut enkäter till intressenter för att få deras feedback på projektet. Detta är ett snabbt sätt att samla in data från ett stort antal intressenter.
• Fokusgrupper. Du kan hålla fokusgrupper med intressenter för att få deras synpunkter på projektet. Detta kan användas för att generera idéer och identifiera problem.

Genom att förstå intressenternas motiv kan du utveckla en effektiv förvaltningsplan för intressenterna som möter deras behov och intressen.

5. Utveckla en plan för engagemang.

Målet med intressentengagemang är att hantera förväntningar och bygga relationer. Detta kan göras genom flera olika metoder, inklusive:

• Frekvent kommunikation. Detta är den viktigaste aspekten av intressenter ingrepp. Du måste regelbundet kommunicera med intressenter för att uppdatera dem om projektet och få feedback. Detta kan göras genom möten ansikte mot ansikte, telefonsamtal, e-postmeddelanden eller onlineverktyg som en projektledningsprogramvara. Varje intressent kan behöva sin egen kommunikationsstrategi.
• Samråd. Detta innebär att samråda med intressenter i beslutsfattande. Detta kan göras genom möten, enkäter eller fokusgrupper.
• Samarbete. Detta innebär att arbeta med intressenter för att slutföra uppgifter eller uppnå mål. Detta kan ske genom samskapande, gemensam planering eller gemensamt beslutsfattande.

Det bästa sättet att engagera sig med olika ledare beror på intressenten och projektet. Du bör skräddarsy din engagemangsplan för varje individ.

Mallar för hanteringsplan för intressenter

Efter att du har identifierat intressenter är det dags att utveckla ledningsplaner för varje grupp.

Mallarna nedan kan hjälpa dig att skapa engagemangsplaner och organisera din kommunikation med intressenter.

Asana

Om du är ny på hantering av intressenter, erbjuder den här mallen från Asana ett enkelt sätt att hålla ordning. I den här planen skriver du ner varje intressent, deras nivå av intresse för ditt projekt och hur inflytelserika de är för ditt arbete.

Sedan kan du markera en ruta för att identifiera deras kommunikationspreferenser. Det inkluderar hur ofta de vill höra från ditt team och hur de vill att du ska ta kontakt.

Vad vi älskar: Med den här mallen vet du med ett ögonkast vilka av dina ledare som föredrar en snabb Slack jämfört med ett formellt e-postmeddelande.

Projektledningsdokument

Om du letar efter en mer detaljerad engagemangsplan, överväg det här alternativet från Project Management Docs. Med det här dokumentet kan du fullt ut lägga upp visionen för ditt projekt och vilka avdelningar ditt initiativ kommer att påverka.

Vad vi älskar: Den här mallen innehåller diagram och tabeller som du kan använda för att bestämma varje intressents nivå av betydelse för ditt projekt. Du kan använda det här dokumentet för att brainstorma och beskriva ditt slutliga utkast.

KnowledgeHut

Om du letar efter en komplett guide för att skriva en engagemangsplan är KnowledgeHut här för att hjälpa dig. Den här mallen innehåller avsnitt som hjälper dig att identifiera intressenter och skapa en tidslinje för varje persons engagemang. Du kan också hålla reda på kostnader och personalmedverkan.

Vad vi älskar: Den här mallen innehåller diagram som du kan fylla i med intressentdata. Om du fastnar kommer varje avsnitt med användbara frågor för självreflektion som vägleder dig på vägen.

PM-träning

Om du har letat efter ett enkelt kalkylblad för att hantera dina intressenter behöver du inte leta längre. Denna mall från PMTraining erbjuder ett enkelt tillvägagångssätt för att hantera intressenter.

Vad vi älskar: Den här mallen beskriver vem som är inblandad, vad de behöver göra för ditt projekt och hur du planerar att hålla dem engagerade. Om du letar efter ett snabbt sätt att utveckla en ensidig guide för hantering av intressenter, så är det här. Dessutom kan allt redigeras i Google Dokument.

Tips för intressenthantering

Att formalisera intressenthantering kan kännas som en överväldigande process. Oavsett om du precis har börjat eller har många års erfarenhet, kan följande tips hjälpa dig att säkerställa framgångsrik hantering av intressenter.

1. Definiera syftet med projektet.

Enligt PMI, 44% av projekten misslyckas på grund av bristande anpassning mellan affärs- och projektmål.

Innan du börjar engagera dig med intressenter är det avgörande att definiera syftet med projektet. Detta hjälper dig att identifiera vem du behöver engagera dig med och deras mål.

2. Definiera roller och ansvar.

I början av ett projekt, definiera tydligt varje intressents roller och ansvar. Detta kommer att bidra till att säkerställa att alla är tydliga med sitt engagemang i projektet.

3. Kommunicera regelbundet.

Regelbunden kommunikation är avgörande för framgångsrik hantering av intressenter. Du bör uppdatera intressenter om projektet regelbundet och be om feedback från dem.

Dina strategiska mål ska alltid vara tydliga i kommunikationen med intressenter. Detta gör att ditt team kan hantera intressenternas förväntningar och skapa positiva relationer.

4. Var transparent.

Det är viktigt att vara transparent med intressenter om projektet. Detta kommer att bidra till att bygga upp förtroende och säkerställa att alla är på samma sida.

5. Sök feedback.

Feedback är avgörande för framgångsrik hantering av intressenter. Du bör söka feedback från intressenter i varje skede av projektet.

Håll koll på deras förslag och implementera deras insikter. Du kan sedan rapportera tillbaka om hur du implementerade deras lösningar för att ytterligare få deras stöd.

6. Välj rätt programvara.

Bara idag ett av fyra lag använder ett projektledningsprogram. Att implementera ett av dessa verktyg kan hjälpa dig att hålla ordning.

Det sträcker sig från projektledningsprogram, som Basecamp eller Asana, till samarbetsprogram, som Google Drive eller Trello. Välj en teknisk stack som bäst passar ditt projekts behov.

7. Var flexibel.

Intressenthantering är inte en process som passar alla. Du bör vara flexibel och skräddarsy ditt förhållningssätt till varje individ du arbetar med.

Skapa en effektiv plan för hantering av intressenter

Intressenter har makten att påverka ditt projekt, så att engagera ledare samtidigt som de håller deras behov i framkant hjälper till att hålla saker och ting löpande.

Ha dessa tips i åtanke när du utvecklar din strategi för hantering av intressenter för att hålla dig på rätt spår.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Källa: https://blog.hubspot.com/marketing/stakeholder-management