İnsanlar hata yapmaya eğilimlidir. İş dünyasında, manuel süreçlerle yapılan hataların kontrol edilmesi zordur, bu da her büyüklükteki işletmeyi dolandırıcılığa karşı savunmasız bırakır. Borç hesapları (AP) dolandırıcılığı giderek artan bir sorundur. Kuruluşların% 80'u onun tuzağına düşmüştü. Hatta devler bile Google ve Facebook AP dolandırıcılığının kurbanı oldular ve 100 milyon dolardan fazla zarara uğradılar.
Sorunsuz ve etkili bir borç hesapları sürecine sahip olmak, güçlü satıcı ilişkileri kurmak, karları artırmak, zamandan tasarruf etmek ve dolandırıcılığı azaltmak açısından kritik öneme sahiptir. Manuel bir işlemden otomatik bir AP sürecine geçiş, ödemelerin zamanında ve doğru satıcılara yapılmasına yardımcı olabilir. Borç hesapları iş akışı otomasyonu sayesinde bir şirket, geç ödemelerden, hileli ödemelerden kaçınabilir ve işlemlerde kârlılığı etkileyebilecek gecikmeleri ortadan kaldırabilir.
İçindekiler
Manuel AP iş akışı ve AP iş akışı otomasyonu karşılaştırması
iş akışı nedir
İş akışı, bir görevi baştan sona tamamlamak için atılan adımların dizisidir. Borç hesapları iş akışı sürecinde, sıranın başlangıcı faturanın alınmasıyla başlar ve ödemenin yapılmasıyla sona erer.
Manuel AP iş akışı
Manuel AP iş akışında muhasebe departmanı, sisteme girilen ve onay için imza yetkilisine elle teslim edilen faturaları alır. Onaylandıktan sonra çek kesiliyor ve satıcılara ödeme gönderiliyor. Manuel bir AP iş akışında, yanlış veri girişinden, onayların imza yetkilisinin masasına takılmasına kadar tüm aşamalarda hata olasılığı ortaya çıkar.
Borç Hesapları iş akışı otomasyonu
Optik karakter tanıma (OCR) kullanılarak kağıt faturadaki veriler yakalanır ve dijital faturadaki alanlara eklenir. AP otomasyon yazılımı, girilen tüm verilerin satınalma siparişleri ve satış makbuzlarıyla eşleştiğinden emin olmak için kontrol yapar, böylece sahtekarlık ve hata olasılığını ortadan kaldırır. Yanlışlık tespit edilmesi halinde işaretlenir ve düzeltilmesi/doğrulanması için ilgili kişiye iletilir. Fatura onaylandıktan sonra şirketin kurumsal kaynak planlamasına (ERP) veya muhasebe sistemine yönlendiriliyor, ardından elektronik ortamda ödeme yapılıyor veya çek gönderiliyor.
Borç hesapları iş akışı otomasyon çözümleri genellikle bulut tabanlıdır. Çalışanlar merkezi sisteme erişerek bilgileri görüntüleyerek fatura sürecinin hangi aşamada olduğunu öğrenebilmektedir.
Muhasebe departmanlarının artık onay peşinde koşmasına gerek kalmıyor ve faturaların birinin masasına sıkışma ihtimali ortadan kalkıyor, böylece zamandan tasarruf ediliyor. İş akışındaki darboğazlardan kolayca kaçınılabilir. Fatura eşleştirme, borç hesapları iş akışı otomasyonu ile hataların ve dolandırıcılık davranışlarının işaretlenmesini/azaltılmasını sağlar.
Manuel AP ile otomatik AP iş akışının karşılaştırılması
Faturalar
Manuel AP İş Akışı – Muhasebe ekipleri, kontrol edilmesi ve sisteme girilmesi gereken ve hatalara yer bırakan yüzlerce kağıt faturayı bunaltıcı bulabilir.
Otomatik AP İş Akışı – Kağıt faturalar, muhasebe ekibinin kolayca arayıp bulabileceği OCR teknolojisi kullanılarak kolayca dönüştürülür.
Hatalar
Manuel AP İş Akışı – Veri girişi veya eşleştirmedeki hatalar, yanlış ödemelere ve hileli ödemelere yol açar.
Otomatik AP İş Akışı – Faturalar, satın alma siparişleri ve satış makbuzlarıyla otomatik olarak eşleştirilir ve bulunan tüm tutarsızlıklar, incelenip düzeltilmesi için ilgili departmana veya kişiye elektronik olarak yeniden yönlendirilir.
Yakın İletişim
Manuel AP İş Akışı – Muhasebe ekiplerinin onay için imza yetkililerini takip etmesi gerekiyor. Bu, kağıt faturaların kaybolmasına veya bir yığın evrak arasında sıkışmasına neden olabilir.
Otomatik AP İş Akışı – Fatura onayları ilgili departmanlara otomatik olarak gönderilir. Gecikmeler olması veya açıklamaya ihtiyaç duyulması durumunda hatırlatmalar da gönderilebilir.
Finansal dolandırıcılık
Manuel AP İş Akışı – Veri girişi ve fatura eşleştirmede insan hatası olasılığı daha yüksektir. Dolandırıcılar kağıt faturalardan bilgi çalabilir ve bir şirkete birden çok kez fatura kesebilir.
Otomatik AP İş Akışı – Geçmiş geçmişe dayalı eğilimleri tespit edebilir ve mükerrer faturaları tespit edebilir. Satıcı adları, hesap bilgileri vb. ödeme işlenmeden önce incelenir ve doğrulanır.
Borç hesapları iş akışı otomasyonunun faydaları
1. Mali Dolandırıcılığı Önleyin – AP veya satıcı dolandırıcılığı işletmelerde her büyüklükteki şirketi etkileyen, artan bir endişedir. Manuel ödemeli hesap iş akışında dolandırıcılık, örneğin X satıcısının bir fatura göndermesi, ancak X satıcısının mevcut olmaması ve ödemenin doğrulama yapılmadan yapılması durumunda ortaya çıkar ve bu da paranın sonsuza kadar kaybolmasına neden olur. Hileli ödemeler aşağıdaki nedenlerden de kaynaklanabilir:
- Yanlış veri girişi
- yanlış fatura
- Hileli çekler
Ancak borç hesapları iş akışı otomasyonu ile dolandırıcılık aşağıdaki yöntemlerle önlenebilir:
- OCR kullanımıyla satınalma siparişleri ve satış makbuzlarının faturalarla 3 yönlü eşleştirilmesi
- Otomatik fatura onayları
- Muhasebe ekibinin ve denetçilerin takip edeceği denetim izi
2. Fazla ödeme yapmaktan kaçının – Manuel bir AP iş akışında, mükerrer faturaların kontrol edilmesinde, veri girişinde, satıcı doğrulamasında ve tedarikçi değişikliklerinde kolaylıkla hatalar meydana gelebilir. Ancak, borç hesapları iş akışı otomasyonu ile merkezi otomatik sistem bu yaygın hataları ortadan kaldırabilir. Bu, muhasebenin yanlış/fazla ödemelerden kaçınmasını ve günlük işlemler için gereken nakit akışını korumasını kolaylaştırır.
3. Geliştirilmiş Denetim Süreci – manuel ödemeli hesap iş akışı süreciyle, muhasebe ekibinin bitmek bilmeyen evrak işleriyle uğraşması nedeniyle denetimler haftalar veya aylar sürebilir. Otomatik bir AP sistemi ile denetim süreci için gereken tüm veriler tek bir yerde düzenlenip depolanır, bu da denetimleri kolaylaştırır ve zamandan tasarruf sağlar.
4. Zamanında Ödemeler – Geleneksel borç hesabı iş akışı süreciyle insan hatalarından kaçınılamaz. Kaçırılan faturalar, cezalarla birlikte kaçırılan veya geç ödemelere neden olur ve bu da karları ve satıcı ilişkilerini etkileyebilir. Otomatik bir sürece geçiş yapılarak, faturaların zamanında ödeme yapılmadan önce eşleştirilmesini, doğrulanmasını ve onaylanmasını sağlayan merkezi bir sistem sayesinde hatalar en aza indirilebilir.
5. Karlılığı Artırın – Otomatik bir AP iş akışı sistemi mevcut olduğunda işletmeler ödemeleri zamanında yapabilir ve böylece cezalardan kaçınabilir. Ödemeler zamanında yapıldığında olumlu bir ilişki kurarak satıcılarla ilişkileri geliştirebilir. Bu, gelecekteki siparişlerde potansiyel indirimlere neden olabilir ve bu da şirketin doğrudan tasarruf etmesini sağlar. Ek olarak, OCR teknolojisiyle sahte ödemelerin de önüne geçilebiliyor ve bu da gelirin tam olarak ihtiyaç duyulan yerde, yani temel iş hedeflerini iyileştirmek ve karı artırmak için kullanılmasıyla sonuçlanıyor.
6. Merkezi AP Süreci – AP otomasyonu ile fatura bilgileri merkezi bir veritabanında saklanabilir. Bu sayede faturaların, satınalma siparişlerinin, onayların ve ödeme bilgilerinin kolaylıkla alınabilmesi sağlanacaktır. Muhasebe ekiplerinin artık tek bir siparişe ait tüm evrakları aramasına gerek yok, çünkü bunlar merkezi veri tabanında kolayca bulunabiliyor ve bu sayede zamandan tasarruf ediliyor. Üstelik merkezi bir sistem, şirket içindeki herkesin fatura/ödeme durumunu kontrol etmesini kolaylaştırır.
7. Otomatik Fatura Onayları – Bir satın alma işlemi yapılmadan önce üst düzey personelin/yöneticilerin imzası/onayı gerekebilir. Otomatik bir AP sistemi, faturaların girilen bilgilere göre dijital olarak doğru departmana yönlendirilmesini sağlayacak şekilde özelleştirilebilir. Bu, muhasebe ekibini onaylar için imza yetkisini takip etmekten kurtarır, evrak işlerini azaltır, zaman tasarrufu sağlar ve onayların evrak yığınları arasında kaybolma riskini azaltır.
8. Veri Girişine Gerek Yok – Faturalardan veri çıkarmak sıkıcı bir iş olabilir. Basılı, e-postayla veya faksla gönderilen faturalar tüm formatlarda gelebilir. Satıcı sayısına ve faturalara bağlı olarak bu çok zaman alıcı olabilir ve veri girişinde hatalara neden olabilir. Yazılım, OCR kullanarak süreci otomatikleştirerek, gönderildiği formattan bağımsız olarak gerekli verileri çıkarabilir ve tablolara ekleyebilir. Bu, insan hatasını ve pahalı/verimsiz manuel emeği ortadan kaldırır, zamandan tasarruf sağlar ve ödeme işlemlerini hızlandırır.
9. Çalışan Moralini Artırın – Merkezi otomatik bir sistem zamandan tasarruf sağlar ve bu da işletmenin muhasebe departmanının becerilerini daha iyi kullanmasına ve geliştirmesine olanak tanır. Çalışanların çeşitli evrakları takip etmek, verileri kontrol etmek ve her departmandan gelen siparişleri/faturaları doğrulamak için sonsuz saatler harcamasını gerektiren manuel AP iş akışından farklı olarak.
10. İşletme Kredi Puanını Artırın – Satıcılara geç ödeme yapılması cezalardan daha fazlasına neden olur. Ödeme geçmişi bir işletmenin kredi puanını etkileyebilir. İyi bir kredi notuna sahip olmak, ticari kredi almaya çalışırken, ticari kredi kartı başvurusunda bulunurken ve hatta yeni bir satıcı bulurken yardımcı olacaktır. Kredi notları finansman fırsatlarını etkiler ve aynı zamanda işletme kredilerinde düşük faiz oranlarına hak kazanmayı da etkileyebilir.
Borç hesapları iş akışı nasıl otomatikleştirilir?
Herhangi bir değişiklik yaparken mevcut sürece bakmak ve sorunlu alanları ve yeni otomatik sistemden beklentileri belirlemek en iyisidir. Aşağıdaki adımlar, otomatikleştirilmiş bir AP sürecinin faydalarını en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olabilir.
Cari alacaklar sürecini değerlendirin
Otomasyon sistemine geçmeden önce mevcut süreci değerlendirmek, şirketin zarar ettiği, zamandan tasarruf edebileceği ve hataları ortadan kaldırabileceği alanları belirlemek için en doğrusudur. Örneğin faturaların satınalma siparişleriyle eşleştirilmesinde insan hatası en sorunlu konu mu? Mevcut sistemin hataları belirlendikten sonra şirketin ihtiyaçlarını karşılamada en etkili, özelleştirilmiş otomatik AP iş akışı sürecini kurmak daha kolaydır.
Çalışanlarla konuşun
Manüel bir AP sürecinden otomatik bir AP sürecine geçiş başlangıçta zor olabilir ve dirençle karşılaşılabilir. Bu nedenle geçişi daha sorunsuz hale getirmek için sistemi kullanacak çalışanlarla konuşmak en iyisidir. Hangi süreçlerin zaman aldığını, sorunlara neden olduğunu ve maliyetli olduğunu öğrenin. Ayrıca çalışanlara yeni otomatik AP iş akışından ne beklediklerini sorun. İlk aşamalarda gerçekleştirilen durum tespiti, geçişin muhasebe/finans/AP ekibi tarafından benimsenmesini ve etkili bir şekilde kullanılmasını kolaylaştıracaktır.
Yeni AP iş akışından beklentiler
En iyi otomatik borç hesapları çözümünü seçmek için hedeflerin belirlenmesi çok önemlidir. Yeni sisteme çoğunlukla mevcut iş akışlarını iyileştirmek, maliyetleri azaltmak, zamandan tasarruf etmek, hataları ortadan kaldırmak veya sahtekarlığı tespit etmek için mi ihtiyaç duyuluyor?
Şirket için en iyi yazılımı seçin
Mevcut AP sürecini inceleyip hangi alanların en çok iyileştirmeye ihtiyacı olduğunu belirledikten sonra doğru yazılımı seçmek daha kolay hale gelir. Örneğin, satın alma siparişleri veya satış makbuzları için faturaların manuel olarak kontrol edilmesi en çok hataya ve dolayısıyla paraya neden olan bir alan ise, fatura verilerini eşleştirme konusunda üstün olan bir yazılımı seçmek doğru seçim olacaktır.
Kağıt kullanımını ortadan kaldırın
Kağıt faturalardan elektronik faturalara geçiş yapılarak hileli ödemeler, hatalar ve gecikmeler azaltılabilir/önlenebilir. Örneğin, sipariş onayları sık sık darboğazların yaşandığı bir alan ise, yeni otomatik AP sistemi, faturaları otomatik olarak doğru kişiye/departmana yönlendirecek şekilde tasarlanabilir. Bu şekilde teslim edildiği anda onaylanabilir. Üstelik ilgili her kişi merkezi sisteme kolaylıkla ulaşarak satın alma işleminin hangi aşamada olduğunu öğrenebiliyor. Örneğin, onay alındıysa, sipariş edilen mal/hizmetler, ödenen fatura vb.
Kağıt kullanımını azaltarak faturaların kaybolması veya birinin masasına sıkışması önlenir.
Sonuç
İş hayatında doğru miktarda kontrol uygulamak büyümeyi ve kârı etkileyebilir. Borç hesapları iş akışı otomasyonunu benimseyen şirketler, faturaları, ödemeleri, onayları vb. merkezi bir sistemden kolayca takip edebilir. Bu, kağıt faturaların sağlayamayacağı bir kontrol düzeyi sağlar; bu, para akışının kolayca izlenebileceği, harcama kalıplarının analiz edilebileceği ve aşırı harcamaların azaltılabileceği ve dolayısıyla kârın artırılabileceği anlamına gelir.
Kaynak: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- erişim
- Hesap
- muhasebe
- Türkiye
- ALAN
- denetim
- yetki
- Otomatik
- Otomasyon
- İYİ
- bina
- iş
- işletmeler
- Nakit
- nakit akımı
- Sebeb olmak
- şansı
- değişiklik
- karakter tanıma
- kovalamak
- denetleme
- Çekler
- ortak
- Yakın İletişim
- Şirketler
- şirket
- maliyetler
- kredi
- kredi kartı
- akım
- veri
- veritabanı
- gecikmeleri
- geliştirmek
- dijital
- çalışkanlık
- Etkili
- çalışanların
- uçları
- kuruluş
- vb
- Alanlar
- mali
- akış
- biçim
- dolandırıcılık
- finansman
- gelecek
- Tercih Etmenizin
- Büyüyen
- Büyüme
- tarih
- HTTPS
- Yüzlerce
- darbe
- Artırmak
- bilgi
- bilgi
- faiz
- Faiz oranları
- IT
- Emek
- öncülük etmek
- seviye
- borç
- Krediler
- Yapımı
- milyon
- para
- ay
- isimleri
- OCR
- Operasyon
- Fırsatlar
- optik karakter tanıma
- sipariş
- emir
- kâğıt
- ödeme
- odeme yapiliyor
- ödemeler
- planlama
- tıkalı
- kar
- satın alma
- oranlar
- değerlendirme
- azaltmak
- İlişkiler
- kaynak
- Sonuçlar
- gelir
- yorum
- Risk
- Rota
- satış
- tasarruf
- Ara
- set
- becerileri
- Yazılım
- Çözümler
- geçirmek
- Harcama
- Aşama
- başlama
- Durum
- gönderilen
- sistem
- Teknoloji
- zaman
- iz
- Takip
- Trendler
- satıcıları
- Doğrulama
- Görüntüle
- Savunmasız
- DSÖ
- içinde
- iş akışı
- iş akışı otomasyonu
- X