PDCA Nedir? Planla-Uygula-Kontrol Et-Uygula Yöntemini Anlama

Kuruluşunuzun faaliyet gösterdiği sektör ve sağladığınız ürün ve hizmetler ne olursa olsun, rekabetçi bir pazara ve değişen tüketici ihtiyaçlarına ayak uydurabilmek için işletmenizin sürekli olarak gelişmesi gerekir.

Bu değişim süreci isteğe bağlı değildir. Başarılı olmak istiyorsanız bu gereklidir. Acı gerçek şu ki, gelişmeyen ve gelişmeyen işletmeler eninde sonunda yok olacaklardır.  

Kuruluşunuzda değişiklik gerektiğinde bunu nasıl uygulamaya koyarsınız? Plansız yapılan ister istemez eylem, yarardan çok zarar getirebilir. Değişime körü körüne yaklaşmak yerine yalın üretim felsefesinden bir kavram ödünç almak isteyebilirsiniz: Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al Döngüsü. Daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin.

PDCA nedir?

Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al anlamına gelen PDCA, insanların, ürünlerin, hizmetlerin ve iş süreçlerinin sürekli iyileştirilmesine yönelik yinelenen bir döngüdür.

Bu konseptin temeli, kaliteyi artırmak için istatistiksel analiz kullanma konusunda tutkulu olan Amerikalı istatistikçi ve fizikçi Walter Shewhart tarafından geliştirildi. Modelin kendisi yıllar sonra William Deming tarafından geliştirildi ve o da bu kavramı alıp bir öğrenme ve gelişme döngüsüne dönüştürdü.

PDCA modeli, aşağıda daha detaylı olarak tartışacağımız dört aşamalı bir süreci takip etmektedir.

PDCA Modelinin Dört Aşaması

Daha önce de belirttiğimiz gibi, değişime plansız yaklaşmak işletmeniz için felaket anlamına gelebilir. Aynı doğrultuda, ilerlemenizi değerlendirmeden bir plan doğrultusunda hareket etmek de aynı derecede tehlikeli olabilir.

PDCA döngüsü, sizi bir sonraki aşamada başarıya hazırlayacağı için her adımın zorunlu olduğu dört adımlı bir süreçle bu sorunları ortadan kaldırmayı amaçlamaktadır. Bu adımlara ve neyi temsil ettiklerine daha yakından bakalım.

Resim Kaynak

1. Planlama

Kuruluşunuzda istediğiniz değişikliği başarıyla uygulayacak bir plan tasarlamak için aşağıdaki soruları sormanız gerekecektir:

• Yaşadığınız sorun nedir?
• Bu sorunu çözmek için hangi kaynaklara ihtiyacınız olacak?
• Şu anda bizim için hangi kaynaklara sahipsiniz?
• Mevcut kaynaklarınızla bu sorunu en iyi şekilde nasıl çözebilirsiniz?
• Başarı neye benziyor?

Sorunun büyüklüğüne bağlı olarak bu adım hızlı ve kolay olabilir veya bir plana varmak için haftalarca, hatta aylarca süren tartışmalar gerekebilir. Teorik olarak burada ne kadar çok zaman geçirirseniz geri kalan adımlar o kadar kolay olacaktır.

2. Yap

Planınız hazır olduğunda fikirlerinizi uygulamaya koymanın zamanı geldi. Bu aşamada akılda tutulması gereken en önemli şey, planınız ne kadar sağlam olursa olsun sorunların ortaya çıkacağıdır. Bu sorunları adım adım ele alın ve ilerledikçe ayarlamalar yapmaya istekli olun (ve buna muktedir olun). Bu genellikle daha küçük, kontrollü bir ortamda yapılır, böylece hatalardan ders alıp düzeltebilirsiniz.

Ekip üyeleriniz arasındaki doğru iletişim, herkesin sorumlulukları ve beklentileri konusunda net bir fikre sahip olacağı için sorunların sayısını sınırlamaya yardımcı olacaktır.

3. Kontrol

Değişim uygulamasının en önemli (ve gözden kaçırılan) aşaması “Kontrol Et” aşamasıdır. Kontrollü ortamda planınız nasıl işledi? Hedeflerinize ulaşıldı mı veya uygulama sırasında niyetleriniz başarısız mı oldu? Şimdi süreçteki kusurları tespit etme ve düzeltme zamanı. Belki tam bir fiyasko değildi ama etkililiğin artırılmasına yönelik bazı fırsatların farkına vardınız. Her iki durumda da, bu adım çok önemlidir.

4. hareket

Artık değişikliğinizi planladığınıza, uyguladığınıza ve çalıştığından emin olmak için kontrol ettiğinize göre artık harekete geçme zamanı geldi. Kontrol aşamasında hedeflerinize ulaştığınızı belirlediyseniz başlangıç ​​planınızı uygulayabilirsiniz. Bu daha sonra kuruluşunuzun bu yönü için "standart" süreç ve en iyi uygulamalar haline gelir. Bu aynı zamanda bir sonraki değişiklik uygulamanız için de bir başlangıç ​​noktası olur.

PDCA Döngüsü, sürekli olarak gözden geçirmeniz gereken sürekli bir sistem olduğundan, ilk hedefinize ulaştığınızda durmaz. Harika haber şu ki, onunla ne kadar çok çalışırsanız o kadar kolaylaşır. Bu, ekibinizin her üyesi için başvurulacak planınız olacak ve işinizde yeni boyutlara ulaşmanıza yardımcı olacaktır.

PDCA Şablonu

Artık PDCA sürecinin işinizde değişiklik uygulamanıza nasıl yardımcı olabileceğini anladığınıza göre, muhtemelen nasıl başlayacağınızı merak ediyorsunuzdur.

Her yeni program, süreç veya araç gibi, tüm bilgilerinizi derlemek, bunu ekip üyeleriyle paylaşmak ve zaman geçtikçe güncellemeler yapmak için üzerinde çalışabileceğiniz fiziksel bir belgeye sahip olmak faydalıdır.

Excel'de veya proje yönetim aracınızda kendinizinkini oluşturabilir veya kullanabileceğiniz hazır şablonlardan birini kullanabilirsiniz. Başarılı bir PDCA şablonunun anahtarı netliktir. Her adımı ayrıntılı olarak, kimin ve ne zamana kadar yapmaktan sorumlu olduğunu yazmalısınız. Planınız ne kadar ayrıntılı olursa, uygulamanız o kadar iyi olur.

Resim Kaynak

PDCA En İyi Uygulamaları

PDCA şablonunu kullanmanın yanı sıra, değişiklikleri başarıyla uygulamanıza yardımcı olacak birkaç ipucu daha var.

1. Üst yönetimin bu değişikliklere katıldığından emin olun. Onların onayı olmadan, oluşturduğunuz yeni politikayı veya prosedürü uygulayamazsınız.

2. Gelişmeyi asla bırakmayın. PDCA'nın tek seferde yapılan bir prosedür olmadığını unutmayın. Bu döngüyü sürekli olarak tekrarlayın, her devrimde iyileştirmeler yapın ve olumlu değişim yaratmak için bir sonraki fırsatı arayın.

3. Bir politika değişikliğini uyguladıktan sonra bunu kuruluşunuzun tamamında yapın. Yarattığınız vardiya ile ilgilenen her departmanın bunu yeni bir çalışma şekli olarak benimsemesi gerekir.

Sana doğru

Planlamayı, yapmayı, kontrol etmeyi ve harekete geçmeyi öğrendiğinizde, kuruluşunuzda değişimi uygulamak zor olmayacaktır.

Ancak işletmenizin büyümeye ve gelişmeye devam etmesini istiyorsanız bu gereklidir. Pazar ihtiyaçlarını daha iyi karşılamak için kendilerini yeniden keşfeden kuruluşlar, müşterileri ve çalışanları gelecekte de göreceğimiz kuruluşlardır.

Bugün PDCA döngüsünü benimseyin ve yapabileceğiniz en iyi işi yaratın.

Kaynak: https://blog.hubspot.com/marketing/pdca-cycle-model