Автоматизація замовлень на купівлю

Перевидано Платоном

читають: 0

Вступ

Замовлення на купівлю (ЗЗ) — це комерційний документ, який представляє офіційний запит до продавця або постачальника надати товари чи послуги за визначеною ціною та протягом певного періоду часу. Це юридична угода між покупцем і продавцем, яка окреслює деталі угоди та встановлює умови покупки.

Замовлення на закупівлю зазвичай використовуються підприємствами, щоб гарантувати, що вони отримають правильні товари чи послуги за погодженою ціною та кількістю. Вони також допомагають створити паперовий слід для відстеження прогресу покупки, включаючи статус замовлення, інформацію про доставку та деталі платежу.

Замовлення на купівлю зазвичай включають таку інформацію, як ім’я та адреса покупця та продавця, опис товарів або послуг, що купуються, кількість і ціна товарів, а також будь-які відповідні умови доставки чи оплати. Коли замовлення на купівлю видається та приймається продавцем, воно стає обов’язковим контрактом між двома сторонами.

Використання замовлень на купівлю може допомогти підприємствам краще керувати процесом закупівлі, уникнути непорозумінь або суперечок із постачальниками та гарантувати, що вони отримають товари чи послуги, необхідні для ефективної роботи.

Робочий процес замовлення на купівлю

Ось так виглядає повний робочий процес замовлення на купівлю –

Запит на покупку: запит на купівлю ініціюється особою або відділом організації, коли їм потрібні товари чи послуги. Цей запит зазвичай робиться за допомогою стандартизованої форми або програмної системи та містить такі деталі, як назва товару, кількість, необхідна дата та центр витрат або код проекту. Наприклад, працівнику може знадобитися придбати новий ноутбук для роботи, тому він надсилає заявку на покупку до ІТ-відділу з характеристиками бажаного ноутбука.
Створення замовлення на купівлю: після схвалення запиту на купівлю відділ закупівель створює замовлення на купівлю. Замовлення на купівлю містить деталі запитаних товарів або послуг, включаючи назву товару, кількість, ціну за одиницю, загальну вартість і дату доставки. Замовлення на купівлю також містить деталі постачальника, такі як ім’я, адреса та контактна інформація. Наприклад, відділ закупівель створює замовлення на придбання ноутбука, який замовляє працівник, у якому містяться характеристики ноутбука та дані постачальника.
Затвердження замовлення: Замовлення на закупівлю потім надсилається керівнику чи менеджеру відповідного відділу для затвердження. Особа, яка затверджує, перевіряє, що запитувані товари чи послуги є необхідними, ціна обґрунтованою та чи є достатньо коштів у бюджеті для покриття закупівлі. Після схвалення замовлення на закупівлю воно надсилається постачальнику. Наприклад, IT-менеджер затверджує замовлення на ноутбук і надсилає його постачальнику.
Відправка замовлення на купівлю: Постачальник отримує замовлення на купівлю та надсилає товари чи послуги за вказаною адресою доставки. Постачальник також може надати покупцеві приблизну дату та час доставки. Наприклад, постачальник ноутбука надсилає ноутбук за робочою адресою працівника.
Доставка товарів або послуг: Товари або послуги доставляються за вказаною адресою доставки. Одержувач перевіряє відповідність отриманих товарів або послуг специфікаціям замовлення на купівлю. Наприклад, ноутбук доставляється на робочу адресу працівника, і працівник перевіряє, що це правильна модель і технічні характеристики відповідно до запиту.
Прийом і перевірка товарів або послуг: Одержувач перевіряє отримані товари чи послуги, щоб переконатися, що вони в хорошому стані та відповідають встановленим стандартам якості. Про будь-які проблеми або невідповідності повідомляють постачальника для вирішення. Наприклад, працівник перевіряє ноутбук на наявність будь-яких пошкоджень або дефектів і повідомляє про будь-які проблеми постачальнику.
Узгодження рахунків-фактур: після того, як товари або послуги було позначено як отримані, рахунок-фактура, який надходить разом із доставкою або після неї, зіставляється з оригінальним замовленням на купівлю в процесі, який називається зіставленням рахунків-фактур. Збіг зазвичай здійснюється для виставленої в рахунку кількості та ціни в рахунку-фактурі. Необхідно виконати такі умови:

Кількість у рахунку-фактурі менша або дорівнює сумі, замовленій у ЗП.
Ціна в рахунку-фактурі менша або дорівнює ціні, указаній у ЗП.

8. Обробка платежів: після успішного зіставлення рахунків-фактур без жодних позначок платіж на основі умов, установлених у замовленні на купівлю/рахунку-фактурі (залежно від того, що менше), має бути здійснено постачальнику чи постачальнику. Це робить установа, яка створила оригінальне замовлення на купівлю та розпочала весь робочий процес, використовуючи зручний спосіб оплати.

Як розпочати автоматизацію робочого процесу замовлення на купівлю

Повний робочий процес замовлення на купівлю, наведений у вищерозділі, можна автоматизувати. Давайте досліджувати далі –

Запит на покупку

Запит на купівлю – це перший крок у робочому процесі замовлення на купівлю, на якому робиться запит на товари чи послуги, які потрібно придбати. Автоматизація замовлень на купівлю може допомогти на цьому етапі, дозволяючи користувачам створювати та надсилати запити на купівлю в електронному вигляді, тим самим зменшуючи ручні зусилля та усуваючи потребу в паперових запитах.

Компанії, які пропонують рішення для автоматизації запитів на купівлю, включають:

Програмне забезпечення Coupa – Coupa пропонує хмарну платформу керування витратами, яка автоматизує закупівлі, виставлення рахунків і керування витратами. Його функція автоматизації заявок на купівлю дозволяє користувачам створювати та надсилати заявки в електронному вигляді та відстежувати їх прогрес у процесі затвердження. Посилання на сайт: https://www.coupa.com/
Procurify – Procurify – це хмарне програмне забезпечення для закупівель, яке допомагає організаціям оптимізувати процес закупівель. Його функція автоматизації заявок на купівлю дозволяє користувачам подавати заявки онлайн і відстежувати їх прогрес у процесі затвердження. Посилання на сайт: https://www.procurify.com/

Створення замовлення на купівлю

Після схвалення запиту на купівлю наступним кроком є створення замовлення на купівлю. Автоматизація замовлень на купівлю може допомогти на цьому кроці, автоматично генеруючи замовлення на купівлю на основі затверджених запитів на купівлю та попередньо налаштованої інформації про постачальника.

Компанії, які пропонують рішення для автоматизації створення замовлень на купівлю, включають:

Precoro – Precoro – це хмарне програмне забезпечення для закупівель, яке пропонує автоматизацію замовлень на купівлю як частину своєї платформи. Його функція створення замовлень на купівлю дозволяє користувачам створювати та затверджувати замовлення на купівлю в електронному вигляді та відстежувати їх прогрес у процесі закупівель. Посилання на сайт: https://precoro.com/
Procurics – Procurics – це хмарне програмне забезпечення для закупівель, яке забезпечує автоматизацію замовлень на купівлю як частину своєї платформи. Його функція створення замовлень на купівлю дозволяє користувачам створювати замовлення на купівлю в електронному вигляді та відстежувати їх прогрес у процесі затвердження. Посилання на сайт: https://www.procurics.com/
Basware – Basware – це хмарне програмне забезпечення для закупівель, яке пропонує автоматизацію замовлень на купівлю як частину своєї платформи. Його функція створення замовлень на купівлю дозволяє користувачам створювати та затверджувати замовлення на купівлю в електронному вигляді та відстежувати їх прогрес у процесі закупівель. Посилання на сайт: https://www.basware.com/

Затвердження замовлення

На цьому кроці замовлення на купівлю переглядається та затверджується відповідним органом. Автоматизація замовлень на купівлю може допомогти на цьому кроці, увімкнувши робочі процеси електронного затвердження, які дозволяють особам, які затверджують, швидко й легко переглядати та затверджувати замовлення на купівлю.
Компанії, які пропонують рішення для автоматизації затвердження замовлень на купівлю, включають:

Nanonets – це платформа на базі ШІ, яка автоматизує затвердження замовлень на купівлю та інші процеси закупівель. Їхнє рішення використовує алгоритми машинного навчання для автоматичного вилучення даних із замовлень на купівлю, зіставлення їх із контрактами та бюджетом, а також схвалення або відхилення замовлень на основі попередньо визначених правил. Nanonets також надає інструменти аналітики та звітності, які дозволяють групам із закупівель оптимізувати процеси закупівель і покращити відносини з постачальниками. сайт: https://nanonets.com/

[Вбудоване вміст]

Рішення Nanonets для автоматизації замовлень на купівлю розроблено для спрощення та оптимізації процесу закупівель для підприємств будь-якого розміру. Їхня платформа використовує передові алгоритми машинного навчання для автоматизації всього процесу затвердження замовлення на покупку, від вилучення даних до маршрутизації та затвердження замовлення. Рішення Nanonets має широкі можливості конфігурації, тож підприємства можуть налаштовувати правила та робочі процеси, які відповідають їхнім конкретним політикам і процедурам закупівель. Платформа також містить вбудовані інструменти звітності та аналітики, які надають інформацію про тенденції закупівель і ефективність постачальників, дозволяючи компаніям приймати рішення на основі даних, які покращують їхні прибутки.

Хочете налаштувати ідеальний процес автоматизації замовлення на придбання? Забронюйте 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Обробка замовлення на замовлення та рахунків-фактур.

[Вбудоване вміст]

Coupa – Coupa – це хмарна платформа для закупівель, яка автоматизує весь процес закупівлі, включаючи затвердження замовлення на купівлю. Їхнє рішення інтегрується з системами ERP та іншими бізнес-додатками, щоб забезпечити централізовану платформу для управління закупівельною діяльністю, від заявки до оплати. Робочі процеси затвердження замовлень на купівлю Coupa легко конфігуруються та можуть бути налаштовані відповідно до потреб будь-якого бізнесу. сайт: https://www.coupa.com/
SAP Ariba – SAP Ariba – це корпоративна платформа для закупівель, яка надає наскрізні рішення для закупівель, включаючи автоматизацію затвердження замовлень на купівлю. Їхнє рішення інтегрується з системами ERP та іншими бізнес-додатками, щоб забезпечити централізовану платформу для управління закупівлями, від пошуку джерел до оплати. Робочі процеси затвердження замовлень на купівлю SAP Ariba легко конфігуруються та можуть бути налаштовані відповідно до потреб будь-якого бізнесу. сайт: https://www.ariba.com/

Відправка замовлення на купівлю

Після схвалення замовлення на купівлю його потрібно надіслати постачальнику. Автоматизація замовлень на купівлю може допомогти на цьому етапі шляхом автоматичного надсилання замовлень на купівлю постачальникам через електронну пошту або системи електронного обміну даними (EDI).

Компанії, які пропонують рішення для автоматизації відправки замовлень на купівлю, включають:

AvidXchange – це хмарне рішення для автоматизації кредиторської заборгованості, яке пропонує автоматизацію відправки замовлень на купівлю як частину своєї платформи. Їхнє рішення автоматизує весь процес замовлення на покупку, від створення до оплати, і оптимізує обробку рахунків-фактур. Платформа AvidXchange також надає дані та аналітику в реальному часі, щоб допомогти компаніям приймати кращі фінансові рішення. сайт: https://www.avidxchange.com/
Tipalti – Tipalti – це глобальна платформа автоматизації кредиторської заборгованості, яка пропонує автоматизовану відправку замовлень на купівлю як частину свого рішення. Їхня платформа автоматизує весь процес кредиторської заборгованості, включаючи обробку рахунків-фактур і звірку платежів. Рішення Tipalti також включає дотримання податкового законодавства та нормативну підтримку для компаній, що працюють у всьому світі. сайт: https://tipalti.com/
Procurify – Procurify – це хмарне рішення для закупівель і керування витратами, яке пропонує автоматизовану відправку замовлень на купівлю як частину своєї платформи. Їхнє рішення оптимізує весь процес закупівель, від заявки до оплати, і включає дані в реальному часі та аналітику, щоб допомогти компаніям приймати кращі рішення про закупівлю. Платформа Procurify також надає можливості керування постачальниками та відстеження запасів. сайт: https://www.procurify.com/

Примітка. Ці компанії можуть пропонувати додаткові функції та послуги, окрім автоматизації розсилки замовлень на купівлю. Рекомендуємо переглянути їхні веб-сайти або поговорити з торговим представником, щоб дізнатися більше про їхні пропозиції.

Доставка товарів або послуг

Після того, як замовлення на купівлю відправлено, постачальник доставляє товари або послуги покупцеві. Хоча автоматизація замовлень на купівлю не може безпосередньо допомогти на цьому етапі, вона може забезпечити видимість статусу доставки через інтеграцію з системами відстеження відправлень.

Отримання та перевірка товарів або послуг:

На цьому етапі покупець отримує товари або послуги та перевіряє їх, щоб переконатися, що вони відповідають узгодженим специфікаціям. Автоматизація замовлень на купівлю може допомогти на цьому етапі, надаючи електронний запис отриманих товарів або послуг і дозволяючи покупцям легко порівнювати їх із замовленням на купівлю.
Компанії, які пропонують рішення для автоматизації прийому та перевірки товарів або послуг, включають:

Nanonets – Nanonets – це платформа автоматизації документообігу на основі штучного інтелекту, яка пропонує автоматизоване отримання та перевірку товарів або послуг як частину свого рішення. Їхня платформа використовує комп’ютерне бачення та обробку природної мови для вилучення даних із документів і автоматизує завдання ручного введення даних. Рішення Nanonets можна налаштувати для конкретних випадків використання, включаючи автоматизацію замовлень на купівлю. сайт: https://nanonets.com/

BirchStreet – BirchStreet – це хмарне рішення для закупівель і керування витратами, яке пропонує автоматичне отримання та перевірку товарів або послуг як частину своєї платформи. Їхнє рішення оптимізує весь процес закупівель, від заявки до оплати, і включає дані в реальному часі та аналітику, щоб допомогти компаніям приймати кращі рішення про закупівлю. Платформа BirchStreet також надає можливості керування постачальниками та відстеження запасів. сайт: https://www.birchstreet.net/
Coupa – Coupa – це платформа керування витратами бізнесу, яка забезпечує автоматизовані робочі процеси надходження та перевірки товарів або послуг. Їхня платформа оптимізує закупівлі, виставлення рахунків і управління витратами, а також допомагає компаніям контролювати свої витрати. Рішення Coupa містить інформацію на основі ШІ, яка може допомогти компаніям оптимізувати процеси закупівель. сайт: https://www.coupa.com/

Примітка. Ці компанії можуть пропонувати додаткові функції та послуги, окрім автоматизації прийому та перевірки товарів чи послуг. Рекомендуємо переглянути їхні веб-сайти або поговорити з торговим представником, щоб дізнатися більше про їхні пропозиції.

Узгодження рахунків-фактур

Автоматизація зіставлення рахунків-фактур є найважливішою частиною автоматизації замовлення на купівлю.

На цьому кроці покупець зіставляє рахунок-фактуру, отриманий від постачальника, із замовленням на придбання та квитанцією про отримання товарів чи послуг. Автоматизація замовлень на купівлю може допомогти на цьому етапі шляхом автоматизації процесу відповідності, тим самим зменшуючи ручні зусилля та усуваючи помилки.

Компанії, які пропонують рішення для автоматизації зіставлення рахунків-фактур, включають:

[Вбудоване вміст]

Nanonets – Nanonets – це платформа автоматизації документообігу на основі штучного інтелекту, яка автоматизує зіставлення рахунків-фактур як частину їхнього рішення. Їхня платформа використовує комп’ютерне бачення та обробку природної мови для вилучення даних із рахунків-фактур і замовлень на купівлю та автоматизує процес зіставлення для забезпечення точності та швидкості. Наприклад, рішення Nanonets може автоматично зіставляти рахунок-фактуру з відповідним замовленням на купівлю та квитанцією та позначати будь-які розбіжності для подальшого перегляду. Це допомагає компаніям оптимізувати процес розрахунків із кредиторами, зменшити кількість помилок і ручних зусиль, а також покращити фінансову видимість. сайт: https://nanonets.com/

[Вбудоване вміст]

Tipalti – Tipalti – це глобальна платформа автоматизації кредиторської заборгованості, яка пропонує автоматичне зіставлення рахунків-фактур як частину свого рішення. Їхня платформа автоматизує весь процес кредиторської заборгованості, включаючи обробку рахунків-фактур і звірку платежів. Рішення Tipalti також включає дотримання податкового законодавства та нормативну підтримку для компаній, що працюють у всьому світі. сайт: https://tipalti.com/
Procurify – Procurify – це хмарне рішення для закупівель і керування витратами, яке пропонує автоматичне зіставлення рахунків-фактур як частину своєї платформи. Їхнє рішення оптимізує весь процес закупівель, від заявки до оплати, і включає дані в реальному часі та аналітику, щоб допомогти компаніям приймати кращі рішення про закупівлю. Платформа Procurify також надає можливості керування постачальниками та відстеження запасів. сайт: https://www.procurify.com/

Обробка платежів

На останньому кроці покупець обробляє платіж постачальнику. Автоматизація замовлень на купівлю може допомогти на цьому етапі шляхом автоматизації процесу оплати, тим самим зменшуючи ручні зусилля та усуваючи помилки. Для автоматизації процесу налаштовано робочий процес автоматичної оплати після зіставлення та затвердження рахунків-фактур.
Компанії, які пропонують рішення для автоматизації обробки платежів, включають:

Flow by Nanonets: Flow by Nanonets — це програмне забезпечення для автоматизації замовлення на купівлю, яке оптимізує весь процес закупівлі від створення замовлень на купівлю до затвердження рахунків-фактур для оплати. Flow by Nanonets автоматизує обробку платежів шляхом інтеграції з платіжними шлюзами, такими як PayPal, Stripe і Braintree, що дозволяє швидко й легко обробляти платежі. Програмне забезпечення також пропонує інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який дозволяє користувачам відстежувати статус платежу та переглядати історію платежів. Flow by Nanonets використовує алгоритми машинного навчання для збору даних із рахунків-фактур, зменшуючи потребу в ручному введенні даних і зменшуючи помилки. Крім того, Flow by Nanonets пропонує настроювані робочі процеси, які дозволяють користувачам налаштувати систему відповідно до їхніх конкретних бізнес-потреб. Посилання на сайт: https://www.nanonets.com/flow/

[Вбудоване вміст]

Coupa: Coupa — це хмарне програмне забезпечення для закупівель, яке автоматизує весь процес закупівель, від заявки до оплати. Coupa автоматизує обробку платежів шляхом інтеграції з платіжними шлюзами та системами ERP, що забезпечує безперебійну обробку платежів. Програмне забезпечення також пропонує інструменти аналізу витрат і звітності, які дозволяють користувачам отримати уявлення про свої моделі витрат і визначити області для економії. Крім того, Coupa пропонує інструменти керування постачальниками, які дозволяють користувачам керувати своїми постачальниками та відстежувати ефективність роботи постачальників. Посилання на сайт: https://www.coupa.com/
Procurify: Procurify — це хмарне програмне забезпечення для закупівель, яке оптимізує весь процес закупівель, від створення замовлень на купівлю до затвердження рахунків-фактур для оплати. Procurify автоматизує обробку платежів шляхом інтеграції з платіжними шлюзами та системами ERP, що дозволяє швидко й легко обробляти платежі. Програмне забезпечення також пропонує інструменти відстеження бюджету та аналізу витрат, які дозволяють користувачам отримати уявлення про свої моделі витрат і визначити області для економії. Крім того, Procurify пропонує інструменти керування постачальниками, які дозволяють користувачам керувати своїми постачальниками та відстежувати ефективність роботи постачальників. Посилання на сайт: https://www.procurify.com/

Наномережі для автоматизації замовлення

Nanonets OCR (оптичне розпізнавання символів) можна використовувати для автоматизації багатьох аспектів робочого процесу замовлення на придбання. Ось деякі конкретні області, де Nanonets OCR може допомогти з автоматизацією замовлення на купівлю:

Видобуток даних: Nanonets може допомогти отримати дані із замовлень на купівлю, такі як інформація про постачальника, номери рахунків-фактур, позиції, адреси доставки тощо.

Класифікація документів: Nanonets може допомогти класифікувати замовлення на купівлю на основі їх типу, наприклад стандартні замовлення на купівлю, термінові замовлення або загальні замовлення.

[Вбудоване вміст]

Перевірка: Наномережі можуть допомогти перевірити точність даних, отриманих із замовлень на купівлю, наприклад перевірити інформацію про постачальника або суми рахунків-фактур.

Маршрутизація затвердження: Nanonets може допомогти автоматизувати маршрутизацію замовлень на купівлю до відповідного затверджувача на основі попередньо визначених бізнес-правил.

Обробка винятків: Наномережі можуть допомогти виявити та позначити винятки, такі як відсутня інформація або незвичайні замовлення на купівлю для перевірки вручну.
Зіставлення замовлення на купівлю: Nanonets може допомогти зіставити замовлення на купівлю з рахунками-фактурами або документами про отримання, забезпечуючи точність і зменшуючи кількість помилок.

[Вбудоване вміст]

Автоматизований зв'язок: Наномережі можуть допомогти автоматизувати зв’язок між різними сторонами, залученими до процесу замовлення на купівлю, наприклад, надсилаючи нагадування тим, хто затверджує, або сповіщати постачальників про оновлення статусу замовлення.

Обробка платежів: Flow by Nanonets може автоматизувати обробку платежів після зіставлення рахунків-фактур. Ви можете налаштувати ручні або автоматичні умовні правила для затвердження файлів для ініціювання платежу за вибраним способом оплати.

[Вбудоване вміст]

Відстеження замовлення на покупку: Наномережі можуть допомогти відстежувати статус замовлень на купівлю протягом усього процесу закупівлі, забезпечуючи бачення виконання замовлення в реальному часі.
Відповідність контракту: Наномережі можуть допомогти переконатися, що замовлення на купівлю відповідають договірним зобов’язанням, таким як ціноутворення чи умови доставки.
Аудиторські сліди: Наномережі можуть допомогти створити журнал аудиту для кожного замовлення на купівлю, записуючи всю відповідну інформацію та зміни, внесені протягом процесу.

Це лише кілька прикладів багатьох способів, за допомогою яких Nanonets може допомогти автоматизувати замовлення на купівлю. Завдяки розширеним можливостям машинного навчання Nanonets може автоматизувати багато різних аспектів робочого процесу замовлення на придбання, заощаджуючи час і зменшуючи помилки для компаній будь-якого розміру.

[Вбудоване вміст]

Переваги автоматизації замовлення на купівлю

Автоматизація замовлень на купівлю забезпечує багато переваг для організацій, зокрема підвищення ефективності, точності, економії коштів і покращення відносин з постачальниками. Ось кілька прикладів цих переваг у реальному світі:

Покращена точність: шляхом автоматизації процесу оформлення замовлень на купівлю організації можуть зменшити кількість помилок, спричинених ручним введенням даних або помилками зв’язку. Наприклад, якщо постачальник отримує автоматизоване замовлення на купівлю, менше шансів неправильно прочитати замовлення або пропустити важливі деталі.
Економія витрат: Автоматизація замовлень на купівлю може допомогти організаціям заощадити гроші, зменшивши час і ресурси, необхідні для обробки замовлень. Наприклад, автоматизовані системи можуть зменшити потребу в ручній документообігу та телефонних дзвінках, що може заощадити час і гроші з точки зору персоналу та інших витрат.
Покращені відносини з постачальниками: Автоматизовані системи замовлення на купівлю можуть допомогти покращити комунікацію та співпрацю між організаціями та їхніми постачальниками. Наприклад, постачальники можуть отримувати замовлення швидше та легше, а організації можуть ефективніше відстежувати замовлення та доставку, що може допомогти побудувати міцніші відносини з постачальниками.
Підвищення ефективності: Автоматизовані системи замовлення на закупівлю можуть спростити весь процес закупівлі, від замовлення до виставлення рахунків і оплати. Наприклад, під час розміщення замовлення система може автоматично сформувати рахунок-фактуру, що може заощадити час і знизити ризик помилок.
Краще управління запасами: автоматизовані системи замовлень на купівлю можуть допомогти організаціям краще керувати своїми запасами, відстежуючи замовлення та доставку в режимі реального часу. Наприклад, якщо замовлення затримується, система може попередити організацію про потенційну нестачу запасів, дозволяючи їй вжити заходів, щоб уникнути дефіциту.

Загалом автоматизація замовлень на купівлю може допомогти організаціям заощадити час і гроші, підвищити точність і зміцнити відносини з постачальниками, що може позитивно вплинути на кінцевий результат.