Mọi người dễ mắc sai lầm. Trong kinh doanh, những sai lầm do quy trình thủ công gây ra rất khó kiểm soát, khiến các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô dễ bị lừa đảo. Gian lận trong các khoản phải trả (AP) là một mối quan tâm ngày càng tăng, với hơn 80% tổ chức đã trở thành con mồi của nó. Ngay cả những người khổng lồ như Google và Facebook từng là nạn nhân của vụ lừa đảo AP, mất hơn 100 triệu đô la.
Có một quy trình thanh toán tài khoản trơn tru và hiệu quả là rất quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp, tăng lợi nhuận, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu gian lận Chuyển từ quy trình thủ công sang quy trình AP tự động có thể giúp thanh toán đúng hạn và đúng nhà cung cấp. Với tự động hóa quy trình công việc phải trả, một công ty có thể tránh thanh toán trễ, thanh toán gian lận và xóa bỏ sự chậm trễ trong quá trình xử lý có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Mục lục
Quy trình làm việc AP thủ công so với tự động hóa quy trình làm việc AP
Quy trình làm việc là gì
Dòng công việc là một chuỗi các bước được thực hiện để hoàn thành một công việc từ đầu đến cuối. Trong quy trình xử lý tài khoản phải trả, trình tự bắt đầu là khi nhận được hóa đơn và kết thúc khi thanh toán được thực hiện.
Quy trình làm việc AP thủ công
Trong quy trình làm việc AP thủ công, bộ phận kế toán nhận các hóa đơn, được nhập vào hệ thống và được chuyển đến tay người có thẩm quyền ký duyệt. Khi nó được chấp thuận, séc được cắt và thanh toán được gửi đến các nhà cung cấp. Trong quy trình làm việc AP thủ công, khả năng xảy ra lỗi ở tất cả các giai đoạn từ việc nhập dữ liệu không chính xác đến việc phê duyệt bị mắc kẹt trên bàn của cơ quan ký.
Tài khoản phải trả tự động hóa quy trình làm việc
Sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR), dữ liệu từ hóa đơn giấy được ghi lại và cắm vào các trường trong hóa đơn kỹ thuật số. Phần mềm tự động hóa AP sẽ kiểm tra để đảm bảo tất cả dữ liệu được nhập khớp với đơn đặt hàng và biên lai bán hàng, do đó loại bỏ khả năng gian lận và nhầm lẫn. Nếu sai sót được phát hiện, nó sẽ được gắn cờ và chuyển đến người có liên quan để sửa chữa / xác minh. Sau khi hóa đơn được phê duyệt, hóa đơn sẽ được chuyển đến hệ thống kế toán hoặc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) của công ty, nhờ đó, thanh toán được thực hiện bằng điện tử hoặc séc được gửi đi.
Các giải pháp tự động hóa quy trình làm việc của các khoản phải trả thường dựa trên nền tảng đám mây. Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống tập trung và xem thông tin để biết được quy trình xuất hóa đơn đang ở giai đoạn nào.
Các bộ phận kế toán không còn cần phải theo đuổi các phê duyệt và khả năng hóa đơn bị kẹt trên bàn của ai đó được loại bỏ, tiết kiệm thời gian. Có thể dễ dàng tránh được những tắc nghẽn trong suốt quy trình làm việc. Việc đối sánh hóa đơn đảm bảo các lỗi và hành vi gian lận có thể được gắn cờ / giảm thiểu bằng tính năng tự động hóa quy trình làm việc của tài khoản phải trả.
So sánh giữa AP thủ công và quy trình làm việc AP tự động
Hoá đơn
Quy trình làm việc AP thủ công – Đội ngũ kế toán có thể thấy choáng ngợp với hàng trăm hóa đơn giấy cần được kiểm tra và nhập vào hệ thống, để lại nhiều chỗ sai sót.
Quy trình làm việc AP tự động – Hóa đơn giấy được chuyển đổi dễ dàng bằng công nghệ OCR, đội ngũ kế toán dễ dàng tìm kiếm.
lỗi
Quy trình làm việc AP thủ công – Sai sót trong việc nhập hoặc khớp dữ liệu dẫn đến thanh toán sai và thanh toán gian lận.
Quy trình làm việc AP tự động – Hóa đơn được tự động khớp với đơn đặt hàng và biên lai bán hàng và mọi sai lệch được phát hiện sẽ được chuyển hướng điện tử đến bộ phận hoặc cá nhân liên quan để xem xét và sửa chữa.
Giao tiếp
Quy trình làm việc AP thủ công – Các tổ kế toán phải đuổi xuống cơ quan có thẩm quyền ký duyệt để phê duyệt. Điều này có thể dẫn tới việc hóa đơn giấy bị thất lạc hoặc bị kẹt dưới đống giấy tờ
Quy trình làm việc AP tự động – Phê duyệt hóa đơn được tự động gửi đến các bộ phận liên quan. Lời nhắc cũng có thể được gửi nếu có sự chậm trễ hoặc nếu cần làm rõ.
Gian lận tài chính
Quy trình làm việc AP thủ công – Khả năng xảy ra lỗi do con người cao hơn trong việc nhập dữ liệu và đối chiếu hóa đơn. Kẻ lừa đảo có thể đánh cắp thông tin từ hóa đơn giấy và lập hóa đơn cho một công ty nhiều lần.
Quy trình làm việc AP tự động – Có thể phát hiện xu hướng dựa trên lịch sử trong quá khứ và phát hiện các hóa đơn trùng lặp. Tên nhà cung cấp, thông tin tài khoản, v.v. đều được xem xét và xác minh trước khi xử lý thanh toán.
Lợi ích của tự động hóa quy trình công việc phải trả
1. Ngăn chặn gian lận tài chính - AP hoặc gian lận nhà cung cấp trong các doanh nghiệp là một mối quan tâm gia tăng ảnh hưởng đến các công ty ở mọi quy mô. Trong quy trình thanh toán tài khoản thủ công, gian lận xảy ra khi, ví dụ: nhà cung cấp X gửi hóa đơn, nhưng nhà cung cấp X không tồn tại và thanh toán được thực hiện mà không xác minh, dẫn đến việc mất tiền vĩnh viễn. Thanh toán gian lận cũng có thể xảy ra do:
- Nhập dữ liệu sai
- Thanh toán sai
- Kiểm tra gian lận
Tuy nhiên, với tự động hóa quy trình công việc phải trả, có thể ngăn chặn gian lận bằng cách:
- Đối sánh 3 chiều của đơn đặt hàng và biên lai bán hàng với hóa đơn khi sử dụng OCR
- Phê duyệt hóa đơn tự động
- Đường lối đánh giá cho nhóm kế toán và kiểm toán viên tuân theo
2. Tránh thanh toán quá mức - Trong quy trình làm việc AP thủ công, có thể dễ dàng xảy ra lỗi trong việc kiểm tra các hóa đơn trùng lặp, nhập dữ liệu, xác minh nhà cung cấp và thay đổi nhà cung cấp. Tuy nhiên, với tự động hóa quy trình công việc phải trả, hệ thống tự động tập trung có thể loại bỏ những lỗi phổ biến này. Điều này giúp cho kế toán dễ dàng tránh được các khoản chi sai / trả thừa, và giữ lại dòng tiền cần thiết cho các hoạt động hàng ngày.
3. Quy trình kiểm toán được cải thiện - với quy trình xử lý tài khoản phải trả thủ công, các cuộc kiểm tra có thể mất hàng tuần hoặc hàng tháng, với nhóm kế toán phải thực hiện vô số công việc trên giấy tờ. Với hệ thống AP tự động, tất cả dữ liệu cần thiết cho quá trình đánh giá được tổ chức và lưu trữ ở một nơi, giúp việc đánh giá trở nên đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian.
4. Thanh toán kịp thời - Không thể tránh khỏi những sai sót do con người gây ra với quy trình xử lý tài khoản phải trả truyền thống. Hóa đơn bị bỏ sót dẫn đến việc thanh toán bị bỏ lỡ hoặc chậm trễ với các khoản phạt, điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và mối quan hệ với nhà cung cấp. Bằng cách chuyển sang quy trình tự động, các sai sót có thể được giảm thiểu với một hệ thống tập trung đảm bảo các hóa đơn được khớp, xác minh và phê duyệt trước khi thanh toán kịp thời.
5. Tăng khả năng sinh lời – Với hệ thống quy trình làm việc AP tự động, doanh nghiệp có thể thanh toán đúng hạn, từ đó tránh bị phạt. Khi thanh toán được thực hiện đúng hạn, nó có thể cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách xây dựng mối quan hệ tích cực. Điều này có thể dẫn đến khả năng giảm giá cho các đơn đặt hàng trong tương lai, trực tiếp tiết kiệm tiền cho công ty. Ngoài ra, với công nghệ OCR, các khoản thanh toán gian lận cũng có thể tránh được, giúp doanh thu được sử dụng chính xác khi cần thiết – để cải thiện các mục tiêu kinh doanh cốt lõi và tăng lợi nhuận.
6. Quy trình AP tập trung - Với tự động hóa AP, thông tin hóa đơn có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trung tâm. Điều này sẽ đảm bảo rằng các hóa đơn, đơn đặt hàng, phê duyệt và thông tin thanh toán có thể dễ dàng. Các nhóm kế toán không còn cần phải tìm kiếm tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến một đơn đặt hàng duy nhất, vì nó có thể được tìm thấy dễ dàng trong cơ sở dữ liệu tập trung, do đó tiết kiệm thời gian. Hơn nữa, một hệ thống tập trung giúp bất kỳ ai trong công ty dễ dàng kiểm tra trạng thái của hóa đơn / thanh toán.
7. Phê duyệt hóa đơn tự động - Trước khi thực hiện mua hàng, nó có thể cần chữ ký / sự chấp thuận của nhân viên / quản lý cấp cao. Một hệ thống AP tự động có thể được tùy chỉnh để đảm bảo rằng hóa đơn được chuyển đến bộ phận thích hợp, bằng kỹ thuật số, dựa trên thông tin đã nhập. Điều này giúp nhóm kế toán không phải đuổi theo cơ quan ký duyệt để phê duyệt, giảm bớt thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ phê duyệt bị thất lạc trong đống thủ tục giấy tờ.
8. Không cần nhập dữ liệu – Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn có thể là một công việc tẻ nhạt. Hóa đơn được in, gửi qua email hoặc fax có thể có tất cả các định dạng. Tùy thuộc vào số lượng nhà cung cấp và hóa đơn, việc này có thể rất tốn thời gian và có thể gây ra lỗi khi nhập dữ liệu. Bằng cách tự động hóa quy trình bằng OCR, phần mềm có thể trích xuất dữ liệu cần thiết và cắm vào bảng, bất kể định dạng được gửi đến. Điều này giúp loại bỏ lỗi của con người và lao động thủ công tốn kém/không hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ xử lý thanh toán.
9. Cải thiện tinh thần nhân viên – Hệ thống tự động tập trung giúp giải phóng thời gian, cho phép bộ phận kế toán của doanh nghiệp sử dụng và phát triển kỹ năng của họ tốt hơn. Không giống như quy trình làm việc AP thủ công, đòi hỏi nhân viên phải dành hàng giờ đồng hồ để theo dõi các thủ tục giấy tờ khác nhau, kiểm tra dữ liệu và xác minh đơn hàng/hóa đơn từ mỗi bộ phận.
10. Cải thiện điểm tín dụng kinh doanh – Việc thanh toán chậm cho nhà cung cấp không chỉ dẫn đến hình phạt. Lịch sử thanh toán có thể ảnh hưởng đến điểm tín dụng của doanh nghiệp. Có xếp hạng tín dụng tốt sẽ giúp ích khi cố gắng vay vốn kinh doanh, đăng ký thẻ tín dụng doanh nghiệp và thậm chí tìm nhà cung cấp mới. Xếp hạng tín dụng ảnh hưởng đến cơ hội tài trợ và cũng có thể ảnh hưởng đến việc đủ điều kiện nhận lãi suất thấp cho các khoản vay kinh doanh.
Làm thế nào để tự động hóa quy trình công việc phải trả tài khoản?
Bất cứ khi nào thực hiện bất kỳ thay đổi nào, tốt nhất bạn nên xem xét quy trình hiện tại và xác định các khu vực có vấn đề và kỳ vọng đối với hệ thống tự động mới. Các bước sau đây có thể giúp tối đa hóa lợi ích của quy trình AP tự động.
Đánh giá quy trình phải trả tài khoản vãng lai
Trước khi thay đổi sang hệ thống tự động, tốt nhất là đánh giá quy trình hiện tại để xác định các lĩnh vực mà công ty đang thua lỗ, có thể tiết kiệm thời gian và có thể loại bỏ sai sót. Ví dụ, lỗi của con người trong việc khớp các hóa đơn để mua hàng có phải là vấn đề nan giải nhất không? Sau khi xác định được lỗi của hệ thống hiện tại, việc thiết lập quy trình xử lý công việc AP tự động tùy chỉnh sẽ dễ dàng hơn, hiệu quả nhất trong việc đáp ứng các nhu cầu của công ty.
Nói chuyện với nhân viên
Việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang quy trình AP tự động có thể khó khăn ban đầu và có thể gặp phải sự phản kháng. Do đó, để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn, cách tốt nhất là nói chuyện với các nhân viên sẽ sử dụng hệ thống. Tìm ra những quy trình tốn thời gian, gây ra sự cố và tốn kém tiền bạc. Ngoài ra, hãy hỏi nhân viên những gì họ mong đợi từ quy trình làm việc AP tự động mới. Sự thẩm định được thực hiện trong các giai đoạn ban đầu sẽ giúp quá trình chuyển đổi dễ dàng được áp dụng và được sử dụng hiệu quả bởi nhóm kế toán / tài chính / AP.
Kỳ vọng về quy trình làm việc AP mới
Để chọn giải pháp thanh toán các khoản phải trả tự động tốt nhất, việc xác định các mục tiêu là rất quan trọng. Hệ thống mới chủ yếu cần thiết để cải thiện quy trình làm việc hiện tại, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, loại bỏ lỗi hoặc phát hiện gian lận?
Chọn phần mềm tốt nhất cho công ty
Sau khi điều tra quy trình AP hiện tại và xác định khu vực nào cần cải tiến nhất, việc lựa chọn phần mềm phù hợp trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, nếu kiểm tra thủ công hóa đơn mua hàng hoặc hóa đơn bán hàng là lĩnh vực gây ra nhiều sai sót nhất và do đó, việc chọn một phần mềm vượt trội trong việc khớp dữ liệu hóa đơn sẽ là lựa chọn đúng đắn.
Loại bỏ việc sử dụng giấy
Bằng cách chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, việc thanh toán gian lận, nhầm lẫn và chậm trễ có thể được giảm thiểu / tránh được. Ví dụ: nếu phê duyệt đơn hàng là lĩnh vực thường xuyên xảy ra tắc nghẽn, hệ thống AP tự động mới có thể được thiết kế để tự động chuyển hóa đơn đến đúng người / bộ phận. Bằng cách này, nó có thể được chấp thuận ngay sau khi nó được gửi. Hơn nữa, mỗi người có liên quan có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống tập trung để biết việc mua hàng đang ở giai đoạn nào. Ví dụ: nếu phê duyệt đã được xóa, hàng hóa / dịch vụ đã đặt hàng, hóa đơn đã thanh toán, v.v.
Bằng cách giảm việc sử dụng giấy, hóa đơn sẽ không bị thất lạc hoặc bị kẹt trên bàn của ai đó.
Kết luận
Thực hiện mức độ kiểm soát phù hợp trong kinh doanh có thể ảnh hưởng đến tăng trưởng và lợi nhuận. Bằng cách áp dụng tự động hóa quy trình làm việc của các tài khoản phải trả, các công ty có thể dễ dàng theo dõi các hóa đơn, thanh toán, phê duyệt, v.v. từ một hệ thống tập trung. Điều này cung cấp một mức độ kiểm soát mà hóa đơn giấy không thể thực hiện được, có nghĩa là dòng tiền có thể được theo dõi dễ dàng, các mô hình chi tiêu được phân tích và giảm chi tiêu vượt mức, do đó tăng lợi nhuận.
Nguồn: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
- &
- truy cập
- Tài khoản
- Kế toán
- Tất cả
- KHU VỰC
- kiểm toán
- ủy quyền
- Tự động
- Tự động hóa
- BEST
- Xây dựng
- kinh doanh
- các doanh nghiệp
- tiền mặt
- dòng tiền
- Nguyên nhân
- tỷ lệ cược
- thay đổi
- nhận dạng nhân vật
- đuổi theo
- kiểm tra
- Séc
- Chung
- Giao tiếp
- Các công ty
- công ty
- Chi phí
- tín dụng
- thẻ tín dụng
- Current
- dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu
- sự chậm trễ
- phát triển
- kỹ thuật số
- siêng năng
- Hiệu quả
- nhân viên
- kết thúc
- Doanh nghiệp
- vv
- Lĩnh vực
- tài chính
- dòng chảy
- định dạng
- gian lận
- tài trợ
- tương lai
- tốt
- Phát triển
- Tăng trưởng
- lịch sử
- HTTPS
- Hàng trăm
- Va chạm
- Tăng lên
- Thông tin
- thông tin
- quan tâm
- Lãi suất
- IT
- Người lao động
- dẫn
- Cấp
- cho vay
- Các khoản cho vay
- Làm
- triệu
- tiền
- tháng
- tên
- OCR
- Hoạt động
- Cơ hội
- nhận dạng ký tự quang học
- gọi món
- đơn đặt hàng
- Giấy
- thanh toán
- xử lý thanh toán
- thanh toán
- lập kế hoạch
- Đã cắm
- lợi nhuận
- mua
- Giá
- xếp hạng
- giảm
- Mối quan hệ
- tài nguyên
- Kết quả
- doanh thu
- xem xét
- Nguy cơ
- Route
- bán hàng
- tiết kiệm
- Tìm kiếm
- định
- kỹ năng
- Phần mềm
- Giải pháp
- tiêu
- Chi
- Traineeship
- Bắt đầu
- Trạng thái
- trình
- hệ thống
- Công nghệ
- thời gian
- theo dõi
- Theo dõi
- Xu hướng
- nhà cung cấp
- Xác minh
- Xem
- Dễ bị tổn thương
- CHÚNG TÔI LÀ
- ở trong
- quy trình làm việc
- quy trình làm việc tự động hóa
- X