Bạn có biết rằng phần lớn các doanh nghiệp nhỏ thậm chí không bận tâm đến việc lập ngân sách? Đó là sự thật, như các số liệu thống kê cho thấy. Do đó, họ bị thiếu giám sát tài chính; không lập kế hoạch ngân sách, bạn không biết mọi thứ diễn ra như thế nào trong tổ chức của mình.
Để bắt đầu lập kế hoạch ngân sách, trước tiên, bạn cần biết rằng có một số loại ngân sách. Sau đó, bạn sẽ thấy sự khác biệt giữa chúng. Những loại ngân sách để sử dụng và khi nào? Có bất kỳ ví dụ nào minh họa và giải thích rõ hơn về cách sử dụng của chúng không? Thật vậy, có, nhưng điều đầu tiên trước tiên.
10 loại ngân sách kinh doanh dành cho doanh nghiệp trưởng thành và doanh nghiệp khởi nghiệp
Lưu chuyển tiền
Tiền mặt dường như luôn là một trong những phương tiện ngân sách chính được lưu hành. Đó là lý do tại sao việc dự báo thời gian và cách thức tiền mặt sẽ đến và đi khỏi doanh nghiệp của bạn là điều cần thiết. Ngân sách bằng tiền mặt thường được chỉ định dựa trên dự đoán doanh số bán hàng và trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như trong năm tài chính. Loại ngân sách này bao gồm các yếu tố liên quan khác nhau, bao gồm các khoản phải trả và các khoản phải thu, để xác định liệu một công ty có đủ tiền mặt để bắt đầu một liên doanh mới hay không.
Ngoài ra, loại ngân sách này được chủ sở hữu doanh nghiệp sử dụng để đưa ra quyết định đầu tư. Ví dụ: một công ty hậu cần có thể sử dụng nó để dự đoán liệu bây giờ có hợp lý để đầu tư vào thiết bị mới hay tiếp tục hoạt động như hiện tại vì họ đã chi quá nhiều tiền cho một số hoạt động của quý trước. Thông thường, các tổ chức thực hiện các khoản đầu tư lớn như vậy sau khi đã thanh toán các chi phí “đòi hỏi tiền mặt” khác, chẳng hạn như an sinh xã hội và (hoặc) từ thiện, và có thể cần thêm nguồn tài trợ, dưới bất kỳ hình thức nào, dưới hình thức cho vay với các điều khoản hoàn trả thuận lợi.
Hoạt động
Các chủ doanh nghiệp thường sử dụng mô hình này để ước tính lợi nhuận và chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể. Mô hình bao gồm các yếu tố khác nhau để xem xét ngay lập tức, bao gồm lao động, sản xuất, quản lý, chi phí chung và các chi phí khác. Tài sản hoạt động có thể được phân tích hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc trên một số cơ sở khác, tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh. Khi được thực hiện thường xuyên, phân tích này sẽ giúp xác định tiền đang “cạn kiệt” ở đâu, nghĩa là tiền có thể bị chi tiêu quá mức.
Các tổ chức thường chuẩn bị báo cáo ngân sách hoạt động vào đầu năm. Sau đó, so sánh ngân sách hoạt động, dự kiến với ngân sách thực tế của họ trong suốt cả năm để xem họ đang ở đâu trong hành trình đạt được các mục tiêu đã đặt ra, xác định xem họ đang thất bại ở đâu và những gì có thể khắc phục trong những trường hợp này. Nói cách khác, báo cáo ngân sách hoạt động giúp hiểu được liệu ngân sách hiện tại có được chi tiêu theo kế hoạch ban đầu hay không.
Tài chính
Ngân sách tài chính là một bảng cân đối kế toán phản ánh chiến lược của tổ chức trong việc quản lý tài chính, bao gồm cả lợi nhuận và chi phí. Tài liệu cung cấp một sự hiểu biết chung về cách công ty chi tiền, cách nó tương quan với doanh thu và giúp lập kế hoạch vốn cho các nhu cầu ngắn hạn và dài hạn.
Ngoài ra, ngân sách tài chính hiện tại cho thấy mức độ ổn định của công ty; ngân sách tích cực cho thấy một tổ chức lành mạnh và ngân sách tiêu cực cho thấy một số vấn đề nhất định. Người ta có thể sử dụng ngân sách tài chính trong M&A, IPO hoặc khi tìm kiếm các khoản đầu tư.
Bán hàng
Ngân sách bán hàng giúp dự báo doanh số bán hàng về số lượng hoặc giá trị dựa trên hoạt động của tổ chức. Ví dụ: khi tổ chức sản xuất thiết bị để bán, nên thực hiện các phép đo theo số lượng. Hoặc, nếu nó sản xuất hàng hóa tiện lợi, thì giá trị kinh doanh phải là phương tiện đo lường.
Dự báo doanh số bán hàng không chính xác hoặc sự vắng mặt của nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, chủ yếu là sự sẵn có của nguyên vật liệu, vì nó sẽ không được ước tính chính xác (nếu được ước tính).
Sản lượng
Dựa trên ngân sách bán hàng, ngân sách sản phẩm có thể được chuẩn bị. Trong số các khía cạnh khác được xem xét là mức tồn kho của tổ chức và chương trình sản xuất. Thông thường, loại ngân sách này được sử dụng để xác định chi phí sản xuất ảnh hưởng đến giá của sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên, mọi tổ chức đều có loại ngân sách sản xuất riêng.
Để thuận tiện, các chủ doanh nghiệp chia ngân sách sản xuất thành các mặt hàng được sản xuất mỗi tháng, bao gồm các ước tính về nhu cầu có thể được tạo ra. Vấn đề là liên tục điều chỉnh ngân sách sản xuất theo các điều kiện thị trường không ổn định, tức là khi doanh số và nhu cầu tăng hoặc giảm.
Chi phí chung
Loại ngân sách này bao gồm tất cả các chi phí sản xuất liên quan trong một khoảng thời gian cụ thể. Những chi phí này bao gồm lao động, chi phí trực tiếp và gián tiếp, và tất cả các chi phí liên quan khác. Về bản chất, đây là tập hợp tất cả các chi phí chung của tổ chức. Thông thường, một bộ phận được chỉ định chuẩn bị một tài liệu ngân sách chung để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.
Nhân viên
Ngân sách nhân sự là chi phí nhân viên của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Nó bao gồm cấp bậc của công nhân, giờ lao động và các chi phí liên quan khác. Không có gì bí mật rằng hiệu quả của bất kỳ hoạt động nào phụ thuộc vào mức độ trả công của nhân viên, vì vậy ngân sách cá nhân là một trong những loại ngân sách quan trọng.
Cụ thể, ngân sách nhân sự giúp xác định “điểm yếu” trong sản xuất, nghĩa là cần bao nhiêu công nhân để tăng mức sản xuất và từ đó lập kế hoạch ngân sách nhân sự cho những nhân viên này cho phù hợp. Hoặc, tổ chức cần những nhân viên cụ thể trong một thời gian hoặc mùa cụ thể – một lần nữa, ngân sách nhân sự phải được lập kế hoạch.
Ngân sách nhân sự giúp xác định những kỹ năng và mức độ kinh nghiệm bạn có thể chi trả với ngân sách hiện tại để đạt được các mục tiêu đã đề ra và sau đó lên kế hoạch trả lương cho những nhân viên này.
Marketing
Loại ngân sách hoàn toàn được lên kế hoạch và phân bổ trong bộ phận tiếp thị của tổ chức. Nó bao gồm tất cả các hoạt động quảng cáo và tiếp thị hỗ trợ nhóm bán hàng tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng và bán hàng hơn.
Dựa trên ngân sách tiếp thị, bộ phận lên kế hoạch cho một số sự kiện tiếp thị nhất định và các hoạt động khác để thực hiện trong năm tài chính tiếp theo.
đã sửa
Ngân sách cố định bao gồm doanh thu và chi phí không thay đổi trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm chi phí nhà kho, chi phí cung cấp, chi phí bảo trì, v.v. Ngân sách này không thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như khối lượng bán hàng hoặc những thay đổi trong tổ chức. Nó thuận tiện cho việc thiết lập các mục tiêu không phụ thuộc vào tiền bạc. Thông thường, các cơ sở giáo dục, tổ chức phi chính phủ và cơ quan chính phủ sử dụng ngân sách cố định để phân bổ cho các hoạt động nhất định.
Bậc thầy
Cuối cùng, ngân sách tổng thể bao gồm tất cả các ngân sách của công ty bổ sung cho hình ảnh tài chính đầy đủ của nó. Ngân sách của tất cả các bộ phận đóng góp vào ngân sách tổng thể. Bằng cách này, ngân sách tổng thể thiết lập và duy trì mối quan hệ giữa các bộ phận. Và tổ chức càng lớn thì loại ngân sách này càng được coi trọng.
Ví dụ: tổ chức lớn và có nhiều bộ phận và thậm chí cả chi nhánh. Trong trường hợp này, ngân sách tổng thể được tạo ở mức cao cho nhóm quản lý của tổ chức để dự báo lợi nhuận và chi phí cho năm tài chính sắp tới. Lợi nhuận được chia cho các khoảng thời gian bằng nhau cụ thể, chẳng hạn như tháng hoặc quý. Hơn nữa, loại ngân sách này giúp xem mức độ sinh lợi của một bộ phận cụ thể.
Mặt khác, các tổ chức nhỏ hơn có thể tạo ngân sách tổng thể dưới dạng bảng tính hoặc thay thế nó bằng các giải pháp phần mềm để lập ngân sách nhằm ngăn chặn hoặc ít nhất là giảm thiểu sai sót.
Kết luận
Ngân sách xác định lộ trình của bạn. Nó giúp bạn dự đoán dòng tiền của mình và phát hiện các khu vực cần cải thiện. Thành công là công việc không ngừng nghỉ đòi hỏi bạn phải đầu tư nhiều thời gian và công sức vào việc lập kế hoạch và lập ngân sách. Lập kế hoạch ngân sách là một cách tốt để đánh giá hiệu suất hiện tại của bạn, xem bạn đang ở đâu và bạn đạt được mục tiêu của mình tốt như thế nào.
Nếu bạn chưa quen với việc lập kế hoạch ngân sách, không có số liệu “hiệu suất trong quá khứ” để dựa vào, hãy nhìn vào đối thủ cạnh tranh của bạn; bạn có thể nhận được những hiểu biết sâu sắc từ kinh nghiệm của họ. Ngoài ra, hãy đảm bảo tìm hiểu và hiểu các thành phần của ngân sách. Với tất cả những dữ liệu này, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để tạo ngân sách đầu tiên tốt như một khởi đầu thuận lợi cho các dự án kinh doanh của mình.
