Việc triển khai công nghệ tài chính mới vào doanh nghiệp của bạn có thể mang lại lợi ích to lớn, với khả năng tự động hóa và xử lý xuyên suốt giúp tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao hơn bằng cách loại bỏ trùng lặp, giảm rủi ro và giải phóng tài nguyên. Ngược lại, một dự án được quản lý kém có thể khiến các công ty phải trả giá đắt, không chỉ về mặt tiền tệ mà còn về mặt uy tín.
Orla Fourie đưa ra các mẹo hàng đầu của mình để đảm bảo thành công khi triển khai fintech, dựa trên hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành về phân phối và triển khai khách hàng.
1. Biết thế nào là thành công
Trước khi bạn bắt đầu một dự án triển khai, việc xác định thành công nghĩa là gì và thành công đó sẽ được đo lường như thế nào khi kết thúc dự án là rất quan trọng.
Thước đo rõ ràng nhất là liệu một sản phẩm chất lượng có được giao đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách hay không. Mặc dù chỉ định khung thời gian giao hàng, ngân sách và sau đó xem xét chúng trên cơ sở liên tục là rất quan trọng, nhưng đó chỉ là một phần thành công của dự án. Bạn cũng cần đo lường tác động tổng thể của dự án và giá trị lâu dài mà nó mang lại.
Xác định rõ ràng phạm vi dự án cần thiết để đáp ứng trường hợp kinh doanh ngay từ đầu và thống nhất về các ưu tiên và kết quả trong toàn bộ doanh nghiệp cũng như với các nhà cung cấp, chuyên gia tư vấn và các bên liên quan khác sẽ giúp tối đa hóa giá trị thu được.
2. Lên kế hoạch cho sự thất bại
Các dự án tiếp tục thất bại khi các tổ chức tài chính gấp rút thực hiện giai đoạn lập kế hoạch với mục đích hoàn thành việc triển khai nhanh hơn, đồng thời rời khỏi hệ thống cũ nhanh hơn. Ngược lại, dành thời gian trước để lập kế hoạch hợp lý gần như chắc chắn sẽ mang lại lợi ích trong thời gian dài, ít mất thời gian hơn để khắc phục sự cố và xử lý tất cả những điều chưa biết không được xác định trước.
Việc xem xét cẩn thận thành phần của đội giao hàng là rất quan trọng. Một nhóm giàu kinh nghiệm, có hiểu biết sâu sắc về ngành nói chung và doanh nghiệp nói riêng, có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Những người phù hợp sẽ cung cấp thông tin chi tiết và bài học từ những thách thức và vấn đề đã gặp phải trước đây cũng như nhận thức về những việc không nên làm, điều này cũng quan trọng để mang lại một triển khai thành công cũng như biết những gì cần phải làm.
Một phần của quy trình lập kế hoạch có thể là tiến hành khám nghiệm tử thi để xem xét khả năng thất bại của dự án. Phương pháp đánh giá rủi ro trước khi chết được phát triển bởi nhà tâm lý học người Mỹ Gary Klein, sử dụng nghiên cứu của Đại học Pennsylvania, Đại học Cornell và Đại học Colorado. Nó phát hiện ra rằng việc sử dụng nhận thức muộn trong tương lai nơi bạn tưởng tượng một sự kiện trong tương lai đã xảy ra có thể cải thiện khả năng xác định chính xác lý do dẫn đến kết quả trong tương lai lên 30%(1).
Lúc đầu, bạn có thể cảm thấy không thoải mái khi yêu cầu nhóm của mình ở giai đoạn lập kế hoạch tưởng tượng việc triển khai đã thất bại và yêu cầu họ liệt kê tất cả các lý do có thể khiến điều này xảy ra. Tuy nhiên, thực hiện phương pháp thay thế này có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi quá trình chuyển đổi sang một hệ thống mới bắt đầu. Nó tạo cơ hội làm nổi bật những điểm yếu có thể có trong chiến lược của bạn mà đánh giá rủi ro chung có thể không phát hiện ra, đồng thời khuyến khích nhận thức rõ hơn về các vấn đề có thể xảy ra trong dự án, giúp phát hiện và giải quyết chúng ở giai đoạn sớm hơn.
3. Nhằm mục đích cải tiến liên tục
Thực hiện là một kỷ luật có thể được cải thiện theo thời gian. Bằng cách áp dụng phương pháp lặp đi lặp lại, các nhóm có thể xác định các lĩnh vực giá trị chính và chia quá trình phát triển thành các chuỗi chu kỳ lặp lại tập trung vào một lĩnh vực tại một thời điểm. Sau đó, có thể thử nghiệm các thay đổi, thử nghiệm và tinh chỉnh từng bước phát triển trước khi đưa vào chu kỳ tiếp theo, xây dựng và củng cố công nghệ một cách có hệ thống với mỗi lần lặp lại. Điều quan trọng là cung cấp khả năng đánh giá giá trị cho doanh nghiệp ở mỗi lần lặp lại để đảm bảo tiến tới bước tiếp theo là ưu tiên hàng đầu so với các hoạt động đã lên kế hoạch khác.
Kiểu phân phối dự án này khuyến khích sự tham gia thường xuyên với các bên liên quan, đảm bảo các vấn đề được làm nổi bật và giải quyết càng sớm càng tốt trong quy trình, đồng thời chứng minh lợi ích liên tục được phân phối theo từng bước.
4. Hiểu đúng về văn hóa
Tất cả quá trình triển khai đều gặp phải những thách thức và sự kiện không lường trước được và cách quản lý những sự kiện này có tác động rất lớn đến thành công chung của quá trình triển khai. Xác định vai trò và trách nhiệm ngay từ đầu và thành lập các nhóm nhỏ, có hàng rào bao quanh với các cấp thẩm quyền, nguồn lực, cơ sở hạ tầng và hỗ trợ dự phòng phù hợp là chìa khóa.
Việc triển khai thành công không chỉ là kết quả của việc triển khai do nhóm phân phối thực hiện. Các dự án thường bị đình trệ do thiếu khả năng hiển thị đối với những người không tham gia trực tiếp vào dự án, điều này có thể tạo ra rào cản để hoạt động hiệu quả, đồng thời giảm thiểu khả năng tiếp cận hệ thống và thông tin. Thực hiện một phương pháp tư vấn và hợp tác bao gồm mọi người trong toàn doanh nghiệp từ những người ra quyết định đến người dùng cuối là rất quan trọng. Đồng ý về cơ chế báo cáo rõ ràng và thường xuyên, quy trình leo thang và mô hình quản trị ngay từ đầu dự án. Quyền truy cập kịp thời vào nhân viên cấp cao và sự tham gia của người dùng doanh nghiệp cá nhân cần phải được xác nhận cả ở cơ hội sớm nhất và trong suốt dự án để đảm bảo các bên liên quan cảm thấy gắn bó.
Tạo ra một nền văn hóa trung thực, cởi mở và hợp tác có nghĩa là không có bất ngờ nào xảy ra khi dự án tiến triển và mọi người tham gia sẽ tập trung vào việc xoa dịu mọi vấn đề khi chúng phát sinh.
5. Sẵn sàng phát trực tiếp
Một thập kỷ trước, thử nghiệm được hoàn thành khi kết thúc quá trình triển khai, thường tạo ra các sự cố không mong muốn vào cuối vòng đời dự án trong khi đồng hồ điểm đến ngày triển khai. Bằng cách chuyển sang cách tiếp cận lặp lại, thử nghiệm có thể được hoàn thành ở từng giai đoạn phát triển, với sự tham gia của người dùng cuối để xác định và giải quyết các vấn đề sớm hơn trong quy trình, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án đều hoạt động bình thường khi đến lúc. phóng.
Nếu dữ liệu được chuyển giữa các hệ thống như một phần của quy trình, thì điều quan trọng là phải thành lập các nhóm chuyển đổi và làm sạch dữ liệu chuyên dụng để thực hiện việc quản lý dữ liệu liên tục dẫn đến quá trình di chuyển. Một kế hoạch phân phối từ đầu đến cuối bao gồm chạy khô và diễn tập trang phục với cách tiếp cận đi/không đi là điều cần thiết.
Đến giai đoạn này của quy trình, sau khi lập kế hoạch chặt chẽ, cộng tác nhóm và các hoạt động cải tiến liên tục, quá trình triển khai sẽ sẵn sàng đi vào hoạt động.
