Mẹo quản lý tiền mặt để sống sót sau đại dịch!

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Tiền mặt là Vua!

Nếu bạn không nhận ra rằng trước đại dịch, trong cuộc sống cá nhân hoặc tại công ty của bạn, thì giờ đây chắc chắn sẽ có nhiều người hiểu câu ngạn ngữ này hơn. Tiền mặt là vua!

Không có tiền mặt, bạn không thể điều hành gia đình và bạn không thể duy trì hoạt động kinh doanh của mình.

Đại dịch đã khiến điều này trở thành mối lo ngại thực sự đối với mọi người. Các doanh nghiệp bị khóa nên họ không thể tạo ra doanh thu để trang trải chi phí. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã sa thải nhân viên, thậm chí là tạm thời, để cắt giảm chi phí. Và một số lượng kỷ lục người đã mất việc, ngay cả khi tạm thời, và do đó họ thậm chí không thể thanh toán các hóa đơn của mình.

Bất chấp rất nhiều gói hỗ trợ của chính phủ, các doanh nghiệp cũng như cá nhân vẫn cần được trợ giúp về cách quản lý mạnh mẽ dòng tiền của mình chỉ để sống sót sau đại dịch này.

Một số mẹo quản lý tiền mặt để giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền của họ vào thời điểm quan trọng này là gì?

Thực tế phũ phàng

Các biện pháp giãn cách xã hội và phong tỏa đã khiến nhiều doanh nghiệp và ngành công nghiệp phải đóng cửa. Đối với những doanh nghiệp tiếp tục hoạt động, nhiều doanh nghiệp chỉ đang tập tễnh, chỉ có thể cung cấp các dịch vụ hạn chế và chỉ vận chuyển một số lượng hàng hóa nhỏ hơn thông qua các kênh thương mại điện tử.

Khi tác động của đại dịch ngày càng rõ ràng, thị trường chứng khoán sụp đổ trước dự đoán các công ty sẽ phải đối mặt với doanh thu giảm mạnh, thua lỗ lớn và thậm chí có thể phá sản. Một trong những chỉ số lớn nhất về quy mô tác động là tỷ lệ thất nghiệp. Riêng ở Mỹ người ta ước tính rằng 30 triệu người Mỹ sẽ nộp đơn xin thất nghiệp trong thời gian 6 tuần. Đó là những tác động chưa từng có trong lịch sử.

Bên cạnh vấn đề sức khỏe, vấn đề tiềm ẩn đối với các cá nhân và doanh nghiệp là dòng tiền. Dù ở nhà hay tại nơi làm việc, nếu không có tiền mặt vào thì sẽ bị hạn chế hoặc không có khả năng thanh toán các hóa đơn tiếp tục đổ vào. Theo marketwatch.com số người Mỹ đang sống bằng séc trả lương là từ 50% số người kiếm được dưới 50,000 đô la mỗi năm đến 74% tổng số người lao động. Bài báo tương tự nói rằng 3 trong 10 người lớn hoàn toàn không có khoản tiết kiệm khẩn cấp nào cả.

Các doanh nghiệp cũng gặp vấn đề tương tự. Không có doanh thu hoặc doanh thu bị cắt giảm nghiêm trọng, nhiều doanh nghiệp không có sẵn tiền dự trữ để sống sót sau đại dịch, ít nhất là ở tình trạng hiện tại. Họ có thể mất khả năng thanh toán hoặc ít nhất phải thay đổi cơ bản mô hình kinh doanh của mình. Có một điều chắc chắn: số vụ phá sản sẽ ngày càng tăng do các công ty không có đủ tiền mặt để tồn tại.

Mặc dù không liên quan đến đại dịch, lễ rửa tội đầu tiên của tôi bằng lửa kinh nghiệm quản lý tiền mặt trong kinh doanh xuất hiện sau khi chúng tôi mua lại một công ty. Giám đốc tài chính thông báo với tôi rằng công ty mới được mua lại, được công ty mẹ nắm giữ chặt chẽ, không có đủ tiền mặt. Chúng tôi phải đưa ra quyết định ngay lập tức: trả lương cho nhân viên hoặc trả tiền cho nhà cung cấp; chúng tôi không có đủ tiền mặt để làm cả hai việc đó trong thời gian ngắn. Loại quyết định Catch-22 đó và tất cả các hành động tiếp theo thực sự khiến bạn đánh giá cao tầm quan trọng của việc quản lý tiền mặt.

Đó là sự thật phũ phàng.

Vậy một số mẹo quản lý tiền mặt mà doanh nghiệp có thể thực hiện để quản lý vị thế tiền mặt của mình hiệu quả hơn nhằm vượt qua đại dịch là gì?

Mẹo quản lý tiền mặt

Để quản lý dòng tiền, bạn phải xem xét rằng có hai đòn bẩy cơ bản cần được quản lý. Đầu tiên, bạn phải quản lý dòng tiền vào công ty của mình và thứ hai bạn phải quản lý dòng tiền ra khỏi công ty.

Trong mỗi luồng trong số hai luồng này, cần có một số lượng nhỏ các quy trình hoặc số liệu kinh doanh có tác động cao mà bạn cần giải quyết một cách tổng thể để thực hiện những cải thiện có ý nghĩa và đáng kể về tình hình tiền mặt của bạn.

Đây là một cấu trúc đơn giản nhưng nó giúp mô tả loại hành động bạn cần thực hiện. Đơn giản hóa cách tiếp cận tổng thể có thể giúp phân tích vấn đề thành các phần dễ quản lý hơn. Nếu bạn đang tìm cách cải thiện hàng tá quy trình và số liệu, bạn sẽ gặp khó khăn.

Bạn phải xác định một số lượng tương đối nhỏ các đòn bẩy số liệu và quy trình có tác động cao. Những khác nhau này đòn bẩy cũng có thể yêu cầu các tổ chức khác nhau và các lĩnh vực chuyên môn khác nhau xác định, thực hiện và theo dõi các hành động khác nhau được yêu cầu bên dưới.

Quản lý dòng tiền vào

Nếu bạn không có tiền vào công ty, đồng thời tiền lại rời khỏi công ty của bạn, hầu hết các công ty sẽ hết tiền rất nhanh.

Việc xem xét đầu tiên là tạo ra doanh thu. Với các biện pháp ngăn chặn đại dịch Corona, nhiều doanh nghiệp đã bị gián đoạn nghiêm trọng nếu không muốn nói là đóng cửa hoàn toàn. Nếu doanh nghiệp của bạn không được coi là thiết yếu, bạn có thể gặp rắc rối thực sự cho đến khi các hạn chế hoạt động được nới lỏng.

Một số công ty đang tìm cách tự đổi mới để tạo ra một số doanh thu, nếu không muốn nói là tăng thêm doanh thu. Các nhà máy chưng cất đang sản xuất nước rửa tay. Các nhà sản xuất đang chế tạo các bộ phận của máy thở, nếu không muốn nói là toàn bộ. Các nhà sản xuất quần áo đang sản xuất khẩu trang, áo choàng, tấm che mặt và các thiết bị bảo hộ cá nhân y tế (PPE) khác. Các hãng hàng không đang chuyển đổi máy bay chở khách thành máy bay chở hàng. Và các nhà hàng đang bán nguyên liệu và bộ dụng cụ ăn uống chứ không chỉ bán những bữa ăn hoàn chỉnh.

Các công ty khác đang thay đổi chiến lược kênh của họ. Nếu khách hàng không thể đến cơ sở của bạn để mua hàng hóa và dịch vụ, bạn cần phải điều chỉnh. Sự cân nhắc rõ ràng là việc thâm nhập hoặc mở rộng sự hiện diện thương mại điện tử trực tuyến của bạn. Khách hàng vẫn có thể mua sản phẩm của bạn trực tuyến.

Tùy chọn giao hàng để giao sản phẩm cho khách hàng của bạn cũng có thể thay đổi. Các nhà hàng đang sử dụng dịch vụ lái xe qua hoặc nhận hoặc giao hàng tại địa phương. Các cửa hàng khác cho phép bạn đặt hàng trực tuyến hoặc qua điện thoại để nhận hoặc giao hàng. Khoảng cách xã hội vẫn có thể được duy trì, bảo vệ nhân viên và khách hàng của bạn, trong khi bạn vẫn tiến hành kinh doanh với nhiều kênh phân phối khác nhau.

Các công ty cũng phải xem xét các lựa chọn về giá cả và chiết khấu. Nếu bạn có hàng hóa thành phẩm trong kho, nằm im trên kệ trong kho, tốt nhất bạn nên bán những hàng hóa đó với mức lãi thấp hơn để tạo doanh thu.

Bạn cũng có thể có những nguyên liệu thô hoặc linh kiện chưa sử dụng trong kho mà bạn không thể chuyển đổi thành thành phẩm trong thời gian ngắn. Có lẽ sẽ có những khách hàng mua những nguyên liệu thô đó, ngay cả khi họ là nhà cung cấp mà bạn mua chúng, họ sẽ sẵn sàng lấy những hàng hóa này khỏi tay bạn. Nếu vậy thì đó là một luồng tạo tiền khác.

Ngoài ra, bạn có thể phải suy nghĩ lại và xác định lại mô hình kinh doanh của mình. Chúng tôi không biết các hạn chế về đại dịch sẽ kéo dài bao lâu hoặc liệu chúng có được khôi phục hay không nếu có đợt vi rút thứ hai hoặc thứ ba. Trải nghiệm đại dịch có thể khiến chúng trở thành một điều bình thường mới đối với cuộc sống cá nhân và công việc kinh doanh của chúng ta. Việc xem xét lại mô hình kinh doanh của bạn để làm cho mô hình trở nên linh hoạt hơn và có khả năng chống chọi tốt hơn với những gián đoạn trong tương lai sẽ giúp đảm bảo dòng doanh thu liên tục và khả năng thanh toán tốt hơn.

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn, bạn cũng có thể phải quản lý các khoản phải thu. Khách hàng của bạn cũng sẽ chịu áp lực về tiền mặt và họ sẽ ít có khả năng, nếu không muốn nói là không thể thanh toán hóa đơn của bạn. Việc họ không có khả năng thanh toán cho bạn những hàng hóa và dịch vụ mà bạn đã giao sẽ khiến bạn rơi vào tình thế phải chịu chi phí nhưng không được bồi thường tương xứng.

trên màn hình Những tài khoản có thể nhận được đội sẽ đi trên một sợi dây nào đó. Họ cần phải tích cực hơn một chút trong việc thúc đẩy khách hàng của bạn thanh toán. Nhưng nếu họ quá hung hăng, họ có thể đẩy khách hàng của bạn và nguồn doanh thu trong tương lai của bạn từ họ vào tình thế nguy hiểm. Nhưng bạn cần tiền mặt của mình nên sự khéo léo và ngoại giao, cùng với chiến lược A/R được cân nhắc kỹ lưỡng, là cần thiết trong những thời điểm thử thách này.

Trong khi tìm cách tạo thêm doanh thu cho dòng tiền vào, các lựa chọn khác của bạn bao gồm tìm kiếm nguồn tiền mặt, ngay cả khi đây chỉ là biện pháp cắt lỗ ngắn hạn. Điều này có thể đến dưới hình thức cho vay hoặc hạn mức tín dụng hấp dẫn hơn với mức lãi suất thấp hiện nay. Các chương trình kích thích của chính phủ có thể hỗ trợ. Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm các nhà đầu tư khác cho doanh nghiệp của mình.

Đưa tiền mặt vào hoạt động kinh doanh của bạn là một điều cần thiết không thể tránh khỏi. Nếu bạn không có tiền mặt, bạn không thể thanh toán hóa đơn. Và nếu bạn không thanh toán hóa đơn đủ lâu thì bạn sẽ không thể kinh doanh được. Rất có thể bạn sẽ cần phải theo đuổi nhiều con đường để mang lại tiền mặt cho doanh nghiệp của mình.

Quản lý dòng tiền ra

Song song với nỗ lực tăng dòng tiền vào hoạt động kinh doanh của mình, bạn cũng phải tìm cách để giảm dòng tiền ra của doanh nghiệp của bạn.

Một trong những chi phí lớn nhất đối với nhiều công ty là lao động. Việc sa thải là một thực tế, đặc biệt đối với những doanh nghiệp bị đóng cửa hoàn toàn. Như đã đề cập trước đó, 30 triệu người ở Mỹ đã nộp đơn xin thất nghiệp trong 6 tuần. Rõ ràng là các công ty đang thực hiện lựa chọn này một cách tích cực. Ngoài ra, việc đóng băng hoặc giảm lương hoặc đình chỉ tuyển dụng sẽ ngăn chi phí tăng lên trong thời điểm hiện tại.

Tất cả các chi phí phải được xem xét để xem chi phí nào có thể được hủy bỏ hoặc được hoãn lại ở mức tối thiểu. Ví dụ, chi phí đi lại đã giảm mạnh khi các hãng hàng không ngừng hoạt động vận chuyển hành khách và các công ty đang sử dụng phần mềm họp trực tuyến. Mọi chi phí đều phải được coi là tùy ý. Nếu cần thiết, nên tăng giới hạn phê duyệt chi tiêu để nâng cao khả năng hiển thị trước khi bất kỳ khoản chi tiêu nào được phê duyệt.

Chi tiêu vốn và đầu tư cũng là những đối tượng lớn có thể bị hoãn hoặc hủy bỏ. Ngay cả những giao dịch mua trước đây được coi là chi tiêu vốn ở mức độ thấp, chẳng hạn như thiết bị hoặc vật tư văn phòng cơ bản, cũng cần được nâng cao khả năng hiển thị trước khi thực hiện bất kỳ khoản chi tiêu nào.

Mức tồn kho cũng nên được giảm bớt. Điều này đòi hỏi phải xem xét lại ngày cung cấp có sẵn và ngày đặt hàng cho mỗi mã hàng. Số lượng đơn đặt hàng có thể phải giảm hoặc hủy bỏ hoàn toàn. Đặc quyền trả lại cần được xem xét để xác định tất cả các tùy chọn gửi hàng tồn kho trở lại nhà cung cấp. Giảm hàng tồn kho cũng có thể cho phép bạn giảm chi phí vận chuyển, chi phí lưu trữ và chi phí xử lý.

Các khoản phải trả quản lý cũng là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý tiền mặt của bạn. Bạn nên hỏi nhà cung cấp xem bạn có thể trì hoãn thanh toán hoặc nhận được ưu đãi về giá đối với các giao dịch mua hàng chưa thanh toán hay không. Nhóm Tài khoản phải trả của bạn đang giao dịch với nhóm Tài khoản phải thu của nhà cung cấp, vì vậy hãy chuẩn bị tinh thần cho việc họ yêu cầu bạn thanh toán theo các điều khoản hiện hành. Đây cũng có thể là một cuộc thảo luận nhạy cảm đòi hỏi phải có chiến lược và kế hoạch tấn công đã được cân nhắc trước đó.

Lời khuyên quản lý tiền mặt trong phần kết luận

Tiền mặt là vua! Bạn phải nghĩ đến Tiền mặt, Tiền mặt, Tiền mặt!

Nếu trước đây bạn không nhận ra điều đó thì chắc chắn bây giờ bạn đã nhận ra điều đó. Vì vậy, bạn phải thực hiện hành động cụ thể và dứt khoát với các mẹo quản lý tiền mặt để duy trì mức dòng tiền giúp doanh nghiệp của bạn sống sót sau đại dịch này. Hơn nữa, việc quản lý tốt tài chính của mình sẽ giúp bạn xác định doanh nghiệp của bạn đáng giá bao nhiêu, điều này rất quan trọng nếu bạn muốn bán doanh nghiệp của mình trong tương lai.

Cách tiếp cận quản lý tiền mặt của bạn không nên là một chiều. Bạn không thể chỉ tập trung vào việc tạo thêm doanh thu hoặc chỉ cắt giảm chi phí. Bạn phải xem xét tất cả các khía cạnh một cách tổng thể và đồng thời như chúng tôi đã thảo luận về các mẹo quản lý tiền mặt của mình.

Bạn cũng nên truyền đạt nhu cầu tập trung vào dòng tiền với mọi nhân viên. Nhân viên sẽ có những ý tưởng tuyệt vời của riêng mình về cách cải thiện dòng tiền. Hơn nữa, nếu nhân viên của bạn đồng tình với bạn và hiểu tầm quan trọng của việc quản lý tiền mặt, họ sẽ bất động để thực hiện những thay đổi cần thiết nhằm hỗ trợ cải thiện dòng tiền.