Sai lầm khi xuất bản phòng thủ (và hậu quả tiềm ẩn)

Viết một ấn phẩm phòng thủ tuyệt vời, hoặc tiết lộ phòng thủ, không chỉ là kiểm tra lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. Cách bạn mô tả phát minh của mình quan trọng như thế nào—rất nhiều. Lựa chọn viết của bạn có thể tác động tiêu cực đến hiệu quả của ấn phẩm phòng thủ của bạn. Ngôn ngữ chính xác cân bằng cả tuyên bố rộng rãi và chi tiết cụ thể làm cho tài liệu của bạn hợp lệ và có thể tìm kiếm được. Nếu không có những đặc điểm này, bạn có nguy cơ bị một nhà phát minh khác cấp bằng sáng chế cho công nghệ và mất toàn bộ quyền sử dụng phát minh của bạn. 

Các yếu tố của một ấn phẩm phòng thủ

Mặc dù ấn phẩm phòng thủ không phải là bằng sáng chế, nhưng ấn phẩm phòng thủ chất lượng cao cũng được chế tạo cẩn thận như đơn xin cấp bằng sáng chế. Một ấn phẩm phòng thủ được phát triển tốt bao gồm các yếu tố này để bảo vệ tài sản trí tuệ của bạn mà không cần trải qua quá trình cấp bằng sáng chế:

• Tóm tắt
• Báo cáo vấn đề
• Các giải pháp đã biết và nhược điểm của chúng
• Tuyên bố mới lạ
• Các bước thực hiện/quy trình
• (Các) Phương án Ví dụ
• Số liệu và hình ảnh hỗ trợ

14 sai lầm xuất bản phòng thủ

Chỉ xem xét gì bạn cần viết (dựa trên danh sách trên) chứ không phải làm thế nào bạn sẽ viết nó là một thói quen nguy hiểm. Nếu tuyên bố về tính mới, các bước xử lý, các phương án ví dụ hoặc số liệu gây nhầm lẫn cho người đọc, thì tài liệu của bạn không thực hiện đúng chức năng của nó. Quyền sở hữu sáng chế của bạn có thể khó bảo vệ hơn nếu ý tưởng và việc thực hiện nó không rõ ràng.

Mỗi người có một phong cách viết khác nhau. Ngay cả khi tập hợp một tài liệu kỹ thuật chức năng, một người viết có thể mô tả các bước rất chi tiết, trong khi người khác có thể dựa nhiều vào sơ đồ. Mặc dù cả hai cách tiếp cận đều có thể chấp nhận được, cũng như nhiều cách tiếp cận khác, người viết phải trình bày rõ ràng thông tin và không được phép diễn giải sai.

Những thói quen viết xấu dường như vô hại này là những sai lầm xuất bản phòng thủ tốn kém:

1. Hiểu lầm khán giả

Trước khi viết bất kỳ tài liệu nào, đặc biệt là tài liệu kỹ thuật có tầm quan trọng như bản bộc lộ sáng chế, bạn phải hiểu rõ độc giả của mình là ai. Đừng cho rằng họ biết về ngành công nghiệp và phát minh của bạn nhiều hơn thực tế. Điều này có thể dẫn đến việc hiểu sai tài liệu của bạn, đây là một trở ngại nghiêm trọng đối với việc bảo hộ sáng chế của bạn. 

2. Ý tưởng lộn xộn

Các ý tưởng được sắp xếp rõ ràng giúp người đọc hiểu điều gì là quan trọng nhất và các yếu tố trong phát minh của bạn khớp với nhau như thế nào. Khi các chi tiết về sáng chế của bạn không được sắp xếp hợp lý, bạn có thể khiến người đọc nhầm lẫn và khiến họ khó xác định nền tảng, mô tả vấn đề, tình trạng kỹ thuật trước đây, ý tưởng sáng tạo, cách thực hiện và các bước để thực hiện. Nó cũng dễ dàng đánh mất sự cân bằng giữa các tuyên bố rộng rãi và các chi tiết cụ thể, điều này là điều cần thiết để bảo vệ tài sản trí tuệ của bạn và tối đa hóa giá trị của ấn phẩm phòng thủ của bạn. Bạn có thể có thông tin dư thừa hoặc bỏ qua các yếu tố quan trọng trong phát minh của mình.

3. Ngôi kể thứ nhất

Sử dụng góc nhìn thứ nhất khiến người đọc khó phân biệt giữa người viết và người dùng dự kiến. Khi khán giả của bạn không biết liệu “chúng tôi” có nghĩa là nhà phát triển và kỹ sư hay người dùng và khách hàng, họ sẽ khó nắm bắt rõ ràng về khả năng hỗ trợ. 

4. Sử dụng sai giới từ

Việc bỏ qua hoặc sử dụng sai giới từ có thể thay đổi hoàn toàn ý nghĩa của cụm từ, từ đó thay đổi cách người đọc cảm nhận câu và ý tưởng tổng thể mà bạn đang mô tả. Điều này dẫn đến sự nhầm lẫn và có thể gây ra sự hiểu sai về sáng chế và các điểm hỗ trợ.

5. Bất đồng Chủ ngữ và Động từ

Sự thống nhất giữa chủ ngữ và động từ xác nhận chủ ngữ của câu là số ít hay số nhiều. Khi hai yếu tố không thống nhất với nhau, nó sẽ tạo ra sự mơ hồ và có thể thay đổi ý nghĩa của mô tả của bạn và các thành phần của hỗ trợ. 

6. Kể chuyện

Có một nơi để kể câu chuyện về phát minh của bạn. Nó có thể đóng một vai trò trong việc công khai hoặc quảng cáo chiêu hàng cho các nhà đầu tư. Tuy nhiên, việc tạo ra một bức tranh phức tạp về vấn đề và giải pháp của bạn trong ấn phẩm phòng thủ của bạn trình bày quá nhiều thông tin không liên quan. Điều này hạn chế mức độ liên quan và ứng dụng của sáng chế của bạn. 

7. Định dạng sai

Định dạng được chấp nhận của bản bộc lộ sáng chế giúp người viết đưa vào thông tin cần thiết và hướng dẫn người đọc thông qua tài liệu. Định dạng không chính xác làm cho mô tả của bạn khó theo dõi và ngăn người có kiến ​​thức cơ bản về nghệ thuật hiểu được quy trình.

KHAI THÁC. Giọng nói thụ động

Thể bị động ngụ ý các sự kiện trong tương lai hơn là khả năng được phát minh cũng như sự không chắc chắn, làm suy yếu quyền sở hữu trí tuệ của bạn. Người đọc cũng có thể gặp khó khăn trong việc xác định chủ đề của một câu hoặc đoạn văn.

9. Ý kiến

Một ấn phẩm phòng thủ nên là một tài liệu kỹ thuật, thực tế. Một số tính từ và trạng từ dường như vô hại, chẳng hạn như, rõ ràng, không may, và tất nhiên, phản bội ý kiến ​​​​của người viết. Điều này là không chuyên nghiệp và làm giảm uy tín. 

10. Ngôn ngữ thông tục

Giống như kể chuyện, luôn có thời gian và địa điểm để mô tả phát minh của bạn một cách đơn giản. Tài liệu kỹ thuật của bạn không phải là một trong những nơi đó. Giữ cho văn bản của bạn chuyên nghiệp bằng cách thay thế các cụm từ thông thường dẫn đến nhầm lẫn, hiểu sai hoặc dịch sai giữa các ngôn ngữ. Ví dụ: sử dụng “manage” thay vì “deal with” và “later” thay vì “down the road”.

11. Thông tin có bản quyền

Nếu bạn đang cố gắng bảo vệ tài sản trí tuệ của mình bằng việc tiết lộ sáng chế, bạn sẽ biết quyền sở hữu trí tuệ có giá trị như thế nào. Đừng mạo hiểm kiện bằng cách sử dụng tên, văn bản hoặc hình ảnh có bản quyền mà không có sự cho phép rõ ràng bằng văn bản.

12. Số liệu không rõ ràng

Các số liệu và hình ảnh cho bạn cơ hội để thể hiện, thay vì nói với người đọc về phát minh của bạn. Các số liệu khó đọc, chẳng hạn như các số liệu có màu tối hoặc văn bản rất nhỏ, không đáp ứng yêu cầu hiển thị chi tiết hỗ trợ hoặc phương án ví dụ.

13. Tham chiếu đại từ không xác định

Khi bạn viết, bạn biết chính xác “it” hoặc “them” đề cập đến cái gì. Tuy nhiên, nếu bạn không xác định rõ ràng chủ đề của mình trước, người đọc của bạn có thể không biết những đại từ này đại diện cho điều gì. Điều này dẫn đến sự nhầm lẫn và hiểu lầm trong khi làm cho các chi tiết kích hoạt trở nên khó theo dõi.  

14. Thuật ngữ không nhất quán

Trong suốt ấn phẩm phòng thủ của bạn, hãy sử dụng cùng một từ cho cùng một khái niệm. Ví dụ: không sử dụng "ô tô" và "ô tô" trong tài liệu của bạn để chỉ cùng một khái niệm. Điều này dẫn đến sự nhầm lẫn và có thể gây ra vấn đề trong quá trình tìm kiếm và dịch thuật.

Khắc phục thói quen viết xấu

Khắc phục những lỗi xuất bản mang tính phòng thủ phổ biến này là vấn đề thay thế chúng bằng những thói quen mới. Thay đổi suy nghĩ của bạn với những lời khuyên này để tiết lộ sáng chế mạnh mẽ hơn:

• Hãy nghĩ về phát minh của bạn ở thì hiện tại. Giải thích không phải phát minh của bạn là gì sẽ làm, nhưng nó là gì làm để giải quyết vấn đề.
• Đọc to công việc của bạn. Nếu nó nghe có vẻ khó hiểu với bạn, thì có lẽ bên thứ ba sẽ khó đọc.
• Nhờ người khác hiệu đính công việc của bạn. Sau một thời gian làm việc trên cùng một tài liệu, chúng ta có xu hướng bỏ qua những sai lầm của chính mình.
• Sử dụng biên tập bản sao chuyên nghiệp. Làm việc với người có thể vượt ra ngoài việc hiệu đính và giúp tổ chức cũng như làm rõ ý tưởng của bạn.

Nguồn: https://ip.com/blog/dangerous-habits-defensive-publications/