Mọi thứ bạn cần biết về quản lý liên hệ

Bạn có thể có hàng nghìn, hàng nghìn địa chỉ liên hệ trong cơ sở dữ liệu của mình. Với tất cả những địa chỉ liên hệ cần theo dõi đó, bạn cần mọi sự trợ giúp có thể nhận được khi quản lý mạng lưới liên hệ rộng lớn của mình.

Nhưng chính xác thì quản lý liên hệ có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp?

Quản lý liên hệ là quá trình ghi lại dữ liệu liên hệ của các cá nhân và doanh nghiệp trong mạng của tổ chức bạn — bao gồm nhà cung cấp, khách hàng, khách hàng tiềm năng, đối tác, người đăng ký, v.v. — và quản lý các tương tác của bạn với họ.

Dữ liệu liên hệ này có thể bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ email, số điện thoại, tên công ty, chức danh công việc, v.v. Bất cứ điều gì bạn có thể cần thực sự liên lạc người đó. Nhưng nó cũng có thể bao gồm các thông tin như giai đoạn của một người trong hành trình khách hàng của họ với bạn, trạng thái đăng ký, sở thích, nhân khẩu học của họ, v.v.

Quản lý liên hệ không đơn giản như việc lưu giữ thông tin liên hệ trong hồ sơ. – Bạn cần đảm bảo tất cả dữ liệu này được sắp xếp hợp lý để có thể sử dụng đầy đủ. Việc quản lý dữ liệu liên hệ của bạn đúng cách bao gồm nhiều phương pháp thực hành quan trọng nhất, chẳng hạn như:

• Giới thiệu các tiêu chuẩn toàn công ty về nhập và bảo trì dữ liệu
• Thực hiện dọn dẹp dữ liệu thường xuyên
• Chọn ứng dụng tốt nhất để lưu trữ và quản lý dữ liệu liên hệ của bạn
• Tập trung dữ liệu liên hệ của bạn vào một công cụ, chẳng hạn như CRM
• Phân đoạn dữ liệu của bạn để gửi tin nhắn kịp thời và phù hợp nhất đến từng nhóm nhỏ đối tượng của bạn
• Tối ưu hóa cách bạn thu thập dữ liệu để đảm bảo bạn chỉ thu thập dữ liệu quan trọng với mình — và việc thu thập đó được thực hiện theo các quy định về quyền riêng tư
• Tạo quy trình báo cáo để đưa ra quyết định tốt nhất dựa trên dữ liệu chất lượng cao
• Đang đồng bộ hóa dữ liệu liên hệ của bạn hai cách giữa tất cả các ứng dụng chính

Nghe có vẻ như rất nhiều công việc, nhưng nó sẽ được đền đáp. Cơ sở dữ liệu liên hệ hiệu quả cao sẽ không chỉ giúp cuộc sống của bạn và nhóm của bạn dễ dàng hơn nhiều mà còn giúp bạn cung cấp trải nghiệm khách hàng tích hợp và liền mạch.

Việc thu thập và lưu trữ dữ liệu chất lượng cao là vô cùng quan trọng nếu bạn muốn biết khách hàng của mình. Hiểu được nhu cầu, mối quan tâm và lịch sử của họ với bạn cho phép bạn cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa và phù hợp — và việc cá nhân hóa chính là bí quyết để giữ chân khách hàng tốt hơn và làm họ hài lòng hơn.

Vậy làm cách nào bạn có thể triển khai chiến lược quản lý liên hệ tốt nhất và gặt hái thành quả? Đọc tiếp để biết một số mẹo và thủ thuật để quản lý liên hệ tại tổ chức của bạn.

Tổ chức cơ sở dữ liệu liên hệ của bạn

Trước hết, việc tổ chức cơ sở dữ liệu liên hệ hiện tại của bạn là bước thiết yếu đầu tiên. Có thể trong nhiều năm, bạn đã thu thập dữ liệu lỗi thời hoặc không còn hợp lệ, cũng như nhiều dữ liệu trùng lặp hoặc dữ liệu mà bạn không được phép giữ lại do các quy định về quyền riêng tư như GDPR.

Dữ liệu này không làm gì khác ngoài việc làm lộn xộn cơ sở dữ liệu của bạn. Vì vậy, trước khi triển khai chiến lược quản lý liên hệ mới và cải tiến, hãy bắt đầu bằng cách xem xét cẩn thận các liên hệ bạn đã có và thực hiện các bước sau:

1. Sao lưu dữ liệu của bạn.

Doanh nghiệp của bạn được xây dựng dựa trên sức mạnh của dữ liệu khách hàng và điều cuối cùng bạn cần là mất dữ liệu này. Để sắp xếp danh bạ của mình, bạn sẽ cần phải thực hiện nhiều chỉnh sửa và xóa, điều này có nghĩa là có thể xảy ra sai sót.

Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên sao lưu dữ liệu trước khi bắt đầu. Hầu hết các CRM và công cụ quản lý liên hệ đều cho phép bạn sao lưu dữ liệu của mình, nhưng nếu dữ liệu của bạn không có, hãy thử xuất dữ liệu này dưới dạng tệp CSV và lưu tệp này vào máy tính để bàn của bạn. Ít nhất, nếu quá trình chỉnh sửa gặp trục trặc, bạn sẽ có thể quay lại tệp này và bắt đầu lại.

2. Tạm dừng mọi hoạt động tích hợp hoặc đồng bộ hóa mà bạn có thể có.

Nếu bạn đã có sẵn một loại tích hợp để đồng bộ hóa dữ liệu liên hệ giữa các công cụ, hãy đảm bảo tạm dừng việc này trước khi bắt đầu dọn dẹp dữ liệu của mình. Điều này đảm bảo rằng bạn không nhận được dữ liệu đến vào công cụ quản lý liên hệ của mình trong khi bạn đang cố gắng sắp xếp dữ liệu đó.

Nếu bạn chưa có tiện ích tích hợp nào, hãy tạm dừng triển khai tính năng này cho đến khi bạn đã chuẩn bị xong cơ sở dữ liệu để đảm bảo rằng bạn nhận được kết quả tốt nhất từ ​​quá trình đồng bộ hóa của mình — chúng ta sẽ đề cập đến điểm này trong quy trình sau trong hướng dẫn này.

3. Loại bỏ các bản sao.

trên màn hình CRM hoặc công cụ quản lý liên hệ có thể đã có tùy chọn tìm và hợp nhất các bản sao. Nếu vậy, hãy sử dụng chức năng này để xóa mọi bản sao mà bạn có thể có trong cơ sở dữ liệu của mình.

Điều này hoạt động khác nhau đối với mỗi công cụ, vì vậy điều tốt nhất cần làm là kiểm tra cơ sở kiến ​​thức của CRM để tìm hiểu cách công cụ của bạn phát hiện và hợp nhất các bản sao. Nếu phần mềm của bạn không có tùy chọn này, bạn cũng có thể sử dụng công cụ loại bỏ trùng lặp như loại bỏ trùng lặp.

4. Xóa dữ liệu lỗi thời hoặc không chính xác.

Điều này bao gồm các email liên tục bị trả lại, số điện thoại có định dạng không hợp lệ, địa chỉ không đầy đủ, v.v. Đó cũng có thể là những địa chỉ liên hệ mà bạn biết doanh nghiệp của mình không cần nữa, chẳng hạn như dữ liệu liên hệ của những khách hàng tiềm năng không đủ tiêu chuẩn.

Nếu chưa có cơ sở dữ liệu khổng lồ, bạn có thể muốn xem qua danh bạ của mình theo cách thủ công, nhưng có nhiều cách để thực hiện việc này một cách tự động. Ví dụ, Chất lượng dữ liệu của Experian có một số chương trình xác thực dữ liệu mạnh mẽ cho phép bạn xác minh hàng loạt dữ liệu liên hệ.

5. Quét danh bạ của bạn theo cách thủ công.

Khi bạn đã hợp nhất các bản sao của mình và loại bỏ dữ liệu vô giá, cơ sở dữ liệu của bạn sẽ ở trạng thái khá tốt. Nhưng để nó đạt được độ hoàn hảo tuyệt đối, bạn sẽ cần phải chải lại nó bằng một chiếc lược răng thưa.

Bước này rõ ràng sẽ mất một chút thời gian, nhưng nếu bạn triển khai các tiêu chuẩn nhập dữ liệu trên toàn công ty và đưa ra cam kết về chất lượng dữ liệu, bạn sẽ chỉ phải thực hiện việc này một lần.

Khi cơ sở dữ liệu của bạn được tổ chức hợp lý và tất cả các liên hệ của bạn đều có thông tin hợp lệ, nhất quán và cập nhật được đính kèm, bạn sẽ có nền tảng vững chắc để xây dựng chiến lược quản lý liên hệ tốt nhất.

Tiếp theo, một bước quan trọng: chọn phần mềm quản lý liên hệ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Chọn phần mềm quản lý liên hệ tốt nhất

Nếu doanh nghiệp của bạn đã có hệ thống CRM hoặc công cụ quản lý liên hệ mà bạn hài lòng, bạn có thể bỏ qua bước này. Tuy nhiên, nếu ứng dụng hiện tại không phù hợp với bạn, bạn chưa tìm thấy công cụ phù hợp hoặc danh bạ của bạn được lưu trữ khắp nơi thì việc chọn phần mềm quản lý danh bạ phù hợp có thể là điều quan trọng nhất bạn có thể làm. quản lý dữ liệu thích hợp.

Bạn cần chọn một ứng dụng đóng vai trò là cơ sở dữ liệu liên hệ trung tâm và là nguồn thông tin chính xác. Đối với những người tự kinh doanh hoặc người làm nghề tự do, một công cụ đơn giản như Danh bạ Google hoặc Outlook sẽ hoạt động tốt.

Tuy nhiên, đối với mọi doanh nghiệp từ doanh nghiệp rất nhỏ đến doanh nghiệp lớn, bạn nên chọn công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) làm cơ sở dữ liệu liên hệ trung tâm của mình.

Hệ thống CRM cung cấp các tính năng tuyệt vời để quản lý liên hệ có tổ chức, bao gồm (nhưng không giới hạn) lưu trữ dữ liệu khách hàng và khách hàng tiềm năng ở một nơi, giám sát tương tác với khách hàng trên nhiều kênh (chẳng hạn như điện thoại, email, thư thoại, cuộc họp, trò chuyện trực tiếp, v.v.) và theo dõi hành trình cũng như chuyển động của khách hàng thông qua hệ thống của bạn.

Cách chọn CRM phù hợp

Hiện có vô số CRM phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi hình dạng và quy mô. Dưới đây là một số điều cần cân nhắc khi chọn công cụ lý tưởng của bạn:

• Quy mô doanh nghiệp của bạn là gì? Một số CRM được tạo ra cho các doanh nghiệp muốn phát triển, như Hub Spot CRM, trong khi những thứ khác phù hợp hơn với các công ty lớn hơn.

• Bạn muốn mở rộng quy mô kinh doanh của mình như thế nào trong vài năm tới? Đó không chỉ là quy mô hiện tại của doanh nghiệp bạn mà còn là cách bạn muốn phát triển. Hãy đảm bảo rằng bạn chọn một hệ thống phù hợp với mình và sẽ không trở nên phù hợp trong vài năm tới khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

• Ngân sách bạn dành cho CRM là bao nhiêu? Một CRM tốt sẽ phù hợp với ngân sách của bạn và cuối cùng bạn sẽ không phải trả tiền cho những tính năng mà mình không cần.

• Nó tích hợp với các công cụ khác của doanh nghiệp bạn như thế nào? Các ngăn xếp SaaS tốt nhất hoạt động cùng nhau, với dữ liệu được truyền giữa tất cả các ứng dụng. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải đồng bộ hóa dữ liệu liên hệ của bạn theo hai cách giữa CRM và các công cụ kinh doanh còn lại của bạn để luôn có thông tin chính xác và cập nhật ở mọi nơi. Đảm bảo CRM của bạn có thể tích hợp với các công cụ như nhà cung cấp dịch vụ email, công cụ kế toán, nhà cung cấp VoIP, phần mềm hỗ trợ khách hàng và bất kỳ công cụ nào khác lưu trữ dữ liệu liên hệ.

• Bạn muốn những tính năng nào từ công cụ CRM của mình? Phạm vi tính năng mà mỗi CRM cung cấp có thể khác nhau rất nhiều. Hãy suy nghĩ về các tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần, hiện tại và trong tương lai – điều này có thể bao gồm tổng quan trực quan về quy trình bán hàng của bạn, tổng quan về hành trình của khách hàng, tự động hóa tiếp thị, báo cáo và phân tích, tính năng lịch và lập kế hoạch, thông tin chi tiết về công ty và liên hệ.

Đối với những người mới bắt đầu sử dụng CRM và muốn thử nghiệm một chút, có nhiều công cụ cung cấp thời gian dùng thử miễn phí để bạn có thể thử nghiệm tất cả các tính năng và chức năng khác nhau mà CRM cung cấp. Nếu bạn chưa chắc chắn chính xác loại tính năng nào doanh nghiệp của bạn cần thì thời gian dùng thử này cũng là một cách tuyệt vời để tìm hiểu.

Mẹo vàng để tìm công cụ CRM tốt nhất cho bạn là truy cập các trang web đánh giá phần mềm như G2 và Capterra và kiểm tra đánh giá của người dùng. Trên các trang web này, bạn có thể lọc các lựa chọn của mình dựa trên phân khúc thị trường (doanh nghiệp nhỏ, thị trường tầm trung, doanh nghiệp, v.v.), ngôn ngữ, tùy chọn giá cả và các tính năng có sẵn. Đó sẽ là nơi tuyệt vời để bạn bắt đầu tìm kiếm và thu hẹp các lựa chọn của mình.

Nhà cung cấp CRM tốt nhất

Một số ứng dụng CRM phổ biến trên thị trường bao gồm:

• Hub Spot CRM: CRM miễn phí mãi mãi này là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế và muốn có một công cụ cực kỳ dễ sử dụng và triển khai. Có rất nhiều tính năng bổ sung mà bạn có thể truy cập dành cho các nhóm bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng bằng cách thêm Hub trả phí vào CRM.

• Pipedrive: Pipedrive là một công cụ CRM thân thiện với ngân sách và dễ sử dụng, tập trung vào các doanh nghiệp nhỏ và nhóm bán hàng.

• Salesforce: Salesforce là một công cụ mạnh mẽ cung cấp rất nhiều tính năng và vô số khả năng nhưng ở mức giá cao hơn. Đó là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp lớn hoặc đang phát triển nhanh chóng, nhưng có thể quá phức tạp và tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn.

• Lanh lợi: Đây là một giải pháp thân thiện với ngân sách khác dành cho các doanh nghiệp nhỏ, mang lại sự dễ sử dụng và thiết lập nhanh chóng.

Khi bạn triển khai hệ thống CRM, việc quản lý danh bạ của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều bằng cách biến CRM thành cơ sở dữ liệu liên hệ trung tâm cho doanh nghiệp và trung tâm công nghệ của bạn. Bằng cách có cơ sở dữ liệu liên hệ tập trung, bạn có thể:

• Tìm những liên hệ chính và thông tin chi tiết trong một ứng dụng
• Giúp tất cả các nhóm dễ dàng tìm thấy dữ liệu mà không cần phải có thông tin đăng nhập và đào tạo về nhiều công cụ mà họ không cần sử dụng
• Loại bỏ sự ngăn cách thông tin giữa các phòng ban

Quy trình nhập dữ liệu và quản lý liên hệ

Để hợp lý hóa cách bạn xử lý dữ liệu của mình, điều quan trọng là phải đưa ra các tiêu chuẩn toàn công ty về nhập và quản lý dữ liệu.

Bạn có thể muốn chỉ định một nhóm hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về chất lượng và quản lý dữ liệu của mình. Họ sẽ cần đảm bảo rằng mọi thứ nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đều được mã hóa theo chính sách và chiến lược của công ty.

Ví dụ: họ có thể kiểm tra xem tất cả các trường thông tin cần thiết đã được điền khi tạo bản ghi người liên hệ hay chưa, không có trường hợp trùng lặp nào trước khi người liên hệ mới được tạo, rằng mọi người khác trong tổ chức có tuân thủ các quy tắc và tất cả dữ liệu đều được đảm bảo an toàn. được nhập với các định dạng nhất quán.

Nếu việc chỉ định một người hoặc nhóm chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu là không khả thi đối với công ty của bạn, hãy đảm bảo đào tạo tất cả các thành viên trong nhóm về vị trí và cách nhập và cập nhật dữ liệu một cách chính xác. Một số điều quan trọng cần dạy cho nhóm của bạn khi nói đến quản lý dữ liệu bao gồm:

• Họ nên nhập dữ liệu mới vào ứng dụng nào
• Thời điểm và cách cập nhật hồ sơ liên hệ
• Những trường thông tin cần điền khi tạo hoặc cập nhật bản ghi
• Cách kiểm tra xem một liên hệ đã tồn tại chưa trước khi tạo nó
• Cách luồng dữ liệu liên hệ giữa các công cụ

Tất nhiên, điều này là khác nhau đối với mỗi tổ chức và sẽ phụ thuộc vào các quy trình cụ thể mà công ty bạn thực hiện. Nó cũng sẽ phụ thuộc vào các công cụ trong ngăn xếp công nghệ của bạn.

Việc ghi lại các quy trình này cũng quan trọng không kém để tất cả nhân viên mới có thể nhanh chóng học cách xử lý dữ liệu tại doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, nếu người chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu rời công ty, người kế nhiệm của họ có thể dễ dàng bắt kịp tốc độ bằng cách kiểm tra tài liệu.

Bằng cách giới thiệu các giao thức toàn công ty để nhập và quản lý dữ liệu, bạn có thể giảm đáng kể lượng dữ liệu chất lượng thấp, lỗi thời hoặc trùng lặp trong hệ thống của mình — và việc quản lý danh bạ của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Thu thập dữ liệu liên hệ có giá trị

Đến bây giờ, bạn đã có ý tưởng hay về cách sắp xếp dữ liệu liên hệ mà mình có - nhưng làm cách nào để bạn có được dữ liệu này ngay từ đầu?

Tối ưu hóa các kênh và công cụ mà qua đó bạn thu thập dữ liệu khách hàng là điều cần thiết để duy trì chiến lược quản lý liên hệ của bạn - nếu không, sau khi dọn dẹp mọi thứ, bạn có thể gặp phải một luồng dữ liệu xấu tràn vào và làm rối tung cơ sở dữ liệu của mình một lần nữa.

Để xây dựng cơ sở dữ liệu của bạn với dữ liệu chất lượng dẫn đến những hiểu biết sâu sắc có thể hành động, việc thu thập dữ liệu một cách có hệ thống là rất quan trọng. Để làm đúng điều này, hãy đảm bảo thực hiện theo các bước sau:

1. Phân tích và tối ưu hóa các kênh mà bạn thu thập dữ liệu.

Điều đầu tiên trước tiên: hãy bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các kênh bạn hiện có để thu thập dữ liệu. Điều này có thể bao gồm phương tiện truyền thông xã hội, khảo sát khách hàng, trang đích, biểu mẫu trang web, biểu mẫu đăng ký, email và ứng dụng dành cho thiết bị di động chẳng hạn.

Sau đó, hãy xem xét từng vấn đề riêng lẻ và suy nghĩ về cách bạn có thể tối ưu hóa chúng. Ví dụ: nếu bạn có biểu mẫu trên trang đích chứa đầy các trường thông tin không cần thiết, hãy xóa những trường này khỏi biểu mẫu và chỉ thu thập dữ liệu bạn thực sự cần. Bạn cũng có thể muốn chuẩn hóa các định dạng dữ liệu trong các biểu mẫu này, chẳng hạn như chỉ cho phép các địa chỉ email có định dạng hợp lệ và số điện thoại có số lượng chữ số phù hợp.

Để đảm bảo tất cả dữ liệu này được đưa đến đúng nơi, hãy kiểm tra kỹ xem thông tin do các kênh này thu thập có đang chuyển vào đúng ứng dụng hay không và đến lượt các ứng dụng này có được kết nối đúng cách với CRM của bạn bằng các thẻ và nhãn thích hợp cho mỗi liên hệ.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy đảm bảo rằng bạn đang nhận được sự cho phép rõ ràng từ mọi người theo đúng luật bảo vệ dữ liệu. Bạn sẽ cần triển khai tùy chọn tham gia cho phép người đăng ký cấp cho bạn quyền rõ ràng để lưu trữ dữ liệu của họ và gửi cho họ các loại email khác nhau, bao gồm cả cập nhật sản phẩm và thông tin tiếp thị. Tất cả các nền tảng tiếp thị qua email chính — chẳng hạn như Mailchimp hoặc SendGrid — đều tuân thủ đầy đủ các quy định bảo vệ dữ liệu.

Điều này không chỉ giúp đảm bảo rằng bạn tuân thủ luật pháp mà còn giúp bạn xây dựng danh sách liên hệ chất lượng cao với những người thực sự muốn nghe ý kiến ​​của bạn. Sự tin cậy, bảo mật và quyền riêng tư phải là điều không thể thiếu trong chiến lược quản lý liên hệ của bạn ngay từ đầu.

2. Đưa ra giá trị để đổi lấy dữ liệu.

Nếu muốn thu thập càng nhiều thông tin có giá trị càng tốt, bạn cần tạo cơ hội để khách hàng muốn cung cấp cho bạn dữ liệu bạn cần. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là cung cấp cho họ nội dung có thể tải xuống miễn phí để đổi lấy thông tin của họ. Điều này có thể bao gồm sách điện tử, sách trắng, danh sách kiểm tra, mẫu, hướng dẫn và thậm chí cả ưu đãi và giảm giá.

Ví dụ: nội dung có thể tải xuống miễn phí này có thể được cung cấp trong một trang đích riêng, cửa sổ bật lên trên trang web hoặc khảo sát qua email.

3. Đảm bảo thông tin này được chuyển đến đúng công cụ.

Nếu người đăng ký mới truy cập thẳng vào công cụ tiếp thị qua email của bạn, việc đồng bộ hóa công cụ này trong thời gian thực với CRM sẽ đảm bảo rằng những liên hệ mới này sẽ xuất hiện ngay lập tức trong CRM của bạn dưới dạng khách hàng tiềm năng. Thông tin này sau đó sẽ cho phép bạn bắt đầu chiến dịch nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và tối đa hóa chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng.

Ngoài ra, nếu bạn đang làm việc trong một doanh nghiệp nơi bạn gặp trực tiếp nhiều khách hàng tiềm năng mới, bạn có thể nhập chi tiết liên hệ của họ vào điện thoại của mình. Bằng cách đồng bộ hóa sổ địa chỉ của điện thoại với CRM, toàn bộ nhóm của bạn sẽ hiển thị ngay liên hệ mới này.

Tích hợp dữ liệu liên hệ của bạn

Bây giờ chúng ta đã đến phần mấu chốt của việc quản lý liên hệ: tích hợp dữ liệu của bạn.

Để chiến lược quản lý liên hệ của bạn mang lại kết quả tốt nhất, dữ liệu trong các ứng dụng khác nhau của bạn không thể tách biệt với nhau. Tất cả các ứng dụng này thu thập dữ liệu liên hệ theo nhiều cách khác nhau, vì vậy nếu không tích hợp chúng, bạn có thể có rất nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau và mất nhiều thời gian để quản lý riêng lẻ.

Bằng cách tích hợp chúng và giữ CRM làm cơ sở dữ liệu liên hệ tập trung cho doanh nghiệp của bạn, việc quản lý liên hệ sẽ trở nên dễ dàng hơn gấp nhiều lần. Đồng bộ hóa liên hệ tự động giữ cho tất cả địa chỉ liên hệ của bạn được cập nhật, chính xác và phong phú giữa các ứng dụng và thiết bị kinh doanh của bạn.

Bằng cách đồng bộ hóa các ứng dụng của mình, bạn trao quyền cho mọi nhóm trong doanh nghiệp của mình khả năng truy cập dễ dàng vào dữ liệu quan trọng. Bằng cách đó, nhân viên sẽ ở vị trí tốt hơn để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và duy trì năng suất thay vì dành thời gian cho các quy trình thủ công tẻ nhạt và lặp đi lặp lại — và dữ liệu xấu sẽ không bao giờ cản trở tiến độ của bạn nữa.

Cách tốt nhất để đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu liên hệ của bạn

Nếu trước đây bạn đã cố gắng đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu của mình bằng cách nhập và xuất tệp CSV thì bạn sẽ biết việc này gây khó chịu và tốn thời gian như thế nào.

Trong một doanh nghiệp đang phát triển, các liên hệ của bạn nhanh chóng trở nên lỗi thời với phương pháp này, cũng như làm tăng khả năng trùng lặp các liên hệ trên các ứng dụng — chưa kể rằng phải mất một lượng lớn thời gian để thực hiện việc này liên tục và dẫn đến việc phải dọn dẹp thường xuyên hơn rất nhiều.

Thay vì sử dụng tệp CSV để cố gắng tích hợp danh bạ của bạn giữa các ứng dụng, hãy thử phương pháp đồng bộ hóa hai chiều tự động. Một công cụ chuyên về đồng bộ hóa liên hệ có thể giúp liên hệ của bạn được lưu chuyển giữa các cơ sở dữ liệu theo hai cách và theo thời gian thực. Vì vậy, mỗi khi bạn thay đổi hoặc cập nhật bất kỳ dữ liệu liên hệ nào, thay đổi đó cũng được phản ánh trong các ứng dụng khác của bạn. Điều này cũng áp dụng cho dữ liệu được tạo trước khi thiết lập đồng bộ hóa.

Giải pháp này cũng hoàn toàn tự động, nghĩa là sau khi thiết lập một lần, quá trình đồng bộ hóa sẽ được duy trì mà bạn không cần phải làm gì cả. Là mảnh ghép cuối cùng trong chiến lược quản lý liên hệ của bạn, việc đồng bộ hóa các công cụ sẽ đảm bảo rằng liên hệ của bạn luôn cập nhật, chính xác và an toàn — mà bạn không cần phải động tay gì ngoài quá trình thiết lập.

Nguồn: https://blog.hubspot.com/marketing/ultimate-guide-to-contact-management