Vì một doanh nghiệp thường cộng tác với các nhà cung cấp bên thứ ba, quy trình phê duyệt và lập tài liệu cho việc mua hàng trở thành một điều cần thiết để duy trì sự hợp tác và đảm bảo quy trình chuỗi cung ứng suôn sẻ.
Thông thường, các doanh nghiệp dựa vào đơn đặt hàng (PO) và sự chấp thuận của nó để tổ chức các giao dịch kinh doanh, duy trì liên lạc nội bộ tốt và mối quan hệ nhà cung cấp bền chặt.
Phê duyệt đơn đặt hàng là gì?
Phê duyệt đơn đặt hàng đề cập đến toàn bộ quá trình bắt đầu từ khi PO được tạo để phê duyệt, cho đến khi nó được nhà cung cấp chấp nhận. Chỉ một đơn đặt hàng hợp lệ được phê duyệt nội bộ cũng như được nhà cung cấp chấp nhận mới được gọi là hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý cho cả người mua và nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng là một phần không thể thiếu của một quá trình hoàn lại và có thể giúp một tổ chức hợp lý hóa quy trình làm việc và đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình một cách hiệu quả. Phê duyệt PO đảm bảo rằng các nhu cầu kinh doanh được đáp ứng đúng hạn, mối quan hệ tốt với nhà cung cấp được duy trì và các quy trình khác như khớp hóa đơn & xử lý hóa đơn được tích hợp dễ dàng để đạt hiệu quả kinh doanh tốt hơn.
Quy trình phê duyệt PO
Phê duyệt PO có thể được thực hiện khác nhau tùy thuộc vào quy mô của một tổ chức. Mặc dù các chi tiết cụ thể có thể khác nhau, nhưng quy trình phê duyệt đơn đặt hàng chung có một loạt các bước giống nhau giữa các tổ chức. Quá trình này thường như sau:
1. Xác định yêu cầu và nêu yêu cầu – Cơ sở của quy trình phê duyệt đơn đặt hàng bắt đầu với yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi nhu cầu được xác định, bộ phận liên quan đưa ra yêu cầu mua sắm cho bộ phận mua hàng.
2. Xem xét yêu cầu mua hàng và chọn nhà cung cấp – Bộ phận mua hàng xem xét tính hợp lệ của yêu cầu được đưa ra và bắt đầu với quá trình xác định đúng nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể được thực hiện bằng cách đưa ra Yêu cầu Đề xuất (RFP).
3. Ủy quyền mua – Bước này có thể liên quan đến một hoặc nhiều cấp độ ủy quyền tùy thuộc vào quy mô của yêu cầu mua hàng. Mặc dù các yêu cầu mua hàng nhỏ có thể được người quản lý mua hàng ủy quyền, nhưng các yêu cầu mua hàng giá cao cần được xác minh dựa trên ngân sách và có thể liên quan đến sự chấp thuận của PO từ các cấp quản lý cấp cao. Các yêu cầu thậm chí có thể bị từ chối nếu chúng không được coi là cần thiết, không nằm trong giới hạn ngân sách hoặc thiếu thông tin thích hợp.
4. Lập đơn đặt hàng – Ngay sau khi yêu cầu mua hàng được đưa ra, PO được chuẩn bị bởi bộ phận mua hàng. PO có thể chứa các chi tiết bao gồm thông tin người mua và nhà cung cấp, số PO, thông số kỹ thuật của sản phẩm, điều khoản giao hàng và thông tin thanh toán. Sau khi PO hoàn tất và sẵn sàng, nó sẽ được gửi đến nhà cung cấp để chấp nhận.
5. Đánh giá của nhà cung cấp về PO – Nhà cung cấp khi nhận được PO sẽ kiểm tra các khoản phí chưa thanh toán nếu đó là người mua hiện tại. Đối với khách hàng mới, việc xem xét chi tiết khả năng thanh toán của người mua được thực hiện.
6. Xác nhận của Nhà cung cấp về PO – Nếu thông tin PO là chính xác, thì nhà cung cấp sẽ phê duyệt thông tin đó bằng cách ký vào tài liệu. PO sau đó có hiệu lực và được coi là hợp đồng pháp lý giữa người mua và người bán.
Tìm cách tự động hóa các Quy trình AP thủ công của bạn? Đặt trước bản demo trực tiếp 30 phút để xem Nanonets có thể giúp nhóm của bạn triển khai end-to-end như thế nào Tự động hóa AP.
Lợi ích đa dạng của quy trình phê duyệt PO
Quy trình phê duyệt PO suôn sẻ và nhanh chóng có thể giúp việc mua hàng trở nên dễ dàng hơn và đảm bảo nhiều lợi ích:
1. Tiết kiệm chi phí – Quy trình phê duyệt PO có thể hạn chế các chi phí không cần thiết cho công ty. Việc phê duyệt mua hàng liên quan đến việc kiểm tra bắt buộc xem sản phẩm đã có sẵn trong kho hay liệu nó có thực sự cần thiết hay không. Điều này giúp tránh các chi phí hoặc chi phí không cần thiết và cũng hiểu được tiền đang được chi tiêu vào đâu.
2. Hiệu quả hoạt động tốt hơn – Một quy trình phê duyệt mua hàng phù hợp và được quy định mang lại ít sự thất vọng, kém hiệu quả hơn và dẫn đến thời gian phê duyệt PO nhanh hơn để hoàn tất quy trình mua sắm một cách nhanh chóng.
3. Khả năng hiển thị nâng cao – Phê duyệt PO cho phép hiển thị danh mục chi tiêu của công ty. Các tổ chức dựa vào việc mua hàng bằng thẻ tín dụng và hóa đơn của nhà cung cấp chỉ được biết về chi phí khi bảng sao kê hoặc hóa đơn xuất hiện. Mặt khác, phê duyệt PO đảm bảo rằng các bên liên quan biết về các khoản chi đã cam kết để lập kế hoạch và thực hiện ngân sách tốt hơn.
4. Hợp tác hiệu quả – PO là một văn bản pháp lý có thể cung cấp thông tin khi có yêu cầu giữa các bộ phận nội bộ cũng như các nhà cung cấp. Một đơn đặt hàng được phê duyệt trải qua một quy trình tỉ mỉ để đảm bảo rằng không có xung đột. Vì mọi người đều rõ ràng về các yêu cầu và điều khoản, điều này dẫn đến trách nhiệm giải trình tốt hơn và sự cộng tác hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
5. Tạo điều kiện kiểm toán dễ dàng – Có phê duyệt PO theo quy định cho các đơn đặt hàng có thể là một lợi ích trong khi kiểm toán. Khi mọi giao dịch mua đều trải qua quy trình phê duyệt PO, nhóm tài khoản phải trả có thể dễ dàng khớp hóa đơn với các đơn đặt hàng tương ứng và lập chỉ mục cho chúng. Điều này tạo điều kiện cho tài liệu thích hợp và làm cho nó dễ dàng hơn trong quá trình kiểm toán của công ty.
6. Dự báo chính xác và ra quyết định sáng suốt – Khi có quy trình phê duyệt đơn đặt hàng được thiết lập sẵn, việc dự báo và ra quyết định trở nên rất dễ dàng. Các bên liên quan biết chính xác công ty phải chi vào đâu, loại mua hàng nào cần phân bổ ngân sách thường xuyên và có thể đưa ra các quyết định sáng suốt để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Thiết lập quy trình làm việc AP không cần chạm và hợp lý hóa quy trình Tài khoản phải trả trong vài giây. Đặt bản demo trực tiếp 30 phút ngay bây giờ.
Tự động hóa quy trình phê duyệt PO
Giống như nhiều quy trình kinh doanh, quy trình phê duyệt PO cũng có thể dễ dàng được tự động hóa để đạt hiệu quả cao hơn.
Nhưng nhu cầu tự động hóa là gì và nó có lợi như thế nào?
Nhu cầu tự động hóa
Quy trình PO kỹ thuật số nhanh hơn và không có lỗi, đó là lý do tại sao nhiều công ty chọn tự động hóa quy trình phê duyệt đơn đặt hàng.
Phê duyệt PO thủ công liên quan đến vô số giấy tờ, chậm, dễ xảy ra lỗi do con người và sự chậm trễ dẫn đến tăng chi phí hoạt động. Thời gian xử lý phê duyệt có thể lâu hơn dẫn đến sự kém hiệu quả trong tổ chức.
Ngoài ra, khi các công ty mở rộng với sự hiện diện toàn cầu, rất khó để thực thi các quy trình phê duyệt PO thủ công vì nó liên quan đến rất nhiều tài liệu và giao tiếp qua lại.
Tự động hóa giúp tối ưu hóa quy trình phê duyệt PO cho toàn bộ tổ chức và mang lại nhiều lợi thế.
Ưu điểm của tự động hóa
Sự ra đời của các giải pháp kỹ thuật số và công nghệ hiện đại đã giúp việc tự động hóa các hoạt động quan trọng trở nên dễ dàng hơn. quy trình kinh doanh. Tự động hệ thống đặt hàng làm cho phê duyệt PO dễ dàng hơn, nhanh hơn và mang lại lợi nhuận cho các tổ chức.
Một vài ưu điểm cụ thể của việc tự động hóa quy trình phê duyệt PO là:
- Tiết kiệm thời gian – Quy trình phê duyệt PO thủ công liên quan đến một lượng lớn giấy tờ mỗi lần. Các hệ thống tự động cung cấp một vị trí trung tâm để lưu trữ tất cả dữ liệu liên quan mà bất kỳ ai tham gia vào quy trình phê duyệt đều có thể truy cập được. Việc tham khảo và phê duyệt chéo tiêu tốn ít thời gian hơn mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn so với trước đây.
- Giảm sai sót – Các quy trình thủ công tốn nhiều công sức dễ xảy ra lỗi do con người. Các giải pháp kỹ thuật số có thể sử dụng các mẫu làm sẵn hoặc các biểu mẫu tùy chỉnh có thể thu thập dữ liệu cần thiết với sự can thiệp của con người ở mức tối thiểu.
- Quy trình không cần giấy tờ – Các giải pháp tự động sử dụng tài liệu kỹ thuật số giúp giảm nhu cầu về giấy tờ thủ công, Với sự sẵn có của dữ liệu kỹ thuật số, tài liệu in ít được ưu tiên hơn. Các yêu cầu mua hàng đã tăng có thể được gửi lại để thay đổi, có thể bật thông báo cho các cấp phê duyệt khác nhau và có thể gửi phê duyệt cuối cùng mà không cần giấy tờ.
- Khớp hóa đơn sẵn sàng – Việc phê duyệt đơn đặt hàng có thể yêu cầu kiểm tra tuân thủ bao gồm khớp hóa đơn. Vì tất cả các tài liệu liên quan có thể được truy cập thông qua cơ sở dữ liệu kỹ thuật số, nên dễ dàng thực hiện việc kiểm tra cần thiết và ngăn chặn việc chi tiêu bừa bãi và gian lận nhà cung cấp.
- Dữ liệu tập trung – Tự động hóa dựa trên đám mây cho phép chia sẻ dữ liệu nội bộ trên toàn cầu giữa các địa điểm. Ban quản lý cũng có thể truy cập dữ liệu trên các múi giờ bất cứ lúc nào để được phê duyệt ngay lập tức, tạo điều kiện cộng tác tốt hơn mà không bị chậm trễ.
Đặt trước bản demo trực tiếp 30 phút này để biến đây là lần cuối cùng bạn sẽ phải nhập dữ liệu từ hóa đơn hoặc biên lai vào phần mềm ERP theo cách thủ công.
Những thách thức trong tự động hóa
Mặc dù các quy trình tự động có thể giúp phê duyệt PO dễ dàng hơn, nhưng chúng không phải là không có thách thức. Các quy trình phê duyệt PO mới được tự động hóa có thể gặp trục trặc và không hoạt động bình thường ngay từ đầu. Nhận phản hồi và cải tiến tinh chỉnh có thể mang lại lợi ích.
Những thách thức phổ biến trong tự động hóa có thể được khắc phục bằng cách:
- Giữ cho nó đơn giản – Cố gắng tự động hóa tất cả các quy trình có thể trở thành một kẻ thống trị trên hệ thống. Bắt đầu với các bước đơn giản và một khi mọi người hiểu mô hình làm việc, sau đó tiến dần đến tự động hóa hoàn toàn.
- Đầu tư vào đào tạo – Cung cấp đào tạo cho nhân viên xử lý các quy trình phê duyệt PO là cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của nó. Yêu cầu tất cả các bên liên quan tham gia để hiểu hệ thống đang được triển khai để tránh hỗn loạn và đảm bảo quy trình phê duyệt PO suôn sẻ.
- Tách biệt các cấp phê duyệt – Không phải tất cả các giao dịch mua đều yêu cầu phê duyệt ở cấp quản lý. Quyền có thể được đặt để phê duyệt PO nhỏ cho cấp điều hành và mua hàng tốn kém cho cấp quản lý.
- Tạo không gian cho các trường hợp ngoại lệ – Tuy nhiên, quy trình có thể được số hóa, nên tính đến các trường hợp ngoại lệ là điều khôn ngoan. Xử lý ngoại lệ phải được ghi lại và tập trung để tham khảo trong tương lai.
- Duy trì tài liệu phù hợp – Việc kiểm tra sẽ diễn ra cho dù quy trình phê duyệt PO là thủ công hay tự động. Duy trì các tài liệu phù hợp và có liên quan ở một địa điểm duy nhất có thể giúp việc kiểm toán trở nên dễ dàng.
- Xem xét các quy trình – Chỉ vì nó được tự động hóa, điều đó không có nghĩa là người ta có thể thực hiện và quên nó đi. Việc xem xét các quy trình thường xuyên có thể giúp điều chỉnh kịp thời để tăng hiệu quả của nó.
Kết luận
Quy trình phê duyệt PO có thể tăng hiệu quả kinh doanh bằng cách hợp lý hóa quy trình công việc. Các giải pháp số hóa mang lại lợi thế khác biệt so với các quy trình thủ công, đồng thời có thể hợp lý hóa và làm cho quy trình mua sắm trở nên dễ dàng và hiệu quả. Tự động hóa là nhu cầu cấp thiết và có thể nâng tầm các tổ chức có mối quan hệ hoàn hảo với nhà cung cấp để tăng trưởng kinh doanh tốt hơn và bền vững hơn.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến thức. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/purchase-order-approval-process/
- a
- Giới thiệu
- về nó
- chấp nhận
- truy cập
- truy cập
- có thể truy cập
- trách nhiệm
- Trợ Lý Giám Đốc
- các khoản phải trả
- chính xác
- ngang qua
- điều chỉnh
- lợi thế
- sự xuất hiện
- chống lại
- Tất cả
- phân bổ
- cho phép
- Đã
- số lượng
- và
- bất kỳ ai
- phê duyệt
- phê duyệt
- thẩm định, lượng định, đánh giá
- kiểm toán
- kiểm toán
- ủy quyền
- tự động hóa
- Tự động
- tự động hóa
- Tự động hóa
- sẵn có
- có sẵn
- trở lại
- cơ sở
- bởi vì
- trở nên
- trở thành
- trước
- được
- mang lại lợi ích
- Lợi ích
- Hơn
- giữa
- ràng buộc
- cuốn sách
- Đưa
- Mang lại
- ngân sách
- Ngân sách
- kinh doanh
- quy trình kinh doanh
- các doanh nghiệp
- Sức chứa
- nắm bắt
- thẻ
- Phân loại
- trung tâm
- tập trung
- thách thức
- Những thay đổi
- Chaos
- Séc
- Chọn
- trong sáng
- hợp tác
- cam kết
- Giao tiếp
- Các công ty
- công ty
- Của công ty
- hoàn thành
- tuân thủ
- quan tâm
- phần kết luận
- xem xét
- ăn
- hợp đồng
- Phí Tổn
- Chi phí
- tạo ra
- tín dụng
- thẻ tín dụng
- quan trọng
- khách hàng
- dữ liệu
- chia sẻ dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu
- quyết định
- Ra quyết định
- quyết định
- sự chậm trễ
- giao hàng
- Demo
- bộ
- phòng ban
- Tùy
- chi tiết
- chi tiết
- khác nhau
- khó khăn
- kỹ thuật số
- tài liệu kỹ thuật số
- số hóa
- tài liệu
- tài liệu hướng dẫn
- tài liệu
- suốt trong
- mỗi
- dễ dàng hơn
- dễ dàng
- Cạnh
- Hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- hiệu quả
- NÂNG
- nhân viên
- kích hoạt
- cho phép
- Cuối cùng đến cuối
- Endless
- nâng cao
- đảm bảo
- đảm bảo
- Toàn bộ
- ERP
- Phần mềm ERP
- lôi
- lỗi
- thành lập
- Ether (ETH)
- Ngay cả
- BAO GIỜ
- mọi người
- chính xác
- ngoại lệ
- thi hành
- điều hành
- hiện tại
- Mở rộng
- chi phí
- tạo điều kiện
- tạo điều kiện
- NHANH
- nhanh hơn
- thông tin phản hồi
- vài
- cuối cùng
- sau
- Dự báo
- các hình thức
- thường xuyên
- thường xuyên
- từ
- Full
- tương lai
- Tổng Quát
- được
- nhận được
- được
- Toàn cầu
- sự hiện diện toàn cầu
- Toàn cầu
- Đi
- tốt
- dần dần
- Tăng trưởng
- Bảo hành
- Xử lý
- xảy ra
- có
- giúp đỡ
- giúp
- chủ nhà
- Độ đáng tin của
- Tuy nhiên
- HTTPS
- Nhân loại
- xác định
- xác định
- thực hiện
- thực hiện
- nâng cao
- cải tiến
- in
- bao gồm
- Bao gồm
- Tăng lên
- tăng
- chỉ số
- thông tin
- thông báo
- ban đầu
- thiếu
- tích hợp
- nội bộ
- hàng tồn kho
- xử lý hóa đơn
- liên quan
- tham gia
- IT
- Key
- Biết
- Thiếu sót
- Họ
- hàng đầu
- Hợp pháp
- thấp hơn
- niveaux
- giới hạn
- sống
- địa điểm thư viện nào
- . Các địa điểm
- còn
- Rất nhiều
- thực hiện
- duy trì
- làm cho
- LÀM CHO
- Làm
- quản lý
- giám đốc
- quản lý
- bắt buộc
- nhãn hiệu
- thủ công
- nhiều
- Trận đấu
- phù hợp
- bò con bị lạc
- Gặp gỡ
- Might
- kiểu mẫu
- hiện đại
- tiền
- chi tiết
- cần thiết
- Cần
- nhu cầu
- Mới
- thông báo
- con số
- cung cấp
- ONE
- hoạt động
- tối ưu hóa
- gọi món
- đơn đặt hàng
- cơ quan
- tổ chức
- Nền tảng khác
- nổi bật
- Vượt qua
- Giấy
- giấy tờ
- một phần
- thanh toán
- hoàn hảo
- thực hiện
- quyền
- chọn
- Nơi
- kế hoạch
- plato
- Thông tin dữ liệu Plato
- PlatoDữ liệu
- PO
- chuẩn bị
- sự hiện diện
- ngăn chặn
- ưu tiên
- quá trình
- Quy trình
- xử lý
- Sản phẩm
- lợi nhuận
- đúng
- đúng
- đề nghị
- cho
- cung cấp
- mua
- đơn đặt hàng
- mua hàng
- Mau
- nâng lên
- tăng giá
- nâng cao
- sẵn sàng
- biên lai
- giảm
- tài liệu tham khảo
- quy định
- liên quan
- mối quan hệ
- Mối quan hệ
- có liên quan
- vẫn
- yêu cầu
- yêu cầu
- yêu cầu
- cần phải
- yêu cầu
- Yêu cầu
- mà
- hạn chế
- kết quả
- Kết quả
- xem xét
- xem xét
- Đánh giá
- tiết kiệm
- giây
- lựa chọn
- cao cấp
- Loạt Sách
- dịch vụ
- định
- chia sẻ
- Chương trình
- ký
- tương tự
- Đơn giản
- kể từ khi
- duy nhất
- Kích thước máy
- chậm
- nhỏ
- Phần mềm
- Giải pháp
- Chẳng bao lâu
- Không gian
- riêng
- thông số kỹ thuật
- tiêu
- Chi
- tiêu
- các bên liên quan
- Bắt đầu
- bắt đầu
- Tuyên bố
- Bước
- Các bước
- hàng
- hợp lý hóa
- tinh giản
- mạnh mẽ
- trình
- như vậy
- nhà cung cấp
- Tính bền vững
- hệ thống
- hệ thống
- Hãy
- dùng
- nhóm
- Công nghệ
- mẫu
- về
- Sản phẩm
- của bên thứ ba
- Thông qua
- thời gian
- thời gian
- đến
- quá
- vô cảm
- Hội thảo
- Giao dịch
- hiểu
- hiểu
- sử dụng
- thường
- nhà cung cấp
- nhà cung cấp
- xác minh
- khả năng hiển thị
- Điều gì
- Là gì
- liệu
- cái nào
- trong khi
- sẽ
- WISE
- ở trong
- không có
- Công việc
- quy trình làm việc
- Luồng công việc
- đang làm việc
- trên màn hình
- zephyrnet
- khu vực Ace