Hướng dẫn của nhà tiếp thị để lập bản đồ quy trình

Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ nướng bánh sinh nhật cho một người bạn. Bạn không hẳn là một thợ làm bánh chuyên nghiệp, vì vậy bạn truy cập trực tuyến và tìm kiếm một công thức dễ thực hiện để giúp món tráng miệng của bạn trở thành tâm điểm của bữa tiệc.

Bạn đang chảy nước miếng khi cuộn hết ảnh này đến ảnh khác của những chiếc bánh trông ngon mắt. Cuối cùng, bạn chọn một bức ảnh bánh quy dâu tây tuyệt đẹp và đi sâu vào công thức. Nó có một danh sách các nguyên liệu và sau đó là một dòng hướng dẫn có nội dung: “Nướng bánh”.

Bối rối, bạn điên cuồng cuộn xuống để tìm thêm hướng dẫn. Nếu không có sẵn nguyên liệu, bạn sẽ lãng phí nguyên liệu khi phải trộn lại bột và nướng bánh mất thời gian vì bạn phải dừng lại và lặp lại các bước trước đó hoặc bắt đầu lại từ đầu vì bạn đã làm sai điều gì đó.

Chiếc bánh của bạn hoàn toàn thất bại và cuối cùng bạn phải ghé qua một tiệm bánh trên đường đến bữa tiệc.

Có lẽ bạn chưa bao giờ phải nướng bánh, nhưng không còn nghi ngờ gì nữa, bạn đã được giao những nhiệm vụ tại nơi làm việc khiến bạn ước mình có thể dựa vào một tiệm bánh.

Thông tin duy nhất được cung cấp cho bạn là mục tiêu cuối cùng và bạn phải vật lộn để đáp ứng kỳ vọng của sếp vì bạn không biết làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ mà họ giao cho bạn.

Nó xảy ra nhiều hơn bạn nghĩ, và nếu bạn là người quản lý, bạn thậm chí có thể phạm tội khi làm điều này với nhân viên của mình.

Khi điều này xảy ra, các dự án không được hoàn thành đúng thời hạn hoặc không được hoàn thành đúng cách, nhân viên thất vọng và sự hài lòng của nhân viên tăng lên, và với thời hạn bị trễ hoặc không có sản phẩm hoàn chỉnh nào, khách hàng sẽ tìm đến nơi khác để đáp ứng nhu cầu của họ.

Nếu chỉ có một cách để tránh loại vấn đề này.

Bạn có thể đoán rằng có. Nó được gọi là lập bản đồ quy trình kinh doanh và bạn sẽ tìm hiểu cách điều này có thể giúp cứu doanh nghiệp của bạn.

Lập bản đồ quy trình kinh doanh

Sơ đồ quy trình là gì?

Tạo quy trình là khi bạn chia dự án thành một loạt các nhiệm vụ và hoạt động mà cuối cùng sẽ tạo ra kết quả cuối cùng mong muốn của bạn. Lập bản đồ quy trình là một chiến lược nhờ đó bạn tạo một biểu diễn trực quan về quy trình này, dễ theo dõi và có thể được truyền đạt tới mọi người tham gia dự án.

Quay trở lại với ví dụ về chiếc bánh của chúng ta, một quy trình là các bước giúp bạn thu thập và đo lường các thành phần của mình, cho đến khi để bánh vào lò nướng trong một khoảng thời gian quy định và mọi thứ ở giữa. Bạn đang biến đầu vào (nguyên liệu và các bước) thành đầu ra (chiếc bánh ngon).

Khi bạn viết quy trình trên giấy hoặc trên máy tính, bạn có thể thấy sự thiếu hiệu quả, tắc nghẽn và những thách thức mà nhóm của bạn hoặc khách hàng của bạn có thể gặp phải. Được trang bị thông tin này, bạn có thể điều chỉnh quy trình của mình để khắc phục những sự cố này và tạo ra một cỗ máy hoạt động tốt.

Lợi ích của việc lập bản đồ quy trình

Bất kể bạn đại diện cho ngành nào, sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp hay bộ phận bạn làm việc, việc lập bản đồ quy trình có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả, sự hài lòng của nhân viên và khách hàng cũng như lợi nhuận của bạn. Đây chỉ là một số lợi ích của việc kết hợp sơ đồ quy trình vào tổ chức của bạn:

1. Xác định sự dư thừa.

Nếu bạn tạo ra một sản phẩm, nguyên vật liệu có thể bị lãng phí nếu nhân viên phải lặp lại các hoạt động trước khi họ thực hiện đúng. Cho dù bạn cung cấp sản phẩm hay dịch vụ, thời gian của nhân viên đều có giá trị và bạn cũng nên cẩn thận để không lãng phí thời gian đó. Cuối cùng…

2. Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.

Người ta đã nói rằng từ 15% đến 20% thời gian của nhân viên bị lãng phí do chồng chéo trong công việc và không hiểu vai trò và trách nhiệm, làm lại các nhiệm vụ đã làm sai và không có đầy đủ các hướng dẫn trước khi họ bắt đầu hoạt động.

Khi bạn trình bày rõ ràng từng bước liên quan đến việc tạo ra kết quả và ai sẽ hoàn thành bước đó, hiệu quả của nhân viên cũng như văn hóa công ty của bạn sẽ được cải thiện.

3. Tăng sự hài lòng của nhân viên.

Hầu hết mọi người không thích bị nhầm lẫn. Nhân viên muốn biết chính xác những gì họ chịu trách nhiệm và làm thế nào để hoàn thành những nhiệm vụ đó. Với thông tin này, nhân viên sẽ hạnh phúc hơn, ít có khả năng tìm kiếm một công việc mới hơn và có nhiều khả năng đối xử tốt với nhau và với khách hàng của bạn.

4. Nuôi dưỡng những khách hàng hạnh phúc hơn

Khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ của họ một cách kịp thời, được giao bởi những nhân viên hài lòng với công việc của họ và hào hứng giúp đỡ họ, thì khách hàng sẽ hạnh phúc hơn. Sau đó, họ trở lại với tư cách là khách hàng và nói với bạn bè của họ cũng làm ăn với bạn.

Tại sao tôi nên sử dụng sơ đồ quy trình với tư cách là nhà tiếp thị?

Là một nhà tiếp thị, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để lập sơ đồ quy trình cho các dự án và trách nhiệm của mình.

Cũng giống như sản xuất một sản phẩm, bạn có một số bước nhất định phải tuân theo để đạt được mục tiêu cuối cùng: thu hút khách hàng tiềm năng và chuyển đổi họ thành khách hàng. Bạn thậm chí có thể không nhận ra rằng bạn đã làm điều đó suốt thời gian qua.

Ví dụ: bạn có tạo nội dung và hình ảnh ngẫu nhiên trước khi biết ai sẽ xem chúng không? Hy vọng là không. Bạn có nhắm mắt và chỉ vào một lộ trình tiếp thị mà không nghiên cứu xem khách hàng lý tưởng của bạn dành thời gian ở đâu không? Nếu bạn làm như vậy, bạn có thể không thấy nhiều ROI.

Không, bạn có một loạt các bước cần thực hiện để xác định cơ hội phù hợp để tiếp cận khách hàng tiềm năng và sau đó nói chuyện với họ. Bây giờ, chúng tôi sẽ gỡ bỏ quy trình đó để có thể cải thiện, thử nghiệm, truyền đạt và nhân rộng.

Làm cách nào để tôi sử dụng sơ đồ quy trình với tư cách là nhà tiếp thị?

Bước đầu tiên để xử lý ánh xạ là xác định kết quả mong muốn của bạn. Quy trình của bạn có thể trông hơi khác một chút tùy thuộc vào mục tiêu của bạn và đặc điểm cụ thể của công ty bạn, nhưng đây là bảy bước bạn có thể sử dụng để hướng dẫn bản thân và nhóm của mình thông qua bản đồ quy trình tiếp thị:

nguồn

XUẤT KHẨU. Làm nghiên cứu của bạn.

Nghiên cứu xem bạn muốn tiếp thị cho ai, bạn sẽ tìm thấy họ ở đâu và khi nào họ sẽ ở đó.

2. Phân khúc đối tượng của bạn.

Phân bổ đối tượng của bạn thành các nhóm khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng có thuộc tính tương tự. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thiện thông điệp cụ thể của mình.

3. Nhắm mục tiêu phân khúc phù hợp nhất.

Xác định ai cần những gì bạn muốn và có khả năng mua nó.

4. Định vị bản thân ngoài đối thủ cạnh tranh.

Điều gì khiến bạn khác biệt? Đây được gọi là một đề xuất bán hàng độc đáo và sẽ giúp bạn soạn thảo thông điệp tiếp thị của mình.

5. Xác định những gì bạn sẽ cung cấp.

Sau đó, hãy lên chiến lược xem nó sẽ có giá bao nhiêu, nó sẽ được phân phối ở đâu và bạn sẽ quảng bá nó tới khán giả của mình như thế nào.

6. Thực hiện quy trình của bạn.

Đây là nơi bạn đưa các chiến lược của mình vào hành động. Điều này có thể bao gồm tự động hóa tiếp thị.

7. Đo lường thành công của bạn.

Sử dụng các mục tiêu bạn đã đặt ra để đo lường hiệu suất của bạn. Chúng có thể bao gồm phạm vi tiếp cận như lưu lượng truy cập web và chuyển đổi hoặc các mục tiêu dựa trên doanh thu như lợi nhuận.

Đừng cố thay đổi quy trình của bạn cho đến khi bạn vạch ra chính xác những gì bạn đang làm. Khi mọi hoạt động được liệt kê, bạn có thể bắt đầu tìm cách cải thiện. Nếu bạn có một nhóm được chỉ định để xử lý quá trình tạo, bạn có thể chỉ định vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên.

Công cụ lập bản đồ quy trình

Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu lập bản đồ quy trình với nhóm của mình, có nhiều công cụ mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành công việc. Một số trong số này có thể được sử dụng miễn phí trong khi một số khác có phiên bản trả phí hữu ích hoặc cần thiết để tạo bản đồ quy trình của bạn.

Chúng ta sẽ xem xét một vài trong số các tùy chọn này ở đây.

1. lucidchart

LucidChart là một phần mềm lập biểu đồ chuyên nghiệp có thể được sử dụng trên mọi trình duyệt hoặc thiết bị.

nguồn

Nó có thể được tích hợp với các ứng dụng năng suất như Google Suite và Microsoft Office, đồng thời cho phép người dùng trò chuyện và nhận xét trong thời gian thực.

2. Bản vẽ Google

Google Drawings là phần mềm lập bản đồ miễn phí cho phép bạn tạo các sơ đồ và biểu đồ khác nhau với các hình dạng cơ bản.

nguồn

Google Drawings dựa trên trình duyệt và hoàn toàn trực tuyến. Nó bao gồm lưu trữ miễn phí mà không hết hạn.

3. vẽ

Edraw là phần mềm lập bản đồ quy trình trông tương tự như giao diện của Microsoft Office. Nếu bạn quen thuộc với môi trường đó, công cụ này sẽ giúp bạn dễ dàng điều hướng.

nguồn

Edraw bao gồm một bố cục tự động cho bản đồ tư duy và cho phép bạn tùy chỉnh mọi thứ một cách đơn giản.

4. lấp lánh

Gliffy là tuyệt vời cho những người trong chúng ta, những người không đặc biệt nghệ thuật. Với nhiều mẫu và chủ đề có sẵn, người dùng có thể tạo bản đồ quy trình trông chuyên nghiệp mà không phải đau đầu.

nguồn

Với Gliffy, bạn có thể dễ dàng hoàn nguyên về phiên bản tác phẩm đã lưu trước đó. Đây là một tính năng hữu ích nếu bạn bỏ lỡ điều gì đó hoặc gặp lỗi khi đang làm việc.

5. Ca cao

Cacoo là công cụ lập bản đồ quy trình hoàn hảo có thể được tích hợp với một số ứng dụng.

nguồn

Cacoo cực kỳ hợp tác và cho phép nhiều người dùng làm việc trong một dự án, theo dõi các thay đổi, xem xét trạng thái và cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu.

Tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách của bạn, có một số công cụ có thể hỗ trợ bạn trong suốt hành trình lập sơ đồ quy trình của mình.

Ví dụ về ánh xạ quy trình

Hãy nhớ rằng quy trình của bạn có thể khác với quy trình của nhà tiếp thị tiếp theo. Do đó, biểu diễn trực quan mà bạn sử dụng cũng sẽ khác. Bạn có thể tìm thấy một số ví dụ về ánh xạ quy trình. Sử dụng công cụ và thiết lập phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

nguồn

nguồn

Khi bạn tạo bản đồ quy trình của mình, hãy nhớ rằng "tốt" đôi khi là đủ tốt. Đây không cần phải là một tác phẩm nghệ thuật xứng đáng với bảo tàng. Nó chỉ cần là một kế hoạch chức năng, dễ thực hiện mà mọi người đều có thể hiểu được. Giữ cho nó đơn giản. Cuối cùng, điều này cần phải làm việc cho bạn và hoàn cảnh của bạn.

Tiếp thị vốn đã rủi ro. Bạn không bao giờ biết liệu tiền bạc và công sức bạn bỏ ra cho một chiến dịch hoặc quảng cáo có tạo ra kết quả hay không. Để giảm thiểu rủi ro, hãy dành nhiều thời gian hơn cho giai đoạn lập kế hoạch trước khi chuyển sang thực hiện.

Sau khi biết đối tượng của mình là ai và cách tiếp cận họ, bạn có thể tập trung vào thông điệp và các chiến lược cụ thể mà bạn sẽ sử dụng để thu hút khách hàng tiềm năng mới và chuyển đổi họ. Nếu không có bước này, về cơ bản, bạn đang khoanh tay và hy vọng điều tốt nhất. May mắn thay, khi bạn sử dụng bản đồ quy trình để vạch ra kế hoạch cho dự án của mình, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để thấy được lợi tức đầu tư mà bạn mong đợi.

Nguồn: https://blog.hubspot.com/marketing/ process-mapping