您是有点好奇，还是对竞争性警告信着迷？

发布者 马修·沃克 on 2021 年 7 月 14 日

您知道吗，您可以下载竞争对手的检查观察结果，以了解哪些质量问题可能会导致发出警告信？

不久前，FDA 公布了他们的 检查观察数据集. 它们是 FDA 在对制造商进行检查后发布的可怕的 483 次检查观察结果和警告信的 Excel 电子表格。 以下每个主题领域都有一个电子表格，我们将看看“设备”观察。 如果您愿意，可以进行验尸数据分析或推测性数据尸检……在检查 FDA 检查观察结果时，我们可以学到什么？

• 生物制品
• 毒品
• 设备
• 用于移植的人体组织
• 放射健康
• 零件 1240 和 1250
• 食物（包括膳食补充剂）
• 兽医
• 生物研究监测
• 特殊要求
• 检查总数和483s

这些是 FDA 根据联邦法规编写的不符合项，因此不会有 ISO 13485:2016 或法规 (EU) 2017/745 的任何统计数据。 在“QSR”或 21 CFR 820 下会有很多发现。 与 ISO 标准不同，好消息是联邦法规法典可免费在线公开获取。 它不是付费游戏，我们可以在不违反任何版权许可协议的情况下共享要求的全文。 

检查意见和警告信的前 10 个领域是： 

1. CAPA程序
2. 投诉程序
3. 医疗器械报告
4. 采购控制
5. 不合格品
6. 流程验证
7. 质量审核
8. CAPA 行动和结果的记录
9. 产品培训
10. 设备主记录

纠正和预防措施是发出警告信的最常见原因

获得最多 483 个检查观察和警告信的质量体系要求是针对 21 CFR 820.100(a) 下的纠正和预防措施。 当制造商未能建立 CAPA 程序或程序不充分时，会列出此发现。 这一发现被引用了 165 次。 此外，根据 32 CFR 21(b)，CAPA 活动或其结果未记录或未充分记录的次数总计 820.100 次。 这为我们提供了 CAPA 过程的 197 个观察结果。

纠正和预防措施要么修复已识别的问题并确保它不再发生，要么首先阻止潜在问题的发生。 它是对质量问题和产品不合格的被动和主动响应。 要求的正文是：

“§820.100 纠正和预防措施。
(a) 每个制造商应建立并保持实施纠正和预防措施的程序。 程序应包括以下要求：
(1) 分析流程、工作操作、让步、质量审核报告、质量记录、服务记录、投诉、退回产品和其他质量数据来源，以识别不合格产品或其他质量问题的现有和潜在原因。 必要时应采用适当的统计方法来检测重复出现的质量问题；
(2) 调查产品、过程和质量体系不合格的原因；
(3) 确定纠正和防止不合格品和其他质量问题再次发生所需的措施；
(4) 验证或确认纠正和预防措施，以确保该措施有效且不会对成品器械产生不利影响；
(5) 实施和记录纠正和预防已识别质量问题所需的方法和程序的变化；
（六）确保与质量问题或不合格产品有关的信息传达给直接负责保证产品质量或预防此类问题的人员； 和
(7) 提交已识别质量问题的相关信息，以及纠正和预防措施，供管理评审。
(b) 本节要求的所有活动及其结果均应记录在案。“

我们可以看到，在 (a) 部分下，要求建立并维护过程控制，并带有该过程所需输入和输出的数字列表。 过程控制容易，使用一个程序。 你必须建立一个程序，你必须维护它。 这是前 165 个观察结果的一部分。

第二部分是程序需要“充分”。 这意味着需要在该程序中解决项目符号 (1)-(7)。 例如，编号 (2) 是“调查与产品、过程和质量体系相关的不合格原因；”。 这意味着该程序不仅应该解释您的质量体系将进行该调查，还应该解释谁将进行调查以及他们将如何进行调查。 

“应调查不合格的原因”，可能不是一个充分的过程控制。 是的，它解决了根本原因评估的需要，但它是否充分做到了这一点？ 

“RA/QA 经理将完成或指派一名工作人员通过填写 CAPA 报告表的第 5 部分，使用诸如‘2 原因分析’之类的方法来完成纠正措施的根本原因评估。” 这种措辞更接近程序中的需要。 它解释了谁在做什么，他们大概如何做，在何处记录该活动并标识该活动产生的记录。

这给我们带来了额外的 32 个发现，其中活动及其结果要么没有记录，要么做得很差。 这就是识别输入（根本原因分析）和输出（CAPA 报告的第 2 部分）很重要的原因。 它允许您、检查员或审核员从程序到过程的一部分产生的记录进行追踪，以证明符合性。 

正如古老的谚语所说，“如果没有记录，它就没有发生”。 该记录应该表明是的，您进行了根本原因分析（活动）以及该分析的结论是什么（该活动的结果）。 这些类型的记录对您的质量体系至关重要，因此有一个专门用于控制记录的过程。 我给你一个提示，它是QSR的Subpart-M。 

这也是展示流程如何齐头并进以及 CAPA 与文档控制、记录控制和您的质量系统记录相互关联的绝佳方式。 您的系统进程将不断以这种方式相互环绕。 例如，CAPA 是您的管理评审流程的必要输入，因此如果您没有 CAPA 程序，您就不会执行足够的管理评审。 

关于其他系统的说明

如果您的质量体系也符合 ISO 13485:2016，则纠正措施和预防措施是单独的子条款下的单独项目。 纠正措施在 8.5.2 中，预防措施在 8.5.3 中。 这意味着如果您有一个从未采取预防措施的成熟质量体系，那么您的 CA 可能没问题，但该过程的 PA 可能不足。

CAPA 的行业标准是应用基于风险的方法，我们有一个专门针对该主题的网络研讨会！ 如何创建基于风险的 CAPA 流程

投诉是警告信的第二大常见原因

银牌去投诉。 与 CAPA 非常相似，最大的问题是没有投诉处理程序或投诉处理程序不足。 这个特定的发现被引用了 139 次（整体投诉处理有更多，但这个特定问题被引用最多）。 听起来不像是一个破记录，但同样，投诉处理是一个特定的过程，需要一个“既定和维护的程序”。

作为一个程序，它必须存在，必须维护，并且每个过程都有必须概述的输入和输出要求。 QSR 中的投诉处理略有不同，因为没有“投诉”子部分。 投诉在子部分 M-记录下，特别是 21 CFR 820.198 投诉文件。 

相比之下，符合 ISO 13485:2016 的投诉属于测量分析和改进，特别是第 8.2.2 条。 投诉处理。 它夹在反馈和向监管机构报告之间。 这必须是有目的的，因为这些过程本质上是相互交织的，它们的输入和输出直接相互馈送：

“§820.198 投诉文件。
(a) 各制造商应保存投诉档案。 每个制造商应建立和维护由正式指定的单位接收、审查和评估投诉的程序。 此类程序应确保：
（一）统一及时处理所有投诉；
(2) 口头投诉收到后记录在案； 和
(3) 对投诉进行评估以确定投诉是否代表了根据本章第 803 部分“医疗器械报告”要求向 FDA 报告的事件。=

“记录”的这一小节可能不如我们在 CA/PA 下看到的那么直观。 我们可以看到我们必须维护投诉文件。 我们还需要一个涵盖接收、审查和评估投诉的程序。 然后我们必须指定一个正式指定的投诉处理单位来完成所有这些工作。 

此外，我们需要确保投诉得到统一和有效的处理。 它应该是一个具有已知时间表的千篇一律的过程。 每个投诉都会在特定时间段内经过相同的审查和评估。 如果审查投诉需要六个月的时间，那绝对不是“及时的方式”。 

并非所有投诉都会通过挂号信发送给您，并在顶部大写“投诉” 大胆 字母。 有时，人们会简单地通过口头告诉您他们的投诉，而您的流程需要定义它是如何处理这些口头交流的。 否则您的 FDA 检查观察结果将被写入，您将面临收到警告信的风险。

这当然引出了一个问题，什么是投诉？ 我怎么知道我是否收到了？ 幸运的是，21 CFR 820.3 为我们提供了定义，其中之一就是投诉到底是什么“（二） 投诉是指任何书面、电子或口头交流，指控与设备在发布分发后的身份、质量、耐用性、可靠性、安全性、有效性或性能有关的缺陷。“。

最后没有测验，但我要提醒您，这可能会在测试中。 每当您提出这样的问题并且法规为其提供了定义时，最好将该定义包含在您的程序中。 这是一种确保对程序的理解一致的方法。 如果您因为没有意识到这是投诉而错过了投诉，那么您的流程就无效。 最终，审核员会发现流程中的缺陷，记录发现，然后您将执行 CAPA 来修复它。   

每个投诉都需要审查，但并非每个投诉都需要调查。 这是一个很少被引用的问题 (5)。 您可以决定不需要进行调查。 但是，如果您这样做了，那么您必须记录您为何做出这一决定，并指明负责该决定的人员。 

这不是随心所欲地取消调查。 有些事情需要进行调查，并且不执行这些事情没有公认的理由。 一个例子是当设备可能出现故障时，它的标签或包装符合其任何规格。 这些都需要毫无例外地进行调查。 但是，您的系统可以做的是，如果您已经进行了调查并且收到了相关的类似投诉，则无需对每个投诉重复相同的调查。 

投诉处理的一个重要概念是，您应该在收到投诉时对其进行分类。 某些类型的投诉必须报告给 FDA。 更多信息实际上可以在 21 CFR 803 下找到，而不是我们一直在检查的 820。 这些特殊的投诉需要与您正常的工厂投诉明显分开。 这些投诉特别需要确定； 

• 设备是否不符合规格；
• 该设备是否用于治疗或诊断； 和
• 设备与报告的事件或不良事件的关系（如果有）。

除了这些特殊的可报告投诉之外，所有调查都有某些要求的输出。 通过以统一、可重复的方式处理每一个投诉，这可以归结为一种形式。 事实上，创建特定的投诉表可确保所有必需的信息都已记录在案。 必须包括您正式指定的投诉处理单位的每项调查记录；

• 设备名称；
• 收到投诉的日期；
• 使用的任何唯一设备标识符 (UDI) 或通用产品代码 (UPC)，以及任何其他设备标识和控制号；
• 投诉人的姓名、地址和电话号码；
• 投诉的性质和详情；
• 调查的日期和结果；
• 采取的任何纠正措施； 和
• 对投诉人的任何答复。

一些公司和公司遍布全球，并在各地拥有许多站点。 并非每个制造商都仅限于将其所有业务都包含在一个建筑物内。 有时，正式指定的投诉处理单位可能不在生产所在地。 只要两者之间的沟通是合理可接受的，这是可以接受的。 制造商需要访问所进行的投诉调查的记录。 正如所有内容都必须记录在案一样，所有这些文档也必须是可生产的。 如果没有，您的检查员将出具 FDA 483 检验观察结果和警告信。  

如果投诉处理单位在美国境外，则必须可以在美国境内从通常保存制造商记录的地方或初始分销商处获取记录。 

投诉处理和警惕性报告是我们经常发现像魔术贴一样粘在一起的话题。 我们发现它们是如此相互关联以至于我们有一个组合 投诉处理和警戒报告网络研讨会.

医疗器械报告是警告信的第三大常见原因

铜牌获得者显示 FDA 检查观察的绝对数量下降。 68 财年共有 2020 起，这些调查结果极有可能导致发出警告信，因为这些事件可能涉及重伤和死亡。 我们正在放缓，但这仍然是一个几乎每周都会得到 FDA 检查观察的话题。

但问题的另一部分是没有，或者控制这个过程的程序不好。 不要与（欧盟）MDR 混淆，因为作为一个我们非常喜欢缩写词的行业，医疗器械报告在 21 CFR 820 的质量体系要求中被引用。我们在上面的投诉处理中看了一眼。 之所以如此独特，是因为 MDR 实际上存在于 21 CFR 803 医疗器械报告中。 更特别的是，第 803 部分被进一步分解为子部分。 

我们将看看子部分 E，这是对制造商的报告要求。 医疗器械报告是一个过程，因此需要一个程序来控制它，并且必须维护该程序。 

需要捕捉的一些关键点是，有一些报告时间表，从您意识到合理表明您的设备之一的信息开始计算的日历天数；

“(1) 可能已经导致或促成了死亡或重伤或
(2) 出现故障，如果故障再次发生，此设备或您销售的类似设备可能会导致或导致死亡或重伤设立的区域办事处外，我们在美国也开设了办事处，以便我们为当地客户提供更多的支持。“

有一些关键的要点。 首先，时钟开始倒计时日历天数，而不是工作日，假期也算在内。 你不能推迟报告你的设备杀死了某人，因为它是在假期前后和几个周末。 

其次，报告时间表各不相同，通常在 5 到 30 个日历日之间。 这意味着了解您正在制作的报告类型的具体时间表以及具有管辖权的当局对时间表的要求非常重要。 FDA 可能与加拿大卫生部不同，而加拿大卫生部又可能与欧盟等不同。 

第三，满足的条件是“合理已知的”，这是一个可以解释的含糊不清的要求。

他们帮助澄清这一点，

“（ⅰ） 您可以通过联系用户设施、进口商或其他初始报告者获得的任何信息；
（ⅱ） 您拥有的任何信息； 要么
（三） 您可以通过对设备的分析、测试或其他评估获得的任何信息。=

前两个通常不是问题，但较少关注的是对设备进行更深入的分析、测试或评估。 此处需要进行尽职调查，以确保您确实知道您应该“合理知道”的信息。 

调查和根本原因确定的责任完全由制造商承担，这个过程可能需要一些时间。 当报告及时临近但您的调查在时钟用完之前无法完成时会发生什么？ 简短的回答是无论如何都要报告它。

更长的答案是报告您拥有的信息，并解释为什么报告没有所有必需的信息。 然后解释您为尝试获取所有信息所做的工作，并稍后提交补充或后续报告以填补空白。 仅准备好部分报告并不是错过报告截止日期的借口。 然而，这是获得 FDA 检查观察或警告信的完美借口。

来源：https://medicaldeviceacademy.com/warning-letters/