如何以有意义（且可持续）的方式削减业务费用| 纳米网博客

由柏拉图重新发布

关注： 0

当心小开支。小漏会沉大船。

- 本杰明·富兰克林

费用的战略管理对于公司的财务成功至关重要。然而，由于各种内部和外部因素，实现可持续支出管理可能具有挑战性。内部因素包括不断上升的运营成本、对全渠道能力的需求、高员工流动率、激烈的竞争和过时的流程。外部因素包括 COVID 等全球危机、2007-08 年金融危机等经济衰退、通货膨胀以及俄乌冲突等政治动荡。

为了克服这些障碍，企业需要针对不同的运营领域（例如缺陷、低效、产能过剩、闲置时间和生产过剩）制定全面的开支削减战略。从早期阶段到淘汰期，整个经济周期都存在降低成本的机会。

了解可持续的成本降低

在一个麦肯锡季度调查，发现 79% 的公司实施了成本削减措施以应对 2008-09 年的全球经济危机。然而，只有 53% 的高管认为这些成本削减有效地帮助他们的公司度过了难关。

在削减成本领域，可持续性通常是一个难以实现的目标。虽然大多数削减成本的举措可能会提供暂时的财务救济，但它们只会推迟不可避免的事情并阻碍企业在不断变化的市场中竞争的能力。在动荡的宏观经济环境中，企业通常会采取积极的成本削减措施来降低财务风险。这在 2008-2009 年金融危机期间很明显，如麦肯锡上述调查所示。

可持续的成本削减战略必须认识到每个市场和公司的独特需求，更不用说国家和世界的经济环境了。没有一种万能的解决方案可以解决与成本相关的挑战。确定主要成本驱动因素并准确量化其影响是一项复杂的工作。实施变革的速度和难易程度可能仍不确定，识别和消除浪费提出了进一步的挑战。

与短期修复相比，可持续成本降低的长期利益

优先考虑长期战略并避免快速解决成本降低问题可为企业带来诸多好处。通过采用可持续发展的方法，公司可以定位自己以在充满活力的市场中取得持久的成功和弹性。以下是可持续削减成本的一些主要优势：

建立财务弹性： 优先考虑提高效率、优化流程和消除浪费的策略可以增强财务弹性。通过瞄准这些领域，企业可以提高整体生产力、简化运营并获得竞争优势。这种方法使公司能够适应本地或全球产生的金融波动并蓬勃发展。
提高盈利能力： 可持续的方法不是仅仅关注减少费用，而是强调最大化价值创造和优化资源分配。通过识别和消除浪费、提高运营效率以及投资于创新，企业可以产生更高的回报并开辟新的收入来源。
运营效率和敏捷性： 通过实施精益方法、自动化和持续改进实践等管理技术，企业可以提高敏捷性、适应性和对市场变化的响应能力。
员工士气和保留： 通过避免导致裁员或工作量过大的短期修复，公司可以保持更高的员工士气、积极性和忠诚度。这创造了一个积极的工作环境，提高了生产力，并减少了人员流动。长期保留员工不仅可以节省招聘和培训成本，还可以培养机构知识和专业知识，这对于持续增长和创新来说是非常宝贵的。
客户满意度和保留率： 通过专注于价值创造和以客户为中心的实践，企业可以提高客户满意度并增加客户保留率。满意的客户更有可能成为忠实的品牌拥护者并产生积极的口碑，从而促进长期业务增长和盈利能力。必须记住，向现有客户销售的成功率为 60-70％，而销售给新客户的成功率要低得多，只有 5-20%。
环境责任： 通过优化流程、减少浪费和采用环保做法，企业可以最大限度地减少碳足迹并为环境保护做出贡献。这不仅体现了企业的社会责任，还可以吸引具有环保意识的客户和合作伙伴。

实现可持续成本降低的六个步骤

由于雄心勃勃的性质、缺乏明确的战略以及领导层的支持不足，大量成本计划都以失败告终。高德纳报告大约 43% 的成本削减计划没有达到预期目标。

有六种节省成本的方法，即适应、组合、消除、优化、替代和重新利用，每种方法都利用不同的方法来帮助组织显着降低成本。但是，要从所采用的每一种或所有方法中获益，必须执行以下步骤。

制定降低成本的目标： 必须建立与组织的财务目标相一致的清晰且可衡量的目标。通过将关键绩效指标 (KPI) 纳入流程，组织可以更清楚地了解其成本削减工作的目的和目标。然而，重要的是要考虑高达 20% 在计划执行时设定目标，以便更准确地设定目标。根据 Gartner公司，不到一半 (43%) 的领导者在成本削减的第一年实际实现了预期的节省水平，这主要是由于目标不切实际。
确定成本动因并确定需要改进的优先领域： 快速价值创造诊断在识别企业成本驱动因素方面发挥着至关重要的作用。此诊断过程提供了一个结构化框架，用于评估成本以及定价、营运资本、资本分配、税收优化以及环境、社会和治理 (ESG) 考虑因素等因素。通过利用价值创造诊断的洞察力，企业可以做出明智的选择来优化他们的资源并提高整体绩效。
分析当前流程并确定效率低下的地方： 主要目标是评估当前的业务流程和工作流程，旨在识别低效和浪费，例如过多的手动工作、冗余任务、瓶颈和不必要的复杂性。精益西格玛计划等管理技术可以避免浪费活动和低效率。例如，通过实施精益六西格码计划，GE 成功地消除了低效率，从而节省了大量成本的美元2亿元。
制定和实施降低成本的举措： 有许多旨在提高运营效率和降低成本的举措和流程，设计思维是一种可以带来这些好处的强大方法。通过采用设计思维原则，组织不仅可以发现削减成本的机会，还可以提高速度并设计出更好的解决方案。通过以人为本和迭代解决问题的方法，设计思维有助于识别和消除低效率、简化流程并推动创新，最终导致成本降低。例如，Forrester 进行的一项调查展出设计思维的实施与战略优先排序相结合，如何使公司的利润在三年内显着增加 18.6 万美元。
监控和衡量成本降低目标的进展情况： 得到衡量的事情就完成了。认识到降低成本是一个需要持续改进的持续过程至关重要。应定期审查 KPI，无论是每月、每季度还是其他预定义的报告频率。监控可以清楚地了解绩效趋势，识别绩效不佳或绩效过高的领域，并确定导致这些变化的因素。通过设定更高的成本削减目标作为对潜在挫折的缓冲，为意外做好准备是明智的。
吸引员工并培养具有成本意识的文化： 组织中的员工通常会优先考虑与利润最大化相一致的行动，但可能会与他们的个人价值观发生冲突。弥合这一差距需要将可持续的成本削减纳入工作描述、培训和薪酬（正式维度），奖励削减成本的努力，同时使其与预期保持一致（心理维度），并确保公司价值观和实践之间的一致性（社会维度）。盖洛普的荟萃分析，与得分最低的业务部门相比，员工敬业度得分最高的业务部门的盈利能力提高了 21%。此外，拥有高度敬业度员工的公司的生产力得分高出 17%。其他长期学习显示，具有浓厚企业文化和重视员工欣赏的公司实现了令人印象深刻的 68.2% 的收入增长。

降低成本的策略

为了有效降低成本，企业可以采用一系列策略。强调战略思维和长期价值创造至关重要。管理非核心活动并酌情考虑外包选项可以显着节省成本。在实施成本削减措施之前进行严格的成本效益分析可确保做出明智的决策并最大限度地提高成本节约工作的有效性。

促进跨职能协作和利用集体智慧也有助于降低成本。通过鼓励不同部门之间的协作并利用组织内的多样化专业知识，企业可以发现创新的成本节约机会。平衡降低成本与客户价值和保持质量标准对于确保客户满意度和保留率至关重要。

简化库存管理和优化库存水平有助于最大限度地降低持有成本并避免不必要的库存费用。谈判更好的供应商合同并探索替代供应商可以产生有利的定价条款并提高成本效率。实施节能举措和减少公用事业费用不仅有助于降低成本，而且符合环境可持续性目标。

最大限度地提高员工生产力和改进劳动力调度可以提高效率并降低劳动力成本。最后，战略性地使用自动化和数字化等技术可以简化流程并消除手动任务，并带来成本效益。

技术在可持续成本削减中的应用

在当今快节奏的商业环境中，利用技术工具已成为企业保持竞争力和取得成功不可或缺的。通过利用技术，企业可以加强运营、提高效率并最终推动成本降低。

在基本层面上，数字工具可以促进企业内部更高效、更轻松的沟通。协作工具、即时消息平台和视频会议解决方案可实现跨团队和部门的无缝通信和信息共享。这消除了延误，改善了协调，并提高了整体生产力。

数字工具通过自动化和数据驱动的洞察力有助于简化库存。库存管理软件和系统提供对库存水平、需求模式和供应商信息的实时可见性。这使企业能够优化库存水平、降低运输成本、最大限度地减少缺货并提高整体供应链效率。

技术使企业能够通过自动执行重复且耗时的手动任务来最大限度地提高生产力。机器人流程自动化 (RPA) 和工作流管理工具可自动执行数据输入、文档处理和发票管理等手动流程。这释放了员工的时间，使他们能够专注于更多增值活动、创新和战略决策。

人工智能 (AI) 和机器学习 (ML) 可以分析大型数据集、识别模式并提供预测性见解。这使企业能够预测需求、优化资源分配并做出数据驱动的决策，从而节省成本并提高运营效率。

基于云的费用管理平台提供可扩展性、灵活性和可访问性，使企业能够跨地点和部门无缝管理费用。移动应用程序使员工能够随时随地获取收据、提交费用报销和跟踪报销情况，从而提高便利性和合规性。

在五年期间，IBM 通过其技术驱动的成本优化工作节省了大约 6 亿美元。该公司通过合理化其 IT 基础架构、整合数据中心和自动化手动流程来实现这些节省。

技术的成功运用，需要运用物联网、人工智能、区块链、5G、边缘计算等多种技术，帮助企业优化流程、降低成本、提高效率。

数字工具如纳米网可以通过利用其基于人工智能的数据提取平台帮助企业完全控制他们的开支。由于能够自动同步来自各种来源（例如电子邮件、PDF 和扫描文档）的发票和付款信息，Nanonets 消除了手动数据输入的需要。这确保企业可以快速提取关键信息、识别差异并防止浪费开支。 Nanonets 还提供审批工作流程、重复警报和欺诈检测工具，以提高数据准确性并消除不正确的支出。此外，该平台促进了高效的支付和对账流程，确保准确及时的交易。通过利用 Nanonets 等数字工具，企业可以简化费用管理，节省至少 5% 的成本，并保持财务控制。

总结

削减业务开支的可持续方法涉及包含各种关键要素的多方面战略。通过利用市场洞察力，企业可以做出符合其财务目标的明智和数据驱动的决策。促进与内部利益相关者的开放和有效沟通，确保在整个组织内无缝实施成本节约措施。细致的供应商和库存管理在优化采购流程、减少浪费和控制费用方面发挥着至关重要的作用。敏捷性对于处于数字化转型之旅中的组织在瞬息万变的业务环境中蓬勃发展至关重要。以强大的数字思维和创新方法实现组织期望是在当今环境中取得成功的关键最后，实施全面的控制和治理措施为财务问责制和风险管理奠定了坚实的基础。

当这些要素结合在一起时，企业可以在保持运营稳定性的同时显着降低成本，最终为长期财务可持续性和成功铺平道路。