采购订单自动化

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介绍

采购订单 (PO) 是一种商业文件，代表对供应商或供应商的正式请求，要求其在特定时间范围内以指定价格提供商品或服务。这是买卖双方之间的法律协议，概述了交易细节并设定了购买条款。

企业通常使用采购订单来确保他们以商定的价格和数量收到正确的商品或服务。它们还有助于建立跟踪购买进度的书面记录，包括订单状态、交货信息和付款详情。

采购订单通常包括买方和卖方的姓名和地址、所购买商品或服务的描述、商品的数量和价格以及任何相关的交货或付款条件等信息。一旦采购订单发出并被卖方接受，它就成为双方之间具有约束力的合同。

使用采购订单可以帮助企业更好地管理采购流程，避免与供应商发生误解或纠纷，并确保他们收到有效运营所需的商品或服务。

采购订单工作流程

这就是完整的采购订单工作流程的样子 –

采购申请：采购请求是由组织中的个人或部门在需要商品或服务时发起的。该请求通常通过标准化表格或软件系统提出，包括项目名称、数量、所需日期以及成本中心或项目代码等详细信息。例如，员工可能需要为工作购买一台新笔记本电脑，因此他们向 IT 部门提交了一份购买请求，其中包含所需笔记本电脑的规格。
采购订单创建：一旦采购请求被批准，采购部门将创建采购订单。采购订单包含请求的商品或服务的详细信息，包括项目名称、数量、单价、总成本和交货日期。采购订单还包括供应商的详细信息，例如他们的姓名、地址和联系信息。例如，采购部门为员工要求的膝上型电脑创建采购订单，其中包括膝上型电脑规格和供应商的详细信息。
采购订单批准：然后将采购订单发送给相关部门主管或经理进行审批。批准人核实所请求的商品或服务是必需的，定价合理，并且预算中有足够的可用资金来支付采购费用。采购订单获得批准后，将发送给供应商。例如，IT 经理批准笔记本电脑的采购订单并将其发送给供应商。
采购订单发货：供应商收到采购订单并将货物或服务发送到指定的送货地址。供应商还可以向采购商提供预计的交货日期和时间。例如，笔记本电脑供应商将笔记本电脑发送到员工的工作地址。
货物或服务交付：商品或服务送达指定送货地址。收件人验证收到的商品或服务是否符合采购订单规格。例如，笔记本电脑被送到员工的工作地址，员工验证其型号和规格是否符合要求。
货物或服务的收货和检验：收件人检查收到的商品或服务，以确保它们处于良好状态并符合指定的质量标准。任何问题或差异都将报告给供应商以供解决。例如，员工检查笔记本电脑是否有任何损坏或缺陷，并向供应商报告任何问题。
发票匹配：一旦商品或服务被标记为已接收，交付时或交付后随附的发票将在称为发票匹配的过程中与原始采购订单匹配。通常对开票数量和发票价格进行匹配。需要满足以下条件：

发票数量小于或等于 PO 中订购的数量。
发票价格小于或等于 PO 中的报价。

8. 支付处理：一旦发票匹配成功且没有任何标志，将根据采购订单/发票中设置的条款（以较少者为准）向供应商或供应商付款。这是由创建原始采购订单并启动整个工作流程的机构使用方便的付款方式完成的。

如何开始自动化采购订单工作流程

上一节中列出的完整采购订单工作流程可以自动化。让我们进一步探讨——

采购申请

采购请求是采购订单工作流中的第一步，在该工作流中请求需要购买的商品或服务。采购订单自动化可以帮助用户以电子方式创建和提交采购请求，从而减少人工工作并消除对纸质请求的需求。

提供采购请求自动化解决方案的企业包括：

Coupa Software – Coupa 提供了一个基于云的支出管理平台，可以自动执行采购、发票和费用管理。其采购申请自动化功能允许用户以电子方式创建和提交申请，并通过审批流程跟踪他们的进度。网站链接： https://www.coupa.com/
Procurify – Procurify 是一种基于云的采购软件，可帮助组织简化采购流程。其采购申请自动化功能允许用户在线提交申请，并通过审批流程跟踪他们的进度。网站链接： https://www.procurify.com/

采购订单创建

一旦采购申请获得批准，下一步就是创建采购订单。采购订单自动化可以根据批准的采购请求和预配置的供应商信息自动生成采购订单，从而在此步骤中提供帮助。

提供采购订单创建自动化解决方案的企业包括：

Precoro – Precoro 是一种基于云的采购软件，可将采购订单自动化作为其平台的一部分。它的采购订单创建功能允许用户以电子方式创建和批准采购订单，并通过采购流程跟踪他们的进度。网站链接： https://precoro.com/
Procurics – Procurics 是一种基于云的采购软件，作为其平台的一部分提供采购订单自动化。它的采购订单创建功能允许用户以电子方式创建采购订单，并通过审批流程跟踪他们的进度。网站链接： https://www.procurics.com/
Basware – Basware 是一种基于云的采购软件，可将采购订单自动化作为其平台的一部分。它的采购订单创建功能允许用户以电子方式创建和批准采购订单，并通过采购流程跟踪他们的进度。网站链接： https://www.basware.com/

采购订单批准

在此步骤中，采购订单由适当的机构审查和批准。采购订单自动化可以通过启用电子审批工作流来帮助完成这一步骤，使审批者能够快速、轻松地审查和批准采购订单。
提供采购订单审批自动化解决方案的企业包括：

Nanonets – Nanonets 是一个人工智能驱动的平台，可自动执行采购订单批准和其他采购流程。他们的解决方案使用机器学习算法自动从采购订单中提取数据，将它们与合同和预算相匹配，并根据预定义的规则批准或拒绝订单。 Nanonets 还提供分析和报告工具，使采购团队能够优化采购流程并改善供应商关系。网站： https://nanonets.com/

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Nanonets 的采购订单自动化解决方案旨在简化各种规模企业的采购流程。他们的平台使用先进的机器学习算法来自动化整个采购订单批准流程，从数据提取到订单路由和批准。 Nanonets 的解决方案是高度可配置的，因此企业可以设置符合其特定采购政策和程序的规则和工作流程。该平台还包括内置的报告和分析工具，可提供对采购趋势和供应商绩效的洞察力，使企业能够做出数据驱动的决策，从而提高他们的底线。

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Coupa – Coupa 是一个基于云的采购平台，可自动执行整个采购流程，包括采购订单批准。他们的解决方案与 ERP 系统和其他业务应用程序集成，提供一个集中平台来管理从申请到付款的采购活动。 Coupa 的采购订单审批工作流程是高度可配置的，可以定制以满足任何业务的需求。网站： https://www.coupa.com/
SAP Ariba – SAP Ariba 是一个企业采购平台，提供端到端的采购解决方案，包括采购订单审批自动化。他们的解决方案与 ERP 系统和其他业务应用程序集成，为管理采购活动（从寻源到付款）提供了一个集中平台。 SAP Ariba 的采购订单审批工作流具有高度可配置性，可以进行定制以满足任何业务的需求。网站： https://www.ariba.com/

采购订单发货

采购订单获得批准后，需要将其发送给供应商。采购订单自动化可以通过电子邮件或电子数据交换 (EDI) 系统自动将采购订单发送给供应商，从而在此步骤中提供帮助。

提供采购订单调度自动化解决方案的企业包括：

AvidXchange – AvidXchange 是一种基于云的应付账款自动化解决方案，可将采购订单发送自动化作为其平台的一部分。他们的解决方案自动化了整个采购订单流程，从创建到付款，并简化了发票处理。 AvidXchange 的平台还提供实时数据和分析，帮助企业做出更好的财务决策。网站： https://www.avidxchange.com/
Tipalti – Tipalti 是一个全球应付账款自动化平台，提供自动采购订单调度作为其解决方案的一部分。他们的平台使整个应付账款流程自动化，包括发票处理和付款对账。 Tipalti 的解决方案还包括为全球运营的企业提供税务合规和监管支持。网站： https://tipalti.com/
Procurify – Procurify 是一种基于云的采购和支出管理解决方案，提供自动化的采购订单调度作为其平台的一部分。他们的解决方案简化了从申请到付款的整个采购流程，并包括实时数据和分析以帮助企业做出更好的采购决策。 Procurify 的平台还提供供应商管理和库存跟踪功能。网站： https://www.procurify.com/

注意：这些企业可能会提供采购订单调度自动化之外的其他功能和服务。建议查看他们的网站或与销售代表交谈以了解有关其产品的更多信息。

货物或服务交付

采购订单发出后，供应商将货物或服务交付给买方。虽然采购订单自动化不能直接帮助这一步，但它可以通过与货运跟踪系统集成来提供对交付状态的可见性。

货物或服务的收货和检验：

在此步骤中，买方收到货物或服务并对其进行检查以确保它们符合商定的规格。采购订单自动化可以通过提供收到的商品或服务的电子记录并使买家能够轻松地将它们与采购订单进行比较来帮助完成这一步骤。
提供收货或服务收据和检验自动化解决方案的企业包括：

Nanonets – Nanonets 是一个人工智能驱动的文档自动化平台，提供自动化的货物或服务收据和检验作为其解决方案的一部分。他们的平台使用计算机视觉和自然语言处理从文档中提取数据，并自动执行手动数据输入任务。 Nanonets 的解决方案可以针对特定用例进行定制，包括采购订单自动化。网站： https://nanonets.com/

BirchStreet – BirchStreet 是一种基于云的采购和支出管理解决方案，作为其平台的一部分提供自动化的商品或服务接收和检验。他们的解决方案简化了从申请到付款的整个采购流程，并包括实时数据和分析以帮助企业做出更好的采购决策。 BirchStreet 的平台还提供供应商管理和库存跟踪功能。网站： https://www.birchstreet.net/
Coupa – Coupa 是一个业务支出管理平台，可提供自动化的商品或服务接收和检验工作流程。他们的平台简化了采购、发票和费用管理，并帮助企业控制支出。 Coupa 的解决方案包括人工智能驱动的洞察力，可以帮助企业优化采购流程。网站： https://www.coupa.com/

注意：这些企业可能会提供除货物或服务收据和检验自动化之外的其他功能和服务。建议查看他们的网站或与销售代表交谈以了解有关其产品的更多信息。

发票匹配

自动化发票匹配是采购订单自动化中最重要的部分。

在此步骤中，采购员将从供应商处收到的发票与采购订单和收货或服务收据进行匹配。采购订单自动化可以通过自动化匹配过程来帮助执行此步骤，从而减少人工工作并消除错误。

提供发票匹配自动化解决方案的企业包括：

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Nanonets – Nanonets 是一个人工智能驱动的文档自动化平台，可将发票匹配自动化作为其解决方案的一部分。他们的平台使用计算机视觉和自然语言处理从发票和采购订单中提取数据，并自动化匹配过程以确保准确性和速度。例如，Nanonets 的解决方案可以自动匹配发票与其对应的采购订单和收据，并标记任何差异以供进一步审查。这有助于企业简化其应付账款流程，减少错误和人工工作，并提高财务可见性。网站： https://nanonets.com/

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Tipalti – Tipalti 是一个全球应付账款自动化平台，提供自动发票匹配作为其解决方案的一部分。他们的平台使整个应付账款流程自动化，包括发票处理和付款对账。 Tipalti 的解决方案还包括为全球运营的企业提供税务合规和监管支持。网站： https://tipalti.com/
Procurify – Procurify 是一种基于云的采购和支出管理解决方案，提供自动发票匹配作为其平台的一部分。他们的解决方案简化了从申请到付款的整个采购流程，并包括实时数据和分析以帮助企业做出更好的采购决策。 Procurify 的平台还提供供应商管理和库存跟踪功能。网站： https://www.procurify.com/

支付处理

在最后一步中，买方处理向供应商付款。采购订单自动化可以通过自动化支付流程来帮助完成这一步骤，从而减少人工工作并消除错误。设置发票匹配和批准后的自动付款工作流程以实现流程自动化。
提供支付处理自动化解决方案的企业包括：

Flow by Nanonets：Flow by Nanonets 是一款采购订单自动化软件，可简化从创建采购订单到批准付款发票的整个采购流程。 Nanonets 的 Flow 通过与 PayPal、Stripe 和 Braintree 等支付网关集成，实现支付处理自动化，从而实现快速简便的支付处理。该软件还提供了一个直观的界面，使用户能够跟踪支付状态和查看支付历史。 Flow by Nanonets 使用机器学习算法从发票中获取数据，减少了手动数据输入的需要并减少了错误。此外，Nanonets 的 Flow 提供可定制的工作流程，使用户能够配置系统以满足他们的特定业务需求。网站链接： https://www.nanonets.com/flow/

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Coupa：Coupa 是一款基于云的采购软件，可自动执行从申请到付款的整个采购流程。 Coupa 通过与支付网关和 ERP 系统集成来实现支付处理自动化，从而实现无缝支付处理。该软件还提供支出分析和报告工具，使用户能够深入了解他们的支出模式并确定可节省成本的领域。此外，Coupa 还提供供应商管理工具，使用户能够管理他们的供应商并跟踪供应商绩效。网站链接： https://www.coupa.com/
Procurify：Procurify 是一种基于云的采购软件，可简化整个采购流程，从创建采购订单到批准付款发票。 Procurify 通过与支付网关和 ERP 系统集成来实现支付处理自动化，从而实现快速简便的支付处理。该软件还提供预算跟踪和支出分析工具，使用户能够深入了解他们的支出模式并确定可节省成本的领域。此外，Procurify 还提供供应商管理工具，使用户能够管理他们的供应商并跟踪供应商绩效。网站链接： https://www.procurify.com/

用于采购订单自动化的纳米网

Nanonets OCR（光学字符识别）可用于自动化采购订单工作流程的许多方面。以下是 Nanonets OCR 可以帮助实现采购订单自动化的一些特定领域：

数据提取：Nanonets 可以帮助从采购订单中提取数据，例如供应商信息、发票编号、订单项、送货地址等。

文件分类：Nanonet 可以帮助根据采购订单的类型对采购订单进行分类，例如标准采购订单、紧急订单或一揽子订单。

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验证：Nanonets 可以帮助验证从采购订单中提取的数据的准确性，例如验证供应商信息或发票金额。

审批路由：Nanonets 可以帮助根据预定义的业务规则自动将采购订单路由到适当的批准者。

异常处理：Nanonets 可以帮助识别和标记异常，例如缺失信息或异常采购订单以供人工审查。
采购订单匹配：Nanonets 可以帮助将采购订单与发票或接收文件进行匹配，确保准确性并减少错误。

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自动化通讯：Nanonets 可以帮助自动化采购订单流程中涉及的各方之间的通信，例如向审批者发送提醒或通知供应商订单状态更新。

交付过程： Flow by Nanonets 可以在发票匹配后自动进行付款处理。您可以设置手动或自动条件规则来批准文件，以通过选择的付款方式启动付款。

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采购订单跟踪：Nanonets 可以帮助在整个采购过程中跟踪采购订单的状态，提供对订单进度的实时可见性。
合同合规：Nanonets 可以帮助确保采购订单符合合同义务，例如定价或交付条款。
审计跟踪：Nanonets 可以帮助为每个采购订单创建审计跟踪，记录所有相关信息和整个过程中所做的更改。

这些只是 Nanonets 可以帮助实现采购订单自动化的众多方式中的几个例子。凭借其先进的机器学习功能，Nanonets 可以自动化采购订单工作流程的许多不同方面，从而为各种规模的企业节省时间并减少错误。

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