إتقان ملفات PDF: كيفية إنشاء وتحويل والبحث

عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على أي نوع من المستندات بتنسيق يمكن لأي شخص فتحه لاحقًا والتأكد من أنه يبدو صحيحًا، فمن الصعب التغلب على تنسيق PDF. تم تطوير PDF، أو تنسيق المستند المحمول، بواسطة Adobe في أوائل التسعينيات لتسهيل مشاركة المستندات المنسقة بغض النظر عن أنظمة المرسل والمتلقي.

يعتمد التنسيق على التذييل وهو في الأساس عبارة عن لغة برمجة تم تطويرها بواسطة Adobe قبل 10 سنوات لوصف المستندات للطباعة بطريقة محايدة من الناحية التكنولوجية. يستخدم PDF (والحاشية) تعليمات برمجية لوصف المكان الذي يجب وضع النص والصور والعناصر الرسومية فيه على الصفحة. تقوم أداة التنقيط بتحويل الكود إلى وحدات بكسل على الشاشة أو نقاط في النسخة المطبوعة.

تعد ملفات PDF شائعة للغاية وتستخدم في جميع أنواع الأشياء، كتنسيق أرشيف للمستندات الممسوحة ضوئيًا ورقمنتها بمختلف أنواعها، وكتنسيق قياسي للمقالات العلمية، وللعقود الرقمية ولحفظ شيء ما للطباعة لاحقًا، على سبيل المثال لا الحصر. أمثلة قليلة.

اقرأ ملفات PDF

لا يزال نظام التشغيل Windows لا يحتوي على برنامج مدمج لعرض ملفات PDF وتحريرها. البرنامج الافتراضي لفتح ملف PDF في النظام هو Microsoft Edge، والذي، مثل معظم المتصفحات، يحتوي على عارض PDF مدمج. إنه يعمل بشكل جيد لمجرد القراءة، مع الميزات الأساسية التي تتوقعها. على سبيل المثال، يمكنك عرض جدول المحتويات والنقر على الأقسام للانتقال إليها مباشرة، وترميز الملفات باستخدام أدوات مثل قلم التحديد والتعليقات التوضيحية النصية. يمكنك أيضًا الحفظ والطباعة.

إذا كنت تريد وظائف أكثر من ذلك، فسيتعين عليك تثبيت برنامج تابع لجهة خارجية. إذا لم تكن بحاجة إلى المزيد من ميزات التحرير المتقدمة، فهناك العديد من البدائل المجانية. قامت شركة Adobe، التي طورت هذا التنسيق في الأصل، بـ برنامج Acrobat Reader DC. من الآمن الالتزام بالأصل، إذا جاز التعبير، وهو برنامج جيد وسريع نسبيًا ومناسب بشكل خاص لأولئك الذين يحتاجون إلى ملء النماذج، على سبيل المثال، ولكنه يستخدم الكثير من الموارد ويمكن أن يكون مرهقًا بعض الشيء إذا كنت ليس لديك جهاز كمبيوتر جديد وسريع.

البرنامج المجاني خفيف الوزن أكثر بكثير سومطرة PDF، والذي يتعامل أيضًا مع الكتب الإلكترونية بتنسيق epub وأنواع الملفات الأخرى المتنوعة. Sumatra سريع حتى على الأجهزة القديمة، وعلى عكس بعض البرامج المجانية الأخرى، فهو ليس مليئًا بالإعلانات ولا يحاول فرض أي ميزات مدفوعة عليك.

تشمل الخيارات الشائعة الأخرى قراء, قوات الدفاع الشعبي والعتاد, PDF-Xchange، والبرمجيات مفتوحة المصدر أوكيولار.

قراءة متعمقة: أفضل برامج تحرير PDF

حفظ كملف PDF عن طريق الطباعة

يحتوي نظاما التشغيل Windows 10 و11 على ميزة مضمنة لحفظ أي مستند تقريبًا كملف PDF عبر طابعة افتراضية. طالما أن البرنامج الذي تريد الحفظ منه يمكنه الطباعة، يمكنك تحديد طابعة PDF والحصول على ملف PDF. الطابعة تسمى ميكروسوفت طباعة إلى بدف.

المشكلة في هذا الحل للحفظ كملف PDF هي أنه لا ينتج دائمًا ملفات تحتوي على نص يمكن تحديده والبحث فيه وتصنيفه. وينطبق هذا، على سبيل المثال، إذا قمت بحفظ صفحة ويب كملف PDF. يبدو أن Word يعمل بشكل أفضل، ولكن يمكن لـ Word بالفعل حفظه كملف PDF عبر حفظ ك. لحسن الحظ، أصبح لدى Chrome وEdge وFirefox الآن وظيفة حفظ مدمجة بتنسيق PDF والتي يمكنك الوصول إليها أيضًا عبر مربع حوار الطباعة. حدد احفظ بدلا من ميكروسوفت طباعة إلى بدف وسيتم حفظه بنص يمكنك تحديده ونسخه والبحث فيه.

بالنسبة للبرامج الأخرى، يمكنك التجربة. إذا لم تعمل بشكل جيد مع الطابعة الافتراضية من Microsoft، فيمكنك تثبيت خيار آخر ومعرفة ما إذا كانت تعمل بشكل أفضل، مثل لطيف PDF الكاتب. إنه يعمل بنفس الطريقة ولكنك تختار Cute PDF في مربع حوار الطابعة بدلاً من Microsoft.

تحويل الصيغ الأخرى إلى PDF، والعكس

بالإضافة إلى حفظ ملف PDF عبر مربع حوار الطباعة، يمكن لبعض البرامج حفظ ملف PDF مباشرةً عبر مربع حوار الطباعة حفظ ك. يعمل هذا بشكل مختلف بين البرامج، لذا تكون النتيجة أحيانًا مختلفة عن الطباعة ولكنها متطابقة في بعض الأحيان. أيًا كانت الطريقة التي تستخدمها، فستحتاج إلى حفظ المستندات بتنسيق البرنامج الخاص لتتمكن من فتح هذا البرنامج وتحريره مرة أخرى.

هناك طريقة أخرى لإنشاء ملف PDF من ملف بتنسيق مختلف وهي استخدام محولات PDF. يأخذون الملفات بجميع التنسيقات الممكنة كمدخلات ويبصقون ملف PDF. بالنسبة لبعض تنسيقات الملفات، فإنه يعمل بشكل مماثل تقريبًا لطريقة الطباعة، ولكن بالنسبة لتنسيقات أخرى يمكن أن يعطي نتائج مختلفة. ويختلف أيهما أفضل، لذا من الأفضل تجربة كليهما.

هناك أيضًا محولات تأخذ ملف PDF كمدخل وتحول المحتوى إلى تنسيق آخر. الأكثر شيوعًا هي Microsoft Office (Word وExcel وPowerpoint) والصور (JPEG وPNG) ولكن هناك أيضًا برامج أخرى، مثل PDF إلى EPUB للكتب.

أسهل طريقة لتحويل ملفات فردية إلى أو من PDF هي باستخدام أداة عبر الإنترنت. هناك العديد من المواقع المشابهة ولكن مع مجموعات مختلفة قليلاً من الميزات. لدى Adobe أيضًا عدد من الأدوات تحت الاسم Acrobat على الإنترنت، بما في ذلك المحولات من وإلى Word وExcel وPowerpoint وJPEG. وتشمل المواقع الأخرى ilovepdf.com و freepdfconvert.com.

ضغط ملفات PDF

إذا قمت بحفظ مستند كملف PDF عبر الطباعة أو وظيفة مضمنة، فغالبًا ما يكون الملف الناتج كبيرًا جدًا. إذا لم تكن بحاجة إلى صور ملونة عالية الدقة على الرغم من أنك ستطبع الملف، فيمكنك ضغطه بشكل كبير باستخدام واحدة من مجموعة واسعة من الأدوات لهذا الغرض. عندما تم حفظ مقالة اختبارية على PCWorld عبر وظيفة الطباعة المضمنة في Chrome، ارتفع حجم الملف من 1.2 إلى 0.17 ميغابايت. في الملفات الكبيرة جدًا، يمكن أن يصل حجمها إلى عشرات الميجابايت، وإذا كان لديك العديد من ملفات PDF، فسيُحدث ذلك فرقًا ملحوظًا.

قد يكون من المناسب هنا استخدام إحدى أدوات PDF العديدة المتاحة عبر الإنترنت. توفره شركة Adobe عبر الإنترنت، على الرغم من أن الضغط يتم تضمينه فقط في الإصدار المدفوع من Acrobat. وهو متاح أيضًا على موقع ilovepdf.com.

الملفات المحمية بكلمة مرور

يدعم تنسيق PDF حماية الملفات بالتشفير وكلمة المرور. يستخدم تشفير AES وهو آمن بشرط أن تكون كلمة المرور طويلة. يمكن للغالبية العظمى من برامج PDF فتح الملفات المشفرة وحفظها، لذلك نادرًا ما تكون مشكلة كبيرة أن يكون الملف محميًا بكلمة مرور.

إذا كان لديك ملف محمي بكلمة مرور ولكنك لا تريد أن تقوم بإدخال كلمة المرور في كل مرة تريد فتحه، فيمكنك إما فتحه وطباعته بصيغة PDF، وإنشاء نسخة جديدة منه خالية من كلمة المرور، أو استخدم برنامجًا تابعًا لجهة خارجية يدعمه. Adobe Acrobat Pro، بالطبع، ولكن أيضًا قوات الدفاع الشعبي والعتاد، فمثلا.

معاينة سريعة وذكية مع PowerToys

Microsoft PowerToys هو برنامج يجمع بين عدد من الميزات المثيرة للاهتمام والعملية للغاية في بعض الأحيان والتي تكون تجريبية بعض الشيء أو متخصصة جدًا بحيث لا يمكن تضمينها في Windows للمستخدمين المتقدمين. واحدة من أكثر فائدة تسمى كيكا وهي في الأساس نسخة من ميزة نظرة عامة من Apple في نظام التشغيل Mac OS.

حدد ملفًا في Explorer واستخدم اختصار لوحة المفاتيح السيطرة + مسافة لمعاينة المحتويات. استخدم لوحة المفاتيح لنقل التحديد إلى ملفات أخرى وعرضها بدلاً من ذلك. إذا كنت تفضل اختصارًا مختلفًا للوحة المفاتيح، فيمكنك تغييره في إعدادات PowerToy.

تدعم معاينة ملفات PDF في Kika جداول المحتويات مع روابط للفصول/الأقسام. يمكنك تمييز النص ونسخه وحتى الطباعة مباشرة من هنا، لذا يمكنك في كثير من الحالات القيام بذلك دون فتح الملف في أي برنامج.

أداة خارجية تعمل مع المزيد من أنواع الملفات هي Quicklook، وهي متاحة مجانًا على Github. https://github.com/QL-Win/QuickLook

إدارة ملفات PDF مع النص الممسوح ضوئيًا

الاستخدام الشائع لتنسيق PDF هو المستندات الممسوحة ضوئيًا متعددة الصفحات والكتب وغيرها من المواد المكتوبة بخط اليد أو المطبوعة في الأصل. نظرًا لأنه تم مسحها ضوئيًا، فهي صور وليست نصًا رقميًا، لذلك لا يمكن تمييز النص ونسخه أو البحث فيه.

الحل إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على القيام بشيء ما بالنص الموجود في مثل هذه الملفات هو برنامج مزود بوظيفة التعرف الضوئي على الحروف. تحتوي العديد من البرامج المجانية على هذا المدمج، مثل قوات الدفاع الشعبي والعتاد و PDF-Xchange. ربما يكون الأفضل هو البرنامج مفتوح المصدر OCRmyPDFولكنه برنامج سطر أوامر وإجراءات التثبيت معقدة إلى حد ما. بالنسبة لأولئك الذين يتعاملون بشكل متكرر مع المستندات والكتب الممسوحة ضوئيًا، قد يكون الأمر يستحق كل هذا الجهد، خاصة أنه من السهل دمج سير العمل الآلي لمعالجة مئات أو آلاف الملفات. بالنسبة لأي شخص آخر، من الأسهل استخدام خدمة عبر الإنترنت مثل ilovepdf.com.

ابحث في ملفات PDF

نظرًا لأن ملفات PDF تُستخدم غالبًا للمستندات الكبيرة، مثل الأدلة الطويلة ومطبوعات الدورة التدريبية، فمن الشائع أن يتعين عليك البحث فيها. لسوء الحظ، هذا ليس دائمًا سهلاً كما هو الحال في مستندات Word، على سبيل المثال. السبب يكمن في الطريقة التي يعمل بها تنسيق PDF. على عكس تنسيقات المستندات النصية، لا يكمن النص ككتلة من النص غير المنسق الذي يتم تطبيق التنسيق عليه، ولكن كتدفق من الأحرف مع معلومات حول مكان وضعها في الصفحة، والخط الذي تحتوي عليه، وما إلى ذلك.

نادرًا ما يمثل ذلك مشكلة بالنسبة لملفات PDF المحفوظة مباشرة من Word أو برامج أخرى، ولكن يمكن أن يكون ذلك مشكلة بالنسبة للملفات الممسوحة ضوئيًا والملفات المقروءة بتقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). وينطبق هذا بشكل خاص عندما يكون النص في أعمدة أو جداول أو قوائم أو مربعات نص. حاول تحديد سطرين من النص وشاهد ما يحدث - في أغلب الأحيان يستمر التحديد في المكان الخطأ. ويمكن أن يتسبب أيضًا في حدوث مشكلات لوظيفة البحث - على سبيل المثال، عندما يتم وصل الكلمة ولم تعد جميع الأحرف بجوار بعضها البعض. لن تظهر كلمة "مستند نصي" موصولة بـ "نص-" و"مستند" في نتائج البحث عن الكلمة الكاملة.

لذا، إذا لم تحصل على نتيجة بالكلمة التي تبحث عنها، يمكنك محاولة إدخال جزء فقط من الكلمة، ويفضل أن يكون الجزء الذي يأتي عادةً قبل أو بعد أي فواصل أسطر ويكون فريدًا قدر الإمكان. في المثال أعلاه، يمكنك تجربة كل من النص والمستند، أو فقط "docu" لأنها ليست مجموعة حروف مضمنة في أي كلمات أخرى غير المستند وعرض الواقع، والكلمات المتكونة منهما.

ملء نماذج PDF

الشيء الوحيد الذي يميز ملفات PDF عن معظم تنسيقات الملفات الأخرى هو أنه يمكن جعلها تفاعلية. ترسل العديد من المؤسسات النماذج كملفات PDF لملئها. ويمكن أن تتضمن هذه النماذج حقول إدخال للنص مثل الاسم والعنوان وخانات الاختيار وأحيانًا قوائم الاختيار المتعدد.

يختلف مدى جودة عمل هذه النماذج مع برامج PDF بخلاف Adobe Acrobat (بما في ذلك Reader DC). بعضها يعمل بشكل جيد في معظم البرامج، والبعض الآخر لا يعمل على الإطلاق. لذلك، قد يكون من الجيد تثبيت Acrobat Reader DC على جهاز الكمبيوتر الخاص بك حتى إذا لم تقم بتعيينه كبرنامج افتراضي لفتح ملفات PDF.

إذا كانت الحقول المعدة مسبقًا لا تعمل بشكل جيد، فهناك نصيحة واحدة تتمثل في استخدام أداة التوصيف لإضافة نص بنفسك. يعمل هذا حتى على النماذج التي لا تحتوي على حقول نصية.

قم بتوقيع مستندات PDF

فئة خاصة من نماذج PDF هي المستندات التي تحتاج إلى توقيع رقمي. من المهم هنا التمييز بين نوعين مختلفين من التوقيعات: الصور أو العناصر الرسومية المتجهة التي تشبه إلى حد كبير توقيعك المكتوب بخط اليد (المعروف أيضًا باسم التوقيع الإلكتروني) والتوقيعات الرقمية بالكامل.

يُستخدم الأول في العديد من أنواع المستندات سواء بين الأفراد أو بين المنظمات والأفراد، على سبيل المثال في عقد الإيجار حيث يوجد أيضًا الكثير من الاتصالات الموثقة لإثبات أنه تم التوصل إلى اتفاق. يحتوي Acrobat Reader DC على وظيفة مدمجة لهذا الغرض، ويمكنك التوقيع إما باستخدام صورة ممسوحة ضوئيًا لتوقيعك، أو توقيع ترسمه مباشرة على الكمبيوتر، أو اسمك فقط. انقر بزر الماوس الأيمن على ملف PDF مفتوح وحدد وقع بنفسك.

يتمتع الأخير بمستوى أعلى من الأمان ويجب على الشخص الموقع إثبات هويته. لقد طور الاتحاد الأوروبي قواعد مشتركة للتوقيعات الرقمية الصالحة، وفي السويد الطريقة الأكثر شيوعًا لمصادقة نفسك هي باستخدام معرف البنك. ويستخدم هذا، على سبيل المثال، لتوقيع عقود بيع العقارات وغيرها من الأمور الهامة.

تُرجم هذا المقال من السويدية إلى الإنجليزية وظهر في الأصل على pcforalla.se.