علم الإنتاجية: كيفية إنجاز المزيد في يوم واحد

تشير التقديرات إلى أن 60% (أو أقل) من وقت العمل يتم إنفاقه بشكل منتج، بحسب أتلاسيان. الوقت هو أندر مواردنا، ومع ذلك فإننا ننفق الكثير منه في القيام بأشياء غير منتجة - عادةً دون قصد.

رسائل البريد الإلكتروني، والاجتماعات، والإشعارات التي لا نهاية لها... نحن بالفعل ننجذب في اتجاهات أكثر من أي وقت مضى، ولكن ليست التكنولوجيا وحدها هي التي تمنعنا من تحقيق أقصى استفادة من وقتنا. في كثير من الحالات، نحن المسؤولون عن قلة إنتاجيتنا.

باعتباري عاملًا مستقلاً عن بعد، كان عليّ أن أرقص رقصة التانغو مع مراوغات الإنتاجية التي تدمر ذاتي أكثر من معظم الناس. اعتدت أن ألوم عبء العمل والبيئة المحيطة بي؛ لم يكن الأمر كذلك حتى أصبحت مسيطرًا تمامًا على تلك العوامل حتى أدركت أنني كنت المشكلة طوال الوقت.

مثلك، أنا أكثر نجاحًا وسعادة عندما أكون منتجًا. نحن جميعًا نبحث عن الحل السحري؛ وقد أدى ذلك إلى إنتاج لا نهاية له من أدوات إنتاجية الذكاء الاصطناعي وقوائم اختراق الحياة. كيف يمكننا إنتاج المزيد بينما نقوم بعمل أقل؟

ننظر إلى الشخص الذي يبدو أنه ينجز كل شيء بينما لا يزال قادرًا على التمتع بحياة، ونسأل أنفسنا: ما الذي تعرفه ولا أعرفه؟ هل هناك سر للإنتاجية العالية؟

مع بعض العمل، يمكن حل العديد من العوائق التي تحول دون الإنتاجية. ومع ذلك، لتعزيز الإنتاجية حقًا، عليك أن تفهمها أولاً. وهنا ما يقوله العلم.

جدول المحتويات

• علم الإنتاجية
• 9 طرق مثبتة علميًا لإنجاز المزيد من المهام في يوم واحد
• أدوات الإنتاجية المدعومة بالبيانات

علم الإنتاجية

"الإنتاجية هي فن وعلم إعادة تشكيل نفسك والعالم من حولك بطريقة تجعل العالم يعمل بشكل أفضل" يشارك المؤلف وخبير المنظمة فرانك باك، إد.د.

"على الرغم من أن الأدبيات المتعلقة بالإنتاجية ضخمة، إلا أنها تشير كلها إلى تعريف واحد. تشير الأبحاث النفسية التي يعود تاريخها إلى عام 1966 على الأقل (جي بي روتر) إلى ذلك أولئك الذين يشعرون أنهم قادرون على التحكم في محيطهم يتصرفون بناءً على تلك المعتقدات، ويستمرون لفترة أطول، ويحققون نتائج أكبر" يختتم باك.

لقد كان المجتمع يدرك منذ فترة طويلة وجود رغبة مشتركة في تحسين الإنتاجية، إلا أن العالم الحديث أبعدنا عن هذا الحلم.

توفر التكنولوجيا إلهاءات مستمرة لا نهاية لها - ونحن نتغذى على ذلك من خلال إدماننا اللاواعي للمعلومات.

اكتشف العلماء أن خلايا الدوبامين العصبية في أدمغتنا تتعامل مع المعلومات كمكافأة.

في حين أن هذا منطقي من الناحية التطورية - الوصول إلى المعلومات ذات الصلة مثل موقع مصادر الغذاء يعني أننا نتخذ قرارات أفضل وأكثر احتمالية للبقاء على قيد الحياة - فهو يعني أيضًا أننا ننجذب بشكل طبيعي إلى الانحرافات خارج أهدافنا الأساسية.

أدخل: هواتفنا. الهواتف الذكية هي كارثة إلهاء. وإليك كيفية التغلب على العقبات التي تطرحها التكنولوجيا.

9 طرق مثبتة علميًا لإنجاز المزيد من المهام في يوم واحد

سيظهر لك البحث السريع على Google أن معظم قوائم الإنتاجية توصي ببرامج الذكاء الاصطناعي (AI). سأشارككم بعضًا من أفضل أدوات إنتاجية الذكاء الاصطناعي خلال دقيقة واحدة، ولكنني أشجعكم على استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي مع تحذير.

إن قيام شخص غير منتج بإلقاء تطبيقات الذكاء الاصطناعي على عاتقه يشبه وضع الشمع على السيارة قبل غسل الأوساخ عنها. لن تعمل جميع قدرات الذكاء الاصطناعي في العالم على تعزيز الإنتاجية إذا كنت لا تزال تقوض نجاحك. ابدأ بهذه النصائح بدلاً من ذلك.

1. استخدم قائمة المهام.

أنشئ قائمة مهام لنفسك تتضمن جميع المهام التي عليك القيام بها، مهما كانت صغيرة. يجب أن يكون كل عنصر في قائمتك قابلاً للتحقيق بشكل مستقل. قم بتقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات فردية صغيرة.

الفوائد ثلاثة أضعاف:

• تعرف على ما يجب القيام به. يعد إنشاء المهام خطوة في عملية اتخاذ القرار، ويستغرق وقتًا أطول مما يبدو ظاهريًا.
• إزالة خطر النسيان. الاعتماد على قائمة المهام الذهنية يخلق ضغطًا وضغطًا غير ضروريين، ومحاولة تخفيف عبء العمل الخاص بك ستؤدي إلى تفويت المهام وسوء إدارة الوقت.
• قم بإنشاء عبء عمل يمكنك تحقيقه. إن كتابة قوائم المهام غير القابلة للتحقيق تخلق شعورًا بأنك متخلف دائمًا، وعدم القدرة على تقدير ناتج عملك سيؤدي في النهاية إلى خلق مشكلة حقيقية. كاتب التكنولوجيا ستيفن ك. روبرتس الملقب بهذا "قانون روبرتس لتعقيد قائمة المهام الفركتلية: كل عنصر في القائمة هو مجرد عنوان لقائمة أخرى."

لماذا يعمل

تخيل لو كنت تريد صنع رغيف خبز. لن تختار أبدًا التخمين والتعثر في طريقك خلال العملية: "ما الذي سيأتي بعد ذلك؟ لبن؟ أتساءل كم يجب أن أستخدم؟

ولن يختار أحد هذا الطريق، ومع ذلك، يتعامل العديد من الأشخاص مع أعباء عملهم بعقلية الارتجال هذه. تعتبر قائمة المهام بمثابة وصفة لعملك، وهي فعالة للغاية عند استخدامها بشكل صحيح.

تقول مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن هناك جوانب إيجابية لا حصر لها لاستخدام قوائم المهام، مع الجانب السلبي الوحيد المحتمل هو أنها لا تذهب إلى أبعد من ذلك بما يكفي لدفعنا للمتابعة.

"إذا أضفنا عنصرًا إلى قائمة المهام لدينا في كل مرة، فقد توصلنا أيضًا إلى خطة لتحديدها ما هي الإجراءات التي يتعين علينا اتخاذها و عندما يتعين اتخاذ هذه الإجراءاتوهذا من شأنه أن يساعد في تقليل احتمالات تحول قوائم المهام لدينا إلى مقابر للعناصر غير المكتملة. شارك الباحث EJ Masicampo مع هارفارد بيزنس ريفيو.

اختبارها

أنا لست غريبا على قوائم المهام. لقد وقعت في الحب عندما كنت في الكلية. أنا واثق من أن قوائم المهام الخاصة بي هي السبب الوحيد الذي دفعني للتخرج، أو الاحتفاظ بوظيفة، أو تأليف كتاب، أو القيام بأي شيء آخر مثمر في حياتي.

ومع ذلك، فإن المقابلة التي أجريتها مع Harvard Business Review جعلتني أدرك أنني لم أستغل الإمكانات الكاملة لقوائم المهام من خلال عدم إضافة إطار زمني لنواياي.

عادةً، أقوم بإنشاء قائمة مهام للأسبوع ولكن لا أقوم بتعيين تلك المهام ليوم محدد. في الأسبوع القادم، حاولت تعيين كل مهمة ليوم من أيام الأسبوع. لم ألتزم بهذا تمامًا، لكن هذا قضى على جزء اتخاذ القرار في الصباح، حيث كنت أفكر في ما أشعر برغبة في العمل عليه.

2. ابدأ فقط.

في حين أن تأجيل المهام التي تشعرك بالخوف من الطبيعة البشرية، إلا أن ذلك يؤدي إلى نتائج عكسية بشكل لا يصدق. إن مجرد بدء مهمة ما هو وسيلة مؤكدة لبدء إنتاجيتك.

بالنسبة للبعض، قد يعني هذا الغوص مباشرة، حتى لو لم تكن متأكدًا من أين تبدأ. محرر HubSpot UX بيث دن أخبرتني أنها عندما أصيبت بحصار الكتابة، فإنها تفتح مستندات Google وتبدأ في الكتابة، حتى لو كانت الكلمات لا تعني شيئًا.

بالنسبة للآخرين، قد يعني ذلك تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مشاريع أصغر. HubSpot المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي للتكنولوجيا دهارميش شاه قال إنه يحب "تفكيك" المشكلة الكبيرة المطروحة إلى أجزاء أصغر حجمًا.

يبدو أن كل فرد من الأشياء الصغيرة يمكن التغلب عليه بمفرده، ويهدئه معرفة أنه إذا انتصر على كل تلك الأشياء الصغيرة، فإنه في الأساس قد انتصر على الشيء الكبير.

لماذا يعمل

وفقاً لدراسة أجراها الباحث في علم النفس الحائز على جوائز، الدكتور جون بارغ، قبل الشروع في المشاريع الكبيرة، تحاول أدمغتنا محاكاة العمل الحقيقي والمنتج من خلال التركيز على المهام الصغيرة الطائشة لتمضية الوقت.

وبالتالي، فإن هذا يمنعنا من إنجاز عمل حقيقي. الآن أصبح من المنطقي لماذا لم تكن غرفتي في السكن الجامعي أنظف مما كانت عليه خلال أسبوع الاختبارات النهائية!

بمجرد أن تتغلب على هذه المرحلة من البداية، هناك أخبار جيدة: نشعر بأننا مضطرون بشكل طبيعي لإنهاء المهمة بمجرد أن نبدأ بالفعل، وذلك بفضل تأثير زيجارنيك.

وفقًا علم النفس الاجتماعي والطبيعة البشريةإن تأثير زيجارنيك هو "الميل إلى تجربة أفكار متطفلة حول هدف تم السعي لتحقيقه وتركه غير مكتمل."

اختبارها

لقد اختبرت هذه النظرية من خلال وضع خطة صارمة لأعباء العمل صباح يوم الاثنين. مقدما قررت:

• ما الذي سأعمل عليه.
• من أين سأعمل.
• بالضبط في أي وقت سأبدأ العمل.
• الموسيقى التي سأستمع إليها.

كان هذا القدر من البنية غريبًا، لذا شعرت ببعض المقاومة الطبيعية له، لكنه منعني من الوقوع في فخ العمل المزدحم في لحظات من اليوم. عندما استيقظت وفكرت في يومي، كان لدي وضوح فوري.

3. العمل مع الآخرين.

اجعل نفسك جزءًا من مجموعة، وسوف تتأثر بالتركيز والعادات الجيدة لمن حولك. يمكن القيام بذلك شخصيًا في المكتب أو في مساحة عمل مشتركة، أو يمكنك العمل بشكل افتراضي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع من خلال منصات مثل ادرسوا معا.

لماذا يعمل

عندما ترى الآخرين يجسدون العادات الجيدة، فهذا يعني أن هناك ضغطًا لا واعيًا للامتثال. من غير المرجح أن تغلق هاتفك وتتصفح منشورات وسائل التواصل الاجتماعي عندما يقوم كل شخص في محيطك المباشر بعمله.

إنها نسخة للكبار من ضغط الأقران، والتي قالها بريت لورسن، دكتوراه. وقال يتم تعريفها حقا على أنها تأثير. عندما تمت مقابلته في البودكاست الخاص بجمعية علم النفس الأمريكية يتحدث عن علم النفسقال الدكتور لورسن ذلك "يتبع ضغط الأقران الأشخاص طوال حياتهم" ويمكن أن تكون إيجابية.

اختبارها

باعتباري كاتبة مستقلة عن بعد، لم أواجه زملاء عمل منذ سبع سنوات. لقد اعتدت على العمل بمفردي، ولكني لا أزال أختبر بفارغ الصبر مساحة العمل المشتركة الافتراضية "الدراسة معًا".

على الرغم من أن هذه المجموعة مصممة للطلاب، إلا أنني ما زلت أحمل حقيبة ظهر وأحب جلسة العمل في المكتبة مثل أي شخص آخر، لذلك دخلت جلسة العمل المشترك الافتراضية صباح يوم السبت مع 213 شخصًا آخر في غرفة الدراسة الخاصة بي (في الصورة أدناه: أنا على وشك الانضمام إلى أدخل غرفة دراستي).

مصدر الصورة

عندما انضممت، كان هناك عدد مذهل يبلغ 17,801 عضوًا نشطًا في جميع الغرف. لقد فوجئت بالشعور بالانتماء نتيجة لحجم المجموعة. لقد عملنا جميعًا بصمت جنبًا إلى جنب، وقد استمتعت حقًا بالتأثير الذي أحدثه ذلك.

ومع ذلك، أعتقد أنه أقوى بكثير على المستوى الشخصي.

من المهم ملاحظة أن العمل المشترك يمكن أن يؤثر أيضًا على إنتاجيتك. تعمل سيكولوجية تأثير الأقران في الاتجاهين، لذلك إذا كنت محاطًا بأفراد غير مركزين، فقد تشعر أنك تتأثر سلبًا.

4. العمل في سباقات السرعة.

نعلم جميعًا أن يوم العمل المكون من ثماني ساعات ليس من المفترض أن يتم ابتلاعه في قضمة واحدة؛ لا بد من تفكيكها، ولكن كيف؟ قم بتحسين الإنتاجية من خلال تقسيم يومك إلى جلسات عمل محددة مسبقًا مع فترات راحة مخططة.

لماذا يعمل

هل سمعت يومًا عن "دورة نشاط الراحة الأساسية" التي يعيشها البشر عندما ننام؟ عالم الفسيولوجيا ناثانيال كليتمان، الباحث الرائد في مجال النوم والذي شارك في اكتشاف نوم حركة العين السريعة، معروف أيضًا بملاحظة أن البشر يتناوبون تدريجيًا بين النوم الخفيف والنوم العميق في فترات مدتها 90 دقيقة.

ووفقا ل هارفارد للأعمال المقال استعراض بواسطة توني شوارتز، وجد كليتمان ذلك نحن نعمل بنفس إيقاع 90 دقيقة خلال اليوم من خلال التحرك تدريجياً خلال فترات اليقظة الأعلى والأدنى.

بعد العمل بكثافة عالية لأكثر من 90 دقيقة، يكتب شوارتز، نبدأ في الاعتماد على هرمونات التوتر للحصول على الطاقة. النتيجة: تبدأ قشرة الفص الجبهي لدينا في التوقف عن العمل، ونبدأ في فقدان قدرتنا على التفكير بوضوح وتأمل.

"إننا ننتقل من حالة الإثارة الودية إلى حالة الاستثارة الودية، وهي حالة فسيولوجية تُعرف أكثر باسم "القتال أو الهروب"." يقول شوارتز.

لذا بدلاً من تجاوز فترات انخفاض اليقظة بشكل مصطنع باستخدام الكافيين والأطعمة السكرية وهرمونات التوتر، يمكنك إدارة وقتك في العمل بشكل أفضل من خلال احترام حاجة الإنسان إلى نبضات إيقاعية من الراحة والتجديد.

اختبارها

أنا عداء متمرس، لذا لم أكن بحاجة إلى اختبار هذه التقنية. ومع ذلك، فوجئت عندما علمت أن هذا قد أدى إلى نتائج في مجالات متنوعة.

أجرى رجل يُدعى أندرس إريكسون دراسة عن نخبة الموسيقيين ووجد أنهم لا يتدربون بالضرورة أكثر، بل يتدربون بشكل أكثر تعمدًا. "

إنهم يركزون طاقتهم في الحزم. يقول غريغوري سيوتي في تفسير من دراسة إريكسون.

هذا يعني "فترات من العمل المكثف تتبعها فترات راحة، بدلاً من تخفيف وقت العمل على مدار اليوم بأكمله. إنهم لا يعتمدون على قوة الإرادة، بل يعتمدون على العادة والجدولة المنضبطة.

وجدت دراسة إريكسون لنخبة عازفي الكمان أنهم يميلون إلى اتباع فترات من العمل الشاق مدتها 90 دقيقة مع فترات راحة مدتها 15 إلى 20 دقيقة.

تحظى فترات الراحة بسمعة سيئة في عالم العمل اليوم، ولكن تبين أنها جزء لا يتجزأ من الإنتاجية العالية على مدى فترات طويلة.

5. لا تقضي على العادات القديمة؛ تغييرها.

بالنسبة للبعض منا، فإن العادات السيئة مثل التحقق من البريد الإلكتروني كل بضع دقائق أو فتح وسائل التواصل الاجتماعي هي التي تكلفنا (والآخرين) وقتًا ثمينًا للإنتاجية.

في بعض الأحيان، تصبح هذه العادات تلقائية لدرجة أننا لا ندرك أننا نقوم بها. حدد العادة التي تعطل إنتاجيتك أكثر من غيرها واستبدلها بشيء آخر.

لماذا يعمل

مراسل حائز على جائزة بوليتزر تشارلز دوهيج أمضى سنوات في البحث عن عادات القوة التي تسيطر علينا. ووجد أنه بدلاً من محاولة التخلص من عادة قديمة، يجد الناس نجاحاً أكبر في تغيير تلك العادة عن طريق استبدالها بعادة جديدة أقل تدميراً.

لماذا؟ لأنه في كل مرة يكون لديك رغبة ما وتفعل شيئًا حيال ذلك، فإن المكافأة التي تحصل عليها منها تخلق مسارًا عصبيًا في دماغك.

عندما تكرر هذا الإجراء وتجرب نفس المكافأة مرة أخرى، يصبح هذا المسار العصبي أكثر سمكًا قليلاً؛ وفي المرة القادمة، حتى أكثر سمكا. كلما أصبح هذا المسار أكثر سمكًا، أصبح من الأسهل على النبضات أن تنتقل عبره.

لذلك عندما تحاول التخلص من عادة ما بشكل كامل، فإنك في الواقع تحاول استخدام قوة الإرادة لتدمير المسار العصبي. إنه ممكن، لكنه غير فعال.

لذا، إذا كنت تواجه مشكلة في التخلص من عادة تمنعك من الإنتاجية، فإليك ما يقترح عليك Duhigg القيام به:

1. قم بتشخيص "الإشارة" أو الرغبة التي تثير هذه العادة.
2. تشخيص المكافأة التي تحصل عليها من القيام بهذه العادة.
3. استبدل عادتك بنشاط يتم تحفيزه بواسطة الإشارة القديمة ويمنحك المكافأة القديمة أو نسخة منها.

انظر مخطط التدفق الكامل هنا.

اختبارها

عندما يتوقف ذهني عن العمل وأريد الحصول على جرعة سريعة من الدوبامين، أصل إلى هاتفي دون تفكير. بدلاً من محاولة التوقف عن هذا السلوك، استبدلت التحقق من هاتفي بالتحقق من خلفية الكمبيوتر المحمول الخاص بي.

باستخدام Canva، قمت بإنشاء مجموعة من الصور التي تثير مشاعر الامتنان والسعادة والترقب. بدلاً من الوصول إلى هاتفي، أضغط الآن على "windows+M" (لتصغير جميع علامات التبويب) وأحصل على جرعة من الدوبامين تجعلني أشعر بالامتنان والتركيز والإثارة بشأن الخطط التي أضعها في المستقبل.

مصدر الصورة

لا أضيع وقتًا أقل على هاتفي فحسب، بل استبدلت أيضًا تصفح وسائل التواصل الاجتماعي العادي بشيء يجعلني أشعر بتحسن.

6. إنشاء طقوس إنتاجية.

الحديث عن بناء عادات أفضل، يقول شوارتز أفضل طريقة لإنجاز الأمور "هو ل جعلها أكثر تلقائية لذلك فهي تتطلب طاقة أقل.

كرئيس ومدير تنفيذي لشركة مشروع الطاقةينصح عملائه بتطوير طقوس: سلوكيات محددة للغاية يتم إجراؤها في أوقات محددة، ومع مرور الوقت، تصبح تلقائية لدرجة أنها لا تتطلب إرادة واعية أو انضباطًا.

على سبيل المثال، يعتاد شوارتز على تدوين المهام الجديدة التي يحتاج إلى إنجازها على الفور والأفكار الجديدة التي تخطر بباله. وبهذه الطريقة، لن يضطر أبدًا إلى التجول وهو منشغل بعبء تذكر شيء ما.

ديفيد ألين، مستشار الإنتاجية ومؤلف الكتاب الأكثر مبيعا إنجاز الأمور، ستوافق: "لا يلتقط الناس الأشياء التي تحظى باهتمامهم. ويستمر هذا الأمر في التجول في النفس التنظيمية وكذلك في النفس الشخصية، مما يستنزف الطاقة ويخلق بقايا نفسية لا تصدق.

وفقًا لألين، عندما يقول الناس أنهم سيفعلون شيئًا ما ولكنهم لا يكتبونه، فإن الأمر يتحول إلى ثقب أسود.

"سيكون ذلك جيدًا لو كان شيئًا واحدًا فقط، ولكنه مئات الأشياء... عقلك مخصص لامتلاك الأفكار، وليس للاحتفاظ بها". يقول ألين. "إن مجرد التخلص من كل شيء من رأسك وإخراجه إلى الخارج يعد خطوة كبيرة، ويمكن أن يكون له تأثير كبير."

لماذا يعمل

نحن نلتقط أجزاء من المعلومات عقليًا طوال اليوم ونتركها تتجول في عقولنا الباطنة. رسائل البريد الإلكتروني، والمهام التي تدرك أنها بحاجة إلى إكمالها - تتراكم مثل التقاط البقالة من المتجر حتى تفيض ذراعيك وتبدأ في إسقاط الأشياء.

بدون الطقوس التي تملي عليك متى ترد على تلك الرسالة الإلكترونية، والتي تأمر بمعالجة قائمة المهام الخاصة بك، وكل القرارات الصغيرة الأخرى في يومك، فإنك بشكل متكرر تتعامل مع نصف المهام طوال اليوم.

نسخة أخرى من فلسفة شوارتز هي ما نشرته مجلة هارفارد بزنس ريفيو جريتشن جافيت المكالمات أوهايو: التعامل معها مرة واحدة فقط.

على سبيل المثال، عند تصفح بريدك الإلكتروني، قرر على الفور ما ستفعله بكل رسالة - قم بالرد فورًا على الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة، واحذف الرسائل غير المهمة على الفور. لا تقرأ أبدًا رسالة بريد إلكتروني وتفكر، "سأعود إلى هذا لاحقًا".

يُنظر إلى الطقوس على أنها سر الإنتاجية والنجاح السعادة نفسها. "في عصر الاختيار، الطقوس هي مفتاح السعادة" يكتب توميوا أوولادي من صحيفة الغارديان.

اختبارها

لمدة أسبوع، قمت بتطبيق تقنية OHIO على نظام إدارة البريد الوارد الخاص بي. لقد كنت مذنبًا بفحص رسائل البريد الإلكتروني على مدار الساعة فقط لأشعر بالتحديث، لكنني لم أرد عليها على الفور. دون أن أدرك ذلك، كنت أتعامل مع كل بريد إلكتروني عدة مرات.

وهذا يتعارض بشكل مباشر مع مبدأ OHIO، لذلك لمدة أسبوع، لم أتحقق من بريدي الإلكتروني إلا في بداية يوم عملي ونهايته، وكنت أتعامل مع كل بريد إلكتروني على الفور.

لقد اختفى قلقي من البريد الوارد بشكل أساسي، وقمت بالرد على كل شيء في الوقت المناسب. بعد أسبوع من اختبار ذلك، قمت بإزالة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بي (العملية والشخصية) من هاتفي تمامًا لجعل هذا جزءًا من روتيني.

7. الاستفادة من ساعات الذروة الإنتاجية.

قوة الإرادة لدى الجميع محدودة وتكون أقوى بشكل عام في بداية اليوم عندما لا يستهلكون أي طاقة بعد.

يمكنك الاستفادة من ساعات الذروة الإنتاجية هذه عن طريق جدولة المهام الأكثر أهمية أو الأكثر صعوبة في بداية اليوم عندما تكون لديك أكبر قوة إرادة لتجنب الانحرافات.

لماذا يعمل

دراسات قد انتهى أن قوة الإرادة هي مورد محدود. أعمال ضبط النفس، مثل محاولة تذكر الرد على رسالة بريد إلكتروني أو تجاهل عوامل التشتيت، تتركنا انخفاض قوة الإرادة على مدار اليوم.

وفقًا ليا ستيكلي من مدونة ستانفورد للطب، "كما هو الحال مع التمارين البدنية، قد يكون استخدام عضلات التحكم في النفس أمرًا متعبًا، ولكن مع مرور الوقت يزيد التمرين من قوتك وقدرتك على التحمل. لذا فإن ما يبدأ صعبًا يصبح أسهل بمرور الوقت. فالسلوكيات الجديدة تصبح عادات، والإغراءات تصبح أقل إرهاقا، ويمكن لتحديات قوة الإرادة أن تصبح ممتعة.

عندما تقوم ببناء عادات مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور وكتابة جميع المهام الخاصة بك، فسوف تقضي على الخوف من النسيان - وبالتالي عبء التذكر.

والنتيجة: المزيد من الطاقة، والمزيد من قوة الإرادة، وإنتاجية أفضل.

اختبارها

في نهاية يوم عملي، قمت بمراجعة قائمة المهام الخاصة بي لليوم التالي. لقد حددت مهمة الغد الأكثر أهمية وقررت إكمالها أولاً.

عادةً ما أحب العمل على قائمة المهام الخاصة بي بناءً على حالتي المزاجية، لذلك كان من الصعب إجبار نفسي على العمل في مهمة محددة. وبصراحة تامة، لم أنجح في محاولتي الأولى، ولكني حاولت مرة أخرى.

على الرغم من أنني لم أحقق نجاحًا بنسبة 100%، إلا أن تحديد أولويات عبء العمل الخاص بي جعلني أشعر بتوتر أقل وأكثر تحكمًا في يومي.

8. تقنية حجب الوقت.

إن تحديد الوقت هو عملية تحديد الوقت الدقيق الذي ستعمل فيه على مهمة معينة وجدولة تلك المهام كما لو كنت تقوم بجدولة اجتماع.

تتم إضافة هذه المهام إلى تقويم Google الخاص بك، وسوف تظهر في الوقت المحدد مسبقًا وتنفذ العمل المخطط له.

لماذا يعمل

معظمنا لا يتخطى اجتماعًا لمجرد أننا لا نشعر بالرغبة في الذهاب إليه، ولكننا نتعامل مع مهام العمل الخاصة بنا بهذه الطريقة طوال الوقت.

عندما نقول لأنفسنا: "سأعمل على X أول شيء غدًا"، ثم نفشل في المتابعة، تتضاءل ثقتنا وقدرتنا على تنفيذ نوايانا. يؤدي حظر الوقت إلى بناء العضلات التي تستعيد هذه القدرة على المتابعة.

كال نيوبورت، مؤلف الكتاب الشهير العمل العميق، يدعو إلى تحديد وقت مفصل ليوم عملك بأكمله. "أعتقد أن أسبوع العمل المحدد بـ 40 ساعة ينتج نفس القدر من الإنتاج الذي ينتجه أسبوع عمل يزيد عن 60 ساعة بدون هيكل".يقول كال نيوبورت.

ربما يكون تحديد الوقت هو الطريقة الأكثر تأثيرًا لتحسين إدارة الوقت. تم تحسين المتابعة، وكذلك جودة عملك الذي يركز عليه.

اختبارها

إحدى المهام التي كنت مماطلة فيها هي تحديث جداول بيانات Google المالية الخاصة بي (أعلم أنها ممتعة). لأسابيع، كنت أفكر: "فقط افعل ذلك. سوف تشكر نفسك عندما يأتي وقت الضرائب. ومع ذلك، لم أحقق بعد أي تقدم ملموس في هذه المهمة.

لقد قمت بحظر ثلاث ساعات على تقويم Google الخاص بي للأسبوع المقبل للتعامل مع هذا الأمر. على الرغم من أنني لم أكمل المهمة بعد، إلا أن وضعها في التقويم الخاص بي يجعلني أشعر بقدر أقل من القلق لأنني أعرف أنه سيتم التعامل معها بحلول نهاية الوقت المخصص.

9. تجميع المهام.

حدد المهام المتكررة في عبء العمل الخاص بك وقم بتكثيف هذه المهام في مهمة واحدة.

فيما يلي مثال على تجميع المهام: إذا كنت تريد ذلك نشر منشور على LinkedIn كل يوم، يمكنك أن تستيقظ كل صباح، وتتوصل إلى فكرة للنشر، وتكتبها، وتضغط على "نشر".

أو يمكنك تجميع هذه المهمة مرة واحدة في الأسبوع: لمدة ساعتين كل صباح يوم اثنين، يمكنك التوصل إلى سبع أفكار للمقالات، وكتابتها جميعًا، وجدولتها للنشر لبقية الأسبوع.

لا يقتصر الأمر على تجاوز عقبة الكاتب كل يوم فحسب، بل يؤدي التكرار بشكل طبيعي إلى تسريع معدل إنشاء هذا المحتوى.

لماذا يعمل

سيساعدك تجميع المهام على إكمال مهامك بطريقة أكثر كفاءة مع تقليل المهام المتعددة.

العقل البشري ليس مهيئًا للقيام بمهام متعددة؛ يمكن أن يقلل من إنتاجيتك عن طريق حتى 40٪. عكس تعدد المهام هو مهمة واحدة: التركيز على مهمة واحدة، وإزالة الانحرافات، وإكمال المهمة التي بين يديك.

وكأثر جانبي، تساعدك تقنية إدارة المهام هذه أيضًا على تحسين كفاءة عملك. ليس من السهل دائمًا اكتشاف أوجه القصور في سير العمل لديك عندما تعمل على مهمة ما بشكل دوري.

عندما تجبر نفسك على تكرار عملية ما عدة مرات متتالية، فمن الطبيعي أن تجد خطوات تستغرق وقتًا طويلاً ويمكن تكثيفها أو التعامل معها بواسطة تطبيقات الإنتاجية المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

اختبارها

مثل معظم رواد الأعمال، يعد إنشاء المحتوى جزءًا من تسويق أعمالي.

إنه شيء أميل إلى تأجيله لأنه ليس جزءًا من تسليمات عملائي. يعد موقع Pinterest أحد أهم القنوات في أعمالي، وكنت أقوم بجدولة المنشورات أسبوعًا بعد أسبوع.

باستخدام تقنية تجميع المهام، خططت لإنشاء المحتوى لمدة شهرين في وقت واحد. لقد قمت بإنشاء جميع الصور المثبتة وكتبت الأوصاف وجدولتها.

لقد كانت عملية طويلة، ولكن كان من دواعي الارتياح أن أعرف أن هذا العمل لم يعد قائماً بالنسبة لي في المستقبل المنظور.

أثناء تجميع هذه المهمة، اكتشفت مقدار الوقت الذي كنت أضيعه عند إكمالها أسبوعًا بعد أسبوع. لقد قمت بتعديل عمليتي بشكل دائم.

أدوات الإنتاجية المدعومة بالبيانات

بعد فهم علم النفس وفحص عاداتنا الشخصية، حان الوقت لإلقاء نظرة على الأدوات وتطبيقات الذكاء الاصطناعي التي يمكن أن تساعد في زيادة إنتاجيتنا.

بومودورو الموقت

هل تتذكر عالم وظائف الأعضاء ناثانيال كليتمان، الذي قال إننا نعمل بشكل أفضل في الدورات؟ اجعل الدورات جزءًا من روتينك باستخدام مؤقت بومودورو.

• تقنية الطماطم هي طريقة طورها فرانشيسكو سيريلو، والتي تقوم بتقسيم كتل الوقت إلى أجزاء من العمل وفواصل.

يمكنك استخدام أي تكوين زمني، ولكن التكوين الشائع هو 25 دقيقة من العمل مع استراحة مدتها 5 دقائق، ثم أخذ استراحة مدتها 15 دقيقة كل أربع دورات عمل.

لا تستخدم مؤقت هاتفك كمؤقت؛ بدلاً من ذلك، قم بتثبيت ملحق المتصفح مثل مساعد بومودورو® ملحق جوجل كروم. إنه مجاني ويعرض مقدار الوقت المتبقي في الكتلة الزمنية الخاصة بك على شاشتك، مما يزيل إغراء التحقق من هاتفك.

إليك ما ينبثق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك عندما تحصل على فترة راحة. تمثل كل نقطة حمراء جلسة عمل مكتملة:

مصدر الصورة

ما أحب: لا أشعر أبدًا بالذنب أو أتساءل عما إذا كنت "حصلت" على استراحة عند استخدام مؤقت بومورودو الخاص بي؛ أعتمد على البيانات بدلًا من العواطف، وهذا يتطلب كل التخمين في تنظيم يومي.

أدوات إنتاجية الذكاء الاصطناعي

في عام 2009، اخترعت شركة أبل العبارة الجذابة "هناك تطبيق لذلك". والآن، هناك أداة ذكاء اصطناعي للقيام بذلك أيضًا. فيما يلي بعض المهام الشائعة وأدوات إنتاجية الذكاء الاصطناعي التي تساعد في تنفيذها:

• جرب تطبيقات النسخ بالذكاء الاصطناعي مثل سبر الغور.
• أتمتة المهام المتكررة باستخدام أدوات مثل باردين.
• تحليل البيانات باستخدام أدوات مثل التابلوه لوحة حية.
• التعامل مع إدارة المشروع باستخدام أدوات مثل كليك أب.
• قم بصياغة رسائل البريد الإلكتروني باستخدام أدوات مثل HubSpot AI.

مصدر الصورة

أفضل ل: تسريع العمليات المكررة، أو القيام بالمهام الدنيوية، أو أتمتة المهام المتكررة.

برامج إدارة المهام

يعد تتبع المهام أداة مهمة في ترسانة إنتاجيتك، ويوجد تطبيق لإدارة المهام يناسب كل نمط وتفضيل.

فيما يلي بعض تطبيقات إدارة المهام المفضلة لدي، والتي تحتوي جميعها على إصدارات مجانية مع ترقيات متميزة متاحة (باستثناء مهام HubSpot، وهي مجانية):

تتضمن أدوات إدارة المشاريع هذه أيضًا الذكاء الاصطناعي. نحن نقارنهم في منطقتنا تحليل أدوات إدارة مشروع الذكاء الاصطناعي.

لا تعد إدارة المهام أكثر أهمية من أي وقت مضى عندما تعمل في مشاريع تعاونية. كل هذه التطبيقات تعمل للأفراد وكذلك الفرق.

ما أحب: أحب رؤية تحديثات المشروع في لمحة سريعة والمرونة في التقاط جميع الأفكار عبر الوسائط والمرفقات والملاحظات التي لا نهاية لها.

مستحضر تغذية الأخبار

أي شخص يعمل في إدارة وسائل التواصل الاجتماعي أو إنشاء المحتوى يعرف ما هي وسائل التواصل الاجتماعي التي تعتبر سيفًا ذا حدين بالنسبة للإنتاجية.

إذا كان التواجد على وسائل التواصل الاجتماعي جزءًا من وظيفتك، فيمكنك جعلها بمثابة ثقب أسود للإنتاجية مجانًا مستحضر تغذية الأخبار ملحق جوجل كروم.

تحجب هذه الأداة موجز الأخبار لمواقع التواصل الاجتماعي، بينما تسمح لك بالرد على الرسائل، والتحدث في مجموعات، والرد على التعليقات، وما إلى ذلك.

مصدر الصورة

أفضل من أجل: الأشخاص الذين يحتاجون إلى وسائل التواصل الاجتماعي كجزء من عملهم اليومي ولكنهم يريدون الحد من استهلاك الوقت.

بلوكسيتي

هل هناك موقع ويب محدد يفسد إنتاجيتك؟

اجعله غير قابل للوصول باستخدام التطبيق بلوكسيتي. BlockSite هي أداة مجانية متوفرة على Google Chrome وFirefox وSafari وApp Store والمزيد.

يتيح لك الإصدار المجاني حظر ثلاثة مواقع ويب، ويمكنك الترقية لإضافة المزيد.

مصدر الصورة

ما أحب: هذا يعزز مستوى الوعي الذاتي والتفكير الصحي والمنتج.

هل تتطلب تشتيت انتباهك يدًا أكثر حزماً؟ ال "اذهب إلى العمل "الغريب"."(تمت إزالة كلمة بذيئة) يقوم ملحق Google Chrome بنفس الشيء ولكنه يقدم إهانة لفظية في كل مرة تفتح فيها موقع ويب محظورًا.

كيف تبدأ

أي من هذه التقنيات ستغير حياتك؟

أستطيع أن أقول بثقة تامة أن OHIO (التعامل معها مرة واحدة فقط) قد غيرت حياتي بالفعل؛ لقد وجدت نفسي أدمجه في المحادثة وأوصي به الجميع. كان هناك تأثير مماثل "الحب من النظرة الأولى" عندما اكتشفت قوائم المهام وتقنية بومودورو منذ سنوات.

سواء كنت تسعى لتحقيق النجاح الأكاديمي، أو تحتاج إلى مساعدة في التركيز على مهام محددة، أو ترغب فقط في استعادة وقتك الثمين، فإن هذه النصائح ستساعدك على استعادة بعض السيطرة على كيفية قضاء وقتك.

من يدري ما هي الإمكانات التي تختبئ تحت كل عاداتك غير المنتجة.

قد يؤدي هذا الوقت الإضافي إلى تحريك الجبال أو تغيير حياتك المهنية أو تغيير حياتك تمامًا. من الأفضل أن تبدأ اليوم!

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://blog.hubspot.com/marketing/science-productivity