কিভাবে ওয়ার্ড টেবিল এক্সেলে রূপান্তর করতে হয়

ওয়ার্ডে দীর্ঘ এবং জটিল টেবিলের সাথে ডিল করা একটি ঝামেলা। এক্সেলে ডেটা পরিচালনা এবং ম্যানিপুলেট করা প্রায়শই সহজ। সুতরাং, প্রশ্ন হয়ে যায়: কিভাবে আপনি দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে ওয়ার্ড টেবিলকে এক্সেলে রূপান্তর করতে পারেন? 

আপনার Word নথিকে Excel-এ রূপান্তর করা ততটা জটিল নয় যতটা আপনি আশা করতে পারেন। আসলে, কপি-পেস্ট করা বা অনলাইন টুল ব্যবহার করা সহ আপনার ডেটা স্থানান্তর করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। আপনার প্রয়োজনীয়তা সবচেয়ে ভাল ফিট যে পদ্ধতি নির্বাচন করুন.

কখন আপনাকে ওয়ার্ড টেবিলকে এক্সেলে রূপান্তর করতে হবে?

মাইক্রোসফট এক্সেল বিশাল ডেটা সেট সংরক্ষণ এবং প্রক্রিয়াকরণ এবং জটিল গণনা সম্পাদনের জন্য একটি উজ্জ্বল হাতিয়ার। এটি প্রচুর পরিমাণে ডেটা পরিচালনা করতে পারে। ওয়ার্কশীট প্রতি হাজার হাজার সারি এবং কলাম সহ, এটি মৌলিক এবং উন্নত গণনা করতে পারে, যেমন পাটিগণিত, পরিসংখ্যান, যুক্তিবিদ্যা এবং আর্থিক ফাংশন। এর ব্যাপক বৈশিষ্ট্যগুলি এটিকে ডেটা বিশ্লেষণ এবং সংখ্যাগত গণনার জন্য একটি অপরিহার্য হাতিয়ার করে তোলে।

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড পাঠ্য-ভিত্তিক নথি এবং প্রতিবেদন তৈরির জন্য আদর্শ হলেও, এটি প্রচুর পরিমাণে ডেটা পরিচালনা বা জটিল গণনা সম্পাদনের জন্য নয়। সুতরাং, ওয়ার্ড টেবিলগুলিকে এক্সেলে রূপান্তর করার প্রয়োজনীয়তা বিভিন্ন কারণে দেখা দেয়: 

• যখন আপনাকে স্ট্যান্ডার্ড ডেভিয়েশন, রিগ্রেশন এবং পারস্পরিক সম্পর্কের মতো জটিল পরিসংখ্যানগত বিশ্লেষণ করতে হবে।
• আপনি যে ডেটা নিয়ে কাজ করছেন তা যদি সাজানো, ফিল্টার করা বা শ্রেণীবদ্ধ করা দরকার।
• যখন আপনি আপনার ডেটার সারাংশ, বিশ্লেষণ, অন্বেষণ এবং উপস্থাপন করতে পিভট টেবিল ব্যবহার করতে চান।
• যখন আপনাকে Word নথিতে সমালোচনামূলক অন্তর্দৃষ্টি যোগ করতে হবে এবং আরও পর্যালোচনার জন্য এক্সেল শীটের একটি লিঙ্ক সহ উপস্থাপন করতে হবে।
• আপনি যে দস্তাবেজটির সাথে কাজ করছেন তাতে যদি ওয়ার্ডে পরিচালনা করার জন্য খুব বড় টেবিল থাকে।
• যখন আপনাকে আপনার ডেটার ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনা তৈরি করতে হবে, যেমন চার্ট, গ্রাফ বা হিস্টোগ্রাম। 
• এক্সেলের উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে যেমন শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস, ডেটা যাচাইকরণ এবং কী-যদি বিশ্লেষণ।
• যখন আপনাকে একই ডেটাসেটে একাধিক দলের সদস্যদের সাথে সহযোগিতামূলকভাবে কাজ করতে হবে।

আপনার কারণ যাই হোক না কেন, আপনার Word টেবিলকে Excel-এ রূপান্তর করা আপনার উত্পাদনশীলতা, দক্ষতা এবং ডেটা বিশ্লেষণ ক্ষমতাকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে। এখন, ওয়ার্ড টেবিলগুলিকে এক্সেলে রূপান্তর করার বিভিন্ন পদ্ধতিতে ডুব দেওয়া যাক।

1. ম্যানুয়ালি টেবিল কপি এবং পেস্ট করা

আপনার Word টেবিলগুলি Excel এ স্থানান্তর করার জন্য এটি সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি। যদিও এটি বড় টেবিলের জন্য সময় সাপেক্ষ হতে পারে, এটি ছোট টেবিলের জন্য দ্রুত এবং দক্ষ। 

এখানে কিভাবে এটি করতে হয়:

1. আপনার Word নথি খুলুন এবং আপনি কপি করতে চান টেবিল সনাক্ত করুন.
2. টেবিলের শুরুতে ক্লিক করুন, আপনার মাউস বোতামটি ধরে রাখুন এবং এটি নির্বাচন করতে টেবিলের শেষে টেনে আনুন।
3. নির্বাচিত এলাকায় ডান-ক্লিক করুন এবং প্রসঙ্গ মেনু থেকে 'অনুলিপি' নির্বাচন করুন।
4. এক্সেল খুলুন এবং আপনার কার্সারটি সেলে রাখুন যেখানে আপনি টেবিলটি প্রদর্শিত হতে চান।
5. রাইট-ক্লিক করুন এবং 'পেস্ট' নির্বাচন করুন। টেবিলের ডেটা এখন এক্সেলে থাকবে, এবং আপনি প্রয়োজন অনুসারে কলামের প্রস্থ এবং সারি উচ্চতা সামঞ্জস্য করতে পারেন।

অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে এই পদ্ধতিটি কখনও কখনও ফর্ম্যাটিং সমস্যাগুলির দিকে নিয়ে যেতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনার টেবিলে একত্রিত ঘর বা জটিল লেআউট থাকে৷ সুতরাং, পেস্ট করার পরে এক্সেলে আপনার ডেটা পর্যালোচনা করা নিশ্চিত করুন।

2. ওয়ার্ড ডকুমেন্টটিকে একটি .txt ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন এবং এটি এক্সেলে খুলুন

এক্সেল আপনাকে .txt ফাইল থেকে টেবিল আমদানি করতে দেয়। সুতরাং, আপনার Word ডকুমেন্টটি সংরক্ষণ করুন যাতে টেবিলটি একটি .txt ফাইল হিসাবে রয়েছে এবং তারপরে এটি এক্সেলে আমদানি করুন। 

এটি আপনাকে কলাম ডেটা বিন্যাস এবং বিভেদক নির্বাচন করার স্বাধীনতা দেয়। তাই মৌলিক বিন্যাস যেমন সংখ্যা, তারিখ এবং পাঠ্য বিন্যাস ধরে রাখা যেতে পারে। 

এখানে কিভাবে এটি করতে হয়:

1. Word নথি খুলুন এবং আপনি রূপান্তর করতে চান টেবিল সনাক্ত করুন. পুরো টেবিলটি নির্বাচন করুন।
2. লেআউট ট্যাবে ক্লিক করুন, তারপর 'কনভার্ট টু টেক্সট' এ ক্লিক করুন। পপ আপ হওয়া ডায়ালগ বক্সে, আপনি যে ডিলিমিটার চান তা নির্বাচন করুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
3. 'ফাইল'-এ ক্লিক করে ডকুমেন্টটিকে একটি .txt ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করুন, তারপর 'এভাবে সংরক্ষণ করুন', এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'Plain Text (.txt)' বেছে নিন।
4. এক্সেল খুলুন, 'ফাইল' ক্লিক করুন, তারপর 'খুলুন', এবং আপনার সংরক্ষিত .txt ফাইলটি সনাক্ত করুন৷ একটি আমদানি উইজার্ড পপ আপ হবে.
5. আমদানি উইজার্ডের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন: 'সীমাবদ্ধ' নির্বাচন করুন, 'পরবর্তী' ক্লিক করুন, আপনার সীমানা চয়ন করুন এবং আবার 'পরবর্তী' ক্লিক করুন। আপনি প্রতিটি কলামের জন্য ডেটা বিন্যাসও সেট করতে পারেন।
6. আমদানি প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ করতে 'শেষ' ক্লিক করুন। আপনি এখন এক্সেল এ আপনার টেবিল দেখতে হবে.

টেক্সট ফাইলগুলিতে, কমা, ট্যাব বা স্পেসগুলির মতো অক্ষরগুলি বিভেদক হিসাবে কাজ করে, শব্দ বা বাক্যাংশগুলিকে আলাদা করে। এই ফাইলগুলিকে Excel এ ইম্পোর্ট করার সময়, নির্বাচিত ডিলিমিটার ডেটাকে আলাদা কক্ষে বিভক্ত করতে সাহায্য করে। 

এই পদ্ধতিটি সহজবোধ্য হলেও, আপনাকে টেবিলের পাশাপাশি প্রচুর পাঠ্য এবং চিত্র সহ নথিতে ডেটা পরিষ্কার করতে যথেষ্ট সময় ব্যয় করতে হবে। এছাড়াও, .txt ফরম্যাটে রূপান্তরিত হলে দীর্ঘ টেবিল, একত্রিত কক্ষ এবং জটিল বিন্যাস সঠিকভাবে উপস্থাপন করা যাবে না।

3. ডকুমেন্টটিকে পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করুন এবং এক্সেলের 'ডেটা পান' বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন

এক্সেলের 'গেট ডেটা' নামে একটি অন্তর্নির্মিত ফাংশন রয়েছে, যা পিডিএফ ফাইল সহ বিভিন্ন উত্স থেকে ডেটা আমদানি করতে পারে। সুতরাং, আপনার Word ডকুমেন্টকে PDF হিসেবে সংরক্ষণ করুন এবং তারপর Excel-এ 'Get Data' ফাংশন ব্যবহার করে আপনার টেবিল আমদানি করুন। 

এখানে কিভাবে:

1. আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলুন এবং 'ফাইল' > 'সেভ অ্যাজ' > 'পিডিএফ'-এ যান।
2. এক্সেল খুলুন, 'ডেটা' ট্যাবে নেভিগেট করুন এবং 'ডেটা পান' নির্বাচন করুন।
3. ড্রপ-ডাউন মেনুতে 'ফাইল থেকে' > 'পিডিএফ থেকে' বেছে নিন।
4. আপনি এইমাত্র সংরক্ষিত PDF ফাইলটি সনাক্ত করুন এবং নির্বাচন করুন, তারপর 'আমদানি করুন' এ ক্লিক করুন৷
5. এক্সেল তারপর একটি ন্যাভিগেটর উইন্ডো প্রদর্শন করবে — আপনি যে টেবিলগুলি আমদানি করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং Excel এ Word টেবিলগুলি সম্পাদনা/বিশ্লেষণ করতে 'লোড' এ ক্লিক করুন।

এই পদ্ধতিটি বিশেষভাবে উপযোগী হয় যখন আপনার Word নথিতে একাধিক টেবিল থাকে, কারণ Excel এর 'Get Data' ফাংশন একবারে সমস্ত টেবিল সনাক্ত করতে এবং আমদানি করতে পারে। এছাড়াও, এটি মূল বিন্যাস অক্ষত রাখে।

যাইহোক, এই পদ্ধতিটি জটিল বিন্যাস বা একত্রিত কক্ষ সহ নথিগুলির জন্য নিখুঁত নাও হতে পারে, কারণ 'Get Data' ফাংশন এই ধরনের বিন্যাসকে সঠিকভাবে চিনতে পারে না।

বিঃদ্রঃ: আপনি 'ডেটা পান' বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে পাঠ্য ফাইল থেকে টেবিলগুলিও বের করতে পারেন।

আপনি যদি আপনার টেবিলগুলি ম্যানুয়ালি অনুলিপি এবং আটকানো বা ফাইলগুলি সংরক্ষণ এবং আমদানি করার প্রক্রিয়াটি এড়াতে চান তবে অনলাইন রূপান্তর সরঞ্জামগুলি একটি ভাল বিকল্প হতে পারে। 

এই সরঞ্জামগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে একটি এক্সেল ফাইলে রূপান্তর করতে পারে, আপনার সময় এবং শ্রম সাশ্রয় করে।

কিছু জনপ্রিয় অনলাইন রূপান্তরকারীর মধ্যে রয়েছে:

• অনলাইন 2 পিডিএফ
• স্মলপিডিএফ
• জামজার
• Convertio

এই সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করা সহজ। সাধারণত, আপনার প্রয়োজন:

1. আপনার নির্বাচিত রূপান্তর টুলের ওয়েবসাইট দেখুন।
2. আপনার Word নথি নির্বাচন করতে 'আপলোড' বা 'ফাইল চয়ন করুন' এ ক্লিক করুন।
3. আউটপুট বিন্যাস হিসাবে 'এক্সেল' বা '.xlsx' নির্বাচন করুন।
4. 'কনভার্ট' বা 'স্টার্ট কনভার্সন'-এ ক্লিক করুন। টুলটি তারপরে আপনার ফাইলটি প্রক্রিয়া করবে এবং এটিকে একটি এক্সেল নথিতে রূপান্তর করবে।
5. একবার রূপান্তর সম্পূর্ণ হলে, আপনার ডিভাইসে রূপান্তরিত ফাইলটি ডাউনলোড করুন।

যদিও এই সরঞ্জামগুলি দ্রুত রূপান্তরের জন্য দুর্দান্ত, তবে তাদের কয়েকটি সীমাবদ্ধতা রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, তারা জটিল টেবিলগুলি পুরোপুরি পরিচালনা করতে পারে না বা সমস্ত বিন্যাস সংরক্ষণ করতে পারে না। 

এছাড়াও, যদি আপনার নথিতে সংবেদনশীল তথ্য থাকে, তাহলে আপনার গোপনীয়তা বিবেচনা করা উচিত কারণ এই ফাইলগুলি রূপান্তরের সময় একটি ক্লাউড সার্ভারে আপলোড করা হয়৷

আপনি যখন জটিল টেবিল বা শত শত নথি প্রক্রিয়া করতে চান তখন ম্যানুয়াল পদ্ধতি এবং সাধারণ সরঞ্জামগুলি যথেষ্ট নাও হতে পারে।

সারণী নিষ্কাশনের পাশাপাশি, স্কেলে ডেটা সনাক্ত করতে, শ্রেণীবদ্ধ করতে এবং বের করার জন্য আপনার সরঞ্জামের প্রয়োজন হতে পারে। এখানেই AI-চালিত স্বয়ংক্রিয় সরঞ্জামগুলি আসে।

আপনি যদি জটিল ডকুমেন্ট অটোমেশনের সাথে ঝাঁপিয়ে পড়েন, ন্যানোনেটস আপনার যা প্রয়োজন। এটি নির্বিঘ্নে এমনকি সবচেয়ে জটিল টেবিল থেকে ডেটা বের করে।

ওসিআর এবং এআই একত্রিত করা, ন্যানোনেটস কার্যকরভাবে পড়তে, বুঝতে এবং আপনার নথি থেকে তথ্য বের করতে পারে। সুতরাং, এটি একটি হতে পারে ব্যাংকের দলিল, ক্রয় আদেশ, বা চালান — বিভিন্ন লেআউট, ভাষা, মুদ্রা, লাইন আইটেম এবং কলামের নাম সহ — Nanonets এগুলি সবই পরিচালনা করতে পারে৷

এখানে আপনি কিভাবে Nanonets ব্যবহার করতে পারেন:

1. প্ল্যাটফর্মে আপনার Word ফাইল(গুলি) আপলোড করুন
2. AI মডেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাইল(গুলি) এর টেবিল থেকে ডেটা বের করবে।
3. নির্ভুলতার জন্য নিষ্কাশিত ডেটা পর্যালোচনা এবং যাচাই করুন
4. আপনার পছন্দের ফর্ম্যাটে ডেটা ডাউনলোড করুন, যেমন .xlsx বা .csv৷
5. নিষ্কাশিত ডেটা আপনার পছন্দসই সফ্টওয়্যার বা টুলে রপ্তানি করুন

আর কি চাই? যতবার আপনি একটি ম্যানুয়াল সংশোধন করেন, AI এটি থেকে শিখে এবং এর কার্যকারিতা উন্নত করে, এটি সময়ের সাথে সাথে আরও সঠিক করে তোলে।

আপনি যদি একজন অর্থ সহকারী, হিসাবরক্ষক, বা ডেটা বিশ্লেষক হন, তবে Excel এ আপনি যে ডেটা চান তা পাওয়া মাত্র অর্ধেক যুদ্ধ। প্রায়শই, আপনাকে অবশ্যই ডেটা আরও প্রক্রিয়া করতে হবে, এটি বিশ্লেষণ করতে হবে, এটি অনুমোদনের জন্য পাঠাতে হবে বা অন্য সফ্টওয়্যারে রপ্তানি করতে হবে। Nanonets এর সাহায্যে, আপনি ডেটা বের করতে পারেন এবং এই ডাউনস্ট্রিম কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।

Nanonets শক্তিশালী ডেটা আমদানি এবং রপ্তানি অফার করে ঐক্যবদ্ধতার, যার অর্থ আপনি আপনার পছন্দের টুল এবং প্ল্যাটফর্মের মধ্যে ডেটা স্থানান্তর করতে পারবেন। এটি জনপ্রিয় সরঞ্জামগুলির সাথে সংহত করে যেমন:

•  Google পত্রকগুলি
•  কুইক বুকসে
•  Xero
•  এসএপি
• বিক্রয় বল
• ঋষি

এটি একটি আছে জ্যাপিয়ার সংহতকরণ, আপনাকে হাজার হাজার অন্যান্য অ্যাপ এবং পরিষেবার সাথে সংযোগ করতে সক্ষম করে, আপনার কর্মপ্রবাহের অনেকগুলি কাজ স্বয়ংক্রিয় করে।

ন্যানোনেটের শক্তিশালী এআই ইঞ্জিন এবং বিরামবিহীন ইন্টিগ্রেশন এটিকে ডকুমেন্ট প্রসেসিংয়ের জন্য একটি ব্যাপক হাতিয়ার করে তোলে, বিশেষ করে যখন জটিল বা বড় পরিমাণ ডেটা নিয়ে কাজ করা হয়।

স্বয়ংক্রিয় বৈধতা, অন্তর্নির্মিত টাস্ক অ্যাসাইনমেন্ট এবং মাল্টি-স্টেজ অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো সহ, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনার ডেটা সঠিকভাবে ক্যাপচার করা, প্রক্রিয়া করা এবং অনুমোদিত হয়েছে। আপনি ম্যানুয়াল ত্রুটি কমাতে, সময় বাঁচাতে, স্বচ্ছতা বজায় রাখতে এবং সম্মতি উন্নত করতে পারেন।

মোড়ক উম্মচন

আপনি একজন আর্থিক বিশ্লেষক হোন না কেন তথ্যের স্তূপ নিয়ে কাজ করছেন, একাধিক চালান পরিচালনা করছেন একজন হিসাবরক্ষক, অথবা একজন ডক্টরাল ছাত্র গবেষণার তথ্য সংকলন করছেন, Word থেকে Excel এ টেবিল স্থানান্তর করা কঠিন হতে পারে। যাইহোক, এই প্রক্রিয়াটি সঠিক পদ্ধতি এবং সরঞ্জামগুলির সাথে উল্লেখযোগ্যভাবে সরলীকৃত করা যেতে পারে।

আপনার ডেটা দ্রুত প্রক্রিয়াকরণ আপনাকে বিশ্লেষণ, সিদ্ধান্ত গ্রহণ, বা আপনার দক্ষতার প্রয়োজন অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলিতে আরও ফোকাস করতে দেয়। আশা করি, এই দ্রুত টিউটোরিয়ালটি আপনার জন্য একটি ভাল শুরু হয়েছে।

আপনি যদি Nanonets-এর উন্নত বৈশিষ্ট্য এবং ক্ষমতা সম্পর্কে জানতে চান, তাহলে নির্দ্বিধায় যান একটি ডেমো তফসিল আমাদের দলের সাথে। কিভাবে আমাদের AI-চালিত টুল ডকুমেন্ট প্রসেসিং কাজগুলিকে স্ট্রীমলাইন করতে পারে এবং উৎপাদনশীলতাকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে তার মধ্য দিয়ে আপনাকে নিয়ে যেতে আমরা খুশি হব। 

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোইএসজি। কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/convert-word-tables-excel/